Mục lục
Hôm nay tôi muốn giới thiệu với các bạn về Hàm OFFSET của Excel với 3 ví dụ thực tế.
Đầu tiên, tôi sẽ mô tả cú pháp công thức và sau đó tôi sẽ nói về cách sử dụng hàm OFFSET để giải quyết các vấn đề trong cuộc sống thực.
Giới thiệu
Hàm OFFSET có thể trả về một tham chiếu đến một ô (hãy gọi nó là ô đích) hoặc phạm vi (đích phạm vi) là một số hàng và cột được chỉ định cách xa một ô khác (ô tham chiếu) hoặc phạm vi (phạm vi tham chiếu).
Hình bên dưới minh họa cách sử dụng hàm OFFSET để trả về tham chiếu cho một ô ( phần bên trái) hoặc một phạm vi (phần bên phải).
Nó sẽ cho bạn ấn tượng trực quan về ô mục tiêu và ô tham chiếu là gì.
Ô được đánh dấu màu xanh lục là ô ô mục tiêu trong khi các ô được đánh dấu màu vàng bao gồm một phạm vi mục tiêu.
Các ô được đánh dấu màu xanh lam là các ô tham chiếu.
Hình 1
OFFSET có nghĩa là gì trong Excel (cú pháp)?
Đây là cú pháp của Hàm Offset: OFFSET (tham chiếu, hàng, cột, [height], [width])
| Tham chiếu | Bắt buộc. Tham chiếu là một ô hoặc dải ô mà phần bù bắt đầu từ đó. Xin lưu ý rằng các ô phải liền kề nhau nếu bạn chỉ định một dải ô. |
| Hàng | Bắt buộc . Số hàng, lên hoặc xuống, ô tham chiếu hoặc ô phía trên bên trái củaphạm vi tham chiếu. Hàng có thể dương hoặc âm. Nhìn vào phần bên trái của Hình 1, ô mục tiêu sẽ là B2 nếu tôi thay đổi hàm thành OFFSET (C3, -1, -1). B2 là một hàng trên C3. |
| Cột | Bắt buộc. Số lượng cột, ở bên trái hoặc bên phải , của ô tham chiếu hoặc ô phía trên bên trái của phạm vi tham chiếu. Giống như đối số Hàng , các giá trị của Cột cũng có thể là dương và âm. Làm cách nào chúng ta có thể viết hàm OFFSET nếu chúng ta đặt B4 làm ô tham chiếu và C3 làm ô đích? Câu trả lời là OFFSET (B4, -1, 1). Ở đây bạn có thể thấy rằng Cols là số dương và C3 là một cột ở bên phải của B4. |
| Chiều cao | Tùy chọn. Chỉ sử dụng Đối số Chiều cao Nếu mục tiêu là một phạm vi. Nó cho biết phạm vi mục tiêu bao gồm bao nhiêu hàng. Chiều cao phải là một số dương. Bạn có thể thấy từ phần bên phải của Hình 1 rằng có hai hàng trong phạm vi mục tiêu. Do đó, chúng tôi đặt Chiều cao là 2 trong trường hợp đó. |
| Chiều rộng | Tùy chọn. Chỉ sử dụng Đối số chiều rộng nếu mục tiêu là một phạm vi (xem phần bên phải của Hình 1). Nó cho biết phạm vi mục tiêu chứa bao nhiêu cột. Chiều rộng phải là một số dương. |
Bây giờ tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng hàm OFFSET để giải các bài toán trong thực tế.
Trường hợp 1: Tra cứu từ phải sang trái bằng cách kết hợp OFFSET và MATCHHàm
Ai cũng biết rằng bạn chỉ có thể thực hiện tra cứu từ trái sang phải bằng hàm VLOOKUP.
Giá trị để tìm kiếm phải được đặt trong cột đầu tiên của mảng bảng.
Bạn phải dịch chuyển toàn bộ phạm vi bảng sang bên phải một cột nếu muốn thêm giá trị tra cứu mới hoặc bạn cần thay đổi cấu trúc dữ liệu nếu muốn sử dụng một cột khác làm giá trị tra cứu .
Nhưng bằng cách kết hợp hàm OFFSET với hàm Match, hạn chế của hàm VLOOKUP có thể được loại bỏ.
Hàm MATCH là gì và làm cách nào để kết hợp hàm OFFSET với hàm Match để thực hiện tra cứu?
À, hàm Match tìm kiếm một mục cụ thể trong một dải ô rồi trả về vị trí tương đối của mục đó trong dải.
Hãy lấy dải ô B3:B8 từ Hình 2.1 (hiển thị doanh thu của các quốc gia khác nhau trong các năm khác nhau) làm ví dụ.
Công thức “=MATCH (“USA”, B3:B8, 0)” sẽ trả về 1 vì Hoa Kỳ là mặt hàng đầu tiên trong th e phạm vi (xem ô B10 và C10).
Đối với một phạm vi khác C2:F2, công thức “=MATCH (2015, C2:F2, 0)” trả về 3 vì 2015 là mục thứ ba trong phạm vi (xem ô B11 và C11).
Quay lại hàm OFFSET.
Nếu chúng ta đặt ô B2 làm ô tham chiếu và lấy ô E3 làm ô đích, làm cách nào chúng ta có thể viết công thức OFFSET?
E3 ở hàng 1 bên dưới cột B2 và 3 bên phảiB2.
Do đó, công thức có thể được viết là “=OFFSET(B2, 1 , 3 )”. Nhìn kỹ những con số màu đỏ, bạn có thấy chúng khớp nhau không?
Đó chính là câu trả lời cho câu hỏi – Cách kết hợp hàm OFFSET với hàm Match – Có thể áp dụng hàm Match để phục vụ làm đối số thứ hai hoặc thứ ba của hàm OFFSET (xem ô C13).
Ô C14 trình bày cách sử dụng hàm VLOOKUP để truy xuất cùng một dữ liệu.
Chúng ta phải biết doanh thu năm 2015 được ghi vào cột thứ 4 của mảng bảng B2:F8 trước khi viết hàm VLOOKUP.
Có nghĩa là chúng ta phải nắm rất rõ về cấu trúc dữ liệu khi sử dụng hàm VLOOKUP.
Đây là một hạn chế khác đối với VLOOKUP. Tuy nhiên, bằng cách sử dụng hàm MATCH làm đối số của hàm OFFSET, chúng ta không cần phải biết chỉ mục cột.
Điều này rất hữu ích nếu có nhiều cột.
Hình 2.1
Bây giờ, hãy tiếp tục và xem một ví dụ phức tạp hơn.
Giả sử chúng ta có một bảng chứa Tên công ty, Tên liên hệ và Địa chỉ email cho các công ty khác nhau.
Và chúng tôi muốn truy xuất tên công ty từ tên liên hệ đã biết hoặc lấy tên liên hệ từ địa chỉ email đã biết. Chúng ta có thể làm gì？
Xem Hình 2.2, phạm vi B5:E8 bao gồm thông tin công ty. Bằng cách đặt đầu vào vào ô C2 và Ô B3, với sự trợ giúp của công thức trong hình vuông màu đỏ, tôi có thể truy xuấttên công ty nếu tôi biết tên liên hệ.
Phạm vi D2:E4 cho biết cách nhận tên liên hệ với địa chỉ email đã biết.
Tóm lại, hai ví dụ này minh họa rằng chúng tôi có thể thực hiện tra cứu từ phải sang trái và giá trị tìm kiếm không cần đặt ở cột ngoài cùng bên phải. Bất kỳ cột nào trong mảng bảng đều có thể chứa giá trị tìm kiếm.
Hình 2.2
Trường hợp 2: Tự động tính toán kết hợp hàm OFFSET và COUNT
Trước khi giới thiệu về cách tự động tính toán mỗi khi chúng ta thêm một số mới vào một cột, trước tiên hãy bắt đầu với cách tự động trả về số cuối cùng trong một cột.
Hãy xem hình bên dưới hiển thị các mục nhập từ bộ phận Nhân sự. Giả sử chúng ta muốn lấy số cuối cùng trong Cột B, công thức sẽ là “=OFFSET (C2, 9 , 0)” nếu chúng ta áp dụng hàm OFFSET.
Từ công thức , chúng tôi có thể biết rằng 9 là số khóa.
Miễn là chúng tôi có thể tự động trả lại số này, chúng tôi có thể tự động xác định vị trí số cuối cùng trong một cột.
9 chỉ là số ô chứa các số trong cột C.
Nếu đã quen thuộc với hàm COUNT, bạn sẽ biết rằng hàm COUNT có thể đếm số của các ô chứa số trong một phạm vi.
Ví dụ: công thức “=COUNT (C3:C11)” sẽ đếm số ô chứa số trong các ô từ C3 đến C11.
Trong trường hợp của chúng ta,chúng tôi muốn biết có bao nhiêu số trong cả một cột, do đó, nên sử dụng tham chiếu như C:C bao gồm tất cả các hàng trong cột C.
Vui lòng xem các ô G4 và H4, số được trả về bởi “=COUNT(C:C)” chính xác bằng 9 .
Do đó, bằng cách thay thế 9 bằng COUNT(C:C) trong hàm OFFSET ở trên, chúng ta có thể nhận được một giá trị mới công thức “=OFFSET (C2, COUNT(C:C) , 0)” (trong ô H5).
Số nó trả về là 87000, chính xác là số cuối cùng trong cột C .
Bây giờ, hãy chuyển sang tính toán tự động. Giả sử chúng ta muốn tổng của tất cả các số trong cột C.
Công thức sẽ là “=SUM (OFFSET (C2, 1, 0, 9 , 1))” nếu chúng ta sử dụng SUM cùng với OFFSET.
9 là tổng số hàng trong phạm vi C3:C11 và cũng là tổng số ô chứa các số trong cột C.
Do đó , chúng ta có thể viết công thức theo cách mới như “=SUM (OFFSET (C2,1, 0, COUNT (C:C), 1))”.
Xem ô G10 và H10, tổng số tiền lương cho 9 nhân viên này là $521.700.
Bây giờ nếu bạn nhập một số như $34.000 vào ô C12, thì cả số trong ô G5 và G10 sẽ lần lượt được thay đổi thành $34.000 và $555.700.
Tôi gọi đây là tính năng tự động hóa vì bạn không phải cập nhật công thức trong ô G5 hoặc G10.
Bạn phải cẩn thận khi sử dụng hàm COUNT vì hàm COUNT chỉ trả về số lượng ô có chứa số.
Ví dụ:“=COUNT (B: B)” trả về 0 thay vì 9 vì không có ô nào trong cột B chứa số (xem ô G3 và H3).
Cột D bao gồm 10 ô chứa số và số được trả về bởi “COUNT (D: D)” cũng là 10.
Nhưng nếu muốn lấy số cuối cùng ở cột D như đã làm với cột C thì sẽ được số 0 (xem ô G8 và H8).
Rõ ràng, 0 không phải là điều chúng tôi mong muốn. Chuyện gì vậy? Ô D13 cách ô D2 11 hàng thay vì 10 hàng.
Điều này cũng có thể được chứng minh bằng công thức “=OFFSET (D2, COUNT (D: D) + 1 , 0 )” trong ô G7.
Tóm lại, các số phải liền kề nhau nếu chúng ta muốn sử dụng hàm COUNT cùng với hàm OFFSET để cho phép tính toán tự động.
Hình 3
Trường hợp 3: Sử dụng hàm OFFSET để tạo dải động
Giả sử chúng ta muốn lập biểu đồ về doanh số bán đơn vị hàng tháng của công ty và Hình 4.1 hiển thị dữ liệu hiện tại và biểu đồ được tạo dựa trên hiện tại dữ liệu.
Mỗi tháng, doanh số của đơn vị tháng gần đây nhất sẽ được thêm vào bên dưới số cuối cùng trong cột C.
Có cách nào dễ dàng để tự động cập nhật biểu đồ không?
Chìa khóa để cập nhật biểu đồ là sử dụng hàm OFFSET để tạo tên phạm vi động cho cột Đơn vị bán.
Phạm vi động cho doanh số của đơn vị sẽ tự động bao gồm tất cả dữ liệu bán hàng khi dữ liệu mới được nhập.
Hình 4.1
Để tạo dải động, nhấptab Công thức rồi chọn Trình quản lý tên hoặc Xác định tên .
Hộp thoại Tên mới bên dưới sẽ nhắc nếu bạn nhấp vào Xác định tên .
Nếu bạn chọn Trình quản lý tên , bạn cũng cần nhấp vào Mới để tạo Hộp thoại Tên mới xuất hiện.
Hình 4.2
Trong hộp nhập “ Tên: ”, tên dải động phải được điền vào .Và tại ô nhập “ Refers to:” chúng ta cần gõ công thức OFFSET “=OFFSET (Hình4!$C$2, 1, 0, COUNT (!$C:$C), 1 )” sẽ tạo ra một dải giá trị động dựa trên các giá trị Đơn vị đã bán được nhập vào cột C.
Theo mặc định, một tên sẽ áp dụng cho toàn bộ sổ làm việc và phải là duy nhất trong sổ làm việc.
Tuy nhiên, chúng tôi muốn giới hạn phạm vi trong một trang tính cụ thể.
Do đó, chúng tôi chọn Hình 4 ở đây trong hộp nhập “ Phạm vi: ”. Sau khi nhấp vào OK , phạm vi động được tạo.
Dải động này sẽ tự động bao gồm tất cả dữ liệu bán hàng khi dữ liệu mới được nhập.
Bây giờ, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ điểm nào trong biểu đồ rồi chọn “Chọn dữ liệu”.
Hình 4.3
Trong phần nhắc Chọn dữ liệu Nguồn, hãy chọn Series1 rồi chọn Chỉnh sửa.
Hình 4.4
Sau đó nhập “=Hình4!Đơn vị” như Hình 4.5 hiển thị.
Hình 4.5
Cuối cùng, hãy thử gõ 11 vào ô C13. Bạn có thể thấy biểu đồ đã thay đổi và giá trị 11 đã được đưa vào.
Biểu đồsẽ tự động thay đổi khi dữ liệu mới được thêm vào.
Hình 4.6
Đọc thêm…
- Hàm Offset(…) trong Excel với các ví dụ
Tải xuống các tệp làm việc
Tải xuống các tệp làm việc từ liên kết bên dưới.
Hàm-Offset-Excel .rar