Понекогаш можеби ќе треба да бараме одредени податоци за да работиме. Но, кога базата на податоци е огромна, навистина е тешко да се најде она што го бараме. Во оваа статија, ќе ви покажеме како да извлекувате податоци од Excel врз основа на различни критериуми.

Преземете го Шаблонот за вежбање

Можете да го преземете бесплатно вежбајте го шаблонот на Excel од овде.

5 начини за извлекување податоци од Excel врз основа на критериуми

Овој дел ќе разговара за 5 различни начини за извлекување податоци од Excel врз основа на одредени критериуми.

1. Спроведување на формула за низа за извлекување податоци од Excel врз основа на критериуми за опсег

Од следната база на податоци како пример, ќе ви го опишеме процесот на извлекување податоци врз основа на опсегот. Да претпоставиме дека имаме сет на податоци за учениците, од каде сакаме само да ги вратиме деталите за ученикот кој добил оценки од 80 до 100 .

Чекорите за извлекување податоци врз основа на одреден опсег користејќи ја формулата Array се дадени подолу.

Чекори:

• Прво, складирајте состојбата во другите клетки да работи со оние подоцна. Тоа значи дека ќе ги извлечеме деталите на учениците кои добиле оценки од 80 до 100 , ги зачувавме 80 како почетна вредност и 100 како крајна вредност во Ќелиите I4 и I5 соодветно.

Исто така, треба да ја складираме и колоната од каде ќе гледамеусловот во вашиот работен лист за да го користите подоцна. Погледнете ја следнава слика каде што ја дефинираме нашата состојба за извлекување на деталите на учениците за Ознаки од 80 до 100 во две различни ќелии како >=80 и <=100 под Ознаки и ќе ги користиме референтните броеви на ќелии од тие ќелии подоцна во нашата работа.

Чекорите до извлечете податоци врз основа на одреден опсег со помош на напредниот филтер на Excel се дадени подолу.

Чекори:

• Прво, изберете ја табела со цели податоци .
• Второ, одете на Податоци -> Напредно .

• Конечно, ќе го видите опсегот на вашите избрани податоци во полето до <Опција 1>Листа опсег .
• Потоа, во полето до Опсег на критериуми , изберете ги клетките што ги носат дефинираните услови . Ќе видите дека името на работниот лист ќе се генерира автоматски таму, следејќи ги референтните броеви на ќелиите за задржување на претходно дефинираните услови.
• На крајот, кликнете OK .

Како резултат на тоа, ќе ги добиете сите детали само за учениците кои добиле оценки од 80 до 100 .

Прочитајте повеќе: Екстрактирајте филтрирани податоци во Excel на друг лист (4 методи)

5. Извлечете податоци од табела дефинирана од Excel врз основа на критериуми за опсег

Можете да извлечете податоци од табела дефинирана со Excel од вашиот работен лист во Excel користејќи го Филтер опција.

Размислете за следната неорганизирана база на податоци, која прво ќе ја дефинираме како табела на Excel, а потоа ќе извлечеме податоци од таму.

Чекорите за извлекување податоци од Excel дефинираната табела врз основа на одреден опсег се дадени подолу.

Чекори:

• На почетокот, изберете која било ќелија од вашата база на податоци и притиснете Ctrl T .

• Потоа, ќе се појави скокачки прозорец Креирај табела се појавуваат, прикажувајќи го опсегот на вашата база на податоци како вредности . Чувајте го полето за избор Мојата табела има заглавија означени.
• Подоцна, кликнете OK .

Ќе автоматски генерира табела врз основа на вашата база на податоци со опаѓачкото копче заедно со заглавијата.

• Потоа, како и ние претходно ви покажав, кликнете на копчето паѓачкото до колоната Ознаки бидејќи сакаме да извлечеме податоци врз основа на Ознаките.
• Подоцна, од паѓачката листа, изберете Филтри за броеви -> Помеѓу… (повторно, бидејќи извлекуваме податоци помеѓу 80 и 100 , ја избираме опцијата Помеѓу . Можете да изберете која било друга опција од списокот според вашите критериуми) .

• Сега, од скокачкото поле Прилагодено автофилтер , изберете 80 од паѓачката листа која ќе се појави со едноставно кликнување на паѓачкото копче веднаш до е поголема или еднаква на етикетата и изберете 100 во полето за етикети е помалкуод или еднакво на .
• На крај, кликнете OK .

На крајот, ќе добиете табела дефинирана од Excel која ги носи само деталите за учениците кои добиле оценки од 80 до 100 .

Прочитајте повеќе: Како да извлечете податоци Од табела врз основа на повеќе критериуми во Excel

Имајте на ум

• Бидејќи опсегот на низата табели со податоци за пребарување на вредноста е фиксиран , не заборавајте да го ставите знакот долар ($) пред референтниот број на ќелијата од табелата со низи.
• Кога работите со вредностите на низата, не заборавајте да притиснете Ctrl + Shift + Enter на вашата тастатура додека извлекувате резултати. Притискањето само Enter ќе работи само кога користите Microsoft 365 .
• По притискање на Ctrl + Shift + Enter , ќе забележите дека лентата со формули ја затвори формулата во виткани загради {} , декларирајќи ја како формула за низа. Не ги пишувајте тие загради {} сами, Excel автоматски го прави тоа наместо вас.

Заклучок

Во оваа статија, ние научиле како да извлечат податоци од Excel врз основа на различни критериуми. Се надевам дека овој напис беше многу корисен за вас. Слободно поставете какви било прашања ако имате во врска со темата.

• Трето, притиснете Ctrl + Shift + Enter на вашата тастатура.

Потоа, ќе ги добиете првите извлечени податоци што одговараат на вашата состојба во ќелијата со резултати. На пр. Џони чиј ID е 3 доби 80 оценки во Биологија и неговиот запис е зачуван во базата на податоци пред други, па го добивме Johnny's ID 3 во резултатската ќелија.

• Сега, повлечете ги околу колоните и редовите со Пополнете рачка за да ги вратите деталите за само учениците кои добиле оценки од 80 до 100 .

Разложување на формулата

• ИНДЕКС($B$5:$E$14,,$I$6)
  • Излез: {60;30;80;55;87 ;95;100;42;25;18}
  • Објаснување: Функцијата INDEX обично враќа една вредност или цела колона или ред од даден опсег на ќелии. 3 е зачувана во Ќелија $I$6 , така што ја враќа целата колона бр. 3 ( Означува колона) од целиот опсег од збирката податоци ( $B$5:$E$14 ) како излез.

• INDEX($B$5:$E $14,,$I$6)<=$I$5 -> станува,
  • {60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}<=100
  • Излез: {ВИСТИНСКИ ;ВИСТИНСКИ;ВИСТИНСКИ;ВИСТИНСКИ;ВИСТИНСКИ;ВИСТИНСКИ;ВИСТИНСКИ;ВИСТИНСКИ;ВИСТИНСКИ;ВИСТИНСКИ}
  • Објаснување: Зачувавме 100 во Ќелија $I$5 . Бидејќи сите вредности се помали од 100 ($I$5) , така што враќа колона полна со TRUE .

Слично,

• INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)>=$I$4 -> станува,
  • { 60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}>=80
  • Излез: {FALSE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;TRUE;FALSE;FALSE;FALSE}
  • Објаснување: Го зачувавме 80 во Ќелија $I$4 . Значи, враќа TRUE кога вредноста од колоната е еднаква или поголема од 80 ; во спротивно, враќа НЕТОЧНО .

• (INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)= $I$4) -> станува,
  • {ТОЧНО; ТОЧНО; ТОЧНО; ТОЧНО; ТОЧНО; ТОЧНО; ТОЧНО; ТОЧНО; ТОЧНО; ТОЧНО; ТОЧНО; НЕТОЧНО;НЕТОЧНО}
  • Излез: {0;0;1;0;1;1;1;0;0;0}
  • Објаснување: Буловите вредности имаат нумерички еквиваленти, TRUE = 1 и FALSE = 0 (нула) . Тие се претвораат при извршување на аритметичка операција во формула.

• ROW($B$5:$E$14)
  • Излез: {5;6;7;8;9;10;11;12;13;14}
  • Објаснување: Редот функцијата го пресметува бројот на редот на ќелијатареференца.

• MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)) -> станува,
  • MATCH({5;6;7;8;9;10;11;12;13;14},{5;6;7;8;9;10;11; 12;13;14})
  • Излез: {1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10}
  • Објаснување: Функцијата MATCH ја враќа релативната позиција на ставка во низа или референца на ќелија која одговара на одредена вредност во одреден редослед .

• IF((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)=$I$4),MATCH(ROW( $B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),””) -> станува,
  • АКО( {0;0;1;0;1;1;1;0;0;0}), {1 ; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10},””)
  • Излез: {“”; „“; 3; „“; 5; 6; 7; „“; „“; „“}
  • Објаснување: Функцијата IF враќа една вредност ако логичкиот тест е TRUE и друга вредност ако логичката тестот е НЕТОЧЕН .

• МАЛ(АКО((ИНДЕКС($B$5:$E$14,,$I$6 )=$I$4),MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),““),ROWS(G11:$G$11)) -> ; станува,
  • SMALL({""; ""; 3; ""; 5; 6; 7; ""; ""; ""},ROWS(G11:$G$11)) -> станува,
  • МАЛА({„“; „“; 3; „“; 5; 6; 7; „“; „“; „“},1)
  • Излез: 3
  • Објаснување: Функцијата SMALL ја враќа k-та најмалата вредност од група броеви. 3 е најмалиот во овагрупа.

• ИНДЕКС($B$5:$E$14,МАЛА(АКО((ИНДЕКС($B$5:$E$14,,$ I$6)=$I$4),MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),““),РЕДИТЕ(G11:$G$11)),КОЛОНИ( $A$1:A1)) -> станува,
  • ИНДЕКС($B$5:$E$14,3,,1)
  • Излез: {3; „Џони“, 80, „Биологија“
  • Објаснување: Функцијата INDEX враќа вредност од опсег на ќелии( $B$5 :$E$14 ), специфицирана со вредноста врз основа на број на ред и колона.

Прочитајте повеќе: Како да Извадете податоци од ќелија во Excel (5 методи)

2. Спроведување на формулата за низа за извлекување податоци од Excel врз основа на повеќе услови

Во горниот дел, извадивме податоци врз основа на даден опсег. Но, во овој дел, ќе ви покажеме како да извлечете податоци врз основа на повеќе услови.

Погледнете ја истата база на податоци како порано, но овде наместо да складирате опсег на вредности (ознаки од 80 до 100) како услов, зачувавме повеќе услови, како што е враќање на деталите на студентите од одделенијата по хемија и биологија .

Чекорите за извлекување податоци врз основа на повеќе услови со користење на <Формулата 1>Array се дадени подолу.

Чекори:

• Прво, складирајте ги условите во други ќелии за да работите со тие подоцна. Тоа значи дека со оглед на тоа што ќе ги извлекуваме деталите на студентите од одделите хемија и биологија , ги складиравме Хемија и Биологија во Ќелиите H5 и H6 соодветно.
• Второ, во друга ќелија, каде што го сакате резултатот (ние го сакавме нашиот резултат во Ќелија G11 ), напишете ја следната формула,

• Трето, притиснете Ctrl + Shift + Enter на вашата тастатура.

Подоцна, ќе ги добиете првите извлечени податоци што одговараат на вашите услови во ќелијата со резултати. На пр. Џони чиј ID е 3 е од Одделот за биологија и неговиот запис е зачуван во базата на податоци пред другите, така што добивме Johnny's ID 3 во резултатската ќелија.

• Сега, повлечете ги околу колоните и редовите со Пополнете рачка за да ги вратите деталите само за учениците кои се од Катедра за хемија и биологија .

Распределување на формулата

• COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14) -> станува,
  • COUNTIF({„Хемија“;„Биологија“},{„Математика“;„Физика“;„Биологија“;„Хемија“;„Физика“;„Физика“;„Математика“ “;„Хемија“;„Математика“;„Биологија“}
  • Излез: {0;0;1;1;0;0;0;1;0;1}
  • Објаснување: Функцијата COUNTIF овозможува да се идентификуваат ќелиите во опсегот $H$5:$H$6 што е еднакво на $E$5:$E$14 .

• IF(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E $14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), „“) -> станува,
  • IF( {0;0;1;1;0;0;0;1;0;1}, MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), „“) -> станува,
  • IF({0;0;1;1;0;0;0;1;0;1},{ 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10},"")
  • Излез: {““; „“; 3; 4; „“; „“;““; 8; „“;10}
  • Објаснување: Функцијата АКО има три аргументи, првиот мора да биде логички израз. Ако изразот се оцени на ТОЧНО тогаш се случува едно нешто (аргумент 2), а ако НЕТОЧНО се случува друго нешто (аргумент 3). Логичкиот израз беше пресметан во чекор 1, TRUE е еднакво на 1 и FALSE е еднакво на 0 (нула) . Редот бр. 3, 4, 8 и 10 оцени ТОЧНО (1) .

• МАЛО(АКО(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14) ), „“), ROWS(G11:$G$11)) -> станува,
  • SMALL({""; ""; 3; 4; ""; "";""; 8; "";10},ROWS(G11:$G$11)) -> станува,
  • МАЛА({„“; „“; 3; 4; „“; „“;„“; 8; „“;10},1)
  • Излез: 3
  • Објаснување: Функцијата SMALL ја враќа k-th најмалата вредност од група броеви. 3 е најмалиот во оваа група.

• INDEX($B$5:$E$14, SMALL(IF(COUNTIF ($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), „“), ROWS(G11 :$G$11)), КОЛУМНИ($B$5:B5)) -> станува,
  • INDEX($B$5:$E$14, 3, COLUMNS($B$5:B5)) -> станува,
  • ИНДЕКС($B$5:$E$14, 3, 1)
  • Излез: {3; „Џони“, 80, „Биологија“}
  • Објаснување: Функцијата INDEX враќа вредност од опсегот на ќелиите ( $B$5:$E$14 ), назначен со вредноста врз основа на бројот на ред и колона.

Прочитај повеќе: Врати повеќе вредности во Excel врз основа на еден критериум (3 опции)

3. Користење на командната алатка за филтрирање за извлекување податоци од Excel врз основа на критериуми за опсег

Командната алатка Filter во Excel е една од најкористените и најефикасните алатки за извлекување конкретни податоци врз основа на различни критериуми.

Погледнете ја следната база на податоци. Претходно, го користевме како пример за да ги извлечеме деталите на учениците кои добија оценки од 80 до 100 со имплементирање на формулата Array. Но, во овој дел, ќе научиме како да го направиме тоа со користење на Алатката за филтрирање на Excel .

Чекорите за извлекување податоци врз основа на одреден опсег користејќи Филтерот на Excel е даден подолу.

Чекори:

• Прво, изберете го само заглавието од сетот.
• Второ, одете на Податоци -> Филтер .

• Трето, ќе вметне опаѓачко копче во секое име на заглавие на базата на податоци.

• Потоа, како што сакаме да извлечеме податоци врз основа на Ознаките, така кликнете на копчето паѓачкото до Ознаките колона.
• Следно, од паѓачката листа, изберете Филтри за броеви -> Помеѓу… (повторно, како што извлекуваме податоци помеѓу 80 и 100 , па ја избираме опцијата Помеѓу . Можете да изберете која било друга опција од списокот според вашите критериуми).

• Сега, од скокачкиот прозорец Прилагоден автоматски филтер полето, изберете 80 од паѓачката листа која ќе се појави со едноставно кликнување на паѓачкото копче веднаш до е поголемо од или еднакво на ознака и изберете 100 во полето за етикети е помало или еднакво на .
• Подоцна, кликнете OK .

Конечно, ќе ги добиете сите детали само за учениците кои добиле оценки од 80 до 100 .

Прочитајте повеќе: Како да извлечете податоци од слика во Excel (со брзи чекори)

Слични читања

• Како да увезете податоци во Excel од друга датотека Excel (2 начини)
• VBA код за конвертирање текстуална датотека во Excel (7 методи )
• Како автоматски да конвертирате текстуална датотека во Excel (3 соодветни начини)
• Конвертирај Excel во текстуална датотека со раздвојувач (2 лесни пристапи)
• Како да увезете текстуална датотека со Multi ple Разграничувачи во Excel (3 методи)

4. Користење на напреден филтер за извлекување податоци од Excel врз основа на критериуми за опсег

Ако не сакате да поминете низ многу чекори прикажани во делот Филтер, можете да го користите Напредниот филтер опција во Excel за извлекување податоци врз основа на даден опсег.

За да ја искористите опцијата за напреден филтер во Excel, треба да дефинирате