Soms moatte wy miskien sykje nei bepaalde gegevens om mei te wurkjen. Mar as de dataset enoarm is, is it echt lestich te finen wat wy sykje. Yn dit artikel sille wy jo sjen litte hoe't jo gegevens út Excel ekstrahearje kinne op basis fan ferskate kritearia.

Download Practice Template

Jo kinne it downloade frije praktyk Excel-sjabloan hjirwei.

5 manieren om gegevens út Excel te ekstrahearje op basis fan kritearia

Dizze seksje sil 5 ferskillende manieren beprate om gegevens út Excel te ekstrahearjen basearre op bepaalde kritearia.

1. It ymplementearjen fan arrayformule om gegevens út Excel te ekstrahearjen basearre op berikkritearia

Fan de folgjende dataset as foarbyld, sille wy jo it proses beskriuwe foar it ekstrahearjen fan gegevens basearre op berik. Stel dat wy in dataset hawwe mei de details fan 'e studinten, wêrfan wy allinich de studintegegevens wolle ophelje dy't punten fan 80 oant 100 krigen hawwe.

De stappen om gegevens te ekstrahearjen op basis fan in bepaald berik mei de formule Array wurde hjirûnder jûn.

Stappen:

• Earst bewarje de betingst yn oare sellen te wurkjen mei dy letter. Dat betsjut om't wy de details fan studinten sille ekstrahearje dy't Marks fan 80 oant 100 krigen, wy hawwe 80 opslein as Startwearde en 100 as Einwearde yn de Sellen I4 en I5 respektivelik.

Ek moatte wy de kolom ek opslaan fan wêr't wy sille sjende betingst yn jo wurkblêd om letter te brûken. Sjoch de folgjende ôfbylding wêr't wy ús betingst definiearje foar it ekstrahearjen fan 'e details fan studinten fan Marks 80 oant 100 yn twa ferskillende sellen as >=80 en <=100 ûnder Marks en wy sille letter yn ús wurk de selferwizingsnûmers fan dy sellen brûke.

De stappen om gegevens ekstrahearje op basis fan in bepaald berik mei it Avansearre Filter fan Excel wurde hjirûnder jûn.

Stappen:

• Selektearje earst de hiele gegevenstabel .
• Gean as twadde nei Data -> Avansearre .

• Uteinlik sille jo it berik fan jo selekteare gegevens sjen yn it fak njonken de List berik opsje.
• Dan, yn it fak njonken it Criteria berik , selektearje de sellen mei de definieare betingsten . Jo sille sjen dat de namme fan it wurkblêd dêr automatysk oanmakke wurdt, folgje de selferwizingsnûmers fan it hâlden fan de foarôf definieare betingsten.
• Klik as lêste op OK .

Dêrtroch krije jo alle details allinich foar de learlingen dy't punten fan 80 oant 100 krigen.

Lês mear: Filterearre gegevens yn Excel útpakke nei in oar blêd (4 metoaden)

5. Gegevens ekstrahearje fan Excel definieare tabel basearre op berikkritearia

Jo kinne gegevens út in Excel definieare tabel út jo Excel-wurkblêd ekstrahearje mei it Filter opsje.

Beskôgje de folgjende net-organisearre dataset, dy't wy earst definiearje as in Excel-tabel en dêr dan gegevens út ekstrahearje.

De stappen om gegevens te ekstrahearjen fan Excel definieare tabel basearre op in bepaald berik wurde hjirûnder jûn.

Stappen:

• Selektearje yn it begjin elke sel fanút jo dataset en druk op Ctrl T .

• Dan sil in pop-up Tabel oanmeitsje fakje ferskine, toant it berik fan jo dataset as wearden . Hâld it karfakje Myn tabel hat kopteksten markearre.
• Klik letter op OK .

It sil auto-generearje in tabel basearre op jo dataset mei in útklapknop mei de kopteksten.

• Dan, lykas de manier wêrop wy jo earder sjen litten hawwe, klikje jo op de útklapknop njonken de kolom Marks , om't wy gegevens wolle ekstrahearje op basis fan de Marks.
• Letter, út de dellûklist, selektearje Oantal Filters - & GT; Tusken... (wer, om't wy gegevens tusken 80 oant 100 ekstrahearje, selektearje wy de opsje Tusken . Jo kinne alle oare opsjes út 'e list selektearje neffens jo kritearia) .

• Selektearje no út it pop-upfinster Aanpaste autofilter 80 út it 80 1>útklaplist dy't sil ferskine troch gewoan te klikken op de útklapknop neist is grutter as of gelyk oan label, en selektearje 100 yn it label doaze is minderas of gelyk oan .
• Klik as lêste op OK .

Ueinlik krije jo in Excel-definieare tabel mei allinich de details fan learlingen dy't Marks krigen fan 80 oant 100 .

Lês mear: Hoe kinne jo gegevens ekstrahearje Fan tabel basearre op meardere kritearia yn Excel

Hâld yn gedachten

• Om't it berik fan 'e gegevenstabelarray om te sykjen nei de wearde fêst is , ferjit net om it dollar ($) teken foar it selferwizingsnûmer fan de arraytabel te setten.
• As jo ​​wurkje mei arraywearden, ferjit dan net te drukken op Ctrl + Shift + Enter op jo toetseboerd by it ekstrahearjen fan resultaten. Allinich op Enter drukke sil allinnich wurkje as jo Microsoft 365 brûke.
• Nei it drukken op Ctrl + Shift + Enter , sille jo merke dat de formulebalke omfette de formule yn krullende beugels {} , en ferklearret it as in arrayformule. Typ dy heakjes {} net sels, Excel docht dit automatysk foar jo.

Konklúzje

Yn dit artikel hawwe wy hawwe leard hoe't jo gegevens út Excel kinne ekstrahearje op basis fan ferskate kritearia. Ik hoopje dat dit artikel tige foardielich foar jo west hat. Fiel jo frij om fragen te stellen as jo oer it ûnderwerp hawwe.

• Trêde, druk op Ctrl + Shift + Enter op jo toetseboerd.

Dan krije jo de earste ekstrahearre gegevens dy't oerienkomme mei jo tastân yn 'e resultaatsel. Bgl. Johnny waans ID is 3 krige 80 Marks yn Biology en syn rekord wurdt opslein yn de dataset foarôfgeand oan oaren, dus wy krigen Johnny's ID 3 yn 'e resultaatsel.

• Sleep no om de kolommen en rigen troch Fill Handle om de details op te heljen fan allinnich de learlingen dy't Prints fan 80 oant 100 krigen.

Formule-ôfdieling

• YDEKS($B$5:$E$14,,$I$6)
  • Utfier: {60;30;80;55;87 ;95;100;42;25;18}
  • Taljochting: De INDEX-funksje jout normaal in inkele wearde of in hiele kolom of rige werom út in opjûne selberik. 3 wurdt opslein yn de Sel $I$6 , dus it jout de hiele kolom no 3 ( Marks kolom) werom út it hiele berik fan de dataset ( $B$5:$E$14 ) as útfier.

• INDEX($B$5:$E $14,,$I$6)<=$I$5 -> wurdt,
  • {60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}<=100
  • Utfier: {TRUE ;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE
  • Utlis: Wy hawwe 100 opslein yn de Sel $I$5 . Om't alle wearden minder binne as 100 ($I$5) , jout it dus in kolom fol mei TRUE .

Likely,

• INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)>=$I$4 -> wurdt,
  • { 60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}>=80
  • Utfier: {FALSE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;TRUE;FALSE;FALSE;FALSE
  • Utlis: Wy hawwe 80 opslein yn de Sel $I$4 . Dus it jout TRUE as de wearde fan 'e kolom lyk of grutter is as 80 ; oars jout it FALSE .

• (INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)= $I$4) -> wurdt,
  • {TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE}*{FALSE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;TRUE;FALSE; FALSE;FALSE}
  • Utfier: {0;0;1;0;1;1;1;1;0;0;0}
  • Utlis: Booleaanske wearden hawwe numerike ekwivalinten, TRUE = 1 en FALSE = 0 (nul) . Se wurde omsetten by it útfieren fan in rekenkundige operaasje yn in formule.

• RIJ($B$5:$E$14)
  • Utfier: {5;6;7;8;9;10;11;12;13;14}
  • Utlis: The ROW funksje berekkent it rigenûmer fan in selreferinsje.

• MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)) -> wurdt,
  • MATCH({5;6;7;8;9;10;11;12;13;14},{5;6;7;8;9;10;11; 12;13;14})
  • Utfier: {1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10}
  • Utlis: De MATCH-funksje jout de relative posysje fan in item werom yn in array of selferwizing dy't oerienkomt mei in spesifisearre wearde yn in spesifike folchoarder .

• IF((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)=$I$4),MATCH(ROW( $B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),"") -> wurdt,
  • IF( {0;0;1;0;1;1;1;0;0;0}), {1 ; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10},"")
  • Utfier: {""; ""; 3; ""; 5; 6; 7; ""; ""; ""
  • Utlis: De IF-funksje jout ien wearde werom as de logyske test TRUE is en in oare wearde as de logyske test is FALSE .

• SMALL(IF((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6 )=$I$4),MATCH(RIJ($B$5:$E$14),RIJ($B$5:$E$14)),,""),RIJEN(G11:$G$11)) -> ; wurdt,
  • SMALL({“”; “”; 3; “”; 5; 6; 7; “”; “”; “”}, ROWS(G11:$G$11)) -> wurdt,
  • SMALL({""; ""; 3; ""; 5; 6; 7; ""; ""; ""},1)
  • Utfier: 3
  • Utlis: De SMALL-funksje jout de k-th kleinste wearde werom út in groep nûmers. 3 is dêryn de lytstegroep.

• INDEX($B$5:$E$14,SMALL(IF((INDEX($B$5:$E$14,,$ I$6)=$I$4),MATCH(RIJ($B$5:$E$14),RIJ($B$5:$E$14)),,""),ROWS(G11:$G$11)),COLUMNS( $A$1:A1)) -> wurdt,
  • INDEX($B$5:$E$14,3,,1)
  • Utfier: {3; "Johnny", 80, "Biology"
  • Utlis: De funksje INDEX jout in wearde werom út in selberik ( $B$5 :$E$14 ), oantsjutte troch de wearde basearre op in rige- en kolomnûmer.

Lês mear: Hoe kinst Gegevens ekstrahearje fan sel yn Excel (5 metoaden)

2. It ymplementearjen fan arrayformule om gegevens út Excel te ekstrahearjen basearre op meardere betingsten

Yn 'e boppesteande seksje hawwe wy gegevens ekstrahearre op basis fan in bepaald berik. Mar yn dizze seksje sille wy jo sjen litte hoe't jo gegevens ekstrahearje kinne op basis fan meardere betingsten.

Sjoch nei deselde dataset as earder, mar hjir ynstee fan in berik fan wearden (Marks 80 oant 100) as betingst op te slaan, wy hawwe meardere betingsten opslein, lykas it opheljen fan de details fan studinten fan sawol Skiekunde as Biology ôfdielingen .

De stappen om gegevens te ekstrahearjen basearre op meardere betingsten mei de Array -formule wurde hjirûnder jûn.

Stappen:

• Bewarje earst de betingsten yn oare sellen om letter mei dy te wurkjen. Dat betsjut, om't wy de details fan studinten sille ekstrahearje fan Skiekunde en Biology ôfdielingen, hawwe wy Skiekunde en Biology opslein yn 'e Sellen H5 en H6 resp. ), skriuw de folgjende formule,

• Trêde druk op Ctrl + Shift + Enter op jo toetseboerd.

Letter krije jo de earste ekstrahearre gegevens dy't oerienkomme mei jo betingsten yn 'e resultaatsel. Bgl. Johnny waans ID 3 is fan Biology Department en syn rekord wurdt opslein yn 'e dataset foar oaren, dus wy krigen Johnny's ID 3 yn de resultaatsel.

• Sleep no om de kolommen en rigen mei Fill Handle om de details op te heljen fan allinnich de learlingen dy't út de Departement fan Skiekunde en Biology .

Formule-ûnderdieling

• COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14) -> wurdt,
  • COUNTIF({"Chemistry";"Biology"},{"Math";"Physics";"Biology";"Chemistry";"Physics";"Physics";"Math" ";"Chemy";"Math";"Biology"}
  • Utfier: {0;0;1;1;0;0;0;1;0;1}
  • Utlis: De COUNTIF-funksje lit sellen identifisearje yn it berik $H$5:$H$6 dat is lyk oan $E$5:$E$14 .

• IF(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E $14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), “”) -> wurdt,
  • IF( {0;0;1;1;0;0;0;1;0;1},MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), “”) -> wurdt,
  • IF({0;0;1;1;0;0;0;1;0;1},{ 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10},””)
  • Utfier: {“”; ""; 3; 4; ""; "";""; 8; “”;10}
  • Utlis: De funksje IF hat trije arguminten, de earste moat in logyske útdrukking wêze. As de útdrukking evaluearret op WAAR dan bart der ien ding (argumint 2) en as FALSE bart der in oar ding (argumint 3). De logyske ekspresje waard berekkene yn stap 1, TRUE is lyk oan 1 en FALSE is lyk oan 0 (nul) . Rige nr. 3, 4, 8 en 10 beoardielje TRUE (1) .

• SMALL(IF(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14) ), “”), ROWS(G11:$G$11)) -> wurdt,
  • SMALL({“”; “”; 3; 4; “”; “”;“”; 8; “”;10}, ROWS(G11:$G$11)) -> wurdt,
  • SMALL({""; ""; 3; 4; ""; "";""; 8; "";10},1)
  • Utfier: 3
  • Utlis: De funksje SMALL jout de k-th lytste wearde werom út in groep nûmers. 3 is de lytste yn dizze groep.

• INDEX($B$5:$E$14, SMALL(IF(COUNTIF) ($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), ""), ROWS(G11) :$G$11)), COLUMNS($B$5:B5)) -> wurdt,
  • INDEX($B$5:$E$14, 3, COLUMNS($B$5:B5)) -> wurdt,
  • INDEX($B$5:$E$14, 3, 1)
  • Utfier: {3; "Johnny", 80, "Biology"
  • Taljochting: De funksje INDEX jout in wearde werom út in selberik ( $B$5:$E$14 ), oantsjutte troch de wearde basearre op in rigel- en kolomnûmer.

Lês mear: Meardere wearden weromjaan yn Excel basearre op ienige kritearia (3 opsjes)

3. Filterkommando-ark brûke om gegevens út Excel te ekstrahearjen op basis fan berikkritearia

It kommando-ark foar filter yn Excel is ien fan 'e meast brûkte en effektive ark om spesifike gegevens te ekstrahearjen basearre op ferskate kritearia.

Sjoch nei de folgjende dataset. Earder brûkten wy it as ús foarbyld om de details fan studinten te ekstrahearjen dy't Marks fan 80 oant 100 krigen troch de Array-formule te ymplementearjen. Mar yn dizze seksje sille wy leare hoe't jo dat dwaan kinne troch Excel's Filter-ark te brûken.

De stappen om gegevens te ekstrahearjen basearre op in bepaald berik mei It filter fan Excel wurdt hjirûnder jûn.

Stappen:

• Selektearje earst allinnich de kop fan de dataset.
• Twadde, gean nei Data -> Filter .

• Tredde sil it in útklapknop yn elke koptekstnamme fan de dataset ynfoegje.

• Dan, om't wy gegevens wolle ekstrahearje op basis fan de Marks, klikje dus op de útklapknop neist de Marks kolom.
• Selektearje dan út de dellûklist Nûmerfilters -> Tusken… (wer, om't wy gegevens ekstrahearje tusken 80 oant 100 , dus selektearje wy de opsje Tusken . Jo kinne alle oare opsjes selektearje út de list neffens jo kritearia).

• No, út it pop-up Aanpaste autofilter fakje, selektearje 80 út de útklaplist dy't sil ferskine troch gewoan te klikken op de útklapknop neist is grutter as of lyk oan label, en selektearje 100 yn it label fak is minder as of gelyk oan .
• Klik letter op OK .

Uteinlik krije jo alle details allinich foar de learlingen dy't Marks fan 80 oant 100 krigen.

Lês mear: Hoe kinne jo gegevens fan ôfbylding ekstrahearje yn Excel (mei rappe stappen)

Fergelykbere lêzingen

• Hoe kinne jo gegevens ymportearje yn Excel fan in oar Excel-bestân (2 manieren)
• VBA-koade om tekstbestân nei Excel te konvertearjen (7 metoaden) )
• Hoe tekstbestân automatysk konvertearje nei Excel (3 geskikte manieren)
• Excel konvertearje nei tekstbestân mei skiedingsteken (2 maklike oanpak)
• Hoe tekstbestân ymportearje mei Multi ple Delimiters yn Excel (3 metoaden)

4. Avansearre filter brûke om gegevens út Excel te ekstrahearjen op basis fan berikkritearia

As jo ​​net wolle troch in protte stappen sjen litte yn 'e Filter seksje, kinne jo de Avansearre filter
opsje yn Excel om gegevens te ekstrahearjen op basis fan in opjûn berik.

Om de avansearre filteropsje yn Excel te brûken, moatte jo definiearje