Ponekad ćemo možda morati tražiti određene podatke za rad. Ali kada je skup podataka ogroman, zaista je teško pronaći ono što tražimo. U ovom članku ćemo vam pokazati kako izvući podatke iz Excela na osnovu različitih kriterija.

Preuzmite predložak za praksu

Možete preuzeti besplatno vježbajte Excel predložak odavde.

5 načina za izdvajanje podataka iz Excela na temelju kriterija

Ovaj odjeljak će raspravljati o 5 različitih načina izdvajanja podataka iz Excela na osnovu određenih kriterija.

1. Implementacija formule niza za izdvajanje podataka iz Excel-a na osnovu kriterija raspona

Iz sljedećeg skupa podataka kao primjera, opisat ćemo vam proces izdvajanja podataka na osnovu raspona. Pretpostavimo da imamo skup podataka o studentima, odakle želimo samo da dohvatimo podatke o studentima koji su dobili Ocjene od 80 do 100 .

Koraci za izdvajanje podataka na osnovu određenog raspona pomoću formule Niz su dati ispod.

Koraci:

• Prvo, pohrani stanje u drugim ćelijama za rad s njima kasnije. To znači da ćemo izvlačiti detalje učenika koji su dobili Ocjene od 80 do 100 , pohranili smo 80 kao početnu vrijednost i 100 kao krajnju vrijednost u Ćelije I4 i I5 respektivno.

Takođe, trebamo pohraniti i stupac odakle ćemo gledatiuslov u vašem radnom listu za kasnije korištenje. Pogledajte sljedeću sliku na kojoj definiramo naš uvjet izdvajanja detalja učenika o Ocjeni 80 do 100 u dvije različite ćelije kao >=80 i <=100 pod Oznake i kasnije ćemo u našem radu koristiti referentne brojeve ćelija tih ćelija.

Koraci do izdvajanje podataka na osnovu određenog raspona pomoću Excelovog Naprednog filtera dato je u nastavku.

Koraci:

• Prvo, odaberite cijelu tablicu podataka .
• Drugo, idite na Podaci -> Napredno .

• Konačno, vidjet ćete raspon vaših odabranih podataka u okviru pored Opcija raspona liste .
• Zatim, u polju pored opseg kriterija , odaberite ćelije koje nose definirane uvjete . Vidjet ćete da će se tamo automatski generirati naziv radnog lista, slijedeći referentne brojeve ćelija koje sadrže unaprijed definirane uslove.
• Na kraju kliknite OK .

Kao rezultat, sve detalje ćete dobiti samo za studente koji su dobili Ocjene od 80 do 100 .

Pročitajte više: Izvucite filtrirane podatke u Excelu na drugi list (4 metode)

5. Izdvojite podatke iz Excel definirane tablice na osnovu kriterija raspona

Možete izdvojiti podatke iz Excel definirane tablice iz Excel radnog lista koristeći Filter opciju.

Razmotrite sljedeći neorganizirani skup podataka, koji ćemo prvo definirati kao Excel tablicu, a zatim izvući podatke iz nje.

Koraci za izdvajanje podataka iz Excel definirane tablice na osnovu određenog raspona su dati u nastavku.

Koraci:

• Na početku odaberite bilo koju ćeliju iz vaš skup podataka i pritisnite Ctrl T .

• Zatim će se iskačući okvir Kreiraj tabelu se pojavljuju, prikazujući opseg vašeg skupa podataka kao vrijednosti . Ostavite potvrdni okvir Moja tabela ima označena zaglavlja .
• Kasnije kliknite na OK .

To će automatski generisati tabelu na osnovu vašeg skupa podataka sa padajućim dugmetom zajedno sa zaglavljima.

• Onda, kao što smo mi koji vam je prethodno pokazao, kliknite na padajuće dugme pored kolone Marks jer želimo da izdvojimo podatke na osnovu oznaka.
• Kasnije, sa padajuće liste, izaberite Filteri brojeva -> Između... (opet, dok izvlačimo podatke između 80 do 100 , biramo opciju Između . Možete odabrati bilo koju drugu opciju sa liste prema vašim kriterijumima) .

• Sada, u iskačućem okviru Prilagođeni automatski filtar , odaberite 80 iz padajuća lista koja će se pojaviti jednostavnim klikom na padajuću tipku pored oznake je veća ili jednaka i odaberite 100 u polju za naljepnicu je manjeviše ili jednako .
• Na kraju, kliknite OK .

Na kraju ćete dobiti Excel definirana tabela koja sadrži samo detalje o učenicima koji su dobili Ocjene od 80 do 100 .

Pročitajte više: Kako izdvojiti podatke Iz tabele na osnovu više kriterijuma u Excelu

Imajte na umu

• Budući da je opseg niza tabele podataka za traženje vrednosti fiksiran , ne zaboravite staviti znak dolar ($) ispred referentnog broja ćelije u tablici niza.
• Kada radite sa vrijednostima niza, ne zaboravite pritisnuti Ctrl + Shift + Enter na vašoj tastaturi dok izdvajate rezultate. Pritiskom samo Enter radit će samo kada koristite Microsoft 365 .
• Nakon što pritisnete Ctrl + Shift + Enter , primijetit ćete da traka formule je zatvorila formulu u vitičaste zagrade {} , deklarišući je kao formulu niza. Nemojte sami upisivati ​​te zagrade {} , Excel to automatski radi umjesto vas.

Zaključak

U ovom članku, mi naučili su kako izvući podatke iz Excela na osnovu različitih kriterija. Nadam se da vam je ovaj članak bio od velike koristi. Slobodno postavite bilo kakva pitanja u vezi sa temom.

• Treće, pritisnite Ctrl + Shift + Enter na tastaturi.

Tada ćete dobiti prve ekstrahirane podatke koji odgovaraju vašem stanju u ćeliji rezultata. Npr. Johnny čiji je ID 3 dobio je 80 bodova u biologiji i njegov zapis je pohranjen u skupu podataka ispred drugi, tako da smo dobili Johnnyjev ID 3 u ćeliji rezultata.

• Sada, prevucite oko kolona i redova pomoću Fill Handle da biste dohvatili detalje samo učenici koji su dobili Ocjene od 80 do 100 .

Razvoj formule

• INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)
  • Izlaz: {60;30;80;55;87 ;95;100;42;25;18}
  • Objašnjenje: Funkcija INDEX obično vraća jednu vrijednost ili cijeli stupac ili red iz danog raspona ćelija. 3 je pohranjen u ćeliji $I$6 , tako da vraća cijeli stupac br 3 ( Oznake stupac) iz cijelog raspona skupa podataka ( $B$5:$E$14 ) kao izlaz.

• INDEX($B$5:$E $14,,$I$6)<=$I$5 -> postaje,
  • {60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}<=100
  • Izlaz: {TRUE ;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE}
  • Objašnjenje: Pohranili smo 100 u Ćelija $I$5 . Kako su sve vrijednosti manje od 100 ($I$5) , vraća kolonu punu TRUE .

Slično,

• INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)>=$I$4 -> postaje,
  • { 60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}>=80
  • Izlaz: {FALSE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;TRUE;FALSE;FALSE;FALSE
  • Objašnjenje: Pohranili smo 80 u Ćelija $I$4 . Dakle, vraća TRUE kada je vrijednost iz stupca jednaka ili veća od 80 ; inače, vraća FALSE .

• (INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)= $I$4) -> postaje,
  • {TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE}*{FALSE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;TRUE;FALSE; FALSE;FALSE}
  • Izlaz: {0;0;1;0;1;1;1;0;0;0}
  • Objašnjenje: Booleove vrijednosti imaju numeričke ekvivalente, TRUE = 1 i FALSE = 0 (nula) . Konvertuju se prilikom izvođenja aritmetičke operacije u formuli.

• ROW($B$5:$E$14)
  • Izlaz: {5;6;7;8;9;10;11;12;13;14}
  • Objašnjenje: RED funkcija izračunava broj reda ćelijereferenca.

• MACH(RED($B$5:$E$14),RED($B$5:$E$14)) -> postaje,
  • MACH({5;6;7;8;9;10;11;12;13;14},{5;6;7;8;9;10;11; 12;13;14})
  • Izlaz: {1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10}
  • Objašnjenje: Funkcija MATCH vraća relativnu poziciju stavke u nizu ili referenci ćelije koja odgovara određenoj vrijednosti u određenom redoslijedu .

• IF((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)=$I$4),MATCH(ROW( $B$5:$E$14),RED($B$5:$E$14)),””) -> postaje,
  • IF( {0;0;1;0;1;1;1;0;0;0}), {1 ; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10},””)
  • Izlaz: {“”; “”; 3; “”; 5; 6; 7; “”; “”; “”}
  • Objašnjenje: Funkcija IF vraća jednu vrijednost ako je logički test TRUE i drugu vrijednost ako je logički test je FALSE .

• SMALL(IF((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6 )=$I$4),MACH(RED($B$5:$E$14),RED($B$5:$E$14)),””),REDOVI(G11:$G$11)) -> ; postaje,
  • MALE({“”; “”; 3; “”; 5; 6; 7; “”; “”; “”},ROWS(G11:$G$11)) -> postaje,
  • MALO({“”; “”; 3; “”; 5; 6; 7; “”; “”; “”},1)
  • Izlaz: 3
  • Objašnjenje: Mala funkcija vraća k-tu najmanju vrijednost iz grupe brojeva. 3 je najmanji u ovomegrupa.

• INDEX($B$5:$E$14,SMALL(IF((INDEX($B$5:$E$14,,$ I$6)=$I$4),MACH(RED($B$5:$E$14),RED($B$5:$E$14)),””),REDOVI(G11:$G$11)),KOLONE( $A$1:A1)) -> postaje,
  • INDEX($B$5:$E$14,3,,1)
  • Izlaz: {3; “Johnny”, 80, “Biology”
  • Objašnjenje: Funkcija INDEX vraća vrijednost iz raspona ćelija ( $B$5 :$E$14 ), specificirano vrijednošću na osnovu broja reda i stupca.

Pročitajte više: Kako Izdvojite podatke iz ćelije u Excelu (5 metoda)

2. Implementacija formule niza za izdvajanje podataka iz Excel-a na osnovu više uslova

U gornjem odeljku izdvojili smo podatke na osnovu datog opsega. Ali u ovom odeljku ćemo vam pokazati kako da izdvojite podatke na osnovu više uslova.

Pogledajte isti skup podataka kao i ranije, ali ovde umesto pohranjivanja raspona vrednosti (oznake od 80 do 100) kao uslov, pohranili smo više uslova kao što je preuzimanje podataka o učenicima sa i odsjeka za hemiju i biologiju .

Koraci za izdvajanje podataka na osnovu više uslova pomoću Niz su date u nastavku.

Koraci:

• Prvo, pohranite uslove u druge ćelije da biste kasnije radili s njima. To znači da ćemo izvlačiti detalje o studentima sa odsjeka Hemija i Biologija , pohranili smo Hemiju i Biologiju u Ćelije H5 i H6 respektivno.
• Drugo, u drugoj ćeliji, gdje želite rezultat (htjeli smo naš rezultat u ćeliji G11 ), napišite sljedeću formulu,

• Treće, pritisnite Ctrl + Shift + Enter na vašoj tastaturi.

Kasnije ćete dobiti prve ekstrahirane podatke koji odgovaraju vašim uvjetima u ćeliji rezultata. Npr. Johnny čiji je ID 3 je sa Odsjeka za biologiju i njegov zapis je pohranjen u skupu podataka ispred ostalih, tako da smo dobili Johnnyjev ID 3 u ćeliji rezultata.

• Sada povucite okolo kolona i redova pomoću Fill Handle da biste dohvatili detalje samo o učenicima koji su iz Odjel za hemiju i biologiju .

Raščlamba formule

• COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14) -> postaje,
  • COUNTIF({“Hemija”;“Biologija”},{“Matematika”; “Fizika”; “Biologija”; “Hemija”; “Fizika”; “Fizika”; “Matematika” ”;„Hemija”;“Matematika”;“Biologija”}
  • Izlaz: {0;0;1;1;0;0;0;1;0;1}
  • Objašnjenje: Funkcija COUNTIF omogućava identifikaciju ćelija u rasponu $H$5:$H$6 koji je jednak $E$5:$E$14 .

• IF(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E $14), MATCH(RED($B$5:$E$14), RED($B$5:$E$14)), “”) -> postaje,
  • IF( {0;0;1;1;0;0;0;1;0;1},MACH(RED($B$5:$E$14), RED($B$5:$E$14)), “”) -> postaje,
  • IF({0;0;1;1;0;0;0;1;0;1},{ 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10},””)
  • Izlaz: {“”; “”; 3; 4; “”; “”;””; 8; “”;10}
  • Objašnjenje: Funkcija IF ima tri argumenta, prvi mora biti logički izraz. Ako se izraz procijeni na TRUE onda se dešava jedna stvar (argument 2), a ako FALSE se dešava druga stvar (argument 3). Logički izraz je izračunat u koraku 1, TRUE je jednako 1 i FALSE je jednako 0 (nula) . Redovi broj 3, 4, 8 i 10 ocjenjuju TRUE (1) .

• SMALL(IF(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(RED($B$5:$E$14), RED($B$5:$E$14) ), “”), ROWS(G11:$G$11)) -> postaje,
  • MALO({“”; “”; 3; 4; “”; “”;””; 8; “”;10},REDOVI(G11:$G$11)) -> postaje,
  • MALO({“”; “”; 3; 4; “”; “”;””; 8; “”;10},1)
  • Izlaz: 3
  • Objašnjenje: Funkcija SMALL vraća k-tu najmanju vrijednost iz grupe brojeva. 3 je najmanji u ovoj grupi.

• INDEX($B$5:$E$14, SMALL(IF(COUNTIF ($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), PODRŽAVA (RED($B$5:$E$14), RED($B$5:$E$14)), ""), REDOVI(G11 :$G$11)), COLUMNS($B$5:B5)) -> postaje,
  • INDEX($B$5:$E$14, 3, COLUMNS($B$5:B5)) -> postaje,
  • INDEX($B$5:$E$14, 3, 1)
  • Izlaz: {3; “Johnny”, 80, “Biologija”
  • Objašnjenje: Funkcija INDEX vraća vrijednost iz raspona ćelija ( $B$5:$E$14 ), specificiranu vrijednošću na osnovu broja reda i stupca.

Pročitajte više: Vrati više vrijednosti u Excelu na osnovu jednog kriterija (3 opcije)

3. Korištenje komandnog alata za filtriranje za izdvajanje podataka iz Excela na osnovu kriterija raspona

Komandni alat Filter u Excelu je jedan od najčešće korištenih i učinkovitih alata za izvlačenje specifičnih podataka na osnovu različitih kriteriji.

Pogledajte sljedeći skup podataka. Ranije smo ga koristili kao primjer za izdvajanje detalja učenika koji su dobili ocjene od 80 do 100 implementacijom formule niza. Ali u ovom odjeljku naučit ćemo kako to učiniti korištenjem Excelovog alata za filtriranje .

Koraci za izdvajanje podataka na osnovu određenog raspona pomoću Excelov filter je dat u nastavku.

Koraci:

• Prvo, odaberite samo zaglavlje skupa podataka.
• Drugo, idite na Podaci -> Filter .

• Treće, umetnut će padajući gumb u svako ime zaglavlja skupa podataka.

• Zatim, kako želimo izvući podatke na osnovu Oznaka, kliknite na padajuće dugme pored Oznaka stupac.
• Sljedeće, sa padajuće liste, izaberite Filteri brojeva -> Između... (opet, dok izdvajamo podatke između 80 do 100 , tako da biramo opciju Između . Možete odabrati bilo koju drugu opciju sa liste prema vašim kriterijima).

• Sada, iz iskačućeg prozora Prilagođeni automatski filtar , odaberite 80 sa padajuće liste koja će se pojaviti jednostavnim klikom na padajuće dugme pored je veće od ili jednako label, i odaberite 100 u polju oznake je manje od ili jednako .
• Kasnije kliknite OK .

Konačno ćete dobiti sve detalje samo za studente koji su dobili Ocjene od 80 do 100 .

Pročitajte više: Kako izdvojiti podatke iz slike u Excel (brzim koracima)

Slična očitanja

• Kako uvesti podatke u Excel iz druge Excel datoteke (2 načina)
• VBA kod za pretvaranje tekstualne datoteke u Excel (7 metoda) )
• Kako automatski pretvoriti tekstualnu datoteku u Excel (3 pogodna načina)
• Pretvoriti Excel u tekstualnu datoteku s graničnikom (2 jednostavna pristupa)
• Kako uvesti tekstualnu datoteku sa Multi razgraničenja u Excelu (3 metode)

4. Korištenje naprednog filtera za izdvajanje podataka iz Excela na osnovu kriterija raspona

Ako ne želite proći kroz mnogo koraka prikazanih u odjeljku Filter, možete koristiti Napredni filter opcija u Excelu za izdvajanje podataka na osnovu datog raspona.

Da biste koristili opciju naprednog filtera u Excelu, morate definirati