Indholdsfortegnelse
I dag vil jeg gerne præsentere dig for Excel's OFFSET-funktion med 3 eksempler fra det virkelige liv.
Først vil jeg beskrive formelsyntaksen, og derefter vil jeg tale om, hvordan OFFSET-funktionen kan bruges til at løse problemer i det virkelige liv.
Introduktion
Funktionen OFFSET kan returnere en reference til en celle (lad os kalde den målcelle) eller et område (målområde), der er et bestemt antal rækker og kolonner væk fra en anden celle (referencecelle) eller et andet område (referenceområde).
Figuren nedenfor illustrerer, hvordan du bruger OFFSET-funktionen til at returnere referencen til en celle (venstre del) eller et område (højre del).
Det vil give dig et intuitivt indtryk af, hvad der er en målcelle og hvad der er en referencecelle.
Cellen markeret med grønt er en målcelle, mens celler markeret med gult er et målområde.
Cellerne med blå markering er referenceceller.
Figur 1
Hvad betyder OFFSET i Excel (syntaks)?
Her er syntaksen for Offset-funktionen: OFFSET (reference, rækker, kolonner, [højde], [bredde])
| Henvisning | Er påkrævet. Referencen er en celle eller et område af celler, hvorfra forskydningen starter. Bemærk, at cellerne skal være tilstødende til hinanden, hvis du angiver et område af celler. |
| Rækker | Påkrævet Antallet af rækker, opad eller nedad, referencecellen eller den øverste venstre celle i referenceområdet. Rækker kan være enten positiv eller negativ. Se på den venstre del af figur 1, målcellen vil være B2, hvis jeg ændrer funktionen som OFFSET (C3, -1, -1). B2 er en række højere end C3. |
| Cols | Er påkrævet. Antallet af kolonner, til venstre eller højre for referencecellen eller den øverste venstre celle i referenceområdet. Som med Rækker argument, værdierne af Cols kan også være både positiv og negativ. Hvordan kan vi skrive OFFSET-funktionen, hvis vi sætter B4 som referencecelle og C3 som målcelle? Svaret er OFFSET (B4, -1, 1). Her kan du se, at Cols er positiv, og C3 er en kolonne til højre for B4. |
| Højde | Valgfrit. Brug kun Height-argumentet, hvis målet er et område. Det angiver, hvor mange rækker målområdet omfatter. Height skal være et positivt tal. Du kan se i højre del af figur 1, at der er to rækker i målområdet. Derfor indstiller vi Height til 2 i det tilfælde. |
| Bredde | Valgfrit. Brug kun argumentet Bredde, hvis målet er et område (se højre del af figur 1). Det angiver, hvor mange kolonner målområdet indeholder. Bredden skal være et positivt tal. |
Lad mig nu vise dig, hvordan du kan bruge OFFSET-funktionen til at løse problemer i det virkelige liv.
Case 1: Opslag fra højre til venstre ved at kombinere OFFSET- og MATCH-funktionerne
Det er velkendt, at du kun kan udføre et venstre-til-højre-opslag med VLOOKUP-funktionen.
Den værdi, der skal søges efter, skal placeres i den første kolonne i dit tabelarray.
Du skal flytte hele dit tabelområde til højre med én kolonne, hvis du vil tilføje en ny opslagsværdi, eller du skal ændre din datastruktur, hvis du vil bruge en anden kolonne som opslagsværdi.
Men ved at kombinere OFFSET med funktionen Match kan begrænsningen i VLOOKUP-funktionen fjernes.
Hvad er MATCH-funktionen, og hvordan kan vi kombinere OFFSET-funktionen med Match-funktionen for at foretage opslaget?
Funktionen Match søger efter et bestemt emne i et område af celler og returnerer derefter den relative position for dette emne i området.
Lad os tage intervallet B3:B8 fra figur 2.1 (som viser forskellige landes indtægter i forskellige år) som eksempel.
Formlen "=MATCH ("USA", B3:B8, 0)" returnerer 1 da USA er den første post i intervallet (se celle B10 og C10).
For et andet område C2:F2 giver formlen "=MATCH (2015, C2:F2, 0)" følgende resultat 3 da 2015 er den tredje post i intervallet (se celle B11 og C11).
Tilbage til OFFSET-funktionen.
Hvis vi indstiller celle B2 som referencecelle og tager celle E3 som målcelle, hvordan kan vi så skrive formlen OFFSET?
E3 er 1 række under B2 og 3 kolonnerne fra højre til B2.
Derfor kan formlen skrives som "=OFFSET(B2, 1 , 3 )". Se nøje på tallene i rød farve, kan du se, at de passer sammen?
Det er svaret på spørgsmålet - Hvordan kombinerer man OFFSET-funktionen med Match-funktionen - Match-funktionen kan anvendes som andet eller tredje argument for OFFSET-funktionen (se celle C13).
Celle C14 viser, hvordan du kan bruge VLOOKUP-funktionen til at hente de samme data.
Vi skal vide, at indtægterne i 2015 er registreret i den fjerde kolonne i tabellen array B2:F8, før vi skriver VLOOKUP-funktionen.
Det betyder, at vi skal have et godt kendskab til datastrukturen, når vi bruger VLOOKUP-funktionen.
Dette er endnu en begrænsning for VLOOKUP. Men ved at bruge MATCH-funktionen som argument for OFFSET-funktionen behøver vi ikke at kende kolonneindekset.
Dette er meget nyttigt, hvis der er mange kolonner.
Figur 2.1
Lad os nu gå videre og se et mere komplekst eksempel.
Lad os antage, at vi har en tabel, der indeholder firmanavn, kontaktnavn og e-mailadresse for forskellige virksomheder.
Og vi ønsker at hente virksomhedsnavnet fra et kendt kontaktnavn eller få et kontaktnavn fra en kendt e-mail-adresse. Hvad kan vi gøre？
Se figur 2.2, hvor intervallet B5:E8 indeholder virksomhedsoplysninger. Ved at sætte input i celle C2 og celle B3 kan jeg ved hjælp af formlen i den røde firkant hente virksomhedsnavnet, hvis jeg kender kontaktnavnet.
Område D2:E4 viser, hvordan du får et kontaktnavn med en kendt e-mail-adresse.
Sammenfattende illustrerer disse to eksempler, at vi kan foretage et opslag fra højre til venstre, og at søgeværdien ikke behøver at være placeret i den yderste højre kolonne. Alle kolonner i tabelarrayet kan indeholde søgeværdien.
Figur 2.2
Case 2: Automatiser beregningen ved at kombinere OFFSET- og COUNT-funktionerne
Før vi introducerer, hvordan vi automatiserer beregningen, når vi tilføjer et nyt tal i en kolonne, skal vi først starte med at se, hvordan vi automatisk returnerer det sidste tal i en kolonne.
Se på nedenstående figur, som viser posteringer fra Human Resources. Hvis vi nu ønsker at få det sidste tal i kolonne B, vil formlen være "=OFFSET (C2, 9 , 0)", hvis vi anvender OFFSET-funktionen.
Af formlen kan vi se, at 9 er nøglenummeret.
Så længe vi kan returnere dette nummer automatisk, kan vi automatisk finde det sidste nummer i en kolonne.
9 er blot antallet af celler, der indeholder tal i kolonne C.
Hvis du er bekendt med funktionen COUNT, ved du, at funktionen COUNT kan tælle antallet af celler, der indeholder tal i et område.
For eksempel vil formlen "=COUNT (C3:C11)" tælle antallet af celler, der indeholder tal i cellerne C3 til C11.
I vores tilfælde vil vi gerne vide, hvor mange tal der er i en hel kolonne, og derfor skal der bruges en reference som C:C, der omfatter alle rækker i kolonne C.
Se venligst på cellerne G4 og H4, det tal, der returneres af "=COUNT(C:C)", er nøjagtigt lig med 9 .
Ved at erstatte 9 med COUNT(C:C) i ovenstående OFFSET-funktion kan vi således få en ny formel "=OFFSET (C2, COUNT(C:C) , 0)" (i celle H5).
Det tal, den returnerer, er 87000, hvilket er præcis det sidste tal i kolonne C.
Lad os nu gå videre til den automatiske beregning. Lad os antage, at vi vil have summen af alle tallene i kolonne C.
Formlen ville være "=SUM (OFFSET (C2, 1, 0, 9 , 1)))", hvis vi bruger SUM sammen med OFFSET.
9 er det samlede antal rækker i intervallet C3:C11 og det samlede antal celler, der indeholder tal i kolonne C.
Derfor kan vi skrive formlen på en ny måde som "=SUM (OFFSET (C2,1, 0, COUNT (C:C), 1)))".
Hvis du ser på cellerne G10 og H10, er det samlede antal lønninger for disse 9 medarbejdere 521.700 USD.
Hvis du nu sætter et tal som 34.000 $ i celle C12, vil både tallet i celle G5 og G10 blive ændret til henholdsvis 34.000 $ og 555.700 $.
Det er det, jeg kalder automatisering, da du ikke behøver at opdatere formlerne i celle G5 eller G10.
Du skal være forsigtig, når du bruger funktionen COUNT, da funktionen COUNT kun returnerer antallet af celler, der indeholder tal.
F.eks. giver "=COUNT (B: B)" 0 i stedet for 9, da der ikke er nogen celle i kolonne B, der indeholder tal (se cellerne G3 og H3).
Kolonne D indeholder 10 celler med tal, og det tal, der returneres af "COUNT (D: D)", er også 10.
Men hvis vi ønsker at hente det sidste tal i kolonne D, som vi gjorde for kolonne C, får vi nummer 0 (se celle G8 og H8).
Det er klart, at 0 ikke er det, vi ønsker. Hvad er der galt? Celle D13 er 11 rækker fra celle D2 i stedet for 10 rækker.
Dette kan også påvises ved hjælp af formlen "=OFFSET (D2, COUNT (D: D) + 1 , 0)" i celle G7.
Sammenfattende kan man sige, at tallene skal ligge ved siden af hinanden, hvis vi ønsker at bruge funktionen COUNT sammen med funktionen OFFSET for at muliggøre en automatiseret beregning.
Figur 3
Tilfælde 3: Brug OFFSET-funktionen til at lave et dynamisk område
Lad os antage, at vi ønsker at lave et diagram over en virksomheds månedlige enhedssalg, og at figur 4.1 viser aktuelle data og et diagram, der er oprettet på baggrund af aktuelle data.
Hver måned tilføjes den seneste måneds salg af enheder under det sidste tal i kolonne C.
Er der en nem måde at opdatere diagrammet automatisk på?
Nøglen til opdatering af diagrammet er at bruge OFFSET-funktionen til at oprette dynamiske intervalnavne for kolonnen Solgte enheder.
Det dynamiske område for enheders salg vil automatisk omfatte alle salgsdata, når der indtastes nye data.
Figur 4.1
Hvis du vil oprette et dynamisk område, skal du klikke på Formler fanen og vælg derefter Navn Manager eller Definer navn .
Under Nyt navn dialogboksen, hvis du klikker på Definer navn .
Hvis du vælger Navn leder , skal du også klikke på Ny til at lave nedenstående Nyt navn dialogboksen vises.
Figur 4.2
I " Navn: " skal navnet på det dynamiske område udfyldes. Og i indtastningsfeltet " Henviser til:" skal vi skrive OFFSET-formlen "=OFFSET (Figure4!$C$2, 1, 0, COUNT (!$C: $C), 1)", som vil generere et dynamisk interval af værdier baseret på enhederne Solgte værdier indtastet i kolonne C.
Som standard gælder et navn for hele arbejdsbogen og skal være unikt inden for arbejdsbogen.
Vi ønsker imidlertid at begrænse anvendelsesområdet til et bestemt ark.
Derfor vælger vi figur4 her i " Anvendelsesområde: "Når du har klikket på OK , skabes det dynamiske område.
Den vil automatisk inkludere alle salgsdata, når der indtastes nye data.
Højreklik nu på et punkt i diagrammet, og vælg derefter "Select Data" (Vælg data).
Figur 4.3
I den tilskyndede Vælg data Kilde, vælg Serie1 og derefter Rediger.
Figur 4.4
Skriv derefter "=Figure4!Units" som vist i figur 4.5.
Figur 4.5
Lad os endelig prøve og skrive 11 i celle C13. Du kan se, at diagrammet er ændret, og at værdien 11 er blevet inkluderet.
Diagrammet ændres automatisk, når der tilføjes nye data.
Figur 4.6
Læs mere...
- Offset(...) Funktion i Excel med eksempler
Download arbejdsfiler
Download arbejdsfilerne fra nedenstående link.
Excel-Offset-funktion.rar