Terkadang kita mungkin perlu mencari data tertentu untuk dikerjakan. Tetapi ketika datasetnya sangat besar, sangat sulit untuk menemukan apa yang kita cari. Dalam artikel ini, kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana cara mengekstrak data dari Excel berdasarkan kriteria yang berbeda.

Unduh Templat Praktik

Anda bisa mengunduh templat Excel latihan gratis dari sini.

5 Cara Mengekstrak Data dari Excel Berdasarkan Kriteria

Bagian ini akan membahas 5 cara berbeda untuk mengekstrak data dari Excel berdasarkan kriteria tertentu.

1. Menerapkan Rumus Array untuk Mengekstrak Data dari Excel Berdasarkan Kriteria Range

Dari dataset berikut sebagai contoh, kami akan menjelaskan kepada Anda proses mengekstraksi data berdasarkan rentang. Misalkan, kami memiliki dataset detail Siswa, dari mana kami hanya ingin mengambil detail siswa yang mendapat Nilai dari 80 hingga 100 .

Langkah-langkah untuk mengekstrak data berdasarkan rentang tertentu menggunakan Larik formula diberikan di bawah ini.

Langkah-langkah:

• Pertama, simpan kondisinya di sel lain untuk dikerjakan nanti. Itu berarti karena kita akan mengekstrak detail siswa yang mendapatkan Nilai dari 80 hingga 100 , kami menyimpan 80 sebagai Nilai Awal dan 100 sebagai Nilai Akhir di Sel I4 dan I5 masing-masing.

Juga, kita perlu menyimpan kolom juga dari mana kita akan mencari nilai yang tersimpan. Artinya, Tanda 80 dan 100 ada di dalam Kolom tanda yang merupakan Kolom ke-3 dalam dataset kami, jadi kami menyimpan 3 sebagai nilai Kolom di Sel I6 .

• Ketiga, tekan Ctrl + Shift + Enter pada keyboard Anda.

Lalu, kamu akan mendapatkan data pertama yang diekstrak yang sesuai dengan kondisimu di cell hasilnya. Contoh Johnny yang ID adalah 3 mendapat 80 Tanda di Biologi dan catatannya disimpan dalam dataset lebih dulu dari yang lain, jadi kami mendapat ID Johnny 3 dalam sel hasil.

• Sekarang, seret di sekitar kolom dan baris dengan Isi Gagang untuk mengambil rincian hanya siswa yang mendapat Nilai dari 80 hingga 100 .

Rincian Formula

• INDEKS($B$5:$E$14,,$I$6)
  • Output: {60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}
  • Penjelasan: Fungsi INDEX biasanya mengembalikan nilai tunggal atau seluruh kolom atau baris dari rentang sel tertentu. 3 disimpan di dalam Sel $ I $ 6 , sehingga mengembalikan seluruh kolom no 3 ( Tanda kolom) dari seluruh rentang dataset ( $ B $ 5: $ E $ 14 ) sebagai output.

• INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)<=$I$5 -Menjadi,
  • {60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}<=100
  • Keluaran: {TRUE; TRUE; TRUE; TRUE; TRUE; TRUE; TRUE; TRUE; TRUE; TRUE; TRUE}
  • Penjelasan: Kami menyimpan 100 di Sel $ I $ 5 Karena semua nilai kurang dari 100 ($I$5) , sehingga mengembalikan kolom yang penuh dengan BENAR .

Demikian pula,

• INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)>=$I$4 -Menjadi,
  • { 60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}>=80
  • Keluaran: {FALSE; FALSE; TRUE; FALSE; TRUE; TRUE; TRUE; FALSE; FALSE; FALSE}
  • Penjelasan: Kami menyimpan 80 di Sel $ I $ 4 . sehingga kembali BENAR ketika nilai dari kolom adalah sama atau lebih besar dari 80 ; jika tidak, ia mengembalikan SALAH .

• (INDEKS($B$5:$E$14,,$I$6)=$I$4) -Menjadi,
  • {BENAR;BENAR;BENAR;BENAR;BENAR;BENAR;BENAR;BENAR;BENAR;BENAR;BENAR}*{SALAH;SALAH;BENAR;SALAH;SALAH;BENAR;BENAR;BENAR;SALAH;SALAH;SALAH}
  • Keluaran: {0;0;1;0;0;1;1;1;0;0;0;0}
  • Penjelasan: Nilai Boolean memiliki padanan numerik, TRUE = 1 dan SALAH = 0 (nol) Mereka dikonversi ketika melakukan operasi aritmatika dalam formula.

• BARIS($B$5:$E$14)
  • Output: {5;6;7;8;9;10;11;12;13;14}
  • Penjelasan: Fungsi ROW menghitung nomor baris dari referensi sel.

• MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)) -Menjadi,
  • MATCH({5;6;7;8;9;10;11;12;13;14},{5;6;7;8;9;10;11;12;13;14})
  • Keluaran: {1; 2; 3; 4; 4; 5; 5; 6; 7; 8; 9; 10}
  • Penjelasan: Fungsi MATCH mengembalikan posisi relatif item dalam larik atau referensi sel yang cocok dengan nilai tertentu dalam urutan tertentu.

• IF((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)=$I$4),MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),"") -Menjadi,
  • JIKA( {0;0;1;0;1;1;1;0;0;0}), {1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10},"")
  • Keluaran: {""; ""; 3; ""; 5; 6; 7; ""; ""; ""}
  • Penjelasan: Fungsi IF mengembalikan satu nilai jika tes logika adalah BENAR dan nilai lain jika tes logika adalah SALAH .

• SMALL(IF((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)=$I$4),MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),""),ROWS(G11:$G$11)) -Menjadi,
  • SMALL({""; ""; 3; ""; 5; 6; 7; ""; ""; ""; ""},ROWS(G11:$G$11)) -Menjadi,
  • SMALL({""; ""; 3; ""; 5; 6; 7; ""; ""; ""; ""},1)
  • Keluaran: 3
  • Penjelasan: Fungsi SMALL mengembalikan k-th nilai terkecil dari sekelompok angka. 3 adalah yang terkecil dalam kelompok ini.

• INDEX($B$5:$E$14,SMALL(IF((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)=$I$4),MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),""),ROWS(G11:$G$11)),COLUMNS($A$1:A1)) -Menjadi,
  • INDEKS($B$5:$E$14,3,,1)
  • Keluaran: {3; "Johnny", 80, "Biology"}
  • Penjelasan: The INDEX fungsi mengembalikan nilai dari rentang sel( $ B $ 5: $ E $ 14 ), ditentukan oleh nilai berdasarkan nomor baris dan kolom.

Baca selengkapnya: Cara Mengekstrak Data dari Sel di Excel (5 Metode)

2. Menerapkan Rumus Array untuk Mengekstrak Data dari Excel Berdasarkan Beberapa Kondisi

Pada bagian di atas, kami mengekstrak data berdasarkan rentang yang diberikan. Tetapi di bagian ini, kami akan menunjukkan kepada Anda cara mengekstrak data berdasarkan beberapa kondisi.

Lihatlah dataset yang sama seperti sebelumnya, tetapi di sini, alih-alih menyimpan rentang nilai (Marks 80 hingga 100) sebagai kondisi, kita menyimpan beberapa kondisi seperti mengambil detail siswa dari Departemen Kimia dan Biologi .

Langkah-langkah untuk mengekstrak data berdasarkan beberapa kondisi dengan menggunakan Larik formula diberikan di bawah ini.

Langkah-langkah:

• Pertama, simpan kondisi di sel lain untuk bekerja dengan itu nanti. Itu berarti karena kita akan mengekstrak detail siswa dari Kimia dan Biologi departemen, kami menyimpan Kimia dan Biologi di Sel H5 dan H6 masing-masing.
• Kedua, di sel lain, di mana Anda menginginkan hasilnya (kami menginginkan hasil kami di sel Sel G11 ), tulis rumus berikut ini,

• Ketiga, tekan Ctrl + Shift + Enter pada keyboard Anda.

Nantinya, kamu akan mendapatkan data pertama yang diekstrak yang sesuai dengan kondisimu di cell hasilnya. Contoh Johnny yang ID adalah 3 berasal dari Departemen Biologi dan catatannya disimpan dalam dataset lebih dulu dari yang lain, jadi kami mendapat ID Johnny 3 dalam sel hasil.

• Sekarang, seret di sekitar kolom dan baris dengan Isi Gagang untuk mengambil rincian hanya siswa yang berasal dari Departemen dari Kimia dan Biologi .

Rincian Formula

• COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14) -Menjadi,
  • COUNTIF({"Kimia"; "Biologi"},{"Matematika"; "Fisika"; "Biologi"; "Kimia"; "Fisika"; "Fisika"; "Matematika"; "Kimia"; "Matematika"; "Biologi"}
  • Keluaran: {0;0;1;1;0;0;0;0;1;0;1}
  • Penjelasan: Fungsi COUNTIF memungkinkan untuk mengidentifikasi sel dalam rentang $ H $ 5: $ H $ 6 yang sama dengan $E$5:$E$14 .

• IF(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), "") -Menjadi,
  • IF({0;0;0;1;1;0;0;0;0;1;0;1},MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), "") -Menjadi,
  • IF({0;0;1;1;0;0;0;1;0;1},{ 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10},"")
  • Keluaran: {""; ""; 3; 4; ""; ""; ""; 8; "";10}
  • Penjelasan: The JIKA memiliki tiga argumen, yang pertama harus berupa ekspresi logika. Jika ekspresi dievaluasi menjadi BENAR maka satu hal terjadi (argumen 2) dan jika SALAH Hal lain terjadi (argumen 3). Ekspresi logika telah dihitung pada langkah 1, BENAR sama 1 dan SALAH sama 0 (nol) . Baris no 3, 4, 8 dan 10 mengevaluasi BENAR (1) .

• SMALL(IF(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), ""), ROWS(G11:$G$11)) -Menjadi,
  • SMALL({""; ""; 3; 4; ""; ""; ""; 8; ""; 10},ROWS(G11:$G$11)) -Menjadi,
  • SMALL({""; ""; 3; 4; ""; ""; ""; ""; 8; "";10},1)
  • Keluaran: 3
  • Penjelasan: The KECIL fungsi mengembalikan fungsi k-th nilai terkecil dari sekelompok angka. 3 adalah yang terkecil dalam kelompok ini.

• INDEX($B$5:$E$14, SMALL(IF(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), ""), ROWS(G11:$G$11)), COLUMNS($B$5:B5)) -Menjadi,
  • INDEKS($B$5:$E$14, 3, KOLOM($B$5:B5)) -Menjadi,
  • INDEKS($B$5:$E$14, 3, 1)
  • Keluaran: {3; "Johnny", 80, "Biology"}
  • Penjelasan: The INDEX fungsi mengembalikan nilai dari rentang sel( $ B $ 5: $ E $ 14 ), ditentukan oleh nilai berdasarkan nomor baris dan kolom.

Baca selengkapnya: Kembalikan Beberapa Nilai di Excel Berdasarkan Kriteria Tunggal (3 Opsi)

3. Menggunakan Alat Perintah Filter untuk Mengekstrak Data dari Excel Berdasarkan Kriteria Rentang

Alat perintah Filter di Excel adalah salah satu alat yang paling banyak digunakan dan efektif untuk mengekstrak data spesifik berdasarkan kriteria yang berbeda.

Sebelumnya, kami menggunakannya sebagai contoh untuk mengekstrak detail siswa yang mendapat nilai 80 hingga 100 dengan menerapkan rumus Array. Namun di bagian ini, kita akan mempelajari cara melakukannya dengan memanfaatkan Alat Filter Excel .

Langkah-langkah untuk mengekstrak data berdasarkan rentang tertentu menggunakan Filter Excel diberikan di bawah ini.

Langkah-langkah:

• Pertama, pilih hanya sundulan dari dataset.
• Kedua, pergi ke Data -> Filter .

• Ketiga, akan menyisipkan tombol drop-down di setiap nama tajuk dataset.

• Kemudian, karena kita ingin mengekstrak data berdasarkan Marks, maka klik pada tombol drop-down di samping Marks kolom.
• Berikutnya, dari daftar drop-down, pilih Filter Angka -> Antara ... (sekali lagi, karena kita mengekstrak data antara 80 hingga 100 , jadi kami memilih opsi Antara Anda bisa memilih opsi lain dari daftar sesuai dengan kriteria Anda).

• Sekarang, dari pop-up Filter Otomatis Khusus kotak, pilih 80 dari daftar drop-down yang akan muncul hanya dengan mengklik pada tombol drop-down di samping lebih besar dari atau sama dengan label, dan pilih 100 dalam kotak label kurang dari atau sama dengan .
• Kemudian, klik OK .

Akhirnya, Anda akan mendapatkan semua detail hanya untuk siswa yang mendapat Nilai dari 80 hingga 100 .

Baca selengkapnya: Cara Mengekstrak Data dari Gambar ke Excel (Dengan Langkah Cepat)

Bacaan Serupa

• Cara Mengimpor Data ke Excel dari File Excel Lain (2 Cara)
• Kode VBA untuk Mengonversi File Teks ke Excel (7 Metode)
• Cara Mengonversi File Teks ke Excel Secara Otomatis (3 Cara yang Cocok)
• Konversi Excel ke File Teks dengan Pembatas (2 Pendekatan Mudah)
• Cara Mengimpor File Teks dengan Beberapa Pembatas ke Excel (3 Metode)

4. Memanfaatkan Filter Lanjutan untuk Mengekstrak Data dari Excel Berdasarkan Kriteria Rentang

Jika Anda tidak ingin melalui banyak langkah yang ditunjukkan dalam bagian Filter, Anda bisa menggunakan Filter Lanjutan opsi di Excel untuk mengekstrak data berdasarkan rentang tertentu.

Untuk memanfaatkan opsi filter lanjutan di Excel, Anda harus menentukan kondisi di lembar kerja Anda untuk digunakan nanti. Lihat gambar berikut di mana kami mendefinisikan kondisi kami mengekstrak detail siswa dari Nilai 80 hingga 100 dalam dua sel yang berbeda sebagai >=80 dan <=100 di bawah Tanda dan kita akan menggunakan nomor referensi sel dari sel-sel itu nanti dalam pekerjaan kami.

Langkah-langkah untuk mengekstrak data berdasarkan rentang tertentu menggunakan Filter Lanjutan Excel diberikan di bawah ini.

Langkah-langkah:

• Pertama, pilih seluruh tabel data .
• Kedua, pergi ke Data -> Lanjutan .

• Akhirnya, Anda akan melihat kisaran data yang dipilih dalam kotak di samping Rentang daftar pilihan.
• Kemudian, dalam kotak di samping Rentang kriteria , pilih sel yang membawa kondisi yang ditentukan Anda akan melihat nama lembar kerja akan dibuat secara otomatis di sana, mengikuti nomor referensi sel yang memegang kondisi yang telah ditentukan sebelumnya.
• Terakhir, klik OK .

Hasilnya, Anda akan mendapatkan semua detail hanya untuk siswa yang mendapat Nilai dari 80 hingga 100 .

Baca selengkapnya: Ekstrak Data yang Difilter di Excel ke Sheet Lain (4 Metode)

5. Ekstrak Data dari Tabel yang Ditentukan Excel Berdasarkan Kriteria Rentang

Anda bisa mengekstrak data dari Tabel yang ditentukan Excel dari lembar kerja Excel Anda menggunakan perintah Filter pilihan.

Pertimbangkan dataset yang tidak terorganisir berikut ini, yang pertama-tama akan kita definisikan sebagai tabel Excel dan kemudian mengekstrak data dari sana.

Langkah-langkah untuk mengekstrak data dari tabel yang ditentukan Excel berdasarkan rentang tertentu diberikan di bawah ini.

Langkah-langkah:

• Pada awalnya, pilih sel apa saja dari dataset Anda dan tekan Ctrl T .

• Kemudian, sebuah pop-up Buat Tabel Kotak akan muncul, menunjukkan rentang dataset Anda sebagai nilai . simpan kotak centang Tabel saya memiliki tajuk ditandai.
• Kemudian, klik OK .

Ini akan menghasilkan tabel secara otomatis berdasarkan dataset Anda dengan a tombol drop-down bersama dengan header.

• Kemudian, seperti cara yang kami tunjukkan sebelumnya, klik pada tombol drop-down di samping Marks kolom karena kita ingin mengekstrak data berdasarkan Marks.
• Kemudian, dari daftar drop-down, pilih Filter Angka -> Antara ... (sekali lagi, karena kita mengekstrak data antara 80 hingga 100 , kita memilih opsi Antara Anda bisa memilih opsi lain dari daftar sesuai dengan kriteria Anda).

• Sekarang, dari pop-up Filter Otomatis Khusus kotak, pilih 80 dari daftar drop-down yang akan muncul hanya dengan mengklik pada tombol drop-down di samping lebih besar dari atau sama dengan label, dan pilih 100 dalam kotak label kurang dari atau sama dengan .
• Terakhir, klik OK .

Pada akhirnya, Anda akan mendapatkan tabel yang ditentukan Excel yang hanya membawa rincian siswa yang mendapat Nilai dari 80 hingga 100 .

Baca Lebih Lanjut: Cara Mengekstrak Data Dari Tabel Berdasarkan Beberapa Kriteria di Excel

Ingatlah

• Karena kisaran array tabel data untuk mencari nilai sudah tetap, jangan lupa untuk meletakkan dolar ($) di depan nomor referensi sel dari tabel larik.
• Apabila bekerja dengan nilai larik, jangan lupa untuk menekan Ctrl + Shift + Enter pada keyboard Anda saat mengekstrak hasil. Hanya dengan menekan Masuk hanya akan berfungsi apabila Anda menggunakan Microsoft 365 .
• Setelah menekan Ctrl + Shift + Enter , Anda akan melihat bahwa formula bar melingkupi formula dalam tanda kurung kurawal {} , mendeklarasikannya sebagai rumus array. Jangan mengetikkan tanda kurung {} sendiri, Excel secara otomatis melakukan ini untuk Anda.

Kesimpulan

Pada artikel ini, kami telah mempelajari cara mengekstrak data dari Excel berdasarkan kriteria yang berbeda. Saya harap artikel ini sangat bermanfaat bagi Anda. Jangan ragu untuk mengajukan pertanyaan apa pun jika Anda memiliki pertanyaan tentang topik tersebut.