Πίνακας περιεχομένων
Σήμερα θα ήθελα να σας παρουσιάσω τους Συνάρτηση OFFSET του Excel με 3 παραδείγματα από την πραγματική ζωή.
Αρχικά, θα περιγράψω τη σύνταξη του τύπου και στη συνέχεια θα μιλήσω για το πώς η συνάρτηση OFFSET μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την επίλυση προβλημάτων στην πραγματική ζωή.
Εισαγωγή
Η συνάρτηση OFFSET μπορεί να επιστρέψει μια αναφορά σε ένα κελί (ας το ονομάσουμε κελί-στόχο) ή μια περιοχή (περιοχή-στόχος) που απέχει έναν καθορισμένο αριθμό γραμμών και στηλών από ένα άλλο κελί (κελί αναφοράς) ή μια περιοχή (περιοχή αναφοράς).
Το παρακάτω σχήμα δείχνει πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση OFFSET για να επιστρέψετε την αναφορά σε ένα κελί (αριστερό μέρος) ή σε μια περιοχή (δεξί μέρος).
Θα σας δώσει μια διαισθητική εντύπωση για το τι είναι ένα κελί-στόχος και τι είναι ένα κελί αναφοράς.
Το κελί που επισημαίνεται με πράσινο χρώμα είναι ένα κελί-στόχος, ενώ τα κελιά που επισημαίνονται με κίτρινο χρώμα αποτελούν μια περιοχή-στόχο.
Τα κελιά που επισημαίνονται με μπλε χρώμα είναι κελιά αναφοράς.
Σχήμα 1
Τι σημαίνει OFFSET στο Excel (σύνταξη);
Ακολουθεί η σύνταξη της συνάρτησης Offset: OFFSET (reference, rows, cols, [height], [width])
| Αναφορά | Απαιτείται. Η αναφορά είναι ένα κελί ή μια περιοχή κελιών από την οποία ξεκινά η μετατόπιση. Λάβετε υπόψη ότι τα κελιά πρέπει να είναι γειτονικά μεταξύ τους, εάν καθορίσετε μια περιοχή κελιών. |
| Σειρές | Απαιτούμενο . Ο αριθμός των γραμμών, προς τα πάνω ή προς τα κάτω, το κελί αναφοράς ή το άνω αριστερό κελί της περιοχής αναφοράς. Σειρές μπορεί να είναι είτε θετική είτε αρνητική. Κοιτάξτε το αριστερό μέρος του Σχήματος 1, το κελί-στόχος θα είναι το B2 αν αλλάξω τη συνάρτηση ως OFFSET (C3, -1, -1). Το B2 βρίσκεται μια σειρά πάνω από το C3. |
| Cols | Απαιτείται. Ο αριθμός των στηλών, προς τα αριστερά ή προς τα δεξιά, του κελιού αναφοράς ή του άνω αριστερού κελιού της περιοχής αναφοράς. Όπως και με την επιλογή Σειρές όρισμα, οι τιμές των Cols μπορεί επίσης να είναι τόσο θετική όσο και αρνητική. Πώς μπορούμε να γράψουμε τη συνάρτηση OFFSET αν ορίσουμε το B4 ως κελί αναφοράς και το C3 ως κελί-στόχο; Η απάντηση είναι OFFSET (B4, -1, 1). Εδώ μπορείτε να δείτε ότι το Cols είναι θετικό και το C3 είναι μια στήλη δεξιά του B4. |
| Ύψος | Προαιρετικά. Χρησιμοποιήστε το επιχείρημα Ύψος μόνο αν ο στόχος είναι μια περιοχή. Λέει πόσες γραμμές περιλαμβάνει η περιοχή στόχου. Το Ύψος πρέπει να είναι θετικός αριθμός. Μπορείτε να δείτε από το δεξί μέρος της Εικόνας 1 ότι υπάρχουν δύο γραμμές στην περιοχή στόχου. Επομένως, ορίζουμε το Ύψος ως 2 σε αυτή την περίπτωση. |
| Πλάτος | Προαιρετικά. Χρησιμοποιήστε το επιχείρημα Width (Πλάτος) μόνο εάν ο στόχος είναι ένα εύρος (βλ. δεξί τμήμα της Εικόνας 1). Δείχνει πόσες στήλες περιέχει το εύρος του στόχου. Το πλάτος πρέπει να είναι θετικός αριθμός. |
Λοιπόν, επιτρέψτε μου τώρα να σας δείξω πώς να χρησιμοποιείτε τη συνάρτηση OFFSET για την επίλυση προβλημάτων στην πραγματική ζωή.
Περίπτωση 1: Αναζήτηση από δεξιά προς αριστερά με συνδυασμό των λειτουργιών OFFSET και MATCH
Είναι γνωστό ότι μπορείτε να εκτελέσετε αναζήτηση από αριστερά προς τα δεξιά μόνο με τη συνάρτηση VLOOKUP.
Η τιμή που θέλετε να αναζητήσετε πρέπει να τοποθετηθεί στην πρώτη στήλη του πίνακα.
Πρέπει να μετατοπίσετε ολόκληρο το εύρος του πίνακα σας προς τα δεξιά κατά μία στήλη, αν θέλετε να προσθέσετε μια νέα τιμή αναζήτησης ή πρέπει να αλλάξετε τη δομή των δεδομένων σας, αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια άλλη στήλη ως τιμή αναζήτησης.
Συνδυάζοντας όμως το OFFSET με τη λειτουργία Match, ο περιορισμός της λειτουργίας VLOOKUP μπορεί να εξαλειφθεί.
Τι είναι η συνάρτηση MATCH και πώς μπορούμε να συνδυάσουμε τη συνάρτηση OFFSET με τη συνάρτηση Match για να κάνουμε την αναζήτηση;
Λοιπόν, η συνάρτηση Match αναζητά ένα συγκεκριμένο στοιχείο σε μια σειρά κελιών και στη συνέχεια επιστρέφει τη σχετική θέση αυτού του στοιχείου στην περιοχή.
Ας πάρουμε ως παράδειγμα το εύρος B3:B8 από το διάγραμμα 2.1 (το οποίο δείχνει τα έσοδα διαφόρων χωρών σε διάφορα έτη).
Ο τύπος "=MATCH ("USA", B3:B8, 0)" θα επιστρέψει 1 δεδομένου ότι οι ΗΠΑ είναι το πρώτο στοιχείο στην περιοχή (βλέπε κελί B10 και C10).
Για μια άλλη περιοχή C2:F2, ο τύπος "=MATCH (2015, C2:F2, 0)" επιστρέφει 3 καθώς το 2015 είναι το τρίτο στοιχείο στην περιοχή (βλέπε κελί B11 και C11).
Επιστρέφοντας στη λειτουργία OFFSET.
Αν ορίσουμε το κελί B2 ως κελί αναφοράς και πάρουμε το κελί E3 ως κελί-στόχο, πώς μπορούμε να γράψουμε τον τύπο OFFSET;
Η E3 είναι 1 σειρά κάτω από το B2 και 3 στήλες από δεξιά προς Β2.
Επομένως, ο τύπος μπορεί να γραφτεί ως "=OFFSET(B2, 1 , 3 )". Κοιτάξτε προσεκτικά τους αριθμούς με κόκκινο χρώμα, μπορείτε να διαπιστώσετε ότι ταιριάζουν;
Αυτή είναι η απάντηση στο ερώτημα - Πώς να συνδυάσετε τη λειτουργία OFFSET με τη λειτουργία Match - Η συνάρτηση Match μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως το δεύτερο ή το τρίτο όρισμα της συνάρτησης OFFSET (βλέπε κελί C13).
Το κελί C14 δείχνει πώς να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση VLOOKUP για να ανακτήσετε τα ίδια δεδομένα.
Πρέπει να γνωρίζουμε ότι τα έσοδα του 2015 καταγράφονται στην 4η στήλη του πίνακα array B2:F8 πριν γράψουμε τη συνάρτηση VLOOKUP.
Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να γνωρίζουμε πολύ καλά τη δομή δεδομένων όταν χρησιμοποιούμε τη συνάρτηση VLOOKUP.
Αυτός είναι άλλος ένας περιορισμός για το VLOOKUP. Ωστόσο, χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση MATCH ως όρισμα της συνάρτησης OFFSET, δεν χρειάζεται να γνωρίζουμε τον δείκτη της στήλης.
Αυτό είναι πολύ χρήσιμο αν υπάρχουν πολλές στήλες.
Σχήμα 2.1
Ας προχωρήσουμε τώρα και ας δούμε ένα πιο σύνθετο παράδειγμα.
Ας υποθέσουμε ότι έχουμε έναν πίνακα που περιέχει το όνομα εταιρείας, το όνομα επικοινωνίας και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για διάφορες εταιρείες.
Και θέλουμε να ανακτήσουμε το όνομα της εταιρείας από ένα γνωστό όνομα επαφής ή να πάρουμε ένα όνομα επαφής από μια γνωστή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τι μπορούμε να κάνουμε;
Βλέπε Σχήμα 2.2, η περιοχή B5:E8 περιλαμβάνει πληροφορίες για την εταιρεία. Βάζοντας εισόδους στο κελί C2 και στο κελί B3, με τη βοήθεια του τύπου στο κόκκινο τετράγωνο, μπορώ να ανακτήσω την επωνυμία της εταιρείας, αν γνωρίζω το όνομα της επαφής.
Η περιοχή D2:E4 δείχνει πώς να λάβετε ένα όνομα επαφής με μια γνωστή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Συνοπτικά, αυτά τα δύο παραδείγματα δείχνουν ότι μπορούμε να εκτελέσουμε μια αναζήτηση από δεξιά προς τα αριστερά και ότι η τιμή αναζήτησης δεν χρειάζεται να τοποθετηθεί στην πιο δεξιά στήλη. Οποιαδήποτε στήλη του πίνακα μπορεί να περιέχει την τιμή αναζήτησης.
Σχήμα 2.2
Περίπτωση 2: Αυτοματοποίηση υπολογισμού με συνδυασμό των λειτουργιών OFFSET και COUNT
Πριν παρουσιάσουμε τον τρόπο αυτοματοποίησης του υπολογισμού κάθε φορά που προσθέτουμε έναν νέο αριθμό σε μια στήλη, ας ξεκινήσουμε με τον τρόπο αυτόματης επιστροφής του τελευταίου αριθμού σε μια στήλη.
Κοιτάξτε το παρακάτω σχήμα που δείχνει εγγραφές από το Ανθρώπινο Δυναμικό. Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να πάρουμε τον τελευταίο αριθμό στη στήλη Β, ο τύπος θα είναι "=OFFSET (C2, 9 , 0)" αν εφαρμόσουμε τη συνάρτηση OFFSET.
Από τον τύπο, μπορούμε να γνωρίζουμε ότι 9 είναι ο αριθμός του κλειδιού.
Εφόσον μπορούμε να επιστρέψουμε αυτόματα αυτόν τον αριθμό, μπορούμε να εντοπίσουμε αυτόματα τον τελευταίο αριθμό σε μια στήλη.
9 είναι απλώς ο αριθμός των κελιών που περιέχουν αριθμούς στη στήλη C.
Αν είστε εξοικειωμένοι με τη συνάρτηση COUNT, θα γνωρίζετε ότι η συνάρτηση COUNT μπορεί να μετρήσει τον αριθμό των κελιών που περιέχουν αριθμούς σε μια περιοχή.
Για παράδειγμα, ο τύπος "=COUNT (C3:C11)" θα μετρήσει τον αριθμό των κελιών που περιέχουν αριθμούς στα κελιά C3 έως C11.
Στην περίπτωσή μας, θα θέλαμε να μάθουμε πόσοι αριθμοί βρίσκονται σε μια ολόκληρη στήλη, επομένως, θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί αναφορά όπως C:C που περιλαμβάνει όλες τις γραμμές της στήλης C.
Κοιτάξτε τα κελιά G4 και H4, ο αριθμός που επιστρέφεται από το "=COUNT(C:C)" είναι ακριβώς ίσος με 9 .
Έτσι, αντικαθιστώντας το 9 με το COUNT(C:C) στην παραπάνω συνάρτηση OFFSET, μπορούμε να πάρουμε έναν νέο τύπο "=OFFSET (C2, COUNT(C:C) , 0)" (στο κελί H5).
Ο αριθμός που επιστρέφει είναι 87000 που είναι ακριβώς ο τελευταίος αριθμός της στήλης C.
Ας προχωρήσουμε τώρα στον αυτόματο υπολογισμό. Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε το άθροισμα όλων των αριθμών της στήλης Γ.
Ο τύπος θα ήταν "=SUM (OFFSET (C2, 1, 0, 9 , 1)))" αν χρησιμοποιήσουμε το SUM μαζί με το OFFSET.
9 είναι ο συνολικός αριθμός των γραμμών στην περιοχή C3:C11 και επίσης ο συνολικός αριθμός των κελιών που περιέχουν αριθμούς στη στήλη C.
Επομένως, μπορούμε να γράψουμε τον τύπο με έναν νέο τρόπο όπως "=SUM (OFFSET (C2,1, 0, COUNT (C:C), 1))".
Κοιτάξτε τα κελιά G10 και H10, ο συνολικός αριθμός των μισθών για αυτούς τους 9 υπαλλήλους είναι 521.700 δολάρια.
Τώρα, αν βάλετε έναν αριθμό όπως 34.000 δολάρια στο κελί C12, τόσο ο αριθμός στο κελί G5 όσο και ο αριθμός στο κελί G10 θα μετατραπούν σε 34.000 δολάρια και 555.700 δολάρια αντίστοιχα.
Αυτό είναι αυτό που ονομάζω αυτοματοποίηση, καθώς δεν χρειάζεται να ενημερώνετε τους τύπους στο κελί G5 ή G10.
Πρέπει να είστε προσεκτικοί όταν χρησιμοποιείτε τη συνάρτηση COUNT, καθώς η συνάρτηση COUNT επιστρέφει μόνο τον αριθμό των κελιών που περιέχουν αριθμούς.
Για παράδειγμα, το "=COUNT (B: B)" επιστρέφει 0 αντί για 9, καθώς δεν υπάρχει κανένα κελί στη στήλη B που να περιέχει αριθμούς (βλέπε κελιά G3 και H3).
Η στήλη D περιλαμβάνει 10 κελιά που περιέχουν αριθμούς και ο αριθμός που επιστρέφει η εντολή "COUNT (D: D)" είναι επίσης 10.
Αλλά αν θέλουμε να ανακτήσουμε τον τελευταίο αριθμό στη στήλη D, όπως κάναμε για τη στήλη C, θα πάρουμε τον αριθμό 0 (βλέπε κελί G8 και H8).
Προφανώς, το 0 δεν είναι αυτό που θέλουμε. Τι συμβαίνει; Το κελί D13 απέχει 11 σειρές από το κελί D2 αντί για 10 σειρές.
Αυτό μπορεί επίσης να αποδειχθεί από τον τύπο "=OFFSET (D2, COUNT (D: D) + 1 , 0)" στο κελί G7.
Συνοψίζοντας, οι αριθμοί πρέπει να είναι γειτονικοί μεταξύ τους, αν θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε τη συνάρτηση COUNT μαζί με τη συνάρτηση OFFSET για να μπορέσουμε να αυτοματοποιήσουμε τον υπολογισμό.
Σχήμα 3
Περίπτωση 3: Χρήση της συνάρτησης OFFSET για να δημιουργήσετε ένα δυναμικό εύρος
Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να απεικονίσουμε τις μηνιαίες πωλήσεις μονάδων μιας εταιρείας και το Σχήμα 4.1 δείχνει τα τρέχοντα δεδομένα και ένα διάγραμμα που δημιουργήθηκε με βάση τα τρέχοντα δεδομένα.
Κάθε μήνα, οι πωλήσεις των μονάδων του πιο πρόσφατου μήνα θα προστίθενται κάτω από τον τελευταίο αριθμό της στήλης Γ.
Υπάρχει ένας εύκολος τρόπος να ενημερώνετε αυτόματα το διάγραμμα;
Το κλειδί για την ενημέρωση του διαγράμματος είναι η χρήση της συνάρτησης OFFSET για τη δημιουργία δυναμικών ονομάτων εύρους για τη στήλη Μονάδες πώλησης.
Το δυναμικό εύρος για τις πωλήσεις των μονάδων θα περιλαμβάνει αυτόματα όλα τα δεδομένα πωλήσεων καθώς εισάγονται νέα δεδομένα.
Σχήμα 4.1
Για να δημιουργήσετε ένα δυναμικό εύρος, κάντε κλικ στο Τύποι και, στη συνέχεια, επιλέξτε Όνομα Διαχειριστής ή Ορισμός ονόματος .
Κάτω από Νέο όνομα Το παράθυρο διαλόγου θα σας ζητήσει να κάνετε κλικ στο Ορισμός ονόματος .
Εάν επιλέξετε Διαχειριστής ονόματος , πρέπει επίσης να κάνετε κλικ στο Νέο για να φτιάξετε το παρακάτω Νέο όνομα εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου.
Σχήμα 4.2
Στο " Όνομα: ", θα πρέπει να συμπληρωθεί το όνομα της δυναμικής περιοχής. Και στο πεδίο " Αναφέρεται σε:" πλαίσιο εισαγωγής, πρέπει να πληκτρολογήσουμε τον τύπο OFFSET "=OFFSET (Figure4!$C$2, 1, 0, COUNT (!$C: $C), 1)" που θα δημιουργήσει ένα δυναμικό εύρος τιμών με βάση τις μονάδες Sold που πληκτρολογήθηκαν στη στήλη C.
Από προεπιλογή, ένα όνομα ισχύει για ολόκληρο το βιβλίο εργασίας και πρέπει να είναι μοναδικό εντός του βιβλίου εργασίας.
Ωστόσο, θέλουμε να περιορίσουμε το πεδίο εφαρμογής σε ένα συγκεκριμένο φύλλο.
Ως εκ τούτου, επιλέγουμε το Σχήμα4 εδώ στο " Πεδίο εφαρμογής: ". Αφού κάνετε κλικ στο OK , δημιουργείται το δυναμικό εύρος.
Θα περιλαμβάνει αυτόματα όλα τα δεδομένα πωλήσεων καθώς εισάγονται νέα δεδομένα.
Τώρα κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε σημείο του διαγράμματος και επιλέξτε "Select Data".
Σχήμα 4.3
Στο ζητούμενο Επιλέξτε δεδομένα Πηγή, επιλέξτε Σειρά1 και στη συνέχεια Επεξεργασία.
Σχήμα 4.4
Και στη συνέχεια πληκτρολογήστε "=Figure4!Units" όπως δείχνει το Σχήμα 4.5.
Σχήμα 4.5
Τέλος, ας δοκιμάσουμε και ας πληκτρολογήσουμε 11 στο κελί C13. Βλέπετε ότι το διάγραμμα έχει αλλάξει και ότι η τιμή 11 έχει συμπεριληφθεί.
Το διάγραμμα θα αλλάζει αυτόματα όταν προστίθενται νέα δεδομένα.
Σχήμα 4.6
Διαβάστε Περισσότερα...
- Συνάρτηση Offset(...) στο Excel με παραδείγματα
Λήψη αρχείων εργασίας
Κατεβάστε τα αρχεία εργασίας από τον παρακάτω σύνδεσμο.
Excel-Offset-Function.rar