Hoe goed zou het zijn als cellen automatisch worden gevuld? Meestal zullen we dat geweldig vinden. Vandaag gaan we je laten zien hoe je cellen in Excel automatisch kunt vullen op basis van de waarde uit een andere cel. Voor deze sessie gaan we Excel 2019 gebruiken, voel je vrij om je voorkeursversie te gebruiken.

Laten we eerst eens kennismaken met de dataset die de basis vormt van onze voorbeelden van vandaag.

Hier hebben we een tabel met informatie over werknemers, zoals hun naam, id, adres, respectievelijke afdeling en toetredingsdatum. Met deze gegevens zullen we zien hoe we cellen automatisch kunnen vullen.

Merk op dat dit een eenvoudige dataset is met dummygegevens. In een reëel scenario kunt u een veel grotere en complexe dataset tegenkomen.

Praktijk Werkboek

U kunt het oefenwerkboek downloaden via onderstaande link.

Cellen automatisch vullen op basis van een andere cel

Hier stellen we ons voorbeeld zo op dat we door het opgeven van een werknemersnaam automatisch zijn informatie vinden.

Hier hebben we informatievelden ingevoerd die gescheiden zijn van de oorspronkelijke tabel. Laten we zeggen dat we de Naam, Robert .

Dan moeten we de details krijgen van Robert Laten we onderzoeken hoe we dat kunnen doen.

1. De functie VLOOKUP gebruiken

Vergeet even "auto-populate" en denk aan het ophalen van gegevens die aan de criteria voldoen, welke functies komen in u op? Het ligt voor de hand, VLOOKUP is er zo een.

VLOOKUP zoekt naar gegevens, verticaal georganiseerd. Voor meer informatie, zie dit VLOOKUP artikel.

Nu gaan we een formule schrijven met behulp van de VLOOKUP functie die precies de gegevens ophaalt die we willen in een cel.

Laten we de formule schrijven om het id van de werknemer af te leiden

Binnen de VLOOKUP functie hebben we de naam ( I4) als de lookup_waarde . dan het hele tabelbereik als de lookup_array .

De Werknemer ID is de 2e kolom, dus we hebben 2 ingesteld als de kolom_nummer .

Wij hebben de IFERROR functie om de VLOOKUP Dit zal alle fouten uit de formule verwijderen (om de functie te kennen, zie het artikel: IFERROR).

Om de naam van de afdeling af te leiden, moeten we de formule wijzigen,

Hier hebben we de kolom_nummer volgens de positie in de oorspronkelijke tabel. De Afdeling is de 3e kolom, dus we hebben 3 gebruikt.

Voor de Datum toetreding en de Adres, wordt de formule

En

We hebben de gegevens van de werknemer gevonden. Verander nu de naam en de cellen worden automatisch bijgewerkt.

VLOOKUP met keuzelijst

Eerder gaven we de naam handmatig op. Soms lijkt het tijdrovend en verwarrend.

Om dit probleem op te lossen kunnen we een drop-down lijst maken voor de naam van de werknemer. Bekijk het artikel om meer te weten te komen over het maken van een drop-down lijst.

In de Validatie van gegevens dialoogvenster kies Lijst en voeg de celverwijzing van de namen in.

B4:B9 is het bereik dat de namen bevat.

Nu vinden we de keuzelijst.

We kunnen de naam nu beter en sneller kiezen.

De andere cellen worden automatisch ingevuld omdat we gebruik maakten van VLOOKUP .

2. De functie INDEX - MATCH gebruiken

De operatie die we hebben uitgevoerd via VLOOKUP kan ook anders. We kunnen de combinatie van INDEX-MATCH om de cellen automatisch te vullen.

MATCH Lokaliseert de positie van een lookup-waarde in een rij, kolom of tabel. INDEX geeft de waarde op een bepaalde plaats in een bereik. Voor meer informatie, zie de artikelen: INDEX, MATCH.

De formule wordt de volgende

Hier leidt onze formule het id-nummer af omdat wij het id-bereik hebben opgegeven binnen INDEX en de MATCH functie geeft het rijnummer, dat overeenkomt met de criteriumwaarde in de tabel ( B4:B9 ).

Om de Afdeling veranderen we het bereik in de INDEX en de formule wordt de volgende

De afdelingen zijn in de orde van D4 naar D9 .

De formule voor de Datum toetreding zal

En voor het adres

Laten we nu ter verduidelijking de selectie wissen en een van de namen selecteren

Andere cellen worden automatisch ingevuld.

3. De functie HLOOKUP gebruiken

Als uw gegevens horizontaal georiënteerd zijn, moet u de HLOOKUP functie. Om meer over de functie te weten te komen, bezoek dit artikel: HLOOKUP.

De naam De rest van het veld wordt automatisch ingevuld.

Voor het afleiden van id gebruiken we de volgende formule

De operatie is vergelijkbaar met de VLOOKUP formule. Binnen de HLOOKUP functie, hebben we de naam als de lookup_waarde en de tabel als de lookup_array De ids staan op de 2e rij, dus de rij_nummer is 2. En 0 voor de exacte overeenkomst.

Voor het departement wordt de formule

De Afdeling is de 3e rij, dus de rij_nummer is 3 hier.

Laten we de formule voor de toetredingsdatum schrijven

De Datum toetreding is de 4e rij, dus de rij_nummer is hier 4. Verander dan voor het adres het rijnummer in 5.

Laten we de cellen wissen en een naam kiezen uit de keuzelijst

Nadat u de naam hebt geselecteerd, ziet u dat andere cellen automatisch worden ingevuld.

4. INDEX-MATCH voor rijen

We kunnen ook de INDEX MATCH combinatie voor de rijen. De formule wordt de volgende

Dit is voor het afleiden van het id, dus we hebben gebruikt gemaakt van C4:H4 in de INDEX functie, die de Werknemer ID rij.

Wijzig het rijbereik om de afdeling te vinden

Wijzig ook het rijnummer voor de toetredingsdatum en het adres

Hier C6:H6 is de Datum toetreding rij.

En de C7:H7 is de Adres rij, zodat de formule voor het afleiden van het adres er als volgt uitziet

Conclusie

Dat is alles voor vandaag. We hebben verschillende manieren genoemd om cellen automatisch te vullen op basis van een andere cel. Hopelijk vindt u dit nuttig. Voel u vrij om commentaar te geven als iets moeilijk te begrijpen lijkt. Laat ons weten welke andere methoden we hier gemist hebben.