Në Excel, ndërsa importoni të dhëna nga burime të ndryshme ose krijoni një grup të dhënash, ekziston mundësia për të pasur hapësira shtesë të padëshiruara. Ndonjëherë hapësirat ekstra shkaktojnë gabime gjatë përdorimit të funksioneve të ndryshme. Për të krijuar një bazë të dhënash standarde dhe të mirë, shkurtimi i hapësirave shtesë është i nevojshëm. Në këtë artikull, unë do të shpjegoj se si të shkurtohen hapësirat në Excel.

Për ta bërë shpjegimin më të qartë, do të përdor një grup të dhënash mostër që përfaqëson informacionin personal të një person të caktuar. Grupi i të dhënave ka 3 kolona, ​​këto janë Emri , Qyteti dhe Kodi postar .

Shkarkoni për të praktikuar

8 mënyra për të shkurtuar hapësirat në Excel

1. Përdorimi i funksionit TRIM për të shkurtuar hapësirat e vlerave të vargjeve

TRIM funksioni është funksioni më i dobishëm për shkurtimin e hapësirave shtesë . Ai shkurton të gjitha llojet e disa hapësirave, këto janë hapësira drejtuese , pasuese dhe ndërmjet nga të dyja vargu dhe vlerat numerike . Nuk është në gjendje të shkurtojë një karakter të vetëm hapësirë ​​midis fjalëve.

Këtu, unë do të shkurtoj hapësirat nga vlerat e vargut të Emri kolona.

Për të filluar, zgjidhni çdo qelizë për të vendosur vlerën rezultuese.

➤ Zgjodha qelizën E4 .

⏩ Në qeliza E4 , shkruani formulën e mëposhtme.

Këtu, nëvendoseni aty ku dëshironi të jepni titullin

⏩ Një dialog box e Cakto makro do të shfaqet.

Më pas, zgjidhni Emri i makros dhe Makro në .

⏩ Zgjodha Trim_Trailing_Spaces nga Emri makro zgjodha Excel Trim Spaces.xlsm nga Makrot në .

Më pas, kliko OK .

Riemërto Butoni .

➤ Unë e quajta atë Shkurto hapësirat pasuese .

Tani, klikoni në butonin 2>për të ekzekutuar kodin.

Prandaj, të gjitha hapësirat pasuese do të shkurtohen .

Hapësirat pas nga kolona Emri janë shkurtuar.

Gjëra për t'u mbajtur mend

🔺 Funksioni TRIM trajton të gjitha llojet e vlerave si vlera varg . Pra, kini kujdes kur shkurtoni hapësirat nga vlerat numerike .

Seksioni i praktikës

Kam dhënë një fletë praktike në librin e punës për t'i praktikuar këto shpjegoi mënyrat për të shkurtuar hapësirat. Mund ta shkarkoni nga sa më sipër.

Përfundim

U përpoqa të shpjegoj 8 mënyra të thjeshta dhe të shpejta për të shkurtojë hapësira në Excel. Këto mënyra të ndryshme do t'ju ndihmojnë të shkurtoni të gjitha llojet e vlerave. E fundit, por jo më pak e rëndësishme, nëse keni ndonjë lloj sugjerimi, ideje ose reagimi, ju lutemi mos ngurroni të komentoni më poshtë.

⏩ Shtypni ENTER tastin dhe do të merrni Emrin ku hapësirat shtesë shkurtohen .

⏩ Tani, mund të përdorni Plotësoni Handle në AutoFill formulën për pjesën tjetër të qelizave.

Lexo më shumë: <[ Rregullim] Funksioni TRIM nuk funksionon në Excel: 2 zgjidhje

2. Përdorimi i funksionit TRIM për të shkurtuar hapësirat e vlerave numerike

Gjithashtu mund të hiqni të gjitha kryesoret, pasuese dhe hapësira ndërmjet vlerave numerike gjithashtu. Por problemi është se funksioni TRIM trajton edhe vlerat numerike si vargje . Kjo është arsyeja pse do t'ju duhet të përdorni funksionin VALUE me funksionin TRIM për të shkurtojë hapësirat nga vlerat numerike .

Këtu, unë do të shkurtoj hapësirat nga vlerat numerike të kolonës Zip Code .

Për të filluar, zgjidhni çdo qelizë për të vendosur vlerën rezultuese.

➤ Zgjodha qelizën E4 .

⏩ Në qelizë E4 , shkruani formulën e mëposhtme.

Këtu, në TRIM funksion, zgjodha qelizën D4 si tekst . Tani, funksioni TRIM do të shkurtojë të gjitha hapësirat kryesore, pasuese dhe ndërmjet tyre nga qeliza e zgjedhur.

⏩ ShtypniTasti ENTER dhe do të merrni Kodin postar ku hapësirat shtesë do të shkurtohen .

Nga Duke parë rezultatin, mund të duket se funksioni TRIM e ka kryer punën e tij. Por nëse shikoni siç duhet, atëherë do të vini re se vlerat të shkurtuara nuk sillen si numra.

Për të shmangur këtë problem, mund të përdorni TRIM dhe VALUE funksionojnë së bashku.

Në fillim, zgjidhni çdo qelizë për të vendosur vlerën rezultuese.

➤ Zgjodha qelizën E4 .

⏩ Në qelizën E4 , shkruani formulën e mëposhtme.

Këtu, në <1 Funksioni>VALUE , përdora TRIM(D4) si tekst .

Më pas, në funksionin TRIM , zgjodha qelizën D4 si tekst . Tani, funksioni TRIM do të shkurtojë të gjitha hapësirat kryesore, pasuese dhe ndërmjet tyre nga qeliza e zgjedhur.

Tani, VLERËTA funksioni do të konvertojë vargun e shkurtuar në një numër .

⏩ Shtypni tastin ENTER dhe do të merrni Kodin postar si një numër ku hapësirat shtesë shkurtohen .

⏩ Tani, mund të përdorni Dorezën e mbushjes në AutoFill formulën për pjesën tjetër të qelizave.

Lexo më shumë: Si të shkurtohet Pjesë e tekstit në Excel (9 metoda të thjeshta)

3. Përdorimi i TRIM-it të majtë për të shkurtuar hapësirat kryesore

Në rast se dëshironi të shkurtoni vetëm hapësirat kryesore atëherë mund ta bëni duke përdorur MID funksioni, FIND funksioni, TRIM funksioni dhe LEN funksionojnë së bashku.

Këtu, nga Emri kolona, ​​dua vetëm të shkurtoj hapësirat kryesore.

Për të filluar, zgjidhni çdo qelizë për të vendosur vlerën rezultuese.

➤ Zgjodha Qeliza E4 .

⏩ Në qelizën E4 , shkruani formulën e mëposhtme.

Këtu, në funksionin MID , zgjodha qelizën B4 si tekst , përdora FIND(MID(TRIM(B4) ,1,1),B4) si start_num më pas përdoret LEN(B4) si num_chars .

Më pas, në Funksioni FIND , përdora MID(TRIM(B4),1,1) si find_tekst dhe zgjodha qelizën B4 si brenda_text .

Përsëri, në funksionin MID , kam përdorur RIM(B4) si tekst , përdorur 1 si start_num më pas përdoret 1 si num_chars .

Më pas, në funksionin LEN , zgjodha qeliza B4 si tekst .

Zbërthimi i formulës

➦ TRIM( B4) —> do të shkurtojë të gjitha hapësirat shtesë.

• Dalja: Adam Smith

➦ MID(TRIM(B4),1,1) —> duke filluar nga pozicioni 1 do të nxjerrë një nënvarg nga një varg.

• Dalja: A

➥ FIND(MID(TRIM(B4),1,1),B4) —> Kjo do të ktheni pozicionin e vargut.

• Dalja: 4

➦ LEN(B4) —> do të kthejë numrin e karaktereve në vargun e tekstit.

• Dalja: 17

➥ MID(B4,FIND(MID(TRIM(B4),1,1),B4),LEN(B4)) —> do të kthejë të gjithë vargun e tekstit.

ο MID(B4, 4, 17)

• Dalja: Adam Smith

• Shpjegim: Kurmoje udhëheqja e hapësirave nga emri “ Adam     Smith” .

⏩ Shtypni tastin ENTER dhe hapësirat kryesore do të jenë prerë nga kolona Emri .

⏩ Tani, mund të përdorni Dorezën e mbushjes për Plotësimi automatik formula për pjesën tjetër të qelizave.

Përmbajtje e ngjashme : Funksioni i shkurtimit të majtë në Excel: 7 mënyra të përshtatshme

4. Përdorimi i funksionit SUBSTITUTE për të shkurtuar të gjitha hapësirat

Sa herë që dëshironi të shkurtoni të gjitha hapësirat nga çdo vlerë, atëherë mund të përdorni funksionin SUBSTITUTE .

Këtu, unë do të shkurtoj të gjitha hapësirat nga kolona Qyteti .

Për të filluar me , zgjidhni çdo qelizë për të vendosur vlerën rezultuese.

➤ Zgjodha qelizën E4 .

⏩ Në qelizën E4 , shkruani formulën e mëposhtme .

Këtu, në funksionin SUBSTITUTE , zgjodha qelizën C4 si tekst , e përdorur ” ” (Hapësirë ​​e vetme) si tekst_i_vjetër më pas përdoret “” (Pa hapësirë) si tekst_i ri . Tani, funksioni SUBSTITUTE do të zëvendësojë hapësirat pa hapësirë.

⏩ Shtypni tastin ENTER dhe hapësirat shtesë do të shkurtohen nga kolona Qyteti .

⏩ Tani,ju mund të përdorni Plotësoni Handle për AutoFill formulën për pjesën tjetër të qelizave.

5. Duke përdorur TRIM & Funksioni ZËVENDËSIMI për të shkurtuar hapësirat që nuk prishen

Sa herë që ne importojmë të dhënat nga diku tjetër, shumicën e kohës, pak hapësira që nuk prishen hyjnë fshehurazi. hapësira duke përdorur funksionin TRIM , funksionin CLEAN dhe ZËVENDËSIM së bashku.

Për të filluar, zgjidhni çdo qelizë për të vendosur rezultatin vlera.

➤ Zgjodha qelizën E4 .

⏩ Në qelizën E4 , shkruani formulën e mëposhtme.

Këtu, në funksionin TRIM , kam përdorur CLEAN((SUBSTITUTE(B4,CHAR(160)) ,” “))) si tekst . përdoret FIND(MID(TRIM(B4),1,1),B4) si start_num më pas përdoret LEN(B4) si num_chars .

Më pas, në funksionin CLEAN , përdora SUBSTITUTE(B4,CHAR(160),” “)) si tekst .

Më pas, në funksionin SUBSTITUTE , zgjodha qelizën B4 si tekst , përdora CHAR(160) si tekst_i_vjetër , më pas përdoret ” “ (Hapësirë ​​e vetme) si tekst_i ri .

Tani, <1 Funksioni>SUBSTITUTE do të zëvendësojë hapësirat jo të prishura me një hapësirë ​​ të vetme .

Zbërthimi i formulës

➦ SUBSTITUTE(B4,CHAR(160),” “) —> do të shkurtojë të gjitha hapësirat shtesë.

• Outputi: Adam Smith

➦ CLEAN((SUBSTITUTE(B4,CHAR(160),” “))) —> fillimi nga pozicioni 1 do të nxjerrë një nënvarg nga një varg.

• Dalja: Adam     Smith

➥ TRIM(CLEAN((SUBSTITUTE(B4,CHAR(160),” “)))) —> Kjo do të kthehet pozicioni i vargut.

ο TRIM("Adam     Smith")

• Outputi: Adam Smith

• Shpjegim: Pritni hapësirat jo të thyera nga emri “ Adam Smith” .

⏩ Shtypni ENTER tasti dhe hapësirat që nuk prishen do të shkurtohen nga kolona Emri .

⏩ Tani , mund të përdorni Plotësimi Handle për AutoFill formulën për pjesën tjetër të qelizave.

6. Duke përdorur Find & Replace to Prim spaces

Ju gjithashtu mund të përdorni Find & Zëvendëso veçorinë për të shkurtojë hapësirat në Excel.

Më lejoni t'ju demonstroj procedurën,

Më pas, zgjidhni gamën e qelizave nga ku dëshironi të shkurtoj hapësirat.

➤ Zgjodha gamën e qelizave C4:C12 .

Më pas, hapni skedën Home >> ; nga Redaktimi i grupit >> shkoni te Gjeni & Zgjidh >> zgjidhni Zëvendëso

Do të shfaqet një kuti dialogu .

⏩ Unë përdoret single Hapësira në Gjej çfarë të shkurosh hapësirat.

⏩ Kam mbajtur Zëvendëso me fusha Bosh .

Më pas, kliko Zëvendëso të gjitha .

Një mesazhdo të shfaqet duke treguar se sa zëvendësime kanë ndodhur.

⏩ Kemi bërë 17 zëvendësime .

Më pas, klikoni OK dhe mbyllni dialogun kutia .

⏩ Këtu, të gjitha hapësirat janë shkurtohen në kolonën Qyteti .

Përmbajtje të ngjashme: Shkurtoni karakteret dhe hapësirat djathtas në Excel (5 mënyra)

7. Përdorimi i VBA në Shkurtoni hapësirat kryesore

Nëse dëshironi, mund të përdorni gjithashtu Visual Basic (VBA) për shkurtimin e hapësirave kryesore .

Më lejoni shpjegoni procedurën për ju,

Së pari, hapni skedën Zhvilluesi >> më pas zgjidhni Visual Basic.

⏩ Më pas, do të hapet një dritare e re e Microsoft Visual Basic për Aplikacione .

Tani, hapni Fut >> zgjidhni Moduli .

Shkruani kodin e mëposhtëm në hapësirat e hapura Moduli për shkurtoni hapësirat kryesore.

6871

Këtu, në Sub Trim_Leading_Spaces() , unë deklarova variablat Rg dhe WRg si Rapsi .

Më pas, e emërtoi kutinë e dialogut Të shkurtosh hapësirat kryesore më pas përdori një cikli For tek TRIM secila e zgjedhur qeliza .

Më pas, përdora funksionin VBA LTRIM për të shkurtuar.

Tani, Ruaj kodin dhe kthehu te fleta e punës.

për të aplikuar VBA , nëse dëshironi, mund të zgjidhni gamën e qelizës ose qelizës tani, përndryshe mund të zgjidhni diapazonin në kutinë e mesazheve .

➤ Zgjodha gamën e qelizave B4:B12 .

Më pas, hapni skedën Shiko >> nga Makrot >> zgjidhni Shiko makro.

Do të shfaqet një kuti dialogu . Prej këtu zgjidhni Emri i makrove dhe Macros në .

⏩ Zgjodha Trim_Leading_Spaces në Emri i makrove .

⏩ Zgjodha Excel Trim Spaces.xlsm në Macros në .

Më pas, kliko Run .

Një kuti mesazhi do të shfaqet ku do të shfaqet diapazoni juaj i zgjedhur.

Tani, klikoni OK .

Prandaj, të gjitha hapësirat pranuese do të shkurtohen .

8. Përdorimi i VBA-së për të shkurtuar hapësirat pasuese

Nëse dëshironi, gjithashtu mund të shkurtoni hapësirat vijuese duke përdorur Visual Basic .

Këtu, unë dua të shkurtoj hapësirat në vijim nga kolona Emri .

Tani, për të hapur dritaren Visual Basic për Aplikacione mund të ndiqni hapat e shpjeguar në seksionin 7 .

Më pas, shkruani kodin e mëposhtëm në Moduli .

2435

Këtu, në Sub Trim_Trailing_Spaces() , kam deklaruar rng variabël si Range .

Më pas, përdora funksionin VBA TRIM në shkurtim.

Tani, Ruaj kodin dhe kthehu te fleta e punës.

Hap skedën Zhvilluesi >> nga Fut >> zgjidhni Butonin nga Kontrollet e formës

Tani, Zvarriteni butonin në