Đôi khi, chúng tôi có thể cần tìm kiếm một số dữ liệu nhất định để xử lý. Nhưng khi tập dữ liệu rất lớn, thật khó để tìm thấy những gì chúng ta đang tìm kiếm. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách trích xuất dữ liệu từ Excel dựa trên các tiêu chí khác nhau.

Tải xuống Mẫu thực hành

Bạn có thể tải xuống mẫu Excel thực hành miễn phí từ đây.

5 cách trích xuất dữ liệu từ Excel dựa trên tiêu chí

Phần này sẽ thảo luận về 5 cách khác nhau để trích xuất dữ liệu từ Excel dựa trên các tiêu chí nhất định.

1. Triển khai Công thức mảng để trích xuất dữ liệu từ Excel dựa trên tiêu chí phạm vi

Từ tập dữ liệu sau làm ví dụ, chúng tôi sẽ mô tả cho bạn quy trình trích xuất dữ liệu dựa trên phạm vi. Giả sử, chúng ta có một bộ dữ liệu chi tiết về Học sinh, từ đó chúng ta chỉ muốn truy xuất thông tin chi tiết về học sinh có Điểm từ 80 đến 100 .

Các bước để trích xuất dữ liệu dựa trên một phạm vi nhất định bằng cách sử dụng công thức Mảng được cung cấp bên dưới.

Các bước:

• Đầu tiên, lưu trữ điều kiện trong các ô khác để làm việc với những ô đó sau này. Điều đó có nghĩa là vì chúng tôi sẽ trích xuất thông tin chi tiết của học sinh có Điểm từ 80 đến 100 , chúng tôi đã lưu trữ 80 làm Giá trị Bắt đầu và 100 làm Giá trị Cuối cùng trong Các ô I4 và I5 tương ứng.

Ngoài ra, chúng ta cũng cần lưu trữ cột từ nơi chúng ta sẽ tìm kiếmđiều kiện trong trang tính của bạn để sử dụng sau này. Xem hình ảnh sau đây nơi chúng tôi xác định điều kiện trích xuất chi tiết Điểm 80 đến 100 của học sinh trong hai ô khác nhau là >=80 và <=100 dưới Dấu và chúng ta sẽ sử dụng số tham chiếu ô của các ô đó sau này trong công việc của mình.

Các bước để trích xuất dữ liệu dựa trên một phạm vi nhất định bằng Bộ lọc nâng cao của Excel được cung cấp bên dưới.

Các bước:

• Đầu tiên, chọn toàn bộ bảng dữ liệu .
• Thứ hai, hãy chuyển đến Dữ liệu -> Nâng cao .

• Cuối cùng, bạn sẽ thấy phạm vi dữ liệu đã chọn của mình trong hộp bên cạnh Tùy chọn Phạm vi danh sách .
• Sau đó, trong hộp bên cạnh Phạm vi tiêu chí , hãy chọn các ô chứa các điều kiện đã xác định . Bạn sẽ thấy tên của trang tính sẽ được tạo tự động trong đó, theo số tham chiếu ô giữ các điều kiện được xác định trước.
• Cuối cùng, nhấp vào OK .

Do đó, bạn sẽ chỉ nhận được tất cả thông tin chi tiết về những học sinh đạt Điểm từ 80 đến 100 .

Đọc thêm: Trích xuất dữ liệu đã lọc trong Excel sang một trang tính khác (4 phương pháp)

5. Trích xuất dữ liệu từ bảng do Excel xác định dựa trên tiêu chí phạm vi

Bạn có thể trích xuất dữ liệu từ Bảng do Excel xác định từ trang tính Excel của mình bằng cách sử dụng Bộ lọc tùy chọn.

Hãy xem xét tập dữ liệu chưa được sắp xếp sau đây, trước tiên chúng ta sẽ xác định tập dữ liệu này dưới dạng bảng Excel, sau đó trích xuất dữ liệu từ đó.

Các bước để trích xuất dữ liệu từ bảng do Excel xác định dựa trên một phạm vi nhất định được đưa ra bên dưới.

Các bước:

• Ban đầu, hãy chọn bất kỳ ô nào từ tập dữ liệu của bạn và nhấn Ctrl T .

• Sau đó, hộp Tạo Bảng bật lên sẽ xuất hiện, hiển thị phạm vi tập dữ liệu của bạn dưới dạng giá trị . Giữ hộp kiểm Bảng của tôi có tiêu đề được đánh dấu.
• Sau đó, nhấp vào OK .

Nó sẽ tự động tạo bảng dựa trên tập dữ liệu của bạn bằng nút thả xuống cùng với các tiêu đề.

• Sau đó, giống như cách chúng tôi trước đây đã chỉ cho bạn, hãy nhấp vào nút thả xuống bên cạnh cột Nhãn hiệu vì chúng tôi muốn trích xuất dữ liệu dựa trên Nhãn hiệu.
• Sau đó, từ danh sách thả xuống, hãy chọn Bộ lọc số -> Giữa… (một lần nữa, vì chúng tôi đang trích xuất dữ liệu từ 80 đến 100 , chúng tôi chọn tùy chọn Giữa . Bạn có thể chọn bất kỳ tùy chọn nào khác từ danh sách theo tiêu chí của mình) .

• Bây giờ, từ hộp Bộ lọc tự động tùy chỉnh bật lên, hãy chọn 80 từ danh sách thả xuống sẽ xuất hiện bằng cách chỉ cần nhấp vào nút thả xuống bên cạnh nhãn lớn hơn hoặc bằng và chọn 100 trong hộp nhãn ít hơnhơn hoặc bằng .
• Cuối cùng, nhấp vào OK .

Cuối cùng, bạn sẽ nhận được một bảng được xác định bằng Excel chỉ chứa thông tin chi tiết của những học sinh có Điểm từ 80 đến 100 .

Đọc thêm: Cách trích xuất dữ liệu Từ bảng dựa trên nhiều tiêu chí trong Excel

Lưu ý

• Vì phạm vi của mảng bảng dữ liệu để tìm kiếm giá trị là cố định , đừng quên đặt dấu đô la ($) trước số tham chiếu ô của bảng mảng.
• Khi làm việc với giá trị mảng, đừng quên nhấn Ctrl + Shift + Enter trên bàn phím của bạn trong khi trích xuất kết quả. Chỉ nhấn Enter sẽ chỉ hoạt động khi bạn đang sử dụng Microsoft 365 .
• Sau khi nhấn Ctrl + Shift + Enter , bạn sẽ nhận thấy rằng nút thanh công thức kèm theo công thức trong dấu ngoặc nhọn {} , khai báo công thức đó là công thức mảng. Đừng tự mình gõ dấu ngoặc {} đó, Excel sẽ tự động làm việc này cho bạn.

Kết luận

Trong bài viết này, chúng tôi đã học cách trích xuất dữ liệu từ Excel dựa trên các tiêu chí khác nhau. Tôi hy vọng rằng bài viết này đã rất hữu ích cho bạn. Vui lòng đặt bất kỳ câu hỏi nào nếu bạn có về chủ đề này.

• Thứ ba, nhấn Ctrl + Shift + Enter trên bàn phím của bạn.

Sau đó, bạn sẽ nhận được dữ liệu được trích xuất đầu tiên phù hợp với điều kiện của bạn trong ô kết quả. Ví dụ. Johnny có ID là 3 đạt 80 Điểm môn Sinh học và hồ sơ của anh ấy được lưu trữ trong bộ dữ liệu trước những người khác, vì vậy chúng ta có Johnny's ID 3 trong ô kết quả.

• Bây giờ, hãy kéo xung quanh các cột và hàng bằng cách Fill Handle để truy xuất thông tin chi tiết của chỉ những học sinh đạt Điểm từ 80 đến 100 .

Phân tích công thức

• INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)
  • Đầu ra: {60;30;80;55;87 ;95;100;42;25;18}
  • Giải thích: Hàm INDEX thường trả về một giá trị hoặc toàn bộ cột hoặc hàng từ một phạm vi ô nhất định. 3 được lưu trữ trong Ô $I$6 , do đó, nó trả về toàn bộ cột số 3 (cột Marks ) từ toàn bộ phạm vi của tập dữ liệu ( $B$5:$E$14 ) làm đầu ra.

• INDEX($B$5:$E $14,,$I$6)<=$I$5 -> trở thành,
  • {60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}<=100
  • Kết quả: {TRUE ;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE}
  • Giải thích: Chúng tôi đã lưu trữ 100 trong Ô $I$5 . Vì tất cả các giá trị đều nhỏ hơn 100 ($I$5) nên nó trả về một cột chứa đầy TRUE .

Tương tự,

• INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)>=$I$4 -> trở thành,
  • { 60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}>=80
  • Đầu ra: {FALSE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;TRUE;FALSE;FALSE;FALSE}
  • Giải thích: Chúng tôi lưu trữ 80 trong Ô $I$4 . Vì vậy, nó trả về TRUE khi giá trị từ cột bằng hoặc lớn hơn 80 ; mặt khác, nó trả về FALSE .

• (INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)= $I$4) -> trở thành,
  • {TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE}*{FALSE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;TRUE;FALSE; FALSE;FALSE}
  • Đầu ra: {0;0;1;0;1;1;1;0;0;0}
  • Giải thích: Giá trị Boolean có số tương đương, TRUE = 1 và FALSE = 0 (không) . Chúng được chuyển đổi khi thực hiện phép tính số học trong công thức.

• ROW($B$5:$E$14)
  • Đầu ra: {5;6;7;8;9;10;11;12;13;14}
  • Giải thích: ROW hàm tính số hàng của một ôtham chiếu.

• MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)) -> trở thành,
  • MATCH({5;6;7;8;9;10;11;12;13;14},{5;6;7;8;9;10;11; 12;13;14})
  • Đầu ra: {1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; số 8; 9; 10}
  • Giải thích: Hàm MATCH trả về vị trí tương đối của một mục trong một mảng hoặc tham chiếu ô khớp với một giá trị đã chỉ định theo một thứ tự cụ thể .

• IF((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)=$I$4),MATCH(ROW( $B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),””) -> trở thành,
  • IF( {0;0;1;0;1;1;1;0;0;0}), {1 ; 2; 3; 4; 5; 6; 7; số 8; 9; 10},””)
  • Đầu ra: {“”; “”; 3; “”; 5; 6; 7; “”; “”; “””}
  • Giải thích: Hàm IF trả về một giá trị nếu kiểm tra logic là TRUE và một giá trị khác nếu kiểm tra logic kiểm tra là FALSE .

• SMALL(IF((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6 )=$I$4),MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),””),ROWS(G11:$G$11)) -> ; trở thành,
  • SMALL({“”; “”; 3; “”; 5; 6; 7; “”; “”; “”},ROWS(G11:$G$11)) -> trở thành,
  • NHỎ({“”; “”; 3; “”; 5; 6; 7; “”; “”; “”},1)
  • Kết quả: 3
  • Giải thích: Hàm SMALL trả về giá trị nhỏ nhất thứ k từ một nhóm số. 3 là nhỏ nhất trong nàynhóm.

• INDEX($B$5:$E$14,SMALL(IF((INDEX($B$5:$E$14,,$ I$6)=$I$4),MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),””),ROWS(G11:$G$11)),COLUMNS( $A$1:A1)) -> trở thành,
  • INDEX($B$5:$E$14,3,,1)
  • Đầu ra: {3; “Johnny”, 80, “Biology”}
  • Giải thích: Hàm INDEX trả về một giá trị từ một dải ô ( $B$5 :$E$14 ), được chỉ định bởi giá trị dựa trên số hàng và cột.

Đọc thêm: Cách Trích xuất dữ liệu từ ô trong Excel (5 phương pháp)

2. Triển khai Công thức mảng để trích xuất dữ liệu từ Excel dựa trên nhiều điều kiện

Trong phần trên, chúng tôi đã trích xuất dữ liệu dựa trên một phạm vi nhất định. Nhưng trong phần này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách trích xuất dữ liệu dựa trên nhiều điều kiện.

Hãy xem cùng một tập dữ liệu như trước nhưng ở đây thay vì lưu trữ một dải giá trị (Đánh dấu từ 80 đến 100) làm điều kiện, chúng tôi đã lưu trữ nhiều điều kiện, chẳng hạn như truy xuất thông tin chi tiết của sinh viên từ cả khoa Hóa học và Sinh học .

Các bước để trích xuất dữ liệu dựa trên nhiều điều kiện bằng cách sử dụng Mảng được đưa ra bên dưới.

Các bước:

• Đầu tiên, lưu trữ các điều kiện trong các ô khác để làm việc với các ô đó sau này. Điều đó có nghĩa là vì chúng tôi sẽ trích xuất thông tin chi tiết của sinh viên từ các khoa Hóa học và Sinh học , chúng tôi đã lưu trữ Hóa học và Sinh học trong Các ô H5 và H6 tương ứng.
• Thứ hai, trong một ô khác, nơi bạn muốn có kết quả (chúng tôi muốn kết quả của mình trong Ô G11 ), viết công thức sau,

• Thứ ba, nhấn Ctrl + Shift + Enter trên bàn phím của bạn.

Sau đó, bạn sẽ nhận được dữ liệu được trích xuất đầu tiên phù hợp với điều kiện của bạn trong ô kết quả. Ví dụ. Johnny có ID là 3 đến từ Khoa Sinh học và hồ sơ của anh ấy được lưu trữ trong tập dữ liệu trước những người khác, vì vậy chúng tôi có Johnny's ID 3 trong ô kết quả.

• Bây giờ, hãy kéo quanh các cột và hàng bằng cách Fill Handle để chỉ truy xuất thông tin chi tiết của những sinh viên đến từ Khoa của Hóa học và Sinh học .

Phân tích công thức

• COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14) -> trở thành,
  • COUNTIF({“Hóa học”;“Sinh học”},{“Toán”;“Vật lý”;“Sinh học”;“Hóa học”;“Vật lý”;“Vật lý”;“Toán ;“Hóa học”;“Toán”;“Sinh học”}
  • Đầu ra: {0;0;1;1;0;0;0;1;0;1}
  • Giải thích: Hàm COUNTIF cho phép xác định các ô trong phạm vi $H$5:$H$6 bằng $E$5:$E$14 .

• IF(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E $14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), “”) -> trở thành,
  • IF( {0;0;1;1;0;0;0;1;0;1},MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), “”) -> trở thành,
  • IF({0;0;1;1;0;0;0;1;0;1},{ 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10},””)
  • Kết quả: {“”; “”; 3; 4; “”; “”;“”; số 8; “”;10}
  • Giải thích: Hàm IF có ba đối số, đối số đầu tiên phải là một biểu thức logic. Nếu biểu thức ước tính là TRUE thì một điều sẽ xảy ra (đối số 2) và nếu FALSE thì điều khác sẽ xảy ra (đối số 3). Biểu thức logic đã được tính ở bước 1, TRUE bằng 1 và FALSE bằng 0 (không) . Hàng số 3, 4, 8 và 10 đánh giá TRUE (1) .

• SMALL(IF(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14) ), “”), ROWS(G11:$G$11)) -> trở thành,
  • SMALL({“”; “”; 3; 4; “”; “”;“”; 8; “”;10},ROWS(G11:$G$11)) -> trở thành,
  • NHỎ({“”; “”; 3; 4; “”; “”;“”; 8; “”;10},1)
  • Kết quả: 3
  • Giải thích: Hàm SMALL trả về giá trị nhỏ nhất thứ thứ k từ một nhóm số. 3 là nhỏ nhất trong nhóm này.

• INDEX($B$5:$E$14, SMALL(IF(COUNTIF) ($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), “”), ROWS(G11 :$G$11)), CỘT($B$5:B5)) -> trở thành,
  • INDEX($B$5:$E$14, 3, COLUMNS($B$5:B5)) -> trở thành,
  • INDEX($B$5:$E$14, 3, 1)
  • Đầu ra: {3; “Johnny”, 80, “Sinh học”}
  • Giải thích: Hàm INDEX trả về giá trị từ một phạm vi ô( $B$5:$E$14 ), được chỉ định bởi giá trị dựa trên số hàng và cột.

Đọc thêm: Trả về nhiều giá trị trong Excel dựa trên một tiêu chí (3 tùy chọn)

3. Sử dụng Công cụ Lệnh Lọc để Trích xuất Dữ liệu từ Excel Dựa trên Tiêu chí Phạm vi

Công cụ Lệnh Lọc trong Excel là một trong những công cụ hiệu quả và được sử dụng nhiều nhất để trích xuất dữ liệu cụ thể dựa trên các tiêu chí khác nhau tiêu chí.

Hãy xem tập dữ liệu sau. Trước đây, chúng tôi đã sử dụng nó làm ví dụ để trích xuất thông tin chi tiết của những sinh viên đạt Điểm từ 80 đến 100 bằng cách triển khai công thức Array. Nhưng trong phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách thực hiện điều đó bằng cách sử dụng Công cụ lọc của Excel .

Các bước để trích xuất dữ liệu dựa trên một phạm vi nhất định bằng cách sử dụng Bộ lọc của Excel được cung cấp bên dưới.

Các bước:

• Đầu tiên, chỉ chọn tiêu đề của tập dữ liệu.
• Thứ hai, đi tới Dữ liệu -> Bộ lọc .

• Thứ ba, nó sẽ chèn nút thả xuống vào mỗi tên tiêu đề của tập dữ liệu.

• Sau đó, vì chúng tôi muốn trích xuất dữ liệu dựa trên Nhãn hiệu, vì vậy hãy nhấp vào nút thả xuống bên cạnh Nhãn hiệu .
• Tiếp theo, từ danh sách thả xuống, hãy chọn Bộ lọc số -> Giữa… (một lần nữa, vì chúng tôi đang trích xuất dữ liệu từ 80 đến 100 , vì vậy chúng tôi chọn tùy chọn Giữa . Bạn có thể chọn bất kỳ tùy chọn nào khác từ danh sách theo tiêu chí của mình).

• Bây giờ, từ cửa sổ bật lên Bộ lọc tự động tùy chỉnh hộp, hãy chọn 80 từ danh sách thả xuống sẽ xuất hiện bằng cách nhấp vào nút thả xuống bên cạnh lớn hơn hoặc bằng nhãn và chọn 100 trong hộp nhãn nhỏ hơn hoặc bằng .
• Sau đó, nhấp vào OK .

Cuối cùng, bạn sẽ nhận được tất cả thông tin chi tiết chỉ dành cho những học sinh đạt Điểm từ 80 đến 100 .

Đọc thêm: Cách trích xuất dữ liệu từ hình ảnh vào Excel (với các bước nhanh)

Bài đọc tương tự

• Cách nhập dữ liệu vào Excel từ một tệp Excel khác (2 cách)
• Mã VBA để chuyển đổi tệp văn bản sang Excel (7 phương pháp )
• Cách tự động chuyển đổi tệp văn bản sang Excel (3 cách phù hợp)
• Chuyển đổi Excel thành tệp văn bản bằng dấu phân cách (2 cách tiếp cận dễ dàng)
• Cách nhập tệp văn bản bằng Multi nhiều Dấu phân cách vào Excel (3 Phương pháp)

4. Sử dụng Bộ lọc nâng cao để trích xuất dữ liệu từ Excel dựa trên tiêu chí phạm vi

Nếu bạn không muốn thực hiện nhiều bước được hiển thị trong phần Bộ lọc, bạn có thể sử dụng Bộ lọc nâng cao trong Excel để trích xuất dữ liệu dựa trên một phạm vi nhất định.

Để sử dụng tùy chọn bộ lọc nâng cao trong Excel, bạn phải xác định