De vegades és possible que hàgim de cercar determinades dades per treballar-hi. Però quan el conjunt de dades és enorme, és molt difícil trobar el que estem buscant. En aquest article, us mostrarem com extreure dades d'Excel segons diferents criteris.

Descarregueu la plantilla de pràctica

Podeu baixar el plantilla d'Excel de pràctica gratuïta des d'aquí.

5 maneres d'extreure dades d'Excel basant-se en criteris

Aquesta secció tractarà 5 maneres diferents d'extreure dades d'Excel en funció de determinats criteris.

1. Implementació de la fórmula de matriu per extreure dades d'Excel basant-se en criteris d'interval

A partir del conjunt de dades següent com a exemple, us descriurem el procés d'extracció de dades en funció de l'interval. Suposem que tenim un conjunt de dades de les dades dels estudiants, des d'on només volem recuperar els detalls dels estudiants que van obtenir Marques de 80 a 100 .

A continuació s'indiquen els passos per extreure dades en funció d'un interval determinat mitjançant la fórmula Matriu .

Pasos:

• Primer, emmagatzema la condició en altres cèl·lules per treballar amb aquestes més tard. Això vol dir que, com extreurem els detalls dels estudiants que hagin obtingut Marques de 80 a 100 , hem emmagatzemat 80 com a valor inicial i 100 com a valor final al . 1>Cèl·lules I4 i I5 respectivament.

A més, també hem d'emmagatzemar la columna des d'on miraremla condició del vostre full de treball per utilitzar-la més endavant. Vegeu la imatge següent on definim la nostra condició per extreure els detalls dels estudiants de les marks 80 a 100 en dues cel·les diferents com >=80 i <=100 sota Marques i farem servir els números de referència de cel·la d'aquestes cel·les més endavant al nostre treball.

Els passos per A continuació es mostren les dades d'extracció d'un determinat interval mitjançant el filtre avançat d'Excel.

Passos:

• En primer lloc, seleccioneu la taula de dades sencera .
• En segon lloc, aneu a Dades -> Avançat .

• Finalment, veureu l'interval de les dades seleccionades al quadre al costat del Opció de llista .
• A continuació, al quadre al costat de l' Interval de criteris , seleccioneu les cel·les que contenen les condicions definides . Veureu que el nom del full de treball es generarà automàticament allà dins, seguint els números de referència de la cel·la per mantenir les condicions predefinides.
• Finalment, feu clic a D'acord .

Com a resultat, obtindreu tots els detalls només per als estudiants que hagin obtingut qualificacions de 80 a 100 .

Llegeix més: Extreu les dades filtrades a Excel a un altre full (4 mètodes)

5. Extreu dades d'una taula definida d'Excel en funció dels criteris d'interval

Podeu extreure dades d'una taula definida d'Excel del vostre full de treball d'Excel mitjançant el Filtre opció.

Considereu el següent conjunt de dades no organitzat, que primer definirem com a taula d'Excel i després en extreurem dades.

Els passos per extreure dades. A continuació s'indiquen des de la taula definida d'Excel basada en un interval determinat.

Passos:

• Al principi, seleccioneu qualsevol cel·la de el vostre conjunt de dades i premeu Ctrl T .

• A continuació, apareixerà un quadre emergent Crea taula . apareixerà, mostrant l' interval del vostre conjunt de dades com a valors . Manteniu la casella de selecció La meva taula té capçaleres marcada.
• Més endavant, feu clic a D'acord .

Es generarà automàticament una taula basada en el vostre conjunt de dades amb un botó desplegable juntament amb les capçaleres.

• A continuació, com ho fem que us hem mostrat anteriorment, feu clic al botó desplegable al costat de la columna Marques perquè volem extreure dades basades en les marques.
• Més endavant, a la llista desplegable, seleccioneu Filtres de nombre -> Entre... (de nou, com que estem extreint dades entre 80 i 100 , seleccionem l'opció Entre . Podeu seleccionar qualsevol altra opció de la llista segons els vostres criteris) .

• Ara, des del quadre emergent Filtre automàtic personalitzat , seleccioneu 80 a llista desplegable que apareixerà simplement fent clic al botó desplegable al costat de és superior o igual a l'etiqueta i seleccioneu 100 al quadre de l'etiqueta és menorsuperior o igual a .
• Per últim, feu clic a D'acord .

Al final, obtindreu una taula definida en Excel que inclou només els detalls dels estudiants que han obtingut marques de 80 a 100 .

Llegir més: Com extreure dades De la taula basada en diversos criteris a Excel

Tingueu en compte

• Com que l'interval de la matriu de la taula de dades per cercar el valor és fix , no us oblideu de posar el signe dòlar ($) davant del número de referència de la cel·la de la taula de matrius.
• Quan treballeu amb valors de matriu, no us oblideu de prémer Ctrl + Maj + Retorn al teclat mentre extreu resultats. Premeu només Retorn només funcionarà quan utilitzeu Microsoft 365 .
• Després de prémer Ctrl + Maj + Retorn , notareu que La barra de fórmules va incloure la fórmula entre llances {} , declarant-la com una fórmula matricial. No escriviu aquests claussos {} vosaltres mateixos, Excel ho fa automàticament per vosaltres.

Conclusió

En aquest article, han après a extreure dades d'Excel en funció de diferents criteris. Espero que aquest article us hagi estat molt profitós. No dubteu a fer qualsevol pregunta si teniu sobre el tema.

• En tercer lloc, premeu Ctrl + Maj + Retorn al teclat.

A continuació, obtindreu les primeres dades extretes que coincideixen amb la vostra condició a la cel·la del resultat. Per exemple. Johnny l' ID del qual és 3 va obtenir 80 punts a Biologia i el seu registre s'emmagatzema al conjunt de dades abans de d'altres, així que tenim ID de Johnny 3 a la cel·la del resultat.

• Ara, arrossegueu les columnes i les files amb Fill Handle per recuperar els detalls de només els estudiants que van obtenir Notes de 80 a 100 .

Desglossament de la fórmula

• INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)
  • Sortida: {60;30;80;55;87 ;95;100;42;25;18}
  • Explicació: la funció INDEX normalment retorna un sol valor o una columna o fila sencera d'un interval de cel·les determinat. 3 s'emmagatzema a la Cel·la $I$6 , de manera que retorna tota la columna no 3 (columna Marques ) de tot l'interval. del conjunt de dades ( $B$5:$E$14 ) com a sortida.

• INDEX($B$5:$E $14,,$I$6)<=$I$5 -> esdevé,
  • {60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}<=100
  • Sortida: {TRUE ;VERTADER;VERTADER;CERTADER;CERTADER;CERTADER;CERTADER;CERTADER;CERTADER;CERTADER
  • Explicació: Hem emmagatzemat 100 al Cel·la $I$5 . Com que tots els valors són inferiors a 100 ($I$5) , retorna una columna plena de TRUE .

De la mateixa manera,

• INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)>=$I$4 -> es converteix en,
  • { 60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}>=80
  • Sortida: {FALS;FALS;CERTADER;FALS;CERTADER;CERTADER;CERTADER;FALS;FALS;FALS}
  • Explicació: Hem emmagatzemat 80 al 1>Cel·la $I$4 . Per tant, retorna TRUE quan el valor de la columna és igual o superior a 80 ; en cas contrari, retorna FALSE .

• (INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)= $I$4) -> esdevé,
  • {CERTADER;CERTADER;CERTADER;CERTADER;CERTADER;CERTADER;CERTADER;CERTADERO;CERTADER;CERTADER}*{FALS;FALS;CERTADERA;FALS;CERTADERA;CERTADERA;CERTADERA;FALS; FALSE;FALSE}
  • Sortida: {0;0;1;0;1;1;1;0;0;0}
  • Explicació: Els valors booleans tenen equivalents numèrics, VERTADER = 1 i FALS = 0 (zero) . Es converteixen quan es realitza una operació aritmètica en una fórmula.

• ROW($B$5:$E$14)
  • Sortida: {5;6;7;8;9;10;11;12;13;14}
  • Explicació: La FILA La funció calcula el número de fila d'una cel·lareferència.

• COINCIDENT(FILERA($B$5:$E$14), FILA($B$5:$E$14)) -> esdevé,
  • PARTIDA ({5;6;7;8;9;10;11;12;13;14},{5;6;7;8;9;10;11; 12;13;14})
  • Sortida: {1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10}
  • Explicació: La funció COINCORD retorna la posició relativa d'un element en una matriu o referència de cel·la que coincideix amb un valor especificat en un ordre específic .

• SI((ÍNDEX($B$5:$E$14,,$I$6)=$I$4),COINCIDENT(FILA( $B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),””) -> esdevé,
  • SI( {0;0;1;0;1;1;1;0;0;0}), {1 ; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10},””)
  • Sortida: {“”; “”; 3; “”; 5; 6; 7; “”; “”; “”}
  • Explicació: La funció SI retorna un valor si la prova lògica és VERTADER i un altre valor si la prova lògica és la prova és FALS .

• PETIT(SI((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6) )=$I$4), PARTIDA (FILERA ($B$5:$E$14), FILA ($B$5:$E$14)),””), FILARES (G11:$G$11)) -> ; esdevé,
  • PETIT({“”; “”; 3; “”; 5; 6; 7; “”; “”; “”}, FILES (G11:$G$11)) -> esdevé,
  • PETIT({“”; “”; 3; “”; 5; 6; 7; “”; “”; “”},1)
  • Sortida: 3
  • Explicació: La funció SMALL retorna el k-th valor més petit d'un grup de números. 3 és el més petit d'aquestgrup.

• INDEX($B$5:$E$14,SMALL(SI((INDEX($B$5:$E$14,,$) I$6)=$I$4), COINCIDENT (FILA ($B$5:$E$14), FILA ($B$5:$E$14)),””), FILES (G11:$G$11)), COLUMNES( $A$1:A1)) -> esdevé,
  • INDEX($B$5:$E$14,3,,1)
  • Sortida: {3; “Johnny”, 80, “Biologia”
  • Explicació: La funció INDEX retorna un valor d'un interval de cel·les ( $B$5 :$E$14 ), especificat pel valor basat en un número de fila i columna.

Més informació: Com Extreu dades de la cel·la a Excel (5 mètodes)

2. Implementació de la fórmula de matriu per extreure dades d'Excel en funció de diverses condicions

A la secció anterior, vam extreure dades en funció d'un interval determinat. Però en aquesta secció, us mostrarem com extreure dades en funció de diverses condicions.

Mireu el mateix conjunt de dades que abans, però aquí en comptes d'emmagatzemar un interval de valors (marques 80 a 100) com a condició, hem emmagatzemat diverses condicions, com ara la recuperació de detalls dels estudiants dels departaments de Química i Biologia .

Els passos per extreure dades basant-se en diverses condicions utilitzant el La fórmula de matriu es mostra a continuació.

Pasos:

• Primer, emmagatzema les condicions a altres cel·les per treballar-hi més endavant. Això vol dir que, com extreurem els detalls dels estudiants dels departaments de Química i Biologia , hem emmagatzemat Química i Biologia al Cèl·lules H5 i H6 respectivament.
• En segon lloc, en una altra cel·la, on vulgueu el resultat (volíem el nostre resultat a la Cel·la G11 ), escriviu la fórmula següent,

• En tercer lloc, premeu Ctrl + Maj + Retorn al teclat.

Més endavant, obtindreu les primeres dades extretes que coincideixen amb les vostres condicions a la cel·la del resultat. Per exemple. Johnny el ID del qual és 3 és del Departament de Biologia i el seu registre s'emmagatzema al conjunt de dades per davant dels altres, així que hem obtingut L'identificador de Johnny 3 a la cel·la del resultat.

• Ara, arrossegueu les columnes i les files per Emplena la maneta per recuperar els detalls només dels estudiants que són de la Departament de Química i Biologia .

Desglossament de la fórmula

• COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14) -> es converteix en,
  • COUNTIF({“Química”;“Biologia”},{“Matemàtiques”;“Física”;“Biologia”;“Química”;“Física”;“Física”;“Matemàtiques” ”;“Química”;“Matemàtiques”;“Biologia”
  • Sortida: {0;0;1;1;0;0;0;1;0;1}
  • Explicació: La funció COUNTIF permet identificar cel·les en l'interval $H$5:$H$6 que és igual a $E$5:$E$14 .

• IF(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E $14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), “”) -> es converteix en,
  • IF( {0;0;1;1;0;0;0;1;0;1},COINCIDENT(FILERA($B$5:$E$14), FILA($B$5:$E$14)), “”) -> esdevé,
  • SI({0;0;1;1;0;0;0;1;0;1},{ 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10},””)
  • Sortida: {“”; “”; 3; 4; “”; "";""; 8; “”;10}
  • Explicació: La funció SI té tres arguments, el primer ha de ser una expressió lògica. Si l'expressió s'avalua com a VERTADER llavors passa una cosa (argument 2) i si FALS passa una altra cosa (argument 3). L'expressió lògica es va calcular al pas 1, TRUE és igual a 1 i FALSE és igual a 0 (zero) . La fila núm. 3, 4, 8 i 10 avaluen TRUE (1) .

• SMALL(SI(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), COINCIDENT(FILA($B$5:$E$14), FILA($B$5:$E$14) ), “”), FILES(G11:$G$11)) -> esdevé,
  • PETIT({“”; “”; 3; 4; “”; “”;“”; 8; “”;10},FILES (G11:$G$11)) -> esdevé,
  • PETIT({“”; “”; 3; 4; “”; “”;“”; 8; “”;10},1)
  • Sortida: 3
  • Explicació: La funció SMALL retorna el k-th valor més petit d'un grup de números. 3 és el més petit d'aquest grup.

• INDEX($B$5:$E$14, SMALL(SI(COUNTIF ($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(FILERA($B$5:$E$14), FILA($B$5:$E$14)), “”), FILES (G11 :$G$11)), COLUMNES($B$5:B5)) -> esdevé,
  • INDEX($B$5:$E$14, 3, COLUMNS($B$5:B5)) -> es converteix en,
  • INDEX($B$5:$E$14, 3, 1)
  • Sortida: {3; “Johnny”, 80, “Biologia”
  • Explicació: La funció INDEX retorna un valor d'un interval de cel·les ( $B$5:$E$14 ), especificat pel valor basat en un número de fila i columna.

Més informació: Retorna diversos valors a Excel basats en criteris únics (3 opcions)

3. Ús de l'eina d'ordres de filtre per extreure dades d'Excel basant-se en criteris d'interval

L'eina d'ordres de filtre d'Excel és una de les eines més utilitzades i efectives per extreure dades específiques basades en diferents criteris.

Mireu el conjunt de dades següent. Anteriorment, el vam utilitzar com a exemple per extreure els detalls dels estudiants que van obtenir notes de 80 a 100 mitjançant la implementació de la fórmula Array. Però en aquesta secció, aprendrem a fer-ho mitjançant l'ús de l' eina de filtre d'Excel .

Els passos per extreure dades en funció d'un interval determinat mitjançant A continuació es mostren els filtres d'Excel.

Passos:

• Primer, seleccioneu només la capçalera del conjunt de dades.
• En segon lloc, aneu a Dades -> Filtre .

• En tercer lloc, inserirà un botó desplegable a cada nom de capçalera del conjunt de dades.

• Llavors, com volem extreure dades basades en les marques, feu clic al botó desplegable al costat de les marques columna.
• A continuació, a la llista desplegable, seleccioneu Filtres de nombres -> Entre... (de nou, a mesura que estem extreint dades entre 80 i 100 , així que seleccionem l'opció Entre . Podeu seleccionar qualsevol altra opció de la llista segons els vostres criteris).

• Ara, des de la finestra emergent Filtre automàtic personalitzat , seleccioneu 80 de la llista desplegable que apareixerà fent clic al botó desplegable al costat de és més gran que o igual a l'etiqueta i seleccioneu 100 al quadre de l'etiqueta és menor o igual a .
• Més endavant, feu clic a D'acord .

Finalment, obtindreu tots els detalls només per als estudiants que hagin obtingut qualificacions de 80 a 100 .

Més informació: Com extreure dades de la imatge a Excel (amb passos ràpids)

Lectures similars

• Com importar dades a Excel des d'un altre fitxer d'Excel (2 maneres)
• Codi VBA per convertir un fitxer de text a Excel (7 mètodes) )
• Com convertir un fitxer de text a Excel automàticament (3 maneres adequades)
• Convertir Excel a un fitxer de text amb delimitador (2 enfocaments fàcils)
• Com importar fitxers de text amb Multi Delimitadors ple a Excel (3 mètodes)

4. Ús del filtre avançat per extreure dades d'Excel en funció dels criteris d'interval

Si no voleu seguir molts passos que es mostren a la secció Filtre, podeu utilitzar el Filtre avançat opció a Excel per extreure dades basades en un interval determinat.

Per utilitzar l'opció de filtre avançat a Excel, heu de definir