Niekedy môžeme potrebovať vyhľadať určité údaje, s ktorými chceme pracovať. Keď je však súbor údajov obrovský, je naozaj ťažké nájsť to, čo hľadáme. V tomto článku vám ukážeme, ako extrahovať údaje z programu Excel na základe rôznych kritérií.

Stiahnite si šablónu pre prax

Bezplatnú cvičnú šablónu Excel si môžete stiahnuť odtiaľto.

5 spôsobov extrakcie údajov z programu Excel na základe kritérií

V tejto časti sa bude diskutovať o 5 rôznych spôsoboch extrakcie údajov z programu Excel na základe určitých kritérií.

1. Implementácia vzorca poľa na extrakciu údajov z programu Excel na základe kritérií rozsahu

Na nasledujúcom súbore údajov vám ako príklad popíšeme postup extrakcie údajov na základe rozsahu. Predpokladajme, že máme súbor údajov o študentoch, z ktorého chceme získať iba údaje o študentoch, ktorí dostali Známky od 80 do 100 .

Kroky na extrakciu údajov na základe určitého rozsahu pomocou Pole sú uvedené nižšie.

Kroky:

• Najprv uložte podmienku do iných buniek, aby ste s nimi mohli neskôr pracovať. To znamená, že keď budeme získavať údaje o študentoch, ktorí dostali Známky od 80 do 100 , sme uložili 80 ako počiatočná hodnota a 100 ako koncová hodnota v Bunky I4 a I5 resp.

Taktiež potrebujeme uložiť aj stĺpec, v ktorom budeme hľadať naše uložené hodnoty. To znamená, že značky 80 a 100 sú v Stĺpec značiek čo je 3. stĺpec v našom súbore údajov, takže sme uložili 3 ako hodnota stĺpca na stránke Bunka I6 .

• Po tretie, stlačte Ctrl + Shift + Enter na klávesnici.

Potom sa v bunke výsledku zobrazia prvé extrahované údaje, ktoré zodpovedajú vašej podmienke. Napr. Johnny ktorého ID je . 3 dostal 80 známok na stránke Biológia a jeho záznam je uložený v súbore údajov pred ostatnými, takže sme dostali Johnnyho ID 3 v bunke výsledku.

• Teraz potiahnite stĺpce a riadky pomocou Rukoväť náplne získať údaje len o študentoch, ktorí dostali Známky od 80 do 100 .

Rozdelenie vzorca

• INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)
  • Output: {60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}
  • Vysvetlenie: funkcia INDEX zvyčajne vráti jednu hodnotu alebo celý stĺpec či riadok z daného rozsahu buniek. 3 je uložený v bunka $I$6 , takže vráti celý stĺpec č 3 ( Značky stĺpec) z celého rozsahu súboru údajov ( $B$5:$E$14 ) ako výstup.

• INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)<=$I$5 -> sa stáva,
  • {60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}<=100
  • Výstup: {TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE}
  • Vysvetlenie: Uložili sme 100 v bunka $I$5 Keďže všetky hodnoty sú menšie ako 100 ($I$5) , takže vráti stĺpec plný TRUE .

Podobne,

• INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)>=$I$4 -> sa stáva,
  • { 60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}>=80
  • Výstup: {FALSE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;TRUE;FALSE;FALSE;FALSE;FALSE}
  • Vysvetlenie: Uložili sme 80 v Bunka $I$4 . Takže sa vráti TRUE keď je hodnota zo stĺpca rovná alebo väčšia ako 80 ; v opačnom prípade vráti FALSE .

• (INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)=$I$4) -> sa stáva,
  • {PRAVDA;PRAVDA;PRAVDA;PRAVDA;PRAVDA;PRAVDA;PRAVDA;PRAVDA;PRAVDA;PRAVDA;PRAVDA;PRAVDA}*{FALSE;FALSE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;FALSE;FALSE;FALSE;FALSE;FALSE}
  • Výstup: {0;0;1;0;1;1;1;0;0;0;0}
  • Vysvetlenie: Logické hodnoty majú číselné ekvivalenty, TRUE = 1 a FALSE = 0 (nula) . Konvertujú sa pri vykonávaní aritmetickej operácie vo vzorci.

• RIADOK($B$5:$E$14)
  • Output: {5;6;7;8;9;10;11;12;13;14}
  • Vysvetlenie: Funkcia ROW vypočíta číslo riadku odkazu na bunku.

• MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)) -> sa stáva,
  • MATCH({5;6;7;8;9;10;11;12;13;14},{5;6;7;8;9;10;11;12;13;14})
  • Výstup: {1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10}
  • Vysvetlenie: Funkcia MATCH vráti relatívnu pozíciu položky v poli alebo odkaz na bunku, ktorá zodpovedá zadanej hodnote v určitom poradí.

• IF((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)=$I$4),MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),"") -> sa stáva,
  • IF( {0;0;1;0;1;1;1;0;0;0}), {1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10},"")
  • Výstup: {""; ""; 3; ""; 5; 6; 7; ""; ""; ""}
  • Vysvetlenie: Funkcia IF vráti jednu hodnotu, ak je logický test TRUE a inú hodnotu, ak je logický test FALSE .

• SMALL(IF((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)=$I$4),MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),""),ROWS(G11:$G$11)) -> sa stáva,
  • SMALL({""; ""; 3; ""; 5; 6; 7; ""; ""; ""},ROWS(G11:$G$11)) -> sa stáva,
  • SMALL({""; ""; 3; ""; 5; 6; 7; ""; ""; ""},1)
  • Výstup: 3
  • Vysvetlenie: Funkcia SMALL vracia k-tá najmenšia hodnota zo skupiny čísel. 3 je v tejto skupine najmenší.

• INDEX($B$5:$E$14,SMALL(IF((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)=$I$4),MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),""),ROWS(G11:$G$11)),COLUMNS($A$1:A1)) -> sa stáva,
  • INDEX($B$5:$E$14,3,,1)
  • Výstup: {3; "Johnny", 80, "Biológia"}
  • Vysvetlenie: Stránka INDEX funkcia vráti hodnotu z rozsahu buniek( $B$5:$E$14 ), zadané hodnotou na základe čísla riadku a stĺpca.

Prečítajte si viac: Ako extrahovať údaje z bunky v programe Excel (5 metód)

2. Implementácia vzorca poľa na extrakciu údajov z programu Excel na základe viacerých podmienok

V predchádzajúcej časti sme extrahovali údaje na základe daného rozsahu. V tejto časti si však ukážeme, ako extrahovať údaje na základe viacerých podmienok.

Pozrite sa na ten istý súbor údajov ako predtým, ale tu sme namiesto uloženia rozsahu hodnôt (známky 80 až 100) ako podmienky uložili viacero podmienok, ako napríklad načítanie údajov o študentoch z oddelenia chémie a biológie .

Kroky na extrakciu údajov na základe viacerých podmienok pomocou Pole sú uvedené nižšie.

Kroky:

• Najskôr uložte podmienky do iných buniek, aby ste s nimi mohli neskôr pracovať. To znamená, že keďže budeme získavať údaje o študentoch z Chémia a Biológia oddelenia sme uložili Chémia a Biológia v Bunky H5 a H6 resp.
• Po druhé, v inej bunke, kde chcete získať výsledok (my sme chceli náš výsledok v bunke Bunka G11 ), napíšte nasledujúci vzorec,

• Po tretie, stlačte Ctrl + Shift + Enter na klávesnici.

Neskôr sa v bunke výsledku zobrazia prvé extrahované údaje, ktoré zodpovedajú vašim podmienkam. Napr. Johnny ktorého ID je . 3 je z Oddelenie biológie a jeho záznam je uložený v súbore údajov pred ostatnými, takže sme dostali Johnnyho ID 3 v bunke výsledku.

• Teraz potiahnite stĺpce a riadky pomocou Rukoväť náplne získať údaje len o študentoch, ktorí sú z Oddelenie z Chémia a Biológia .

Rozdelenie vzorca

• COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14) -> sa stáva,
  • COUNTIF({"chémia"; "biológia"},{"matematika"; "fyzika"; "biológia"; "chémia"; "fyzika"; "fyzika"; "matematika"; "chémia"; "matematika"; "biológia"}
  • Výstup: {0;0;1;1;0;0;0;0;1;0;1}
  • Vysvetlenie: Funkcia COUNTIF umožňuje identifikovať bunky v rozsahu $H$5:$H$6 ktorá sa rovná $E$5:$E$14 .

• IF(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), "") -> sa stáva,
  • IF({0;0;1;1;0;0;0;1;0;1},MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), "") -> sa stáva,
  • IF({0;0;1;1;0;0;0;1;0;1},{ 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10},"")
  • Výstup: {""; ""; 3; 4; ""; "";""; 8; "";10}
  • Vysvetlenie: Stránka IF funkcia má tri argumenty, pričom prvý z nich musí byť logický výraz. TRUE potom sa stane jedna vec (argument 2) a ak FALSE sa stane iná vec (argument 3). Logický výraz bol vypočítaný v kroku 1, TRUE sa rovná 1 a FALSE sa rovná 0 (nula) . Riadok nie 3, 4, 8 a 10 vyhodnotiť TRUE (1) .

• SMALL(IF(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), ""), ROWS(G11:$G$11)) -> sa stáva,
  • SMALL({""; ""; 3; 4; ""; "";""; 8; "";10},ROWS(G11:$G$11)) -> sa stáva,
  • SMALL({""; ""; 3; 4; ""; "";""; 8; "";10},1)
  • Výstup: 3
  • Vysvetlenie: Stránka MALÉ funkcia vracia k-tá najmenšia hodnota zo skupiny čísel. 3 je v tejto skupine najmenší.

• INDEX($B$5:$E$14, SMALL(IF(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), ""), ROWS(G11:$G$11)), COLUMNS($B$5:B5)) -> sa stáva,
  • INDEX($B$5:$E$14, 3, STĹPCE($B$5:B5)) -> sa stáva,
  • INDEX($B$5:$E$14, 3, 1)
  • Výstup: {3; "Johnny", 80, "Biológia"}
  • Vysvetlenie: Stránka INDEX funkcia vráti hodnotu z rozsahu buniek( $B$5:$E$14 ), zadané hodnotou na základe čísla riadku a stĺpca.

Prečítajte si viac: Vrátenie viacerých hodnôt v programe Excel na základe jedného kritéria (3 možnosti)

3. Použitie príkazového nástroja Filter na extrakciu údajov z programu Excel na základe kritérií rozsahu

Príkaz Filter v programe Excel je jedným z najpoužívanejších a najefektívnejších nástrojov na extrahovať špecifické údaje na základe rôznych kritérií.

Pozrite sa na nasledujúci súbor údajov. Predtým sme ho použili ako príklad na získanie údajov o študentoch, ktorí získali známky od 80 do 100, implementovaním vzorca Array. V tejto časti sa však naučíme, ako to urobiť pomocou Nástroj Filter aplikácie Excel .

Nižšie sú uvedené kroky na extrakciu údajov na základe určitého rozsahu pomocou filtra programu Excel.

Kroky:

• Najprv vyberte iba záhlavie súboru údajov.
• Po druhé, prejdite na Údaje -> Filter .

• Po tretie, vloží rozbaľovacie tlačidlo v názve každej hlavičky súboru údajov.

• Potom, keďže chceme extrahovať údaje na základe značiek, kliknite na rozbaľovacie tlačidlo vedľa položky Marks stĺpec.
• Potom z rozbaľovacieho zoznamu vyberte Počet filtrov -> Medzi... (opäť, keďže extrahujeme údaje od 80 do 100 , takže vyberieme možnosť Medzi . Zo zoznamu môžete vybrať akékoľvek iné možnosti podľa vašich kritérií).

• Teraz z vyskakovacieho okna Vlastný automatický filter vyberte položku 80 z rozbaľovací zoznam ktorá sa zobrazí jednoduchým kliknutím na rozbaľovacie tlačidlo vedľa je väčšia alebo rovná a vyberte 100 v poli štítku je menšia alebo rovná .
• Neskôr kliknite na OK .

Nakoniec získate všetky údaje len pre študentov, ktorí získali Známky od 80 do 100 .

Prečítajte si viac: Ako extrahovať údaje z obrázka do programu Excel (s rýchlymi krokmi)

Podobné čítania

• Ako importovať údaje do programu Excel z iného súboru Excel (2 spôsoby)
• Kód VBA na prevod textového súboru do programu Excel (7 metód)
• Ako automaticky previesť textový súbor do programu Excel (3 vhodné spôsoby)
• Prevod programu Excel do textového súboru s oddeľovačom (2 jednoduché prístupy)
• Ako importovať textový súbor s viacerými oddeľovačmi do programu Excel (3 metódy)

4. Využitie pokročilého filtra na extrakciu údajov z programu Excel na základe kritérií rozsahu

Ak nechcete prechádzať množstvom krokov uvedených v časti Filter, môžete použiť Rozšírený filter možnosť v programe Excel na extrahovanie údajov na základe daného rozsahu.

Ak chcete využiť možnosť rozšíreného filtra v programe Excel, musíte v pracovnom hárku definovať podmienku, ktorú neskôr použijete. Pozrite si nasledujúci obrázok, na ktorom sme definovali našu podmienku extrakcie údajov o študentoch Známky 80 až 100 v dvoch rôznych bunkách ako >=80 a <=100 pod Značky a budeme používať referenčné čísla buniek týchto buniek neskôr v našej práci.

Nižšie sú uvedené kroky na extrakciu údajov na základe určitého rozsahu pomocou pokročilého filtra programu Excel.

Kroky:

• Najprv vyberte celá tabuľka údajov .
• Po druhé, prejdite na Údaje -> Pokročilé .

• Nakoniec sa zobrazí rozsah vášho vybrané údaje v políčku vedľa Rozsah zoznamu možnosť.
• Potom v políčku vedľa Rozsah kritérií , vyberte bunky, ktoré spĺňajú definované podmienky . Uvidíte, že sa tam automaticky vygeneruje názov pracovného hárka podľa referenčných čísel buniek, v ktorých sa nachádzajú preddefinované podmienky.
• Nakoniec kliknite na OK .

Výsledkom je, že všetky údaje získate len pre študentov, ktorí získali Známky od 80 do 100 .

Prečítajte si viac: Extrakcia filtrovaných údajov v programe Excel do iného hárku (4 metódy)

5. Výpis údajov z tabuľky definovanej v programe Excel na základe kritérií rozsahu

Údaje môžete extrahovať z Tabuľka definovaná v programe Excel z pracovného hárka Excelu pomocou Filter možnosť.

Uvažujme nasledujúci neorganizovaný súbor údajov, ktorý najprv definujeme ako tabuľku programu Excel a potom z neho získame údaje.

Nižšie sú uvedené kroky na získanie údajov z tabuľky definovanej v programe Excel na základe určitého rozsahu.

Kroky:

• Na začiatku vyberte akákoľvek bunka z vášho súboru údajov a stlačte Ctrl T .

• Potom sa zobrazí vyskakovacie okno Vytvoriť tabuľku Zobrazí sa okno so zobrazením rozsah vášho súboru údajov ako hodnoty . Nechajte si začiarkavacie políčko Moja tabuľka má hlavičky označené.
• Neskôr kliknite na OK .

Bude automatické generovanie tabuľky na základe vášho súboru údajov s rozbaľovacie tlačidlo spolu so záhlaviami.

• Potom, podobne ako sme vám to ukázali predtým, kliknite na rozbaľovacie tlačidlo vedľa položky Marks stĺpec, pretože chceme extrahovať údaje na základe značiek.
• Neskôr z rozbaľovacieho zoznamu vyberte Počet filtrov -> Medzi... (opäť, keďže extrahujeme údaje od 80 do 100 , vyberieme možnosť Medzi . Zo zoznamu môžete vybrať akékoľvek iné možnosti podľa vašich kritérií).

• Teraz z vyskakovacieho okna Vlastný automatický filter vyberte položku 80 z rozbaľovací zoznam ktorá sa zobrazí jednoduchým kliknutím na rozbaľovacie tlačidlo vedľa je väčšia alebo rovná a vyberte 100 v poli štítku je menšia alebo rovná .
• Nakoniec kliknite na OK .

Nakoniec získate tabuľku definovanú v programe Excel, ktorá obsahuje iba údaje o študentoch, ktorí získali Známky od 80 do 100 .

Prečítajte si viac: Ako extrahovať údaje z tabuľky na základe viacerých kritérií v programe Excel

Majte na pamäti

• Keďže rozsah poľa dátovej tabuľky na hľadanie hodnoty je pevne stanovený, nezabudnite vložiť dolár ($) znak pred referenčným číslom bunky tabuľky poľa.
• Pri práci s hodnotami poľa nezabudnite stlačiť Ctrl + Shift + Enter na klávesnici počas extrakcie výsledkov. Stlačením iba Vstúpte na stránku bude fungovať len vtedy, keď používate Microsoft 365 .
• Po stlačení Ctrl + Shift + Enter , si všimnete, že v paneli vzorcov je vzorec kučeravé zátvorky {} , čím ho deklarujete ako vzorec poľa. Nepíšte tieto zátvorky {} sami, Excel to urobí automaticky za vás.

Záver

V tomto článku sme sa naučili, ako extrahovať údaje z programu Excel na základe rôznych kritérií. Dúfam, že tento článok bol pre vás veľmi prínosný. Ak máte k tejto téme akékoľvek otázky, neváhajte ich položiť.