في بعض الأحيان قد نحتاج إلى البحث عن بيانات معينة للعمل معها. ولكن عندما تكون مجموعة البيانات ضخمة ، فمن الصعب حقًا العثور على ما نبحث عنه. في هذه المقالة ، سنوضح لك كيفية استخراج البيانات من Excel بناءً على معايير مختلفة.

تنزيل نموذج التدريب

يمكنك تنزيل نموذج Excel للتدرب المجاني من هنا.

5 طرق لاستخراج البيانات من Excel استنادًا إلى المعايير

سيناقش هذا القسم 5 طرق مختلفة لاستخراج البيانات من Excel بناءً على معايير معينة.

1. تنفيذ صيغة الصفيف لاستخراج البيانات من Excel بناءً على معايير النطاق

من مجموعة البيانات التالية كمثال ، سنصف لك عملية استخراج البيانات بناءً على النطاق. لنفترض أن لدينا مجموعة بيانات من تفاصيل الطلاب ، حيث نريد فقط استرداد تفاصيل الطالب الذين حصلوا على علامات من 80 إلى 100 .

فيما يلي خطوات استخراج البيانات بناءً على نطاق معين باستخدام الصيغة Array .

الخطوات:

• أولاً ، قم بتخزين الحالة في الخلايا الأخرى للعمل معها لاحقًا. هذا يعني أننا سنستخرج تفاصيل الطلاب الذين حصلوا على علامة من 80 إلى 100 ، قمنا بتخزين 80 كقيمة البداية و 100 كقيمة نهائية في الخلايا I4 و I5 على التوالي.

أيضًا ، نحتاج إلى تخزين العمود أيضًا من حيث سنبحثالشرط في ورقة العمل الخاصة بك لاستخدامها لاحقًا. انظر إلى الصورة التالية حيث نحدد شرطنا لاستخراج تفاصيل الطلاب من علامات 80 إلى 100 في خليتين مختلفتين مثل & gt؛ = 80 و & lt؛ = 100 ضمن علامات وسنستخدم الأرقام المرجعية للخلية من تلك الخلايا لاحقًا في عملنا.

الخطوات اللازمة استخراج البيانات على أساس نطاق معين باستخدام Excel's Advanced Filter موضح أدناه.

الخطوات:

• أولاً ، حدد جدول البيانات بالكامل .
• ثانيًا ، انتقل إلى البيانات - & GT. متقدم .

• أخيرًا ، سترى نطاق البيانات المحددة في المربع المجاور لـ خيار نطاق القائمة .
• ثم ، في المربع المجاور لـ نطاق المعايير ، حدد الخلايا التي تحمل الشروط المحددة . سترى اسم ورقة العمل سيتم إنشاؤه تلقائيًا هناك ، باتباع الأرقام المرجعية للخلية للاحتفاظ بالشروط المحددة مسبقًا.
• أخيرًا ، انقر فوق موافق .

نتيجة لذلك ، ستحصل على جميع التفاصيل فقط للطلاب الذين حصلوا على علامات من 80 إلى 100 .

اقرأ المزيد: استخراج البيانات المفلترة في Excel إلى ورقة أخرى (4 طرق)

5. استخراج البيانات من جدول Excel المحدد استنادًا إلى معايير النطاق

يمكنك استخراج البيانات من جدول محدد في Excel من ورقة عمل Excel باستخدام عامل التصفية الخيار.

ضع في اعتبارك مجموعة البيانات غير المنظمة التالية ، والتي سنعرفها أولاً كجدول Excel ثم نستخرج البيانات من هناك.

خطوات استخراج البيانات من الجدول المحدد في Excel بناءً على نطاق معين مذكورة أدناه.

الخطوات:

• في البداية ، حدد أي خلية من مجموعة البيانات الخاصة بك واضغط على Ctrl T .

• ثم ، ستظهر نافذة منبثقة إنشاء جدول مربع تظهر ، مع عرض النطاق لمجموعة البيانات الخاصة بك كقيم . احتفظ بمربع الاختيار يحتوي الجدول على رؤوس محددة.
• لاحقًا ، انقر فوق موافق .

سيُنشئ جدولًا تلقائيًا استنادًا إلى مجموعة البيانات الخاصة بك باستخدام الزر المنسدل جنبًا إلى جنب مع الرؤوس.

• ثم ، مثل الطريقة التي أظهر لك سابقًا ، انقر فوق الزر المنسدل بجوار عمود العلامات لأننا نريد استخراج البيانات بناءً على العلامات.
• لاحقًا ، من القائمة المنسدلة ، حدد عدد مرشحات - & GT. بين ... (مرة أخرى ، بينما نستخرج البيانات بين 80 إلى 100 ، نختار الخيار بين . يمكنك تحديد أي خيارات أخرى من القائمة وفقًا لمعاييرك) .

• الآن ، من النافذة المنبثقة تصفية تلقائية مخصصة ، حدد 80 من القائمة المنسدلة التي ستظهر بمجرد النقر على زر القائمة المنسدلة بجوار أكبر من أو يساوي التسمية ، وحدد 100 في مربع التسمية أقلمن أو يساوي .
• أخيرًا ، انقر فوق موافق .

في النهاية ، ستحصل جدول محدد في Excel يحتوي فقط على تفاصيل الطلاب الذين حصلوا على علامات من 80 إلى 100 .

اقرأ المزيد: كيفية استخراج البيانات من الجدول بناءً على معايير متعددة في Excel

ضع في اعتبارك

• نظرًا لأن نطاق مصفوفة جدول البيانات للبحث عن القيمة ثابت ، لا تنسَ وضع علامة dollar ($) أمام الرقم المرجعي للخلية لجدول المصفوفة.
• عند العمل مع قيم المصفوفة ، لا تنس الضغط على Ctrl + Shift + Enter على لوحة المفاتيح أثناء استخراج النتائج. الضغط فقط على Enter سيعمل فقط عندما تستخدم Microsoft 365 .
• بعد الضغط على Ctrl + Shift + Enter ، ستلاحظ أن قام شريط الصيغة بتضمين الصيغة بأقواس متعرجة {} ، معلناً إياها كصيغة صفيف. لا تكتب هذه الأقواس {} بنفسك ، يقوم Excel بذلك تلقائيًا نيابة عنك.

الاستنتاج

في هذه المقالة ، تعلمت كيفية استخراج البيانات من Excel بناءً على معايير مختلفة. آمل أن يكون هذا المقال مفيدًا جدًا لك. لا تتردد في طرح أي أسئلة إذا كان لديك بخصوص الموضوع.

• ثالثًا ، اضغط على Ctrl + Shift + Enter على لوحة المفاتيح.

بعد ذلك ، ستحصل على البيانات الأولى المستخرجة التي تطابق حالتك في خلية النتيجة. على سبيل المثال جوني الذي معرف هو 3 حصل على 80 علامة في علم الأحياء ويتم تخزين سجله في مجموعة البيانات قبل آخرون ، لذلك حصلنا على معرف جوني 3 في خلية النتيجة.

• الآن ، اسحب حول الأعمدة والصفوف بواسطة مقبض التعبئة لاسترداد تفاصيل فقط الطلاب الذين حصلوا على علامات من 80 إلى 100 .

انهيار الصيغة

• INDEX ($ B $ 5: $ E $ 14 ،، $ I $ 6)
  • الإخراج: {60؛ 30؛ 80؛ 55؛ 87 ؛ 95؛ 100؛ 42؛ 25؛ 18}
  • Explanation: الدالة INDEX عادةً ما تُرجع قيمة واحدة أو عمودًا أو صفًا كاملاً من نطاق خلايا معين. يتم تخزين 3 في الخلية $ I $ 6 ، لذا فهي تُرجع العمود بالكامل بدون 3 ( علامات عمود) من النطاق بالكامل من مجموعة البيانات ( $ B $ 5: $ E $ 14 ) كإخراج.

• INDEX ($ B $ 5: $ E $ 14 ،، $ I $ 6) & lt؛ = $ I $ 5 - & gt؛ يصبح ،
  • {60؛ 30؛ 80؛ 55؛ 87؛ 95؛ 100؛ 42؛ 25؛ 18} & lt؛ = 100
  • الإخراج: {TRUE ؛ TRUE؛ TRUE؛ TRUE؛ TRUE؛ TRUE؛ TRUE؛ TRUE؛ TRUE؛ TRUE}
  • التفسير: قمنا بتخزين 100 في الخلية $ I $ 5 . نظرًا لأن جميع القيم أقل من 100 ($ I $ 5) ، فإنها تُرجع عمودًا ممتلئًا بـ TRUE .

بالمثل ،

• INDEX ($ B $ 5: $ E $ 14 ،، $ I $ 6) & gt؛ = $ I $ 4 - & gt؛ يصبح ،
  • { 60؛ 30؛ 80؛ 55؛ 87؛ 95؛ 100؛ 42؛ 25؛ 18} & gt؛ = 80
  • الإخراج: {FALSE؛ FALSE؛ TRUE؛ FALSE؛ TRUE؛ TRUE؛ TRUE؛ FALSE؛ FALSE؛ FALSE}
  • التفسير: قمنا بتخزين 80 في الخلية $ I $ 4 . لذلك تُرجع TRUE عندما تكون القيمة من العمود تساوي أو أكبر من 80 ؛ وإلا فإنها ترجع FALSE .

• (INDEX ($ B $ 5: $ E $ 14 ،، $ I $ 6) = $ I $ 4) - & GT. تصبح ،
  • {TRUE؛ TRUE؛ TRUE؛ TRUE؛ TRUE؛ TRUE؛ TRUE؛ TRUE؛ TRUE؛ TRUE؛ TRUE} * {FALSE؛ FALSE؛ TRUE؛ FALSE؛ TRUE؛ TRUE؛ TRUE؛ FALSE؛ FALSE؛ FALSE}
  • الإخراج: {0؛ 0؛ 1؛ 0؛ 1؛ 1؛ 1؛ 0؛ 0؛ 0}
  • التفسير: القيم المنطقية لها مكافئات عددية ، TRUE = 1 و FALSE = 0 (صفر) . يتم تحويلها عند إجراء عملية حسابية في صيغة.

• ROW ($ B $ 5: $ E $ 14)
  • الإخراج: {5؛ 6؛ 7؛ 8؛ 9؛ 10؛ 11؛ 12؛ 13؛ 14}
  • التفسير: الصف دالة تحسب رقم صف الخليةمرجع.

• MATCH (ROW ($ B $ 5: $ E $ 14)، ROW ($ B $ 5: $ E $ 14)) - & GT. يصبح ،
  • MATCH ({5 ؛ 6 ؛ 7 ؛ 8 ؛ 9 ؛ 10 ؛ 11 ؛ 12 ؛ 13 ؛ 14} ، {5 ؛ 6 ؛ 7 ؛ 8 ؛ 9 ؛ 10 ؛ 11 ؛ 12؛ 13؛ 14})
  • الإخراج: {1 ؛ 2 ؛ 3 ؛ 4 ؛ 5 ؛ 6 ؛ 7 ؛ 8 ؛ 9 ؛ 10}
  • توضيح: تعرض دالة MATCH الموضع النسبي لعنصر في مصفوفة أو مرجع خلية يطابق قيمة محددة بترتيب معين .

• IF ((INDEX ($ B $ 5: $ E $ 14 ،، $ I $ 6) = $ I $ 4) ، MATCH (ROW ( $ B $ 5: $ E $ 14) ، ROW ($ B $ 5: $ E $ 14)) ، "") - & gt؛ يصبح ،
  • إذا ( {0 ؛ 0 ؛ 1 ؛ 0 ؛ 1 ؛ 1 ؛ 1 ؛ 0 ؛ 0 ؛ 0}) ، {1 ؛ 2 ؛ 3 ؛ 4 ؛ 5 ؛ 6 ؛ 7 ؛ 8 ؛ 9 ؛ 10} ، "")
  • الإخراج: {"" ؛ "" ؛ 3 ؛ "" ؛ 5 ؛ 6 ؛ 7 ؛ "" ؛ "" ؛ “”}
  • التفسير: تعرض الدالة IF قيمة واحدة إذا كان الاختبار المنطقي TRUE وقيمة أخرى إذا كانت منطقية الاختبار هو FALSE .

• صغير (IF ((INDEX ($ B $ 5: $ E $ 14 ،، $ I $ 6 ) = $ I $ 4) ، MATCH (ROW ($ B $ 5: $ E $ 14) ، ROW ($ B $ 5: $ E $ 14)) ، "") ، ROWS (G11: $ G $ 11)) - & gt ؛ يصبح ،
  • صغير ({"" ؛ "" ؛ 3 ؛ "" ؛ 5 ؛ 6 ؛ 7 ؛ "" ؛ "" ؛ ""} ، ROWS (G11: $ G $ 11)) - & GT. يصبح ،
  • صغير ({"" ؛ "" ؛ 3 ؛ "" ؛ 5 ؛ 6 ؛ 7 ؛ "" ؛ "" ؛ ""} ، 1)
  • الإخراج: 3
  • الشرح: الدالة SMALL تعرض k-th أصغر قيمة من مجموعة أرقام. 3 هو الأصغر في هذاالمجموعة.

• INDEX ($ B $ 5: $ E $ 14، SMALL (IF ((INDEX ($ B $ 5: $ E $ 14 ،، $ I $ 6) = $ I $ 4) ، MATCH (ROW ($ B $ 5: $ E $ 14) ، ROW ($ B $ 5: $ E $ 14)) ، "") ، ROWS (G11: $ 11 G $)) ، الأعمدة ( $ A $ 1: A1)) - & GT؛ يصبح ،
  • INDEX ($ B $ 5: $ E $ 14،3،،، 1)
  • الإخراج: {3؛ “Johnny”، 80، “Biology”}
  • التفسير: ترجع الدالة INDEX قيمة من نطاق خلايا ( $ B $ 5 : $ E $ 14 ) ، محددة بالقيمة بناءً على رقم الصف والعمود.

اقرأ المزيد: How to استخراج البيانات من الخلية في Excel (5 طرق)

2. تنفيذ صيغة صفيف لاستخراج البيانات من Excel بناءً على شروط متعددة

في القسم أعلاه ، قمنا باستخراج البيانات بناءً على نطاق معين. ولكن في هذا القسم ، سنوضح لك كيفية استخراج البيانات بناءً على شروط متعددة.

انظر إلى مجموعة البيانات نفسها كما في السابق ولكن هنا بدلاً من تخزين مجموعة من القيم (العلامات 80 إلى 100) كشرط ، قمنا بتخزين شروط متعددة مثل استرجاع تفاصيل الطلاب من قسمي الكيمياء والأحياء .

خطوات استخراج البيانات بناءً على شروط متعددة باستخدام Array معطاة أدناه

الخطوات:

• أولاً ، قم بتخزين الشروط في خلايا أخرى للعمل معها لاحقًا. هذا يعني أننا سنستخرج تفاصيل الطلاب من أقسام الكيمياء و الأحياء ، قمنا بتخزين الكيمياء و الأحياء في الخلايا H5 و H6 على التوالي.
• ثانيًا ، في خلية أخرى ، حيث تريد النتيجة (أردنا النتيجة في الخلية G11 ) ، اكتب الصيغة التالية ،

• ثالثًا ، اضغط على Ctrl + Shift + Enter على لوحة المفاتيح.

لاحقًا ، ستحصل على البيانات المستخرجة الأولى التي تطابق شروطك في خلية النتيجة. على سبيل المثال جوني الذي معرف هو 3 من قسم الأحياء ويتم تخزين سجله في مجموعة البيانات قبل الآخرين ، لذلك حصلنا على معرّف جوني 3 في خلية النتيجة.

• الآن ، اسحب حول الأعمدة والصفوف بواسطة مقبض التعبئة لاسترداد تفاصيل الطلاب الذين ينتمون إلى القسم من الكيمياء و الأحياء .

تفصيل الصيغة

• COUNTIF ($ H $ 5: $ H $ 6، $ E $ 5: $ E $ 14) - & GT؛ يصبح ،
  • COUNTIF ({"الكيمياء" ، "علم الأحياء"} ، {"الرياضيات" ، "الفيزياء" ، "علم الأحياء" ، "الكيمياء" ، "الفيزياء" ، "الفيزياء" ، "الرياضيات "؛" الكيمياء "؛" الرياضيات "؛" علم الأحياء "}
  • الإخراج: {0؛ 0؛ 1؛ 1؛ 0؛ 0؛ 0؛ 1؛ 0؛ 1}
  • التفسير: وظيفة COUNTIF تسمح بتعريف الخلايا في النطاق $ H $ 5: $ H $ 6 الذي يساوي $ E $ 5: $ E $ 14 .

• IF (COUNTIF ($ H $ 5: $ H $ 6، $ E $ 5: $ E 14 دولارًا) ، المباراة (ROW ($ B $ 5: $ E $ 14) ، ROW ($ B $ 5: $ E $ 14)) ، "") - & gt ؛ تصبح ،
  • IF ( {0؛ 0؛ 1؛ 1؛ 0؛ 0؛ 0؛ 1؛ 0؛ 1}، MATCH (ROW ($ B $ 5: $ E $ 14)، ROW ($ B $ 5: $ E $ 14))، “”) - & GT. يصبح ،
  • IF ({0؛ 0؛ 1؛ 1؛ 0؛ 0؛ 0؛ 1؛ 0؛ 1}، { 1؛ 2؛ 3؛ 4؛ 5 ؛ 6 ؛ 7 ؛ 8 ؛ 9 ؛ 10} ، "")
  • الإخراج: {"" ؛ "" ؛ 3 ؛ 4 ؛ "" ؛ "" ؛ "" ؛ 8 ؛ “”؛ 10}
  • الشرح: تحتوي الوظيفة IF على ثلاث وسيطات ، يجب أن تكون الأولى تعبيرًا منطقيًا. إذا تم تقييم التعبير إلى TRUE ، فسيحدث شيء واحد (الوسيطة 2) وإذا كان FALSE يحدث شيء آخر (الوسيطة 3). تم حساب التعبير المنطقي في الخطوة 1 ، TRUE يساوي 1 و FALSE يساوي 0 (صفر) . رقم الصف 3 ، 4 ، 8 و 10 تقييم TRUE (1) .

• صغير (إذا كان (COUNTIF ($ H $ 5: $ H $ 6 ، $ E $ 5: $ E $ 14) ، MATCH (ROW ($ B $ 5: $ E $ 14) ، ROW ($ B $ 5: $ E $ 14) ) ، "") ، ROWS (G11: $ G $ 11)) - & GT ؛ يصبح ،
  • صغير ({"" ، "" ، 3 ، 4 ، "" ، "" ، "" ، 8 ، "" ، 10} ، ROWS (G11: $ G $ 11)) - & GT. يصبح ،
  • صغير ({"" ، "" ، 3 ، 4 ، "" ، "" ، "" ، 8 ، "" ، 10} ، 1)
  • الإخراج: 3
  • الشرح: ترجع الدالة صغيرة القيمة k-th أصغر قيمة من مجموعة أرقام. 3 هو الأصغر في هذه المجموعة.

• INDEX ($ B $ 5: $ E $ 14، SMALL (IF (COUNTIF ($ H $ 5: $ H $ 6 ، $ E $ 5: $ E $ 14) ، MATCH (ROW ($ B $ 5: $ E $ 14) ، ROW ($ B $ 5: $ E $ 14)) ، "") ، ROWS (G11 : $ 11 G $)) ، أعمدة ($ B $ 5: B5)) - & GT ؛ يصبح ،
  • INDEX ($ B $ 5: $ E $ 14، 3، COLUMNS ($ B $ 5: B5)) - & GT؛ يصبح ،
  • INDEX ($ B $ 5: $ E $ 14، 3، 1)
  • الإخراج: {3؛ "جوني" ، 80 ، "علم الأحياء"}
  • Explanation: دالة INDEX ترجع قيمة من نطاق خلايا ( $ B $ 5: $ E $ 14 ) ، محدد بالقيمة المبنية على رقم الصف والعمود.

اقرأ المزيد: إرجاع قيم متعددة في Excel استنادًا إلى معايير فردية (3 خيارات)

3. استخدام أداة أمر التصفية لاستخراج البيانات من Excel استنادًا إلى معايير النطاق

تعد أداة أمر التصفية في Excel واحدة من أكثر الأدوات استخدامًا وفعالية لاستخراج بيانات محددة بناءً على مختلف المعايير.

انظر إلى مجموعة البيانات التالية. في السابق ، استخدمناها كمثال لاستخراج تفاصيل الطلاب الذين حصلوا على علامات من 80 إلى 100 من خلال تنفيذ صيغة Array. ولكن في هذا القسم ، سوف نتعلم كيفية القيام بذلك عن طريق استخدام أداة تصفية Excel .

خطوات استخراج البيانات بناءً على نطاق معين باستخدام تم توفير عامل تصفية Excel أدناه.

الخطوات:

• أولاً ، حدد فقط رأس من مجموعة البيانات.
• ثانيًا ، انتقل إلى البيانات - & GT. عامل التصفية .

• ثالثًا ، سيتم إدراج زر قائمة منسدلة في كل اسم رأس لمجموعة البيانات.

• ثم ، كما نريد استخراج البيانات بناءً على العلامات ، لذا انقر فوق الزر المنسدل بجوار العلامات عمود.
• التالي ، من القائمة المنسدلة ، حدد Number Filters - & gt؛ بين ... (مرة أخرى ، لأننا نستخرج البيانات بين 80 إلى 100 ، لذلك نختار الخيار بين . يمكنك تحديد أي خيارات أخرى من القائمة وفقًا لمعاييرك).

• الآن ، من القائمة المنبثقة تصفية تلقائية مخصصة ، حدد 80 من القائمة المنسدلة التي ستظهر بمجرد النقر على زر القائمة المنسدلة بجوار أكبر من أو يساوي التسمية ، وحدد 100 في مربع التسمية أقل من أو يساوي .
• لاحقًا ، انقر فوق موافق .

أخيرًا ، ستحصل على جميع التفاصيل فقط للطلاب الذين حصلوا على علامات من 80 إلى 100 .

اقرأ المزيد: كيفية استخراج البيانات من الصورة إلى Excel (بخطوات سريعة)

قراءات مماثلة

• كيفية استيراد البيانات إلى Excel من ملف Excel آخر (طريقتان)
• رمز VBA لتحويل ملف نصي إلى Excel (7 طرق )
• كيفية تحويل ملف نصي إلى Excel تلقائيًا (3 طرق مناسبة)
• تحويل Excel إلى ملف نصي باستخدام محدد (طريقتان سهلتان)
• كيفية استيراد ملف نصي باستخدام Multi ple المحددات في Excel (3 طرق)

4. استخدام عامل التصفية المتقدم لاستخراج البيانات من Excel استنادًا إلى معايير النطاق

إذا كنت لا تريد متابعة الكثير من الخطوات الموضحة في قسم التصفية ، فيمكنك استخدام مرشح متقدم الخيار في Excel لاستخراج البيانات بناءً على نطاق معين.

للاستفادة من خيار التصفية المتقدم في Excel ، يجب عليك تحديد