Іноді нам може знадобитися пошук певних даних для роботи. Але коли набір даних величезний, дуже важко знайти те, що ми шукаємо. У цій статті ми покажемо вам, як витягувати дані з Excel за різними критеріями.

Завантажити шаблон практики

Ви можете завантажити безкоштовний шаблон практики в Excel тут.

5 способів вилучення даних з Excel на основі критеріїв

У цьому розділі буде розглянуто 5 різних способів вилучення даних з Excel на основі певних критеріїв.

1. реалізація формули масиву для вилучення даних з Excel на основі критеріїв діапазону

На прикладі наступного набору даних ми опишемо процес вилучення даних на основі діапазону. Припустимо, що у нас є набір даних "Дані про студентів", з якого ми хочемо витягти тільки дані про студентів, які отримали Оцінки від 80 до 100 .

Етапи вилучення даних на основі певного діапазону за допомогою функції Масив наведені нижче.

Сходинки:

• По-перше, збережіть умову в інших комірках, щоб потім працювати з ними. Це означає, що коли ми будемо витягувати дані про студентів, які отримали Оцінки від 80 до 100 ми зберігали 80 в якості стартового значення і 100 як Кінцеве значення в Клітини I4 і I5 відповідно.

Крім того, нам потрібно зберегти стовпець, з якого ми будемо шукати наші збережені значення. Це означає, що позначки 80 і 100 знаходяться в стовпчику Стовпчик позначок який є 3-я колонка в нашому наборі даних, тому ми зберегли 3 як значення стовпчика в Комірка I6 .

• По-третє, натисніть Ctrl + Shift + Enter на клавіатурі.

Після цього в комірці результату з'являться перші витягнуті дані, які відповідають вашій умові. Наприклад Джонні. чий ПОСВІДЧЕННЯ ОСОБИ це 3 отримав 80 марок в Біологія і його запис зберігається в наборі даних раніше за інших, тому ми отримали Ідентифікатор Джонні 3 в комірці результату.

• Тепер перетягніть стовпці та рядки за допомогою Ручка наповнення отримати дані тільки тих студентів, які отримали Оцінки від 80 до 100 .

Розбивка по формулам

• INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)
  • Output: {60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}
  • Пояснення: Функція INDEX зазвичай повертає окреме значення або весь стовпець чи рядок із заданого діапазону комірок. 3 зберігається в Комірка $I$6 тому повертає весь стовпець no 3 ( Знаки стовпчик) з усього діапазону набору даних ( $B$5:$E$14 ) на виході.

• INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)<=$I$5 -стає,
  • {60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}<=100
  • Вихідні дані: {TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE}
  • Пояснення: Ми зберігали 100 в Комірка $I$5 Оскільки всі значення є меншими за 100 ($I$5) і повертає стовпчик, заповнений ПРАВДА .

Так само,

• INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)>=$I$4 -стає,
  • { 60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}>=80
  • Вихідні дані: {FALSE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;TRUE;FALSE;FALSE;FALSE}
  • Пояснення: Ми зберігали 80 в Комірка $I$4 І він повертається. ПРАВДА коли значення зі стовпчика дорівнює або більше 80 інакше повертається НЕПРАВДА .

• (INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)=$I$4) -стає,
  • {TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE}*{FALSE;FALSE;TRUE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;FALSE;FALSE;FALSE}*{FALSE;FALSE;TRUE;TRUE;FALSE;FALSE;FALSE}
  • Вихідні дані: {0;0;1;0;1;1;1;0;0;0}
  • Пояснення: Булеві значення мають числові еквіваленти, TRUE = 1 і FALSE = 0 (нуль) Вони перетворюються при виконанні арифметичної операції у формулі.

• ROW($B$5:$E$14)
  • Output: {5;6;7;8;9;10;11;12;13;14}
  • Пояснення: Функція ROW обчислює номер рядка посилання на комірку.

• MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)) -стає,
  • MATCH({5;6;7;8;9;10;11;12;13;14},{5;6;7;8;9;10;11;12;13;14})
  • Вихідні дані: {1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10}
  • Пояснення: Функція MATCH повертає відносну позицію елемента в масиві або посилання на комірку, що відповідає заданому значенню в певному порядку.

• IF((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)=$I$4),MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),"") -стає,
  • ЯКЩО( {0;0;1;0;1;1;1;0;0;0}), {1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10},"")
  • Вихідні дані: {""; ""; 3; ""; 5; 6; 7; ""; ""; ""; ""}
  • Пояснення: Функція IF повертає одне значення, якщо логічний тест виконується ПРАВДА та інше значення, якщо логічний тест має вигляд НЕПРАВДА .

• SMALL(IF((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)=$I$4),MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),""),ROWS(G11:$G$11)) -стає,
  • SMALL({""; ""; 3; ""; 5; 6; 7; ""; ""; ""},ROWS(G11:$G$11)) -стає,
  • SMALL({""; ""; 3; ""; 5; 6; 7; ""; ""; ""},1)
  • Вихід: 3
  • Пояснення: Функція SMALL повертає значення k-й найменше значення з групи чисел. 3 є найменшим у цій групі.

• INDEX($B$5:$E$14,SMALL(IF((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)=$I$4),MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),""),ROWS(G11:$G$11)),COLUMNS($A$1:A1)) -стає,
  • INDEX($B$5:$E$14,3,,1)
  • Вивести: {3; "Johnny", 80, "Biology" }
  • Пояснення: На сьогоднішній день, на жаль, це не так. ІНДЕКС функція повертає значення з діапазону комірок( $B$5:$E$14 ), що задається значенням, виходячи з номера рядка та стовпчика.

Читати далі: Як витягти дані з комірки в Excel (5 способів)

2 Реалізація формули масиву для вилучення даних з Excel на основі декількох умов

У попередньому розділі ми витягували дані на основі заданого діапазону. Але в цьому розділі ми покажемо, як витягувати дані на основі декількох умов.

Подивіться на той самий набір даних, що і раніше, але тут замість того, щоб зберігати діапазон значень (від 80 до 100 балів) як умову, ми зберегли кілька умов, наприклад, отримання даних про студентів з на хімічному та біологічному факультетах .

Етапи вилучення даних на основі декількох умов за допомогою Масив наведені нижче.

Сходинки:

• По-перше, збережіть умови в інших комірках, щоб потім працювати з ними. Це означає, що коли ми будемо витягувати дані про студентів з Хімія і Біологія відділів, ми зберігали Хімія і Біологія в Осередки Н5 і H6 відповідно.
• По-друге, в іншій комірці, де ви хочете отримати результат (ми хотіли отримати свій результат в Комірка G11 ), запишемо наступну формулу,

• По-третє, преса Ctrl + Shift + Enter на клавіатурі.

Пізніше в комірці результату з'являться перші витягнуті дані, які відповідають Вашим умовам. Наприклад Джонні. чий ПОСВІДЧЕННЯ ОСОБИ це 3 походить від Біологічний факультет і його запис зберігається в наборі даних раніше за інших, тому ми отримали Ідентифікатор Джонні 3 в комірці результату.

• Тепер перетягніть стовпці та рядки за допомогою Ручка наповнення отримати дані лише тих студентів, які навчаються на Департамент з Хімія і Біологія .

Розбивка по формулам

• COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14) -стає,
  • COUNTIF({"Хімія"; "Біологія"},{"Математика"; "Фізика"; "Біологія"; "Хімія"; "Фізика"; "Фізика"; "Математика"; "Хімія"; "Математика"; "Біологія"}
  • Вихідні дані: {0;0;1;1;0;0;0;1;0;1}
  • Пояснення: Функція COUNTIF дозволяє ідентифікувати клітини в діапазоні $H$5:$H$6 що дорівнює $E$5:$E$14 .

• IF(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), "") -стає,
  • IF({0;0;1;1;0;0;0;1;0;1},MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), "") -стає,
  • IF({0;0;1;1;0;0;0;1;0;1},{ 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10},"")
  • Вихідні дані: {""; ""; 3; 4; ""; ""; ""; ""; 8; "";10}
  • Пояснення: На сьогоднішній день, на жаль, це не так. ЯКЩО має три аргументи, перший з яких повинен бути логічним виразом. Якщо вираз набуває значення ПРАВДА то відбувається одне (аргумент 2), а якщо НЕПРАВДА відбувається інше (аргумент 3). Логічний вираз був розрахований на кроці 1, ПРАВДА дорівнює 1 і НЕПРАВДА дорівнює 0 (нуль) Рядок № 3, 4, 8 і 10 оцінювати ПРАВДА (1) .

• SMALL(IF(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), ""), ROWS(G11:$G$11)) -стає,
  • SMALL({""; ""; 3; 4; ""; ""; ""; ""; 8; "";10},ROWS(G11:$G$11)) -стає,
  • SMALL({""; ""; 3; 4; ""; ""; ""; ""; 8; "";10},1)
  • Вихід: 3
  • Пояснення: На сьогоднішній день, на жаль, це не так. МАЛИЙ функція повертає значення k-й найменше значення з групи чисел. 3 є найменшим у цій групі.

• INDEX($B$5:$E$14, SMALL(IF(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), ""), ROWS(G11:$G$11)), COLUMNS($B$5:B5)) -стає,
  • INDEX($B$5:$E$14, 3, COLUMNS($B$5:B5)) -стає,
  • INDEX($B$5:$E$14, 3, 1)
  • Вивести: {3; "Johnny", 80, "Biology" }
  • Пояснення: На сьогоднішній день, на жаль, це не так. ІНДЕКС функція повертає значення з діапазону комірок( $B$5:$E$14 ), що задається значенням, виходячи з номера рядка та стовпчика.

Читати далі: Повернення декількох значень в Excel на основі одного критерію (3 варіанти)

3. використання командного інструменту "Фільтр" для вилучення даних з Excel на основі критеріїв діапазону

Інструмент команди Фільтр в Excel є одним з найбільш використовуваних і ефективних інструментів для витягти конкретні дані за різними критеріями.

Подивіться на наступний набір даних. Раніше ми використовували його як приклад для вилучення інформації про студентів, які отримали оцінки від 80 до 100, використовуючи формулу масиву. Але в цьому розділі ми навчимося робити це, використовуючи Інструмент "Фільтр" в Excel .

Нижче наведено кроки для вилучення даних на основі певного діапазону за допомогою фільтра Excel.

Сходинки:

• По-перше, виберіть тільки заголовок набору даних.
• По-друге, перейдіть за посиланням Дані - Фільтр .

• По-третє, він вставить кнопка, що випадає в кожному заголовку набору даних.

• Потім, оскільки ми хочемо витягти дані на основі позначок, то натискаємо на кнопку кнопка, що випадає поруч з Позначками колонка.
• Далі у випадаючому списку оберіть Числові фільтри -> Між... (знову ж таки, оскільки ми витягуємо дані від 80 до 100 тому вибираємо варіант Між Ви можете обрати будь-які інші варіанти зі списку відповідно до Ваших критеріїв).

• Тепер, зі спливаючого вікна Спеціальний автофільтр у вікні, виберіть 80 від випадаючий список яка з'явиться при простому натисканні на кнопку кнопка, що випадає поруч з більше або дорівнює етикетку, а потім виберіть 100 в коробці з етикеткою менше або дорівнює .
• Пізніше натисніть ГАРАЗД. .

Наостанок, всі подробиці ви отримаєте лише для студентів, які отримали Оцінки від 80 до 100 .

Читати далі: Як витягти дані із зображення в Excel (з короткими кроками)

Схожі читання

• Як імпортувати дані в Excel з іншого файлу Excel (2 способи)
• Код на VBA для конвертації текстового файлу в Excel (7 способів)
• Як автоматично перетворити текстовий файл в Excel (3 відповідні способи)
• Конвертуйте Excel у текстовий файл з роздільником (2 простих способу)
• Як імпортувати текстовий файл з декількома роздільниками в Excel (3 способи)

4 Використання розширеного фільтра для вилучення даних з Excel на основі критеріїв діапазону

Якщо ви не хочете проходити багато кроків, показаних в розділі "Фільтр", ви можете скористатися кнопкою Розширений фільтр опція в Excel для вилучення даних на основі заданого діапазону.

Щоб скористатися опцією розширеного фільтра в Excel, вам потрібно визначити умову на своєму аркуші, щоб використовувати її пізніше. Дивіться наступне зображення, де ми визначаємо нашу умову вилучення даних про студентів Марки від 80 до 100 у двох різних камерах як >=80 і <=100 під Знаки і ми будемо використовувати посилання на номери комірок цих осередків пізніше в нашій роботі.

Нижче наведено кроки для вилучення даних на основі певного діапазону за допомогою розширеного фільтра Excel.

Сходинки:

• По-перше, виберіть пункт вся таблиця даних .
• По-друге, зверніться до Дані - розширені .

• Нарешті, ви побачите діапазон ваших вибрані дані у полі поруч з кнопкою Діапазон списку варіант.
• Потім, у графі поруч з написом Діапазон критеріїв виберіть пункт клітини, що несуть визначені умови Ви побачите, що назва робочого аркуша буде автоматично згенерована там, відповідно до посилальних номерів комірок, в яких виконуються попередньо визначені умови.
• Нарешті, натисніть ГАРАЗД. .

В результаті ви отримаєте всі деталі тільки для студентів, які отримали Оцінки від 80 до 100 .

Читати далі: Витяг відфільтрованих даних в Excel на інший аркуш (4 способи)

5. витягнути дані з визначеної таблиці Excel на основі критеріїв діапазону

Ви можете витягти дані з Визначена таблиця Excel з аркуша Excel за допомогою кнопки Фільтр варіант.

Розглянемо наступний неорганізований набір даних, який ми спочатку визначимо як таблицю Excel, а потім витягнемо звідти дані.

Нижче наведені кроки для вилучення даних з визначеної таблиці Excel на основі певного діапазону.

Сходинки:

• На початку виберіть будь-яка комірка з вашого набору даних і натисніть Ctrl T .

• Потім з'являється спливаюче вікно Створити таблицю З'явиться вікно, в якому буде показано діапазон вашого набору даних у вигляді значень Зберегти прапорець Моя таблиця має заголовки позначений.
• Пізніше натисніть ГАРАЗД. .

Це буде автоматичне формування таблиці на основі вашого набору даних з кнопка, що випадає разом із заголовками.

• Потім, як ми вже показували раніше, натисніть на кнопку кнопка, що випадає поруч з Позначками оскільки ми хочемо витягти дані на основі позначок.
• Далі у випадаючому списку оберіть Числові фільтри -> Між... (знову ж таки, оскільки ми витягуємо дані від 80 до 100 вибираємо опцію Між Ви можете обрати будь-які інші варіанти зі списку відповідно до Ваших критеріїв).

• Тепер, зі спливаючого вікна Спеціальний автофільтр у вікні, виберіть 80 від випадаючий список яка з'явиться при простому натисканні на кнопку кнопка, що випадає поруч з більше або дорівнює етикетку, а потім виберіть 100 в коробці з етикеткою менше або дорівнює .
• Нарешті, натисніть ГАРАЗД. .

У підсумку ви отримаєте таблицю у форматі Excel, що містить лише дані студентів, які отримали Оцінки від 80 до 100 .

Читати далі: Як витягти дані з таблиці на основі декількох критеріїв в Excel

Майте на увазі

• Оскільки діапазон масиву таблиці даних для пошуку значення фіксований, то не забудьте поставити ознаку долар ($) знак перед номером посилання на комірку таблиці масиву.
• При роботі зі значеннями масиву не забувайте натискати Ctrl + Shift + Enter на клавіатурі під час вилучення результатів. Натискання тільки Увійдіть буде працювати тільки тоді, коли ви використовуєте Microsoft 365 .
• Після натискання Ctrl + Shift + Enter ви помітите, що рядок формул, укладений у формулу в фігурні дужки {} оголошуючи його як формулу масиву. Не вводьте ці дужки {} самостійно, Excel автоматично зробить це за вас.

Висновок

У цій статті ми навчилися витягувати дані з Excel за різними критеріями. Сподіваюся, що ця стаття була дуже корисною для вас. Не соромтеся задавати будь-які питання, якщо вони у вас виникли по темі.