Ás veces é posible que teñamos que buscar certos datos para traballar. Pero cando o conxunto de datos é enorme, é realmente difícil atopar o que buscamos. Neste artigo, mostrarémosche como extraer datos de Excel en función de diferentes criterios.

Descargar o modelo de práctica

Podes descargar o Modelo de Excel de práctica gratuíta desde aquí.

5 xeitos de extraer datos de Excel en función de criterios

Esta sección analizará 5 formas diferentes de extraer datos de Excel en función de determinados criterios.

1. Implementación de fórmulas matriciales para extraer datos de Excel en base a criterios de intervalo

A partir do seguinte conxunto de datos a modo de exemplo, describirémosche o proceso de extracción de datos en función do intervalo. Supoñamos que temos un conxunto de datos dos detalles dos estudantes, desde onde só queremos recuperar os datos dos estudantes que obtiveron marcas de 80 a 100 .

A continuación indícanse os pasos para extraer datos en función dun intervalo determinado mediante a fórmula Matriz .

Pasos:

• Primeiro, almacena a condición noutras células para traballar con aquelas máis tarde. Isto significa que, como iremos extraendo os detalles dos estudantes que obtiveron marcas de 80 a 100 , almacenamos 80 como valor inicial e 100 como valor final no . 1>Celas I4 e I5 respectivamente.

Ademais, tamén necesitamos almacenar a columna desde onde miraremosa condición da túa folla de traballo para usala máis tarde. Vexa a seguinte imaxe onde definimos a nosa condición de extraer os detalles dos estudantes de Marcos 80 a 100 en dúas celas diferentes como >=80 e <=100 en Marcas e usaremos os números de referencia de cela desas celas máis adiante no noso traballo.

Os pasos para extraer datos baseados nun intervalo determinado usando o filtro avanzado de Excel.

Pasos:

• Primeiro, seleccione a toda a táboa de datos .
• En segundo lugar, vai a Datos -> Avanzado .

• Finalmente, verá o intervalo dos seus datos seleccionados na caixa situada xunto ao Opción Listar intervalo .
• A continuación, na caixa situada xunto ao Intervalo de criterios , seleccione as celas que levan as condicións definidas . Verás que o nome da folla de traballo xerarase automaticamente alí, seguindo os números de referencia das celas para manter as condicións predefinidas.
• Por último, fai clic en Aceptar .

Como resultado, recibirá todos os detalles só para os estudantes que obtiveron puntos de 80 a 100 .

Ler máis: Extraer datos filtrados en Excel a outra folla (4 métodos)

5. Extraer datos dunha táboa definida en Excel en base a criterios de intervalo

Podes extraer datos dunha táboa definida en Excel da súa folla de cálculo de Excel usando o Filtro opción.

Considere o seguinte conxunto de datos non organizado, que primeiro definiremos como unha táboa de Excel e despois extraeremos datos de alí.

Os pasos para extraer datos da táboa definida de Excel baseada nun intervalo determinado.

Pasos:

• Ao principio, seleccione calquera cela de o seu conxunto de datos e prema Ctrl T .

• A continuación, aparecerá unha caixa emerxente Crear táboa . aparece, mostrando o intervalo do seu conxunto de datos como valores . Manteña marcada a caixa de verificación A miña táboa ten cabeceiras .
• Máis tarde, faga clic en Aceptar .

Xerará automáticamente unha táboa baseada no seu conxunto de datos cun botón despregable xunto coas cabeceiras.

• A continuación, como o que facemos que che mostrou anteriormente, fai clic no botón despregable a carón da columna Marcas xa que queremos extraer datos en función das Marcas.
• Máis tarde, na lista despregable, selecciona Filtros de números -> Entre... (de novo, como estamos extraendo datos entre 80 e 100 , seleccionamos a opción Entre . Podes seleccionar calquera outra opción da lista segundo o teu criterio) .

• Agora, na caixa emerxente Filtro automático personalizado , seleccione 80 na caixa lista despregable que aparecerá simplemente facendo clic no botón despregable xunto a é maior ou igual que a etiqueta e seleccione 100 na caixa de etiquetas é menorque ou igual a .
• Por último, fai clic en Aceptar .

Ao final, obterás unha táboa definida en Excel que contén só os detalles dos estudantes que obtiveron marcas de 80 a 100 .

Ler máis: Como extraer datos Da táboa baseada en varios criterios en Excel

Ten en conta

• Como o rango da matriz da táboa de datos para buscar o valor é fixo , non esquezas poñer o signo dólar ($) diante do número de referencia da cela da táboa matricial.
• Cando traballes con valores de matriz, non esquezas premer Ctrl + Maiús + Intro no teu teclado mentres extraes os resultados. Premer só Intro só funcionará cando esteas a usar Microsoft 365 .
• Despois de premer Ctrl + Maiús + Intro , notarás que o A barra de fórmulas encerrou a fórmula entre chaves {} , declarándoa como unha fórmula matricial. Non escribas eses corchetes {} ti mesmo, Excel fai isto automaticamente por ti.

Conclusión

Neste artigo, aprenderon a extraer datos de Excel en función de diferentes criterios. Espero que este artigo sexa moi beneficioso para vostede. Non dubides en facer calquera dúbida se tes sobre o tema.

• En terceiro lugar, preme Ctrl + Maiús + Intro no teu teclado.

Entón, obterás os primeiros datos extraídos que coincidan coa túa condición na cela do resultado. p.ex. Johnny cuxo ID é 3 obtivo 80 puntos en Bioloxía e o seu rexistro gárdase no conxunto de datos antes de outros, así que temos ID de Johnny 3 na cela do resultado.

• Agora, arrastre polas columnas e filas mediante Recheo de control para recuperar os detalles de só os alumnos que obtiveron puntos de 80 a 100 .

Desglose da fórmula

• ÍNDICE($B$5:$E$14,,$I$6)
  • Saída: {60;30;80;55;87 ;95;100;42;25;18}
  • Explicación: a función INDEX adoita devolver un único valor ou unha columna ou fila completa dun intervalo de celas determinado. 3 gárdase na Cela $I$6 , polo que devolve a columna completa no 3 (columna Marcas ) de todo o intervalo do conxunto de datos ( $B$5:$E$14 ) como saída.

• INDEX($B$5:$E $14,,$I$6)<=$I$5 -> convértese en,
  • {60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}<=100
  • Saída: {TRUE ;VERDADEIRO;VERDADEIRO;VERDADEIRO;VERDADEIRO;VERDADEIRO;VERDADEIRO;VERDADEIRO;VERDADEIRO;VERDADEIRO}
  • Explicación: Almacenamos 100 no Cela $I$5 . Como todos os valores son inferiores a 100 ($I$5) , devolve unha columna chea de VERDADEIRO .

Do mesmo xeito,

• INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)>=$I$4 -> pasa a ser,
  • { 60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}>=80
  • Saída: {FALSO;FALSO;VERDADEIRO;FALSO;VERDADEIRO;VERDADEIRO;VERDADEIRO;FALSO;FALSO;FALSO}
  • Explicación: Almacenamos 80 no 1>Cela $I$4 . Polo tanto, devolve VERDADEIRO cando o valor da columna é igual ou maior que 80 ; en caso contrario, devolve FALSO .

• (INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)= $I$4) -> pasa a ser,
  • {VERDADEIRO;VERDADEIRO;VERDADEIRO;VERDADEIRO;VERDADEIRO;VERDADEIRO;VERDADEIRO;VERDADEIRO;VERDADEIRO;VERDADEIRO}*{FALSO;FALSO;VERDADEIRO;FALSO;VERDADEIRO;VERDADEIRO;VERDADEIRO;FALSO; FALSO;FALSO}
  • Saída: {0;0;1;0;1;1;1;0;0;0}
  • Explicación: Os valores booleanos teñen equivalentes numéricos, VERDADEIRO = 1 e FALSO = 0 (cero) . Convértense ao realizar unha operación aritmética nunha fórmula.

• ROW($B$5:$E$14)
  • Saída: {5;6;7;8;9;10;11;12;13;14}
  • Explicación: A FILA función calcula o número de fila dunha celareferencia.

• COINCIDENCIAR(FILA($B$5:$E$14), FILA($B$5:$E$14)) -> pasa a ser,
  • PARTIR({5;6;7;8;9;10;11;12;13;14},{5;6;7;8;9;10;11; 12;13;14})
  • Saída: {1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10}
  • Explicación: A función MATCH devolve a posición relativa dun elemento nunha matriz ou unha referencia de cela que coincide cun valor especificado nunha orde específica .

• IF((ÍNDICE($B$5:$E$14,,$I$6)=$I$4), COINCIDIR(FILA( $B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),””) -> pasa a ser,
  • SE( {0;0;1;0;1;1;1;0;0;0}), {1 ; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10},””)
  • Saída: {“”; “”; 3; “”; 5; 6; 7; “”; “”; “”}
  • Explicación: A función IF devolve un valor se a proba lóxica é VERDADEIRO e outro valor se a proba lóxica é a proba é FALSO .

• PEQUENO(IF((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6) )=$I$4), COINCIDENCIAR(FILA($B$5:$E$14), FILA($B$5:$E$14)),””),FILAS(G11:$G$11)) -> ; pasa a ser,
  • PEQUENO({“”; “”; 3; “”; 5; 6; 7; “”; “”; “”}, FILAS(G11:$G$11)) -> pasa a ser,
  • PEQUENO({“”; “”; 3; “”; 5; 6; 7; “”; “”; “”},1)
  • Saída: 3
  • Explicación: A función PEQUENA devolve o k-th valor máis pequeno dun grupo de números. 3 é o máis pequeno nestegrupo.

• INDICE($B$5:$E$14, PEQUENO(IF((INDEX($B$5:$E$14,,$ I$6)=$I$4),COINCIDENCIAR(FILA($B$5:$E$14),FILA($B$5:$E$14)),””),FILAS(G11:$G$11)),COLUNAS( $A$1:A1)) -> pasa a ser,
  • INDEX($B$5:$E$14,3,,1)
  • Saída: {3; “Johnny”, 80, “Bioloxía”
  • Explicación: A función INDEX devolve un valor dun rango de celas( $B$5 :$E$14 ), especificado polo valor baseado nun número de fila e columna.

Ler máis: Como Extraer datos da cela en Excel (5 métodos)

2. Implementación de fórmulas matriciales para extraer datos de Excel en función de varias condicións

Na sección anterior, extraemos datos baseados nun intervalo determinado. Pero nesta sección mostrarémosche como extraer datos en función de varias condicións.

Mira o mesmo conxunto de datos que antes pero aquí en lugar de almacenar un intervalo de valores (marcas 80 a 100) como condición, almacenamos varias condicións, como recuperar detalles dos estudantes de ambos departamentos de Química e Bioloxía .

Os pasos para extraer datos en función de varias condicións usando o A fórmula da matriz móstranse a continuación.

Pasos:

• Primeiro, almacena as condicións noutras celas para traballar con elas máis tarde. Isto significa que como imos extraer os detalles dos estudantes dos departamentos de Química e Bioloxía , almacenamos Química e Bioloxía no Celas H5 e H6 respectivamente.
• En segundo lugar, noutra cela, onde desexa o resultado (queriamos o noso resultado na Cela G11 ), escriba a seguinte fórmula,

• En terceiro lugar, prema Ctrl + Maiús + Intro no teu teclado.

Máis tarde, obterás os primeiros datos extraídos que coincidan coas túas condicións na cela do resultado. p.ex. Johnny cuxo ID é 3 é do Departamento de Bioloxía e o seu rexistro gárdase no conxunto de datos antes que outros, polo que obtivemos ID de Johnny 3 na cela do resultado.

• Agora, arrastre polas columnas e filas mediante Recheo de control para recuperar os detalles só dos estudantes que son do Departamento de Química e Bioloxía .

Desglose da fórmula

• COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14) -> pasa a ser,
  • CONTARSE({“Química”;“Bioloxía”},{“Matemáticas”;“Física”;“Bioloxía”;“Química”;“Física”;“Física”;“Matemáticas” ”;“Química”;“Matemáticas”;“Bioloxía”
  • Saída: {0;0;1;1;0;0;0;1;0;1}
  • Explicación: A función COUNTIF permite identificar celas no intervalo $H$5:$H$6 que é igual a $E$5:$E$14 .

• IF(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E $14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), “”) -> pasa a ser,
  • IF( {0;0;1;1;0;0;0;1;0;1},COINCIDENCIAR(FILA($B$5:$E$14), FILA($B$5:$E$14)), “”) -> pasa a ser,
  • SE({0;0;1;1;0;0;0;1;0;1},{ 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10},””)
  • Saída: {“”; “”; 3; 4; “”; "";""; 8; “”;10}
  • Explicación: A función IF ten tres argumentos, o primeiro debe ser unha expresión lóxica. Se a expresión é VERDADEIRO entón ocorre unha cousa (argumento 2) e se FALSO ocorre outra cousa (argumento 3). A expresión lóxica calculouse no paso 1, VERDADEIRO é igual a 1 e FALSO é igual a 0 (cero) . A fila número 3, 4, 8 e 10 avalía VERDADEIRO (1) .

• PEQUENO(SE(CONTARSE($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), COINCIDIR(FILA($B$5:$E$14), FILA($B$5:$E$14)) ), “”), FILAS(G11:$G$11)) -> pasa a ser,
  • PEQUENO({“”; “”; 3; 4; “”; “”;“”; 8; “”;10},FILAS(G11:$G$11)) -> pasa a ser,
  • PEQUENO({“”; “”; 3; 4; “”; “”;“”; 8; “”;10},1)
  • Saída: 3
  • Explicación: A función SMALL devolve o k-th valor máis pequeno dun grupo de números. 3 é o máis pequeno deste grupo.

• INDEX($B$5:$E$14, SMALL(IF(COUNTIF ($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(FILA($B$5:$E$14), FILA($B$5:$E$14)), “”), FILAS(G11 :$G$11)), COLUMNAS($B$5:B5)) -> pasa a ser,
  • INDICE($B$5:$E$14, 3, COLUMNS($B$5:B5)) -> pasa a ser,
  • INDEX($B$5:$E$14, 3, 1)
  • Saída: {3; "Johnny", 80, "Bioloxía"
  • Explicación: A función INDEX devolve un valor dun intervalo de celas ( $B$5:$E$14 ), especificado polo valor baseado nun número de fila e columna.

Ler máis: Devolver varios valores en Excel en base a criterios únicos (3 opcións)

3. Usando a ferramenta de comandos de filtro para extraer datos de Excel en función de criterios de intervalo

A ferramenta de comandos de filtrado en Excel é unha das ferramentas máis utilizadas e eficaces para extraer datos específicos en función de diferentes criterios.

Mira o seguinte conxunto de datos. Anteriormente, usámolo como exemplo para extraer os detalles dos estudantes que obtiveron notas de 80 a 100 mediante a implementación da fórmula Array. Pero nesta sección, aprenderemos a facelo utilizando a Ferramenta de filtro de Excel .

Os pasos para extraer datos baseados nun intervalo determinado usando O filtro de Excel móstranse a continuación.

Pasos:

• Primeiro, seleccione só o encabezado do conxunto de datos.
• En segundo lugar, vai a Datos -> Filtro .

• En terceiro lugar, inserirá un botón despregable en cada nome de cabeceira do conxunto de datos.

• Entón, como queremos extraer datos baseados nas Marcas, fai clic no botón despregable a carón das Marcas columna.
• A continuación, na lista despregable, seleccione Filtros de números -> Entre... (de novo, xa que estamos extraendo datos entre 80 e 100 , polo que seleccionamos a opción Entre . Podes seleccionar calquera outra opción da lista segundo o teu criterio).

• Agora, desde a ventá emerxente Filtro automático personalizado , seleccione 80 da lista despregable que aparecerá simplemente facendo clic no botón despregable xunto a é maior que ou igual á etiqueta e seleccione 100 na caixa de etiquetas é menor ou igual a .
• Máis tarde, faga clic en Aceptar .

Por último, recibirá todos os detalles só para os estudantes que obtiveron puntos de 80 a 100 .

Ler máis: Como extraer datos da imaxe a Excel (con pasos rápidos)

Lecturas similares

• Como importar datos a Excel desde outro ficheiro de Excel (2 xeitos)
• Código VBA para converter ficheiros de texto a Excel (7 métodos) )
• Como converter ficheiro de texto a Excel automaticamente (3 xeitos adecuados)
• Converter Excel a ficheiro de texto con delimitador (2 enfoques sinxelos)
• Como importar ficheiros de texto con Multi Delimitadores ple en Excel (3 métodos)

4. Utilizar o filtro avanzado para extraer datos de Excel en función dos criterios de intervalo

Se non queres seguir moitos pasos que se mostran na sección Filtro, podes usar o Filtro avanzado opción en Excel para extraer datos en función dun intervalo determinado.

Para utilizar a opción de filtro avanzado en Excel, ten que definir