Kadangkala kita mungkin perlu mencari data tertentu untuk digunakan. Tetapi apabila set data adalah besar, sangat sukar untuk mencari apa yang kita cari. Dalam artikel ini, kami akan menunjukkan kepada anda cara mengekstrak data daripada Excel berdasarkan kriteria yang berbeza.

Muat Turun Templat Amalan

Anda boleh memuat turun amalan percuma templat Excel dari sini.

5 Cara Mengekstrak Data daripada Excel Berdasarkan Kriteria

Bahagian ini akan membincangkan 5 cara berbeza untuk mengekstrak data daripada Excel berdasarkan kriteria tertentu.

1. Melaksanakan Formula Tatasusunan untuk Mengekstrak Data daripada Excel Berdasarkan Kriteria Julat

Daripada set data berikut sebagai contoh, kami akan menerangkan kepada anda proses mengekstrak data berdasarkan julat. Katakan, kami mempunyai set data butiran Pelajar, dari mana kami hanya mahu mendapatkan semula butiran pelajar yang mendapat Markah daripada 80 hingga 100 .

Langkah-langkah untuk mengekstrak data berdasarkan julat tertentu menggunakan formula Array diberikan di bawah.

Langkah:

• Pertama, simpan keadaan dalam sel lain untuk bekerja dengan mereka kemudian. Ini bermakna kerana kami akan mengekstrak butiran pelajar yang mendapat Markah daripada 80 hingga 100 , kami menyimpan 80 sebagai Nilai Mula dan 100 sebagai Nilai Akhir dalam Sel I4 dan I5 masing-masing.

Selain itu, kita juga perlu menyimpan lajur dari mana kita akan melihatsyarat dalam lembaran kerja anda untuk digunakan kemudian. Lihat gambar berikut di mana kami mentakrifkan syarat kami mengekstrak butiran pelajar Markah 80 hingga 100 dalam dua sel berbeza sebagai >=80 dan <=100 di bawah Markah dan kami akan menggunakan nombor rujukan sel sel tersebut kemudian dalam kerja kami.

Langkah-langkah untuk ekstrak data berdasarkan julat tertentu menggunakan Penapis Lanjutan Excel diberikan di bawah.

Langkah:

• Pertama sekali, pilih jadual data keseluruhan .
• Kedua, pergi ke Data -> Lanjutan .

• Akhir sekali, anda akan melihat julat data yang dipilih anda dalam kotak di sebelah Julat senarai pilihan.
• Kemudian, dalam kotak di sebelah Julat kriteria , pilih sel yang membawa syarat yang ditetapkan . Anda akan melihat nama lembaran kerja akan dijana secara automatik di sana, mengikut nombor rujukan sel untuk menahan syarat yang dipratentukan.
• Akhir sekali, klik OK .

Akibatnya, anda akan mendapat semua butiran hanya untuk pelajar yang mendapat Markah daripada 80 hingga 100 .

Baca Lagi: Ekstrak Data Ditapis dalam Excel ke Helaian Lain (4 Kaedah)

5. Ekstrak Data daripada Jadual Ditakrifkan Excel Berdasarkan Kriteria Julat

Anda boleh mengekstrak data daripada jadual takrif Excel daripada lembaran kerja Excel anda menggunakan Penapis pilihan.

Pertimbangkan set data tidak tersusun berikut, yang kami akan tentukan dahulu sebagai jadual Excel dan kemudian mengekstrak data dari sana.

Langkah-langkah untuk mengekstrak data daripada jadual yang ditakrifkan Excel berdasarkan julat tertentu diberikan di bawah.

Langkah:

• Pada mulanya, pilih mana-mana sel daripada set data anda dan tekan Ctrl T .

• Kemudian, kotak pop timbul Buat Jadual akan muncul, menunjukkan julat set data anda sebagai nilai . Pastikan kotak semak Jadual saya mempunyai pengepala ditandakan.
• Kemudian, klik OK .

Ia akan menjana secara automatik jadual berdasarkan set data anda dengan butang lungsur bersama-sama dengan pengepala.

• Kemudian, seperti cara kami sebelum ini menunjukkan kepada anda, klik pada butang lungsur di sebelah lajur Markah kerana kami ingin mengekstrak data berdasarkan Markah.
• Kemudian, daripada senarai lungsur turun, pilih Penapis Nombor -> Antara… (sekali lagi, semasa kami mengekstrak data antara 80 hingga 100 , kami memilih pilihan Antara . Anda boleh memilih mana-mana pilihan lain daripada senarai mengikut kriteria anda) .

• Sekarang, daripada kotak pop timbul Penapis Auto Tersuai , pilih 80 daripada senarai lungsur yang akan muncul dengan hanya mengklik pada butang lungsur di sebelah lebih besar daripada atau sama dengan label dan pilih 100 dalam kotak label adalah kurangdaripada atau sama dengan .
• Akhir sekali, klik OK .

Akhirnya, anda akan mendapat jadual ditakrifkan Excel yang hanya membawa butiran pelajar yang mendapat Markah daripada 80 hingga 100 .

Baca Lagi: Cara Mengekstrak Data Daripada Jadual Berdasarkan Berbilang Kriteria dalam Excel

Perlu Ingat

• Memandangkan julat tatasusunan jadual data untuk mencari nilai ditetapkan , jangan lupa letakkan tanda dolar ($) di hadapan nombor rujukan sel jadual tatasusunan.
• Apabila bekerja dengan nilai tatasusunan, jangan lupa tekan Ctrl + Shift + Enter pada papan kekunci anda semasa mengekstrak hasil. Menekan hanya Enter akan berfungsi hanya apabila anda menggunakan Microsoft 365 .
• Selepas menekan Ctrl + Shift + Enter , anda akan melihat bahawa bar formula menyertakan formula dalam kurung kurawal {} , mengisytiharkannya sebagai formula tatasusunan. Jangan taip sendiri kurung {} itu, Excel melakukannya secara automatik untuk anda.

Kesimpulan

Dalam artikel ini, kami telah mempelajari cara mengekstrak data daripada Excel berdasarkan kriteria yang berbeza. Saya harap artikel ini banyak memberi manfaat kepada anda. Jangan ragu untuk bertanya apa-apa soalan jika anda ada berkenaan topik tersebut.

• Ketiga, tekan Ctrl + Shift + Enter pada papan kekunci anda.

Kemudian, anda akan mendapat data yang diekstrak pertama yang sepadan dengan keadaan anda dalam sel hasil. Cth. Johnny yang ID nya ialah 3 mendapat 80 Markah dalam Biologi dan rekodnya disimpan dalam set data sebelum yang lain, jadi kami mendapat ID Johnny 3 dalam sel hasil.

• Sekarang, seret di sekeliling lajur dan baris dengan Pengendalian Isi untuk mendapatkan butiran hanya pelajar yang mendapat Markah daripada 80 hingga 100 .

Pecahan Formula

• INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)
  • Output: {60;30;80;55;87 ;95;100;42;25;18}
  • Penjelasan: Fungsi INDEX biasanya mengembalikan nilai tunggal atau keseluruhan lajur atau baris daripada julat sel tertentu. 3 disimpan dalam Sel $I$6 , jadi ia mengembalikan keseluruhan lajur no 3 ( Markah lajur) daripada keseluruhan julat daripada set data ( $B$5:$E$14 ) sebagai output.

• INDEX($B$5:$E $14,,$I$6)<=$I$5 -> menjadi,
  • {60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}<=100
  • Output: {TRUE ;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE}
  • Penjelasan: Kami menyimpan 100 dalam Sel $I$5 . Oleh kerana semua nilai adalah kurang daripada 100 ($I$5) , jadi ia mengembalikan lajur penuh dengan TRUE .

Begitu juga,

• INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)>=$I$4 -> menjadi,
  • { 60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}>=80
  • Output: {FALSE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;TRUE;FALSE;FALSE;FALSE}
  • Penjelasan: Kami menyimpan 80 dalam Sel $I$4 . Jadi ia mengembalikan TRUE apabila nilai daripada lajur adalah sama atau lebih besar daripada 80 ; jika tidak, ia mengembalikan FALSE .

• (INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)= $I$4) -> menjadi,
  • {BENAR;BENAR;BENAR;BENAR;BENAR;BENAR;BENAR;BENAR;BENAR}*{FALSE;FALSE;BETUL;FALSE;BETUL;BENAR;BENAR;SALAH; FALSE;FALSE}
  • Output: {0;0;1;0;1;1;1;0;0;0}
  • Penjelasan: Nilai Boolean mempunyai setara berangka, TRUE = 1 dan FALSE = 0 (sifar) . Ia ditukar apabila melakukan operasi aritmetik dalam formula.

• ROW($B$5:$E$14)
  • Output: {5;6;7;8;9;10;11;12;13;14}
  • Penjelasan: ROW function mengira nombor baris selrujukan.

• PERLAWANAN(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)) -> menjadi,
  • MATCH({5;6;7;8;9;10;11;12;13;14},{5;6;7;8;9;10;11; 12;13;14})
  • Output: {1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10}
  • Penjelasan: Fungsi MATCH mengembalikan kedudukan relatif item dalam tatasusunan atau rujukan sel yang sepadan dengan nilai yang ditentukan dalam susunan tertentu .

• JIKA((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)=$I$4), MATCH(ROW( $B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),””) -> menjadi,
  • JIKA( {0;0;1;0;1;1;1;0;0;0}), {1 ; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10},””)
  • Output: {“”; “”; 3; “”; 5; 6; 7; “”; “”; “”}
  • Penjelasan: Fungsi IF mengembalikan satu nilai jika ujian logik adalah TRUE dan nilai lain jika logik ujian ialah PALSU .

• KECIL(JIKA((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6) )=$I$4),PERLAWANAN(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),””),ROWS(G11:$G$11)) -> ; menjadi,
  • KECIL({“”; “”; 3; “”; 5; 6; 7; “”; “”; “”},ROWS(G11:$G$11)) -> menjadi,
  • KECIL({“”; “”; 3; “”; 5; 6; 7; “”; “”; “”},1)
  • Output: 3
  • Penjelasan: Fungsi SMALL mengembalikan k-th nilai terkecil daripada sekumpulan nombor. 3 ialah yang terkecil dalam inikumpulan.

• INDEX($B$5:$E$14,KECIL(IF((INDEX($B$5:$E$14,,$) I$6)=$I$4), MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),””),ROWS(G11:$G$11)), COLUNS( $A$1:A1)) -> menjadi,
  • INDEX($B$5:$E$14,3,,1)
  • Output: {3; “Johnny”, 80, “Biology”}
  • Penjelasan: Fungsi INDEX mengembalikan nilai daripada julat sel( $B$5 :$E$14 ), ditentukan oleh nilai berdasarkan nombor baris dan lajur.

Baca Lagi: Cara untuk Ekstrak Data daripada Sel dalam Excel (5 Kaedah)

2. Melaksanakan Formula Tatasusunan untuk Mengekstrak Data daripada Excel Berdasarkan Berbilang Syarat

Dalam bahagian di atas, kami mengekstrak data berdasarkan julat yang diberikan. Tetapi dalam bahagian ini, kami akan menunjukkan kepada anda cara mengekstrak data berdasarkan berbilang keadaan.

Lihat set data yang sama seperti sebelumnya tetapi di sini daripada menyimpan julat nilai (Markah 80 hingga 100) sebagai syarat, kami menyimpan berbilang syarat seperti mendapatkan semula butiran pelajar daripada kedua-dua jabatan Kimia dan Biologi .

Langkah-langkah untuk mengekstrak data berdasarkan berbilang syarat menggunakan Formula Tatasusunan diberikan di bawah.

Langkah:

• Pertama sekali, simpan keadaan dalam sel lain untuk berfungsi dengan keadaan itu kemudian. Ini bermakna kerana kami akan mengekstrak butiran pelajar dari Kimia dan Biologi jabatan, kami menyimpan Kimia dan Biologi dalam Sel H5 dan H6 masing-masing.
• Kedua, dalam sel lain, di mana anda mahukan hasilnya (kami mahukan hasil kami dalam Sel G11 ), tulis formula berikut,

• Ketiga, tekan Ctrl + Shift + Enter pada papan kekunci anda.

Kemudian, anda akan mendapat data yang diekstrak pertama yang sepadan dengan keadaan anda dalam sel hasil. Cth. Johnny yang ID nya ialah 3 daripada Jabatan Biologi dan rekodnya disimpan dalam set data mendahului yang lain, jadi kami mendapat ID Johnny 3 dalam sel hasil.

• Sekarang, seret di sekeliling lajur dan baris dengan Pengendalian Isi untuk mendapatkan butiran hanya pelajar yang berasal dari Jabatan Kimia dan Biologi .

Pecahan Formula

• COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14) -> menjadi,
  • COUNTIF({"Kimia";"Biologi"},{"Matematik";"Fizik";"Biologi";"Kimia";"Fizik";"Fizik";"Matematik ”;“Chemistry”;“Math”;“Biology”}
  • Output: {0;0;1;1;0;0;0;0;1;0;1}
  • Penjelasan: Fungsi COUNTIF membenarkan untuk mengenal pasti sel dalam julat $H$5:$H$6 yang sama dengan $E$5:$E$14 .

• JIKA(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E $14), PADANAN(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), “”) -> menjadi,
  • JIKA( {0;0;1;1;0;0;0;1;0;1},MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), “”) -> menjadi,
  • JIKA({0;0;1;1;0;0;0;1;0;1},{ 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10},””)
  • Output: {“”; “”; 3; 4; “”; “”;“”; 8; “”;10}
  • Penjelasan: Fungsi JIKA mempunyai tiga argumen, yang pertama mestilah ungkapan logik. Jika ungkapan dinilai kepada TRUE maka satu perkara berlaku (argumen 2) dan jika FALSE perkara lain berlaku (argumen 3). Ungkapan logik dikira dalam langkah 1, TRUE bersamaan dengan 1 dan FALSE bersamaan dengan 0 (sifar) . No baris 3, 4, 8 dan 10 menilai BENAR (1) .

• KECIL(JIKA(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), PADANAN(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14) ), “”), ROWS(G11:$G$11)) -> menjadi,
  • KECIL({“”; “”; 3; 4; “”; “”;“”; 8; “”;10},ROWS(G11:$G$11)) -> menjadi,
  • KECIL({“”; “”; 3; 4; “”; “”;“”; 8; “”;10},1)
  • Output: 3
  • Penjelasan: Fungsi SMALL mengembalikan k-th nilai terkecil daripada sekumpulan nombor. 3 ialah yang terkecil dalam kumpulan ini.

• INDEX($B$5:$E$14, SMALL(IF(COUNTIF) ($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), “”), ROWS(G11 :$G$11)), COLUMNS($B$5:B5)) -> menjadi,
  • INDEX($B$5:$E$14, 3, COLUMNS($B$5:B5)) -> menjadi,
  • INDEX($B$5:$E$14, 3, 1)
  • Output: {3; “Johnny”, 80, “Biologi”}
  • Penjelasan: Fungsi INDEX mengembalikan nilai daripada julat sel( $B$5:$E$14 ), ditentukan oleh nilai berdasarkan nombor baris dan lajur.

Baca Lagi: Kembalikan Berbilang Nilai dalam Excel Berdasarkan Kriteria Tunggal (3 Pilihan)

3. Menggunakan Alat Perintah Penapis untuk Mengekstrak Data daripada Excel Berdasarkan Kriteria Julat

Alat arahan Penapis dalam Excel ialah salah satu alat yang paling banyak digunakan dan berkesan untuk mengekstrak data tertentu berdasarkan berbeza kriteria.

Lihat set data berikut. Sebelum ini, kami menggunakannya sebagai contoh kami untuk mengeluarkan butiran pelajar yang mendapat Markah daripada 80 hingga 100 dengan melaksanakan formula Tatasusunan. Tetapi dalam bahagian ini, kita akan belajar cara melakukannya dengan menggunakan Alat Penapis Excel .

Langkah-langkah untuk mengekstrak data berdasarkan julat tertentu menggunakan Penapis Excel diberikan di bawah.

Langkah:

• Mula-mula, pilih hanya pengepala set data.
• Kedua, pergi ke Data -> Tapis .

• Ketiga, ia akan memasukkan butang lungsur turun dalam setiap nama pengepala set data.

• Kemudian, kerana kami ingin mengekstrak data berdasarkan Markah, jadi klik pada butang lungsur di sebelah Markah lajur.
• Seterusnya, daripada senarai juntai bawah, pilih Penapis Nombor -> Antara... (sekali lagi, kerana kami mengekstrak data antara 80 hingga 100 , jadi kami memilih pilihan Antara . Anda boleh memilih mana-mana pilihan lain daripada senarai mengikut kriteria anda).

• Sekarang, daripada pop timbul AutoFilter Tersuai kotak, pilih 80 daripada senarai lungsur turun yang akan muncul dengan hanya mengklik pada butang lungsur di sebelah lebih besar daripada atau sama dengan label, dan pilih 100 dalam kotak label kurang daripada atau sama dengan .
• Kemudian, klik OK .

Akhir sekali, anda akan mendapat semua butiran hanya untuk pelajar yang mendapat Markah daripada 80 hingga 100 .

Baca Lagi: Cara Mengekstrak Data daripada Imej ke dalam Excel (Dengan Langkah Pantas)

Bacaan Serupa

• Cara Mengimport Data ke dalam Excel daripada Fail Excel Lain (2 Cara)
• Kod VBA untuk Menukar Fail Teks kepada Excel (7 Kaedah )
• Cara Menukar Fail Teks kepada Excel Secara Automatik (3 Cara Yang Sesuai)
• Tukar Excel kepada Fail Teks dengan Pembatas (2 Pendekatan Mudah)
• Cara Mengimport Fail Teks dengan Berbilang ple Pembatas ke dalam Excel (3 Kaedah)

4. Menggunakan Penapis Lanjutan untuk Mengekstrak Data daripada Excel Berdasarkan Kriteria Julat

Jika anda tidak mahu melalui banyak langkah yang ditunjukkan dalam bahagian Penapis, anda boleh menggunakan Penapis Lanjutan pilihan dalam Excel untuk mengekstrak data berdasarkan julat yang diberikan.

Untuk menggunakan pilihan penapis lanjutan dalam Excel, anda perlu menentukan