Joskus saatamme joutua etsimään tiettyjä tietoja, joiden kanssa voimme työskennellä. Mutta kun tietokokonaisuus on valtava, on todella vaikeaa löytää etsimämme tiedot. Tässä artikkelissa näytämme sinulle, miten voit poimia tietoja Excelistä eri kriteerien perusteella.

Lataa käytäntömalli

Voit ladata ilmaisen Excel-mallin täältä.

5 tapaa poimia tietoja Excelistä kriteerien perusteella

Tässä osassa käsitellään 5 eri tapaa poimia tietoja Excelistä tiettyjen kriteerien perusteella.

1. Array-kaavan toteuttaminen tietojen poimimiseksi Excelistä alueen kriteerien perusteella

Seuraavassa esimerkkitapauksessa kuvaamme sinulle tietojen poimimisen alueen perusteella. Oletetaan, että meillä on opiskelijoiden tietoja sisältävä tietokokonaisuus, josta haluamme hakea vain ne opiskelijan tiedot, jotka ovat saaneet seuraavat tiedot. 80-100 pistettä .

Tietojen poimiminen tietyn alueen perusteella käyttämällä komentoa Array kaava on esitetty alla.

Vaiheet:

• Tallenna ensin ehto muihin soluihin, jotta voit työskennellä niiden kanssa myöhemmin. Tämä tarkoittaa, että kun poimimme oppilaiden tiedot, jotka saivat 80-100 pistettä , me tallennimme 80 alkuarvona ja 100 loppuarvona vuonna Solut I4 ja I5 vastaavasti.

Lisäksi meidän on tallennettava myös sarake, josta etsimme tallennetut arvomme. Tarkoittaen, että merkit 80 ja 100 ovat sarakkeessa Merkit-sarake joka on 3. sarake aineistossamme, joten tallennimme 3 sarakearvona osoitteessa Solu I6 .

• Kolmanneksi, paina Ctrl + Shift + Enter näppäimistölläsi.

Tämän jälkeen saat tulossoluun ensimmäiset poimitut tiedot, jotka vastaavat ehtoasi. Esim. Johnny jonka ID on 3 sain 80 markkaa osoitteessa Biologia ja hänen tietonsa on tallennettu tietokantaan ennen muita, joten saimme Johnnyn tunnus 3 tulossolussa.

• Vedä nyt sarakkeita ja rivejä ympäripäin seuraavasti Täyttökahva hakea tiedot vain niistä opiskelijoista, jotka saivat 80-100 pistettä .

Kaavan erittely

• INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)
  • Output: {60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}
  • Selitys: INDEX-toiminto palauttaa yleensä yksittäisen arvon tai koko sarakkeen tai rivin tietystä solualueesta. 3 tallennetaan Solu $I$6 , joten se palauttaa koko sarakkeen ei 3 ( Merkit sarake) koko tietokokonaisuuden alueesta ( $B$5:$E$14 ) tulosteena.

• INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)<=$I$5 -> tulee,
  • {60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}<=100
  • Output: {TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE}
  • Selitys: Tallensimme 100 vuonna Solu $I$5 Koska kaikki arvot ovat pienempiä kuin 100 ($I$5) , joten se palauttaa sarakkeen täynnä TRUE .

Samoin,

• INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)>=$I$4 -> tulee,
  • { 60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}>=80
  • Output: {FALSE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;TRUE;FALSE;FALSE;FALSE;FALSE}
  • Selitys: Tallensimme 80 vuonna Solu $I$4 . Joten se palauttaa TRUE kun sarakkeen arvo on vähintään 80 prosenttia ; muussa tapauksessa se palauttaa FALSE .

• (INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)=$I$4) -> tulee,
  • {{TOSI;TOTTA;TOTTA;TOTTA;TOTTA;TOTTA;TOTTA;TOTTA;TOTTA;TOTTA;TOTTA;TOTTA}*{VÄÄRIN;VÄÄRIN;VÄÄRIN;TOTTA;TOTTA;VÄÄRIN;TOTTA;TOTTA;TOTTA;TOTTA;TOTTA;TOTTA;VÄÄRIN;VÄÄRIN;VÄÄRIN;VÄÄRIN}
  • Output: {0;0;1;0;1;1;1;1;0;0;0;0;0}
  • Selitys: Boolen arvoilla on numeeriset vastineet, TRUE = 1 ja FALSE = 0 (nolla) Ne muunnetaan, kun kaavassa suoritetaan aritmeettinen operaatio.

• RIVI($B$5:$E$14)
  • Output: {5;6;7;8;9;10;11;12;13;14}
  • Selitys: ROW-toiminto laskee soluviittauksen rivinumeron.

• MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)) -> tulee,
  • MATCH({5;6;7;8;9;10;11;12;13;14},{5;6;7;8;9;10;11;12;13;14})
  • Tulos: {1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10}.
  • Selitys: MATCH-toiminto palauttaa sellaisen kohteen suhteellisen sijainnin matriisissa tai soluviitteessä, joka vastaa määritettyä arvoa tietyssä järjestyksessä.

• IF((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)=$I$4),MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),"") -> tulee,
  • IF( {0;0;1;0;1;1;1;0;0;0}), {1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10},"")
  • Output: {""; ""; 3; ""; 5; 6; 7; ""; ""; ""; ""}
  • Selitys: IF-toiminto palauttaa yhden arvon, jos looginen testi on TRUE ja toinen arvo, jos looginen testi on FALSE .

• SMALL(IF((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)=$I$4),MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),""),ROWS(G11:$G$11))) -> tulee,
  • SMALL({""; ""; 3; ""; 5; 6; 7; ""; ""; ""; ""},ROWS(G11:$G$11)) -> tulee,
  • SMALL({""; ""; 3; ""; 5; 6; 7; ""; ""; ""; ""},1)
  • Lähtö: 3
  • Selitys: SMALL-toiminto palauttaa k-th pienin arvo numeroryhmästä. 3 on tämän ryhmän pienin.

• INDEX($B$5:$E$14,SMALL(IF((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)=$I$4),MATCH(ROW($B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),""),ROWS(G11:$G$11)),COLUMNS($A$1:A1))) -> tulee,
  • INDEX($B$5:$E$14,3,,1)
  • Tulos: {3; "Johnny", 80, "Biologia"}
  • Selitys: The INDEX funktio palauttaa arvon solualueelta( $B$5:$E$14 ), joka määritetään rivin ja sarakkeen numeroon perustuvalla arvolla.

Lue lisää: Kuinka poimia tietoja Excelin solusta (5 menetelmää)

2. Array-kaavan toteuttaminen tietojen poimimiseksi Excelistä useiden ehtojen perusteella

Yllä olevassa osiossa poimimme tietoja tietyn alueen perusteella, mutta tässä osiossa näytämme, miten tietoja voidaan poimia useiden ehtojen perusteella.

Katso samaa tietokokonaisuutta kuin aiemmin, mutta sen sijaan, että olisimme tallentaneet arvojen vaihteluvälin (arvosanat 80-100) ehtona, olemme tallentaneet useita ehtoja, kuten hakeneet opiskelijoiden tiedot osoitteesta sekä kemian että biologian laitokset .

Vaiheet tietojen poimimiseksi useiden ehtojen perusteella käyttämällä työkalua Array kaava on esitetty alla.

Vaiheet:

• Tallenna ensin ehdot muihin soluihin, jotta voit työskennellä niiden kanssa myöhemmin. Tämä tarkoittaa, että koska poimimme oppilaiden tiedot osoitteesta Kemia ja Biologia osastot, tallennimme Kemia ja Biologia vuonna Solut H5 ja H6 vastaavasti.
• Toiseksi, toiseen soluun, johon haluat tuloksen (me halusimme tuloksemme soluun Solu G11 ), kirjoitetaan seuraava kaava,

• Kolmanneksi, paina Ctrl + Shift + Enter näppäimistölläsi.

Myöhemmin saat tulossoluun ensimmäiset poimitut tiedot, jotka vastaavat ehtoja. Esim. Johnny jonka ID on 3 on peräisin Biologian laitos ja hänen tietonsa on tallennettu tietokantaan ennen muita, joten saimme Johnnyn tunnus 3 tulossolussa.

• Vedä nyt sarakkeita ja rivejä ympäripäin seuraavasti Täyttökahva hakea tiedot vain niistä opiskelijoista, jotka ovat peräisin Osasto of Kemia ja Biologia .

Kaavan erittely

• COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14) -> tulee,
  • COUNTIF({"Kemia"; "Biologia"},{"Matematiikka"; "Fysiikka"; "Biologia"; "Kemia"; "Fysiikka"; "Fysiikka"; "Fysiikka"; "Matematiikka"; "Kemia"; "Matematiikka"; "Biologia"}
  • Output: {0;0;1;1;0;0;0;0;0;1;0;1}
  • Selitys: COUNTIF-toiminto mahdollistaa solujen tunnistamisen alueella $H$5:$H$6 joka on yhtä suuri kuin $E$5:$E$14 .

• IF(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), "") -> tulee,
  • IF({0;0;1;1;0;0;0;0;1;0;1},MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), "") -> tulee,
  • IF({0;0;1;1;0;0;0;1;0;1},{ 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10},"")
  • Output: {""; ""; 3; 4; ""; ""; "";""; 8; "";10}
  • Selitys: The IF funktiolla on kolme argumenttia, joista ensimmäisen on oltava looginen lauseke. Jos lausekkeen arvoksi tulee TRUE tapahtuu yksi asia (väite 2) ja jos FALSE tapahtuu toinen asia (argumentti 3). Looginen lauseke laskettiin vaiheessa 1, TRUE on yhtä kuin 1 ja FALSE on yhtä kuin 0 (nolla) . Row no 3, 4, 8 ja 10 arvioida TOTUUS (1) .

• SMALL(IF(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), ""), ROWS(G11:$G$11))) -> tulee,
  • SMALL({""; ""; 3; 4; ""; ""; "";""; 8; "";10},ROWS(G11:$G$11)) -> tulee,
  • SMALL({""; ""; 3; 4; ""; ""; "";""; 8; "";10},1)
  • Lähtö: 3
  • Selitys: The PIENI funktio palauttaa k-th pienin arvo numeroryhmästä. 3 on tämän ryhmän pienin.

• INDEX($B$5:$E$14, SMALL(IF(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), ""), ROWS(G11:$G$11)), COLUMNS($B$5:B5)) -> tulee,
  • INDEX($B$5:$E$14, 3, COLUMNS($B$5:B5)) -> tulee,
  • INDEX($B$5:$E$14, 3, 1)
  • Tulos: {3; "Johnny", 80, "Biologia"}
  • Selitys: The INDEX funktio palauttaa arvon solualueelta( $B$5:$E$14 ), joka määritetään rivin ja sarakkeen numeroon perustuvalla arvolla.

Lue lisää: Palauta useita arvoja Excelissä yhden kriteerin perusteella (3 vaihtoehtoa)

3. Suodatuskomentotyökalun käyttäminen tietojen poimimiseen Excelistä alueellisiin kriteereihin perustuen

Excelin suodatinkomentotyökalu on yksi käytetyimmistä ja tehokkaimmista työkaluista, joilla voidaan poimia tiettyjä tietoja eri kriteerien perusteella.

Katso seuraavaa tietokokonaisuutta. Aiemmin käytimme sitä esimerkkinä poimiessamme oppilaiden tietoja, jotka saivat arvosanoja 80-100 toteuttamalla Array-kaavan. Mutta tässä osiossa opimme, miten se tehdään hyödyntämällä Excelin suodatintyökalu .

Seuraavassa esitetään vaiheet tietojen poimimiseksi tietyn alueen perusteella Excelin suodattimen avulla.

Vaiheet:

• Valitse ensin vain otsikko tietokokonaisuudesta.
• Toiseksi, mene osoitteeseen Tiedot -> Suodatin .

• Kolmanneksi se lisää pudotusnäppäin jokaisessa tietokokonaisuuden otsikkonimessä.

• Sitten, kun haluamme poimia tietoja, jotka perustuvat merkkeihin, joten napsauta kohtaa avattava painike merkkien vieressä sarake.
• Valitse seuraavaksi avattavasta luettelosta seuraavat vaihtoehdot Numerosuodattimet -> Välillä... (jälleen kerran, koska poimimme tietoja 80-100 , joten valitsemme vaihtoehdon Between Voit valita luettelosta muita vaihtoehtoja kriteerien mukaan).

• Nyt, ponnahdusikkunasta Mukautettu AutoFilter laatikko, valitse 80 alkaen avattava luettelo joka tulee näkyviin yksinkertaisesti klikkaamalla pudotusnäppäin vieressä on suurempi tai yhtä suuri kuin ja valitse 100 etikettikentässä on pienempi tai yhtä suuri kuin .
• Klikkaa myöhemmin OK .

Lopuksi saat kaikki tiedot vain niistä opiskelijoista, jotka saivat 80-100 pistettä .

Lue lisää: Kuinka poimia tietoja kuvasta Exceliin (nopeilla vaiheilla)

Samanlaisia lukemia

• Tietojen tuominen Exceliin toisesta Excel-tiedostosta (2 tapaa)
• VBA-koodi tekstitiedoston muuntamiseksi Exceliin (7 menetelmää)
• Kuinka muuntaa tekstitiedosto Exceliin automaattisesti (3 sopivaa tapaa)
• Muunna Excel tekstitiedostoksi rajaajalla (2 helppoa lähestymistapaa)
• Kuinka tuoda tekstitiedosto, jossa on useita erottimia Exceliin (3 menetelmää)

4. Advanced Filter -suodattimen hyödyntäminen tietojen poimimiseksi Excelistä alueellisiin kriteereihin perustuen

Jos et halua käydä läpi monia Suodatin-osiossa esitettyjä vaiheita, voit käyttää komentoa Edistynyt suodatin vaihtoehto Excelissä tietojen poimimiseksi tietyn alueen perusteella.

Jotta voit käyttää Excelin laajennettua suodatusvaihtoehtoa, sinun on määriteltävä ehto, jota voit käyttää myöhemmin. Katso seuraava kuva, jossa määrittelemme ehdon, jonka mukaan poimimme opiskelijoiden tiedot seuraavista oppilaista Merkit 80-100 kahdessa eri solussa seuraavasti >=80 ja <=100 osoitteessa Merkit ja käytämme solujen viitenumerot näistä soluista myöhemmin työssämme.

Seuraavassa esitetään vaiheet tietojen poimimiseksi tietyn alueen perusteella Excelin Advanced Filter -suodattimen avulla.

Vaiheet:

• Valitse ensin koko datataulukko .
• Toiseksi, mene osoitteeseen Data -> Kehittynyt .

• Lopuksi näet, kuinka suuri alue on valitut tiedot ruutuun, joka on Luetteloalue vaihtoehto.
• Sitten ruutuun, joka on vieressä Kriteerien vaihteluväli , valitse solut, jotka täyttävät määritellyt edellytykset Näet, että työarkin nimi luodaan siellä automaattisesti ennalta määritettyjen ehtojen soluviitenumeroiden jälkeen.
• Klikkaa lopuksi OK .

Tämän seurauksena saat kaikki tiedot vain niistä opiskelijoista, jotka saivat 80-100 pistettä .

Lue lisää: Suodatettujen tietojen poimiminen Excelistä toiseen arkistoon (4 menetelmää)

5. Tietojen poimiminen Excel-määritellystä taulukosta vaihteluvälin kriteerien perusteella

Voit poimia tietoja Excelin määrittelemä taulukko Excel-taulukosta käyttämällä Suodatin vaihtoehto.

Tarkastellaan seuraavaa järjestämätöntä tietokokonaisuutta, joka määritellään ensin Excel-taulukkona ja josta poimitaan sitten tietoja.

Seuraavassa esitetään vaiheet tietojen poimimiseksi Excelin määritellystä taulukosta tietyn alueen perusteella.

Vaiheet:

• Valitse alussa mikä tahansa solu tietokokonaisuudesta ja paina Ctrl T .

• Sitten ponnahdusikkuna Luo taulukko Ruutu tulee näkyviin, jossa näkyy datasettisi alue arvoina . Pidä valintaruutu Taulukossani on otsikot merkitty.
• Klikkaa myöhemmin OK .

Se taulukon automaattinen luominen perustuu tietokokonaisuuteesi, jossa on pudotusnäppäin yhdessä otsikoiden kanssa.

• Sitten, kuten aiemmin näytimme sinulle, napsauta painiketta avattava painike merkkien vieressä sarakkeessa, koska haluamme poimia tietoja merkkien perusteella.
• Valitse myöhemmin avattavasta luettelosta seuraavat vaihtoehdot Numerosuodattimet -> Välillä... (jälleen kerran, koska poimimme tietoja 80-100 , valitsemme vaihtoehdon Between Voit valita luettelosta muita vaihtoehtoja kriteerien mukaan).

• Nyt ponnahdusikkunasta Mukautettu AutoFilter laatikko, valitse 80 alkaen avattava luettelo joka tulee näkyviin klikkaamalla pudotusnäppäin vieressä on suurempi tai yhtä suuri kuin ja valitse 100 etikettikentässä on pienempi tai yhtä suuri kuin .
• Klikkaa lopuksi OK .

Lopulta saat Excelissä määritellyn taulukon, jossa on vain niiden opiskelijoiden tiedot, jotka saivat arvosanan. 80-100 pistettä .

Lue lisää: Kuinka poimia tietoja taulukosta useiden kriteerien perusteella Excelissä?

Pidä mielessä

• Koska datataulukkomäärän alue, josta arvoa etsitään, on kiinteä, älä unohda laittaa merkkiä dollari ($) merkki taulukon soluviitenumeron edessä.
• Kun työskentelet joukkoarvojen kanssa, älä unohda painaa painiketta Ctrl + Shift + Enter näppäimistöllä tuloksia poimittaessa. Painamalla vain Kirjoita toimii vain silloin, kun käytät Microsoft 365 .
• Kun olet painanut Ctrl + Shift + Enter , huomaat, että kaavapalkki sulkee kaavan sisäänsä muotoon suljetut aaltosulkeet {} , ilmoittaen sen array-kaavaksi. Älä kirjoita näitä suluissa {} itse, Excel tekee tämän automaattisesti puolestasi.

Päätelmä

Tässä artikkelissa olemme oppineet, miten tietoja voidaan poimia Excelistä eri kriteerien perusteella. Toivon, että tästä artikkelista on ollut sinulle paljon hyötyä. Kysy rohkeasti, jos sinulla on aiheeseen liittyviä kysymyksiä.