A volte può capitare di dover cercare determinati dati con cui lavorare, ma quando il set di dati è enorme, è davvero difficile trovare ciò che stiamo cercando. In questo articolo vi mostreremo come estrarre dati da Excel in base a diversi criteri.

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5 modi per estrarre i dati da Excel in base ai criteri

In questa sezione verranno illustrati 5 modi diversi per estrarre i dati da Excel in base a determinati criteri.

1. Implementazione della formula della matrice per estrarre i dati da Excel in base a criteri di intervallo

Come esempio, descriveremo il processo di estrazione dei dati in base all'intervallo. Supponiamo di avere un set di dati di studenti, da cui vogliamo recuperare solo i dati degli studenti che hanno ottenuto Voti da 80 a 100 .

I passaggi per estrarre i dati in base a un determinato intervallo utilizzando l'opzione Array sono riportati di seguito.

Passi:

• Per prima cosa, memorizzare le condizioni in altre celle per lavorarci in seguito. Ciò significa che, poiché estrarremo i dati degli studenti che hanno ottenuto Voti da 80 a 100 , abbiamo memorizzato 80 come valore iniziale e 100 come valore finale nel Celle I4 e I5 rispettivamente.

Inoltre, dobbiamo memorizzare anche la colonna in cui cercheremo i valori memorizzati. Cioè, i marchi 80 e 100 sono nella cartella Colonna dei marchi che è il 3a colonna nel nostro set di dati, quindi abbiamo memorizzato 3 come valore della colonna in Cella I6 .

• Terzo, premere Ctrl + Shift + Invio sulla tastiera.

Quindi, si otterranno i primi dati estratti che corrispondono alla condizione nella cella dei risultati. Ad es. Johnny il cui ID è 3 ottenuto 80 Marchi in Biologia e il suo record è memorizzato nel set di dati prima degli altri, quindi abbiamo ID di Johnny 3 nella cella dei risultati.

• Ora, trascinare le colonne e le righe per Maniglia di riempimento per recuperare i dettagli solo degli studenti che hanno ottenuto Voti da 80 a 100 .

Ripartizione della formula

• INDICE($B$5:$E$14,,$I$6)
  • Output: {60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}
  • Spiegazione: La funzione INDICE di solito restituisce un singolo valore o un'intera colonna o riga di un determinato intervallo di celle. 3 è memorizzato nella cartella Cella $I$6 , in modo da restituire l'intera colonna no 3 ( Marchi ) dall'intero intervallo del set di dati ( $B$5:$E$14 ) come uscita.

• INDICE($B$5:$E$14,,$I$6)<=$I$5 -diventa,
  • {60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}<=100
  • Uscita: {TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE}
  • Spiegazione: Abbiamo memorizzato 100 nel Cella $I$5 Poiché tutti i valori sono inferiori a 100 ($I$5) , in modo da restituire una colonna piena di VERO .

Allo stesso modo,

• INDICE($B$5:$E$14,,$I$6)>=$I$4 -diventa,
  • { 60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}>=80
  • Uscita: {FALSO;FALSO;VERO;FALSO;VERO;VERO;VERO;FALSO;FALSO;FALSO}
  • Spiegazione: Abbiamo memorizzato 80 nel Cella $I$4 . Quindi restituisce VERO quando il valore della colonna è pari o superiore all'80 altrimenti, restituisce FALSO .

• (INDICE($B$5:$E$14,,$I$6)=$I$4) -diventa,
  • {VERO;VERO;VERO;VERO;VERO;VERO;VERO;VERO;VERO;VERO}*{FALSO;FALSO;VERO;FALSO;VERO;VERO;VERO;FALSO;FALSO;FALSO}
  • Uscita: {0;0;1;0;1;1;1;0;0;0}
  • Spiegazione: I valori booleani hanno equivalenti numerici, VERO = 1 e FALSO = 0 (zero) Vengono convertiti quando si esegue un'operazione aritmetica in una formula.

• RIGA($B$5:$E$14)
  • Output: {5;6;7;8;9;10;11;12;13;14}
  • Spiegazione: La funzione ROW calcola il numero di riga di un riferimento di cella.

• MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)) -diventa,
  • MATCH({5;6;7;8;9;10;11;12;13;14},{5;6;7;8;9;10;11;12;13;14})
  • Uscita: {1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10}
  • Spiegazione: La funzione MATCH restituisce la posizione relativa di un elemento in una matrice o in un riferimento di cella che corrisponde a un valore specificato in un ordine specifico.

• IF((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)=$I$4),MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),") -diventa,
  • SE( {0;0;1;0;1;1;1;0;0;0}), {1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10},"")
  • Uscita: {""; ""; 3; ""; 5; 6; 7; ""; ""; ""; ""}
  • Spiegazione: La funzione IF restituisce un valore se il test logico è VERO e un altro valore se il test logico è FALSO .

• SMALL(IF((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)=$I$4),MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),"),ROWS(G11:$G$11)) -diventa,
  • SMALL({""; ""; 3; ""; 5; 6; 7; ""; ""; ""}, ROWS(G11:$G$11)) -diventa,
  • SMALL({""; ""; 3; ""; 5; 6; 7; ""; ""; ""},1)
  • Uscita: 3
  • Spiegazione: La funzione SMALL restituisce il valore k-esimo valore più piccolo da un gruppo di numeri. 3 è il più piccolo di questo gruppo.

• INDICE($B$5:$E$14,SMALL(IF((INDICE($B$5:$E$14,,$I$6)=$I$4)),MATCH(RIGA($B$5:$E$14),RIGA($B$5:$E$14)),""),RIGHE(G11:$G$11)),COLONNE($A$1:A1)) -diventa,
  • INDICE($B$5:$E$14,3,,1)
  • Uscita: {3; "Johnny", 80, "Biologia" }
  • Spiegazione: Il INDICE restituisce un valore da un intervallo di celle( $B$5:$E$14 ), specificato dal valore basato su un numero di riga e di colonna.

Per saperne di più: Come estrarre dati da una cella in Excel (5 metodi)

2. Implementazione della formula della matrice per estrarre i dati da Excel in base a più condizioni

Nella sezione precedente abbiamo estratto i dati in base a un determinato intervallo, ma in questa sezione vi mostreremo come estrarre i dati in base a più condizioni.

Osserviamo lo stesso set di dati di prima, ma qui invece di memorizzare un intervallo di valori (i marchi da 80 a 100) come condizione, abbiamo memorizzato più condizioni, come il recupero dei dati degli studenti da entrambi i dipartimenti di Chimica e Biologia .

I passaggi per estrarre i dati in base a più condizioni utilizzando l'opzione Array sono riportati di seguito.

Passi:

• In primo luogo, memorizzare le condizioni in altre celle per lavorarci successivamente. Ciò significa che, poiché estrarremo i dati degli studenti da Chimica e Biologia reparti, abbiamo memorizzato Chimica e Biologia nel Celle H5 e H6 rispettivamente.
• In secondo luogo, in un'altra cella, dove si vuole il risultato (noi volevamo il nostro risultato nella cella Cellula G11 ), scrivere la seguente formula,

• In terzo luogo, premere Ctrl + Shift + Invio sulla tastiera.

In seguito, si otterranno i primi dati estratti che corrispondono alle condizioni impostate nella cella dei risultati. Ad es. Johnny il cui ID è 3 proviene da Dipartimento di Biologia e il suo record è memorizzato nel set di dati prima degli altri, quindi abbiamo ID di Johnny 3 nella cella dei risultati.

• Ora, trascinare le colonne e le righe per Maniglia di riempimento per recuperare i dettagli solo degli studenti che provengono dall'area Dipartimento di Chimica e Biologia .

Ripartizione della formula

• COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14) -diventa,
  • COUNTIF({"Chimica"; "Biologia"},{"Matematica"; "Fisica"; "Biologia"; "Chimica"; "Fisica"; "Fisica"; "Matematica"; "Chimica"; "Matematica"; "Biologia" }.
  • Uscita: {0;0;1;1;0;0;0;1;0;1}
  • Spiegazione: La funzione COUNTIF permette di identificare le celle nell'intervallo $H$5:$H$6 che equivale a $E$5:$E$14 .

• IF(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), "") -diventa,
  • IF({0;0;1;1;0;0;0;1;0;1}, MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), "") -diventa,
  • IF({0;0;1;1;0;0;0;1;0;1},{ 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10},"")
  • Uscita: {""; ""; 3; 4; ""; ""; ""; 8; "";10}
  • Spiegazione: Il SE ha tre argomenti, il primo dei quali deve essere un'espressione logica. Se l'espressione è valutata a VERO allora si verifica una cosa (argomento 2) e se FALSO succede un'altra cosa (argomento 3). L'espressione logica è stata calcolata al punto 1, VERO uguale 1 e FALSO uguale 0 (zero) . fila no 3, 4, 8 e 10 valutare VERO (1) .

• SMALL(IF(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), ""), ROWS(G11:$G$11)) -diventa,
  • SMALL({""; ""; 3; 4; ""; ""; 8; "";10}, RIGHE(G11:$G$11)) -diventa,
  • SMALL({""; ""; 3; 4; ""; ""; 8; "";10},1)
  • Uscita: 3
  • Spiegazione: Il PICCOLO restituisce la funzione k-esimo valore più piccolo da un gruppo di numeri. 3 è il più piccolo di questo gruppo.

• INDICE($B$5:$E$14, SMALL(IF(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), ""), ROWS(G11:$G$11)), COLUMNS($B$5:B5)) -diventa,
  • INDICE($B$5:$E$14, 3, COLONNE($B$5:B5)) -diventa,
  • INDICE($B$5:$E$14, 3, 1)
  • Uscita: {3; "Johnny", 80, "Biologia" }
  • Spiegazione: Il INDICE restituisce un valore da un intervallo di celle( $B$5:$E$14 ), specificato dal valore basato su un numero di riga e di colonna.

Per saperne di più: Restituzione di più valori in Excel in base a un singolo criterio (3 opzioni)

3. Utilizzo dello strumento di comando Filtro per estrarre i dati da Excel in base a criteri di intervallo

Lo strumento di comando Filtro in Excel è uno degli strumenti più utilizzati ed efficaci per estrarre dati specifici in base a diversi criteri.

Guardate il seguente set di dati. In precedenza, lo abbiamo usato come esempio per estrarre i dettagli degli studenti che hanno ottenuto punteggi da 80 a 100 implementando la formula Array. Ma in questa sezione, impareremo come farlo utilizzando Strumento Filtro di Excel .

Di seguito sono illustrati i passaggi per estrarre i dati in base a un determinato intervallo utilizzando il filtro di Excel.

Passi:

• Per prima cosa, selezionare solo il intestazione del set di dati.
• In secondo luogo, andare a Dati -> Filtro .

• Terzo, inserisce un pulsante a discesa in ogni nome di intestazione del set di dati.

• Poi, dato che vogliamo estrarre i dati in base ai marchi, facciamo clic sul pulsante pulsante a discesa accanto alla voce Marchi colonna.
• Quindi, dall'elenco a discesa, selezionare Numero Filtri -> Tra... (anche in questo caso, poiché stiamo estraendo i dati tra l'80 e il 100 , quindi selezioniamo l'opzione Tra È possibile selezionare altre opzioni dall'elenco in base ai propri criteri).

• Ora, dal pop-up Filtro automatico personalizzato selezionare 80 dal elenco a discesa che apparirà facendo semplicemente clic sul pulsante pulsante a discesa accanto a è maggiore o uguale a e selezionare 100 nella casella dell'etichetta è minore o uguale a .
• Successivamente, fare clic su OK .

Infine, si otterranno tutti i dettagli solo per gli studenti che hanno ottenuto Voti da 80 a 100 .

Per saperne di più: Come estrarre dati da un'immagine in Excel (con passaggi rapidi)

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4. Utilizzo del filtro avanzato per estrarre i dati da Excel in base a criteri di intervallo

Se non si vogliono seguire tutti i passaggi illustrati nella sezione Filtro, si può usare il comando Filtro avanzato in Excel per estrarre i dati in base a un determinato intervallo.

Per utilizzare l'opzione di filtro avanzato in Excel, è necessario definire la condizione nel foglio di lavoro da utilizzare in seguito. Si veda l'immagine seguente in cui si definisce la condizione per estrarre i dati degli studenti di Marchi da 80 a 100 in due cellule diverse come =80 e <=100 sotto Marchi e utilizzeremo il metodo numeri di riferimento delle celle di queste cellule più avanti nel nostro lavoro.

Di seguito sono illustrati i passaggi per estrarre i dati in base a un determinato intervallo utilizzando il Filtro avanzato di Excel.

Passi:

• In primo luogo, selezionare la voce tabella dati completa .
• In secondo luogo, andare su Dati -> Avanzati .

• Infine, si vedrà l'intervallo del vostro dati selezionati nella casella accanto alla voce Gamma dell'elenco opzione.
• Quindi, nella casella accanto alla voce Gamma di criteri , selezionare la voce cellule portatrici delle condizioni definite Vedrete che il nome del foglio di lavoro verrà generato automaticamente, seguendo i numeri di riferimento delle celle che contengono le condizioni predefinite.
• Infine, fare clic su OK .

Di conseguenza, si otterranno tutti i dettagli solo per gli studenti che hanno ottenuto Voti da 80 a 100 .

Per saperne di più: Estrarre i dati filtrati in Excel in un altro foglio (4 metodi)

5. Estrarre i dati da una tabella definita da Excel in base a criteri di intervallo

È possibile estrarre i dati da un file Tabella definita da Excel dal foglio di lavoro di Excel utilizzando il comando Filtro opzione.

Consideriamo il seguente set di dati non organizzati, che definiremo prima come tabella Excel e poi estrarremo i dati da lì.

Di seguito vengono illustrati i passaggi per estrarre i dati da una tabella definita in Excel in base a un determinato intervallo.

Passi:

• All'inizio, selezionare qualsiasi cella dal set di dati e premere Ctrl T .

• Poi, un pop-up Crea tabella Verrà visualizzato un riquadro che mostra i dati dell'insieme di dati come valori . mantenere la casella di controllo La mia tabella ha intestazioni contrassegnato.
• Successivamente, fare clic su OK .

Sarà generare automaticamente una tabella basato sul vostro set di dati con un pulsante a discesa insieme alle intestazioni.

• Poi, come vi abbiamo mostrato in precedenza, fate clic sul pulsante pulsante a discesa accanto alla voce Marchi perché vogliamo estrarre i dati in base ai Marchi.
• Successivamente, dall'elenco a discesa, selezionare Numero Filtri -> Tra... (anche in questo caso, poiché stiamo estraendo i dati tra l'80 e il 100 , selezioniamo l'opzione Tra È possibile selezionare altre opzioni dall'elenco in base ai propri criteri).

• Ora, dal pop-up Filtro automatico personalizzato selezionare 80 dal elenco a discesa che apparirà facendo semplicemente clic sul pulsante pulsante a discesa accanto a è maggiore o uguale a e selezionare 100 nella casella dell'etichetta è minore o uguale a .
• Infine, fare clic su OK .

Alla fine, si otterrà una tabella definita da Excel contenente solo i dettagli degli studenti che hanno ottenuto Voti da 80 a 100 .

Per saperne di più: Come estrarre i dati da una tabella in base a più criteri in Excel

Tenere presente

• Poiché l'intervallo dell'array di tabelle di dati in cui cercare il valore è fisso, non si deve dimenticare di inserire l'attributo dollaro ($) davanti al numero di riferimento della cella della tabella delle matrici.
• Quando si lavora con i valori di una matrice, non dimenticate di premere il tasto Ctrl + Shift + Invio sulla tastiera durante l'estrazione dei risultati. Premendo soltanto Entrare funzionerà solo se si utilizza Microsoft 365 .
• Dopo aver premuto Ctrl + Shift + Invio si noterà che la barra della formula ha racchiuso la formula in parentesi graffe {} , dichiarandola come formula di un array. Non digitate quelle parentesi {} Excel lo fa automaticamente per voi.

Conclusione

In questo articolo abbiamo imparato come estrarre i dati da Excel in base a diversi criteri. Spero che questo articolo vi sia stato molto utile. Sentitevi liberi di fare qualsiasi domanda sull'argomento.