Il arrive parfois que l'on ait besoin de rechercher certaines données pour travailler. Mais lorsque l'ensemble de données est énorme, il est vraiment difficile de trouver ce que l'on cherche. Dans cet article, nous allons vous montrer comment extraire des données d'Excel sur la base de différents critères.

Télécharger le modèle de pratique

Vous pouvez télécharger le modèle Excel d'entraînement gratuit à partir d'ici.

5 façons d'extraire des données d'Excel sur la base de critères

Cette section aborde 5 façons différentes d'extraire des données d'Excel en fonction de certains critères.

1. mise en œuvre de la formule Array pour extraire des données d'Excel en fonction de critères de plage

À partir de l'ensemble de données suivant, nous allons vous décrire le processus d'extraction des données en fonction de l'intervalle. Supposons que nous ayons un ensemble de données sur les étudiants, à partir duquel nous voulons seulement récupérer les détails des étudiants qui ont obtenu un diplôme de l'université. Notes de 80 à 100 .

Les étapes pour extraire des données basées sur une certaine gamme en utilisant le Array sont indiquées ci-dessous.

Des pas :

• Tout d'abord, stockez la condition dans d'autres cellules pour pouvoir travailler avec celles-ci plus tard. Cela signifie que nous allons extraire les détails des étudiants qui ont obtenu Notes de 80 à 100 nous avons stocké 80 comme valeur de départ et 100 comme valeur finale dans le Cellules I4 et I5 respectivement.

Nous devons également stocker la colonne à partir de laquelle nous chercherons nos valeurs stockées, c'est-à-dire que les marques 80 et 100 se trouvent dans la colonne Colonne des marques qui est le 3ème colonne dans notre ensemble de données, nous avons donc stocké 3 comme valeur de la colonne sur Cellule I6 .

• Troisièmement, appuyez sur Ctrl + Shift + Enter sur votre clavier.

Vous obtiendrez alors les premières données extraites qui correspondent à votre condition dans la cellule de résultat. Johnny dont ID est 3 obtenu 80 points sur Biologie et son enregistrement est stocké dans l'ensemble de données avant les autres, donc nous obtenons ID 3 de Johnny dans la cellule de résultat.

• Maintenant, déplacez les colonnes et les rangées en Poignée de remplissage pour récupérer les détails de seulement les étudiants qui ont eu Notes de 80 à 100 .

Répartition des formules

• INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)
  • Output: {60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}
  • Explication : la fonction INDEX renvoie généralement une seule valeur ou une colonne ou une ligne entière d'une plage de cellules donnée. 3 est stocké dans le Cellule $I$6 donc il renvoie la colonne entière non 3 ( Marks ) de l'ensemble de l'éventail de l'ensemble de données ( $B$5:$E$14 ) comme sortie.

• INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)<=$I$5 -> ; devient,
  • {60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}<=100
  • Sortie : {Vrai;Vrai;Vrai;Vrai;Vrai;Vrai;Vrai;Vrai;Vrai;Vrai}
  • Explication : Nous avons stocké 100 dans le Cellule $I$5 Comme toutes les valeurs sont inférieures à 100 ($I$5) et renvoie donc une colonne remplie de VRAI .

De même,

• INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)>=$I$4 -> ; devient,
  • { 60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}>=80
  • Sortie : {FALSE;FALSE;VRAI;FALSE;VRAI;VRAI;VRAI;FALSE;FALSE;FALSE}
  • Explication : Nous avons stocké 80 dans le Cellule $I$4 Il retourne donc VRAI lorsque la valeur de la colonne est égale ou supérieure à 80 ; sinon, il renvoie FAUX .

• (INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)=$I$4) -> ; devient,
  • {VRAI;VRAI;VRAI;VRAI;VRAI;VRAI;VRAI;VRAI;VRAI;VRAI}*{FAUX;FAUX;VRAI;VRAI;FAUX;VRAI;VRAI;VRAI;VRAI;VRAI;VRAI;FAUX;FAUX}
  • Sortie : {0;0;1;0;1;1;1;0;0;0}
  • Explication : Les valeurs booléennes ont des équivalents numériques, VRAI = 1 et FALSE = 0 (zéro) Ils sont convertis lors de l'exécution d'une opération arithmétique dans une formule.

• ROW($B$5:$E$14)
  • Output: {5;6;7;8;9;10;11;12;13;14}
  • Explication : La fonction ROW calcule le numéro de ligne d'une référence de cellule.

• MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)) -> ; devient,
  • MATCH({5;6;7;8;9;10;11;12;13;14},{5;6;7;8;9;10;11;12;13;14})
  • Sortie : {1 ; 2 ; 3 ; 4 ; 5 ; 6 ; 7 ; 8 ; 9 ; 10}
  • Explication : La fonction MATCH renvoie la position relative d'un élément dans un tableau ou une référence de cellule qui correspond à une valeur spécifiée dans un ordre spécifique.

• IF((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)=$I$4),MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),"") -> ; devient,
  • IF( {0;0;1;0;1;1;1;0;0;0}), {1 ; 2 ; 3 ; 4 ; 5 ; 6 ; 7 ; 8 ; 9 ; 10},"")
  • Sortie : {"" ; "" ; 3 ; "" ; 5 ; 6 ; 7 ; "" ; "" ; "" ; ""}
  • Explication : La fonction IF renvoie une valeur si le test logique est VRAI et une autre valeur si le test logique est FAUX .

• SMALL(IF((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)=$I$4),MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),""),ROWS(G11:$G$11)) -> ; devient,
  • SMALL({"" ; "" ; 3 ; "" ; 5 ; 6 ; 7 ; "" ; "" ; ""},ROWS(G11:$G$11))) -> ; devient,
  • SMALL({"" ; "" ; 3 ; "" ; 5 ; 6 ; 7 ; "" ; "" ; ""},1)
  • Sortie : 3
  • Explication : La fonction SMALL renvoie le k-th la plus petite valeur à partir d'un groupe de chiffres. 3 est le plus petit de ce groupe.

• INDEX($B$5:$E$14,SMALL(IF((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)=$I$4),MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),""),ROWS(G11:$G$11)),COLUMNS($A$1:A1)) -> ; devient,
  • INDEX($B$5:$E$14,3,,1)
  • Sortie : {3 ; "Johnny", 80, "Biologie"}
  • Explication : Le site INDEX La fonction renvoie une valeur à partir d'une plage de cellules( $B$5:$E$14 ), spécifié par la valeur basée sur un numéro de ligne et de colonne.

Lire la suite : Comment extraire des données d'une cellule dans Excel (5 méthodes)

2. mise en œuvre de la formule Array pour extraire des données d'Excel sur la base de plusieurs conditions

Dans la section précédente, nous avons extrait des données en fonction d'une plage donnée, mais dans cette section, nous allons vous montrer comment extraire des données en fonction de plusieurs conditions.

Regardez le même ensemble de données que précédemment, mais ici, au lieu de stocker une plage de valeurs (notes 80 à 100) comme condition, nous avons stocké plusieurs conditions telles que la récupération des détails des élèves à partir de les deux départements de chimie et de biologie .

Les étapes pour extraire des données basées sur des conditions multiples en utilisant la fonction Array sont indiquées ci-dessous.

Des pas :

• Tout d'abord, stockez les conditions dans d'autres cellules afin de pouvoir travailler avec elles plus tard. Chimie et Biologie départements, nous avons stocké Chimie et Biologie dans le Cellules H5 et H6 respectivement.
• Ensuite, dans une autre cellule, où vous voulez le résultat (nous voulions notre résultat dans la cellule Cellule G11 ), écrire la formule suivante,

• Troisièmement, appuyez sur Ctrl + Shift + Enter sur votre clavier.

Ensuite, vous obtiendrez les premières données extraites qui correspondent à vos conditions dans la cellule de résultat, par exemple Johnny dont ID est 3 vient de Département de biologie et son enregistrement est stocké dans l'ensemble de données avant les autres, donc nous obtenons ID 3 de Johnny dans la cellule de résultat.

• Maintenant, déplacez les colonnes et les rangées en Poignée de remplissage pour récupérer les détails de seulement les étudiants qui sont de l'école. Département de Chimie et Biologie .

Répartition des formules

• COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14) -> ; devient,
  • COUNTIF({"Chimie" ; "Biologie"},{"Math" ; "Physique" ; "Biologie" ; "Chimie" ; "Physique" ; "Physique" ; "Math" ; "Chimie" ; "Math" ; "Biologie"}
  • Sortie : {0;0;1;1;0;0;0;1;0;1}
  • Explication : La fonction COUNTIF permet d'identifier les cellules de la plage $H$5:$H$6 qui est égal à E$5:E$14 .

• IF(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), "") -> ; devient,
  • IF({0;0;1;1;0;0;0;1;0;1},MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), "") -> ; devient,
  • IF({0;0;1;1;0;0;0;1;0;1},{ 1 ; 2 ; 3 ; 4 ; 5 ; 6 ; 7 ; 8 ; 9 ; 10},"")
  • Sortie : {"" ; "" ; 3 ; 4 ; "" ; "" ;"" ; 8 ; "";10}
  • Explication : Le site SI a trois arguments, le premier doit être une expression logique. Si l'expression est évaluée à VRAI alors une chose se produit (argument 2) et si FAUX une autre chose se produit (argument 3). L'expression logique a été calculée à l'étape 1, VRAI est égal à 1 et FAUX est égal à 0 (zéro) Row non 3, 4, 8 et 10 évaluer VRAI (1) .

• SMALL(IF(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), ""), ROWS(G11:$G$11))) -> ; devient,
  • SMALL({"" ; "" ; 3 ; 4 ; "" ; "" ; "" ; 8 ; "";10},ROWS(G11:$G$11))) -> ; devient,
  • SMALL({"" ; "" ; 3 ; 4 ; "" ; "" ; "" ; 8 ; "";10},1)
  • Sortie : 3
  • Explication : Le site PETIT renvoie la fonction k-th la plus petite valeur à partir d'un groupe de chiffres. 3 est le plus petit de ce groupe.

• INDEX($B$5:$E$14, SMALL(IF(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), ""), ROWS(G11:$G$11)), COLUMNS($B$5:B5)) -> ; devient,
  • INDEX($B$5:$E$14, 3, COLUMNS($B$5:B5)) -> ; devient,
  • INDEX($B$5:$E$14, 3, 1)
  • Sortie : {3 ; "Johnny", 80, "Biologie"}
  • Explication : Le site INDEX La fonction renvoie une valeur à partir d'une plage de cellules( $B$5:$E$14 ), spécifié par la valeur basée sur un numéro de ligne et de colonne.

Lire la suite : Renvoyer plusieurs valeurs dans Excel en fonction d'un seul critère (3 options)

3. l'utilisation de l'outil de commande de filtre pour extraire des données d'Excel sur la base de critères de plage

L'outil de commande Filtre dans Excel est l'un des outils les plus utilisés et les plus efficaces pour extraire des données spécifiques sur la base de différents critères.

Regardez le jeu de données suivant. Auparavant, nous l'avons utilisé comme exemple pour extraire les détails des étudiants qui ont obtenu des notes de 80 à 100 en mettant en œuvre la formule Array. Mais dans cette section, nous allons apprendre comment le faire en utilisant la formule Array. L'outil de filtrage d'Excel .

Les étapes pour extraire des données basées sur une certaine plage en utilisant le filtre d'Excel sont données ci-dessous.

Des pas :

• Tout d'abord, ne sélectionnez que les en-tête de l'ensemble des données.
• Ensuite, allez sur Données -> ; Filtre .

• Troisièmement, il insérera un bouton déroulant dans chaque nom d'en-tête de l'ensemble de données.

• Ensuite, comme nous voulons extraire les données en fonction des marques, alors cliquez sur le bouton bouton déroulant à côté des Marques colonne.
• Ensuite, dans la liste déroulante, sélectionnez Nombre de filtres -> ; Entre... (encore une fois, comme nous extrayons des données entre 80 et 100 Nous choisissons donc l'option Entre Vous pouvez sélectionner d'autres options dans la liste en fonction de vos critères).

• Maintenant, à partir de la pop-up AutoFiltre personnalisé sélectionnez 80 de la liste déroulante qui apparaîtra en cliquant simplement sur l'icône bouton déroulant à côté de est supérieure ou égale à et sélectionnez 100 dans la boîte à étiquettes est inférieur ou égal à .
• Plus tard, cliquez sur OK .

Enfin, vous obtiendrez tous les détails uniquement pour les étudiants qui ont obtenu Notes de 80 à 100 .

Lire la suite : Comment extraire les données d'une image dans Excel (avec des étapes rapides)

Lectures similaires

• Comment importer des données dans Excel depuis un autre fichier Excel (2 façons)
• Code VBA pour convertir un fichier texte en Excel (7 méthodes)
• Comment convertir automatiquement un fichier texte en Excel (3 méthodes adaptées)
• Convertir Excel en fichier texte avec délimiteur (2 approches faciles)
• Comment importer un fichier texte avec plusieurs délimiteurs dans Excel (3 méthodes)

4. l'utilisation d'un filtre avancé pour extraire des données d'Excel en fonction de critères de plage

Si vous ne voulez pas passer par toutes les étapes présentées dans la section Filtre, vous pouvez utiliser la fonction Filtre avancé dans Excel pour extraire des données sur la base d'une plage donnée.

Pour utiliser l'option de filtre avancé dans Excel, vous devez définir la condition dans votre feuille de calcul pour l'utiliser plus tard. Voir l'image suivante où nous définissons notre condition pour extraire les détails des étudiants de Notes de 80 à 100 dans deux cellules différentes comme >=80 et <=100 sous Marks et nous utiliserons le numéros de référence des cellules de ces cellules plus tard dans notre travail.

Les étapes pour extraire des données basées sur une certaine plage en utilisant le filtre avancé d'Excel sont indiquées ci-dessous.

Des pas :

• Tout d'abord, sélectionnez le ensemble du tableau de données .
• Deuxièmement, allez sur Données -> ; avancées .

• Enfin, vous verrez l'étendue de votre données sélectionnées dans la case située à côté du Gamme de listes option.
• Ensuite, dans la case située à côté du Plage de critères sélectionnez le les cellules portant les conditions définies Vous verrez que le nom de la feuille de travail sera généré automatiquement à cet endroit, en suivant les numéros de référence des cellules contenant les conditions prédéfinies.
• Enfin, cliquez sur OK .

Par conséquent, vous obtiendrez tous les détails uniquement pour les étudiants qui ont obtenu Notes de 80 à 100 .

Lire la suite : Extraire des données filtrées dans Excel vers une autre feuille (4 méthodes)

5. extraire des données d'un tableau défini par Excel en fonction de critères de plage

Vous pouvez extraire des données d'un Tableau défini dans Excel à partir de votre feuille de calcul Excel en utilisant le Filtre option.

Considérons l'ensemble de données non organisé suivant, que nous allons d'abord définir comme un tableau Excel, puis en extraire les données.

Les étapes pour extraire des données d'un tableau Excel défini en fonction d'une certaine plage sont indiquées ci-dessous.

Des pas :

• Au début, sélectionnez toute cellule de votre ensemble de données et appuyez sur Ctrl T .

• Ensuite, une pop-up Créer une table Une boîte de dialogue apparaîtra, montrant le de votre ensemble de données comme valeurs Gardez la case à cocher Mon tableau a des en-têtes marqué.
• Plus tard, cliquez sur OK .

Elle générer automatiquement un tableau sur la base de votre ensemble de données avec un bouton déroulant ainsi que les en-têtes.

• Ensuite, comme nous vous l'avons montré précédemment, cliquez sur le bouton bouton déroulant à côté des Marques car nous voulons extraire les données en fonction des marques.
• Ensuite, dans la liste déroulante, sélectionnez Nombre de filtres -> ; Entre... (encore une fois, comme nous extrayons des données entre 80 et 100 nous choisissons l'option Entre Vous pouvez sélectionner d'autres options dans la liste en fonction de vos critères).

• Maintenant, à partir de la pop-up AutoFiltre personnalisé sélectionnez 80 de la liste déroulante qui apparaîtra en cliquant simplement sur l'icône bouton déroulant à côté de est supérieure ou égale à et sélectionnez 100 dans la boîte à étiquettes est inférieur ou égal à .
• Enfin, cliquez sur OK .

À la fin, vous obtiendrez un tableau défini dans Excel contenant uniquement les détails des étudiants qui ont obtenu une bourse. Notes de 80 à 100 .

Lire la suite : Comment extraire des données d'un tableau en fonction de plusieurs critères dans Excel ?

Gardez à l'esprit

• Comme la plage du tableau de données pour la recherche de la valeur est fixe, n'oubliez pas de mettre la balise dollar ($) devant le numéro de référence de la cellule du tableau.
• Lorsque vous travaillez avec des valeurs de tableau, n'oubliez pas d'appuyer sur la touche Ctrl + Shift + Enter sur votre clavier pendant l'extraction des résultats. En appuyant uniquement sur Entrez ne fonctionnera que si vous utilisez Microsoft 365 .
• Après avoir appuyé sur Ctrl + Shift + Enter vous remarquerez que la barre de formule contient la formule en format accolades {} en le déclarant comme une formule de tableau. Ne tapez pas ces mots parenthèses {} vous-même, Excel le fait automatiquement pour vous.

Conclusion

Dans cet article, nous avons appris à extraire des données d'Excel en fonction de différents critères. J'espère que cet article vous a été très utile. N'hésitez pas à poser toutes les questions que vous souhaitez sur le sujet.