Minsan, maaaring kailanganin nating maghanap ng ilang partikular na data upang magamit. Ngunit kapag napakalaki ng dataset, talagang mahirap hanapin ang hinahanap natin. Sa artikulong ito, ipapakita namin sa iyo kung paano mag-extract ng data mula sa Excel batay sa iba't ibang pamantayan.

I-download ang Template ng Practice

Maaari mong i-download ang libreng pagsasanay na template ng Excel mula rito.

5 Paraan para Mag-extract ng Data mula sa Excel Batay sa Pamantayan

Tatalakayin ng seksyong ito ang 5 magkakaibang paraan ng pagkuha ng data mula sa Excel batay sa ilang partikular na pamantayan.

1. Pagpapatupad ng Array Formula upang I-extract ang Data mula sa Excel Batay sa Range Criteria

Mula sa sumusunod na dataset bilang isang halimbawa, ilalarawan namin sa iyo ang proseso ng pagkuha ng data batay sa range. Kumbaga, mayroon kaming dataset ng mga detalye ng Mga Mag-aaral, kung saan gusto lang naming kunin ang mga detalye ng mag-aaral na nakakuha ng Mga Marka mula 80 hanggang 100 .

Ang mga hakbang sa pagkuha ng data batay sa isang partikular na hanay gamit ang Array na formula ay ibinibigay sa ibaba.

Mga Hakbang:

• Una, mag-imbak ang kundisyon sa ibang mga cell upang gumana sa mga mamaya. Ibig sabihin, habang kinukuha namin ang mga detalye ng mga mag-aaral na nakakuha ng Mga Marka mula 80 hanggang 100 , inimbak namin ang 80 bilang Start Value at 100 bilang End Value sa Mga Cell I4 at I5 ayon sa pagkakabanggit.

Gayundin, kailangan din nating iimbak ang column kung saan tayo titinginang kundisyon sa iyong worksheet na gagamitin sa ibang pagkakataon. Tingnan ang sumusunod na larawan kung saan namin tinukoy ang aming kundisyon ng pagkuha ng mga detalye ng mga mag-aaral ng Markahan 80 hanggang 100 sa dalawang magkaibang cell bilang >=80 at <=100 sa ilalim ng Mga Marka at gagamitin namin ang mga cell reference number ng mga cell na iyon mamaya sa aming trabaho.

Ang mga hakbang sa Ang pagkuha ng data batay sa isang partikular na hanay gamit ang Advanced na Filter ng Excel ay ibinigay sa ibaba.

Mga Hakbang:

• Una, piliin ang buong talahanayan ng data .
• Pangalawa, pumunta sa Data -> Advanced .

• Sa wakas, makikita mo ang hanay ng iyong napiling data sa kahon sa tabi ng Hanay ng listahan na opsyon.
• Pagkatapos, sa kahon sa tabi ng Hanay ng pamantayan , piliin ang mga cell na naglalaman ng tinukoy na mga kundisyon . Makikita mo na ang pangalan ng worksheet ay awtomatikong bubuuin doon, kasunod ng mga cell reference number ng paghawak sa mga paunang natukoy na kundisyon.
• Panghuli, i-click ang OK .

Bilang resulta, makukuha mo lang ang lahat ng detalye para sa mga mag-aaral na nakakuha ng Mga Marka mula 80 hanggang 100 .

Magbasa Nang Higit Pa: I-extract ang Na-filter na Data sa Excel sa Ibang Sheet (4 na Paraan)

5. I-extract ang Data mula sa Excel Defined Table Batay sa Range Criteria

Maaari kang kumuha ng data mula sa isang Excel na tinukoy na talahanayan mula sa iyong Excel worksheet gamit ang Filter opsyon.

Isaalang-alang ang sumusunod na hindi organisadong dataset, na una naming tutukuyin bilang Excel table at pagkatapos ay i-extract ang data mula doon.

Ang mga hakbang sa pagkuha ng data mula sa Excel na tinukoy na talahanayan batay sa isang partikular na hanay ay ibinigay sa ibaba.

Mga Hakbang:

• Sa simula, piliin ang anumang cell mula sa iyong dataset at pindutin ang Ctrl T .

• Pagkatapos, ang isang pop-up na Gumawa ng Talahanayan Box ay lalabas, na ipinapakita ang saklaw ng iyong dataset bilang mga value . Panatilihin ang check box na May mga header ang aking talahanayan.
• Sa ibang pagkakataon, i-click ang OK .

Ito ay awtomatikong bubuo ng talahanayan batay sa iyong dataset na may drop-down na button kasama ang mga header.

• Pagkatapos, tulad ng paraan namin ipinakita sa iyo dati, mag-click sa drop-down na button sa tabi ng Marks column dahil gusto naming kumuha ng data batay sa Marks.
• Mamaya, mula sa drop-down na listahan, piliin ang Mga Filter ng Numero -> Sa pagitan ng... (muli, habang kumukuha kami ng data sa pagitan ng 80 hanggang 100 , pipiliin namin ang opsyon Sa pagitan ng . Maaari kang pumili ng anumang iba pang opsyon mula sa listahan ayon sa iyong pamantayan) .

• Ngayon, mula sa pop-up na Custom AutoFilter box, piliin ang 80 mula sa drop-down list na lalabas sa pamamagitan lamang ng pag-click sa drop-down na button sa tabi ng ay mas malaki sa o katumbas ng label, at piliin ang 100 sa kahon ng label na ay mas mababakaysa o katumbas ng .
• Panghuli, i-click ang OK .

Sa huli, makakakuha ka isang talahanayan na tinukoy ng Excel na naglalaman lamang ng mga detalye ng mga mag-aaral na nakakuha ng Mga Marka mula 80 hanggang 100 .

Magbasa Nang Higit Pa: Paano Mag-extract ng Data Mula sa Talahanayan Batay sa Maramihang Pamantayan sa Excel

Isaisip

• Habang ang hanay ng hanay ng talahanayan ng data upang maghanap para sa halaga ay naayos na , huwag kalimutang ilagay ang dollar ($) sign sa harap ng cell reference number ng array table.
• Kapag nagtatrabaho sa mga array value, huwag kalimutang pindutin ang Ctrl + Shift + Enter sa iyong keyboard habang kinukuha ang mga resulta. Ang pagpindot lamang sa Enter ay gagana lamang kapag gumagamit ka ng Microsoft 365 .
• Pagkatapos pindutin ang Ctrl + Shift + Enter , mapapansin mo na ang Ang formula bar ay nakapaloob sa formula sa curly braces {} , na nagdedeklara nito bilang array formula. Huwag i-type ang mga bracket {} sa iyong sarili, awtomatikong ginagawa ito ng Excel para sa iyo.

Konklusyon

Sa artikulong ito, kami natutunan kung paano kumuha ng data mula sa Excel batay sa iba't ibang pamantayan. Umaasa ako na ang artikulong ito ay naging lubhang kapaki-pakinabang sa iyo. Huwag mag-atubiling magtanong ng anumang mga tanong kung mayroon ka tungkol sa paksa.

• Pangatlo, pindutin ang Ctrl + Shift + Enter sa iyong keyboard.

Pagkatapos, makukuha mo ang unang na-extract na data na tumutugma sa iyong kundisyon sa cell ng resulta. Hal. Si Johnny na ang ID ay 3 ay nakakuha ng 80 Marks sa Biology at ang kanyang talaan ay nakaimbak sa dataset bago ang iba pa, kaya nakuha namin ang Johnny's ID 3 sa cell ng resulta.

• Ngayon, i-drag sa paligid ng mga column at row sa pamamagitan ng Fill Handle upang makuha ang mga detalye ng ang mga mag-aaral lamang na nakakuha ng Mga Marka mula 80 hanggang 100 .

Formula Breakdown

• INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)
  • Output: {60;30;80;55;87 ;95;100;42;25;18}
  • Paliwanag: Ang INDEX Function ay karaniwang nagbabalik ng isang value o isang buong column o row mula sa isang ibinigay na hanay ng cell. Ang 3 ay nakaimbak sa Cell $I$6 , kaya ibinabalik nito ang buong column na 3 ( Mark column) mula sa buong hanay ng dataset ( $B$5:$E$14 ) bilang output.

• INDEX($B$5:$E $14,,$I$6)<=$I$5 -> nagiging,
  • {60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}<=100
  • Output: {TRUE TOTOO Cell $I$5 . Dahil ang lahat ng mga value ay mas mababa sa 100 ($I$5) , kaya nagbabalik ito ng column na puno ng TRUE .

Katulad nito,

• INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)>=$I$4 -> nagiging,
  • { 60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}>=80
  • Output: {FALSE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;TRUE;FALSE;FALSE;FALSE}
  • Paliwanag: Inimbak namin ang 80 sa Cell na $I$4 . Kaya ibinabalik nito ang TRUE kapag ang value mula sa column ay katumbas o mas malaki sa 80 ; kung hindi, ito ay nagbabalik FALSE .

• (INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)= $I$4) -> nagiging,
  • {TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE}*{FALSE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;TRUE;FALSE; FALSE;FALSE}
  • Output: {0;0;1;0;1;1;1;0;0;0}
  • Paliwanag: Ang mga halaga ng Boolean ay may mga katumbas na numero, TRUE = 1 at FALSE = 0 (zero) . Kino-convert ang mga ito kapag nagsasagawa ng aritmetika na operasyon sa isang formula.

• ROW($B$5:$E$14)
  • Output: {5;6;7;8;9;10;11;12;13;14}
  • Paliwanag: Ang ROW function kinakalkula ang row number ng isang cellsanggunian.

• MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)) -> nagiging,
  • MATCH({5;6;7;8;9;10;11;12;13;14},{5;6;7;8;9;10;11; 12;13;14})
  • Output: {1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10}
  • Paliwanag: Ibinabalik ng MATCH function ang kaugnay na posisyon ng isang item sa isang array o cell reference na tumutugma sa isang tinukoy na halaga sa isang partikular na pagkakasunud-sunod .

• IF((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)=$I$4),MATCH(ROW( $B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),””) -> nagiging,
  • KUNG( {0;0;1;0;1;1;1;0;0;0}), {1 ; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10},””)
  • Output: {“”; “”; 3; “”; 5; 6; 7; “”; “”; “”}
  • Paliwanag: Ang IF function ay nagbabalik ng isang value kung ang logical test ay TRUE at isa pang value kung ang logical ang pagsubok ay FALSE .

• MALIIT(KUNG((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6) )=$I$4),MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),””),ROWS(G11:$G$11)) -> ; nagiging,
  • MALIIT({“”; “”; 3; “”; 5; 6; 7; “”; “”; “”},ROWS(G11:$G$11)) -> nagiging,
  • MALIIT({“”; “”; 3; “”; 5; 6; 7; “”; “”; “”},1)
  • Output: 3
  • Paliwanag: Ang SMALL function ay nagbabalik ng k-th pinakamaliit na value mula sa isang pangkat ng mga numero. 3 ang pinakamaliit ditopangkat.

• INDEX($B$5:$E$14,SMALL(IF((INDEX($B$5:$E$14,,$ I$6)=$I$4),MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),””),ROWS(G11:$G$11)),COLUMNS( $A$1:A1)) -> nagiging,
  • INDEX($B$5:$E$14,3,,1)
  • Output: {3; “Johnny”, 80, “Biology”}
  • Paliwanag: Ang INDEX function ay nagbabalik ng value mula sa isang cell range( $B$5 :$E$14 ), na tinukoy ng value batay sa numero ng row at column.

Magbasa Nang Higit Pa: Paano I-extract ang Data mula sa Cell sa Excel (5 Paraan)

2. Pagpapatupad ng Array Formula upang I-extract ang Data mula sa Excel Batay sa Maramihang Kundisyon

Sa seksyon sa itaas, nag-extract kami ng data batay sa isang ibinigay na hanay. Ngunit sa seksyong ito, ipapakita namin sa iyo kung paano mag-extract ng data batay sa maraming kundisyon.

Tingnan ang parehong dataset tulad ng dati ngunit dito sa halip na mag-imbak ng hanay ng mga halaga (Mark 80 hanggang 100) bilang isang kundisyon, nag-imbak kami ng maraming kundisyon gaya ng pagkuha ng mga detalye ng mga mag-aaral mula sa parehong Chemistry at Biology department .

Ang mga hakbang sa pagkuha ng data batay sa maraming kundisyon gamit ang Array formula ay ibinigay sa ibaba.

Mga Hakbang:

• Una, iimbak ang mga kundisyon sa ibang mga cell upang gumana sa mga iyon sa ibang pagkakataon. Ibig sabihin, habang kinukuha namin ang mga detalye ng mga mag-aaral mula sa mga departamento ng Chemistry at Biology , inimbak namin ang Chemistry at Biology sa Mga Cell H5 at H6 ayon sa pagkakabanggit.
• Pangalawa, sa isa pang cell, kung saan mo gusto ang resulta (gusto namin ang aming resulta sa Cell G11 ), isulat ang sumusunod na formula,

• Pangatlo, pindutin ang Ctrl + Shift + Enter sa iyong keyboard.

Mamaya, makukuha mo ang unang na-extract na data na tumutugma sa iyong mga kundisyon sa cell ng resulta. Hal. Johnny na ang ID ay 3 ay mula sa Biology Department at ang kanyang talaan ay naka-store sa dataset na nauuna sa iba, kaya nakuha namin ang Johnny's ID 3 sa cell ng resulta.

• Ngayon, i-drag sa paligid ng mga column at row sa pamamagitan ng Fill Handle upang makuha ang mga detalye ng mga mag-aaral lamang na mula sa Kagawaran ng Chemistry at Biology .

Formula Breakdown

• COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14) -> nagiging,
  • COUNTIF({“Chemistry”;“Biology”},{“Math”;“Physics”;“Biology”;“Chemistry”;“Physics”;“Physics”;“Math ”;“Chemistry”;“Math”;“Biology”}
  • Output: {0;0;1;1;0;0;0;0;1;0;1}
  • Paliwanag: Ang COUNTIF function ay nagbibigay-daan upang matukoy ang mga cell sa hanay na $H$5:$H$6 na katumbas ng $E$5:$E$14 .

• KUNG(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E $14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), “”) -> nagiging,
  • IF( {0;0;1;1;0;0;0;1;0;1},MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), “”) -> nagiging,
  • IF({0;0;1;1;0;0;0;1;0;1},{ 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10},””)
  • Output: {“”; “”; 3; 4; “”; “”;“”; 8; “”;10}
  • Paliwanag: Ang KUNG function ay may tatlong argumento, ang una ay dapat na isang lohikal na expression. Kung ang expression ay nagsusuri sa TRUE pagkatapos ay isang bagay ang mangyayari (argument 2) at kung FALSE isa pang bagay ang mangyayari (argument 3). Ang lohikal na expression ay kinakalkula sa hakbang 1, ang TRUE ay katumbas ng 1 at FALSE ay katumbas ng 0 (zero) . Ang row no 3, 4, 8 at 10 suriin ang TRUE (1) .

• MALIIT(KUNG(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14) ), “”), ROWS(G11:$G$11)) -> nagiging,
  • MALIIT({“”; “”; 3; 4; “”; “”;“”; 8; “”;10},ROWS(G11:$G$11)) -> nagiging,
  • MALIIT({“”; “”; 3; 4; “”; “”;“”; 8; “”;10},1)
  • Output: 3
  • Paliwanag: Ang SMALL function ay nagbabalik ng k-th pinakamaliit na halaga mula sa isang pangkat ng mga numero. 3 ang pinakamaliit sa pangkat na ito.

• INDEX($B$5:$E$14, SMALL(IF(COUNTIF) ($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), “”), ROWS(G11 :$G$11)), COLUMNS($B$5:B5)) -> nagiging,
  • INDEX($B$5:$E$14, 3, COLUMNS($B$5:B5)) -> nagiging,
  • INDEX($B$5:$E$14, 3, 1)
  • Output: {3; “Johnny”, 80, “Biology”}
  • Paliwanag: Ang INDEX function ay nagbabalik ng value mula sa isang cell range( $B$5:$E$14 ), na tinukoy ng value batay sa isang row at column number.

Magbasa Nang Higit Pa: Ibalik ang Maramihang Mga Halaga sa Excel Batay sa Isang Pamantayan (3 Opsyon)

3. Paggamit ng Filter Command Tool para Mag-extract ng Data mula sa Excel Batay sa Range Criteria

Ang Filter command tool sa Excel ay isa sa mga pinakaginagamit at epektibong tool para mag-extract ng partikular na data batay sa iba't ibang pamantayan.

Tingnan ang sumusunod na dataset. Noong nakaraan, ginamit namin ito bilang aming halimbawa upang kunin ang mga detalye ng mga mag-aaral na nakakuha ng Marka mula 80 hanggang 100 sa pamamagitan ng pagpapatupad ng Array formula. Ngunit sa seksyong ito, matututunan natin kung paano gawin iyon sa pamamagitan ng paggamit ng Excel's Filter tool .

Ang mga hakbang sa pagkuha ng data batay sa isang partikular na hanay gamit ang Ang Filter ng Excel ay ibinigay sa ibaba.

Mga Hakbang:

• Una, piliin lamang ang header ng dataset.
• Pangalawa, pumunta sa Data -> Filter .

• Ikatlo, maglalagay ito ng drop-down na button sa bawat pangalan ng header ng dataset.

• Pagkatapos, dahil gusto naming mag-extract ng data batay sa Marks, kaya mag-click sa drop-down na button sa tabi ng Marks column.
• Susunod, mula sa drop-down na listahan, piliin ang Number Filters -> Sa pagitan ng... (muli, habang kumukuha kami ng data sa pagitan ng 80 hanggang 100 , kaya pipiliin namin ang opsyon Sa pagitan ng . Maaari kang pumili ng anumang iba pang mga opsyon mula sa listahan ayon sa iyong pamantayan).

• Ngayon, mula sa pop-up Custom AutoFilter box, piliin ang 80 mula sa drop-down list na lalabas sa pamamagitan lamang ng pag-click sa drop-down button sa tabi ng ay mas malaki kaysa sa o katumbas ng label, at piliin ang 100 sa kahon ng label na ay mas mababa sa o katumbas ng .
• Mamaya, i-click ang OK .

Sa wakas, makukuha mo lang ang lahat ng detalye para sa mga mag-aaral na nakakuha ng Mga Marka mula 80 hanggang 100 .

Magbasa Nang Higit Pa: Paano Mag-extract ng Data mula sa Larawan papunta sa Excel (Na may Mabilis na Mga Hakbang)

Mga Katulad na Pagbasa

• Paano Mag-import ng Data sa Excel mula sa Isa pang Excel File (2 Paraan)
• VBA Code para I-convert ang Text File sa Excel (7 Paraan )
• Paano Awtomatikong I-convert ang Text File sa Excel (3 Angkop na Paraan)
• I-convert ang Excel sa Text File gamit ang Delimiter (2 Madaling Diskarte)
• Paano Mag-import ng Text File gamit ang Multi ple Delimiters sa Excel (3 Paraan)

4. Paggamit ng Advanced na Filter upang I-extract ang Data mula sa Excel Batay sa Mga Pamantayan ng Saklaw

Kung ayaw mong dumaan sa maraming hakbang na ipinapakita sa seksyong Filter, maaari mong gamitin ang Advanced na Filter opsyon sa Excel upang kunin ang data batay sa isang ibinigay na hanay.

Upang magamit ang advanced na opsyon sa filter sa Excel, kailangan mong tukuyin