Πίνακας περιεχομένων
Πόσο καλό θα ήταν αν τα κελιά συμπληρώνονταν αυτόματα; Τις περισσότερες φορές θα μας άρεσε αυτό. Σήμερα θα σας δείξουμε πώς να γεμίζετε αυτόματα τα κελιά στο excel με βάση την τιμή από ένα άλλο κελί. Για αυτή τη συνεδρία, θα χρησιμοποιήσουμε το Excel 2019, μη διστάσετε να χρησιμοποιήσετε την έκδοση που προτιμάτε.
Πρώτα απ' όλα, ας γνωρίσουμε το σύνολο δεδομένων που αποτελεί τη βάση των σημερινών μας παραδειγμάτων.
Εδώ έχουμε έναν πίνακα που περιέχει πληροφορίες για τους υπαλλήλους, όπως το όνομα, το αναγνωριστικό, τη διεύθυνση, το αντίστοιχο τμήμα και την ημερομηνία ένταξης. Χρησιμοποιώντας αυτά τα δεδομένα θα δούμε πώς μπορούμε να συμπληρώσουμε τα κελιά αυτόματα.
Σημειώστε ότι πρόκειται για ένα βασικό σύνολο δεδομένων με εικονικά δεδομένα.Σε ένα πραγματικό σενάριο, μπορεί να συναντήσετε ένα πολύ μεγαλύτερο και πολύπλοκο σύνολο δεδομένων.
Βιβλίο ασκήσεων
Μπορείτε να κατεβάσετε το βιβλίο ασκήσεων από τον παρακάτω σύνδεσμο.
Αυτόματη συμπλήρωση κελιών στο Excel με βάση ένα άλλο Cell.xlsxΑυτόματη συμπλήρωση κελιών με βάση ένα άλλο κελί
Εδώ, θέτουμε το παράδειγμά μας με τέτοιο τρόπο ώστε, δίνοντας το όνομα ενός υπαλλήλου, να βρίσκουμε τις πληροφορίες του αυτόματα.
Εδώ έχουμε εισάγει πεδία πληροφοριών διαχωρισμένα από τον αρχικό πίνακα. Ας πούμε ότι ορίζουμε το Όνομα, Ρόμπερτ .
Τότε θα πρέπει να λάβουμε τις λεπτομέρειες των Robert Ας διερευνήσουμε πώς μπορούμε να το κάνουμε αυτό.
1. Χρήση της λειτουργίας VLOOKUP
Ξεχάστε για μια στιγμή την "αυτόματη συμπλήρωση" και σκεφτείτε την ανάκτηση δεδομένων που ταιριάζουν με τα κριτήρια, ποιες λειτουργίες σας έρχονται στο μυαλό; Είναι αρκετά προφανές, VLOOKUP είναι ένα από αυτά.
VLOOKUP αναζητά δεδομένα, οργανωμένα κάθετα. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε σε αυτό το άρθρο VLOOKUP.
Τώρα θα γράψουμε έναν τύπο χρησιμοποιώντας το VLOOKUP συνάρτηση που θα φέρει τα ακριβή δεδομένα που θέλουμε σε ένα κελί.
Ας γράψουμε τον τύπο για την εξαγωγή του id του υπαλλήλου
=IFERROR(VLOOKUP($I$4,$B$4:$F$9,2,0),"") 
Εντός του VLOOKUP συνάρτηση, έχουμε εισάγει το όνομα ( I4) ως το lookup_value . Στη συνέχεια, ολόκληρη η σειρά πινάκων ως lookup_array .
Το Αναγνωριστικό υπαλλήλου είναι η 2η στήλη, οπότε έχουμε ορίσει το 2 ως το column_num .
Έχουμε χρησιμοποιήσει το IFERROR συνάρτηση για να τυλίξει το VLOOKUP Αυτό θα εξαλείψει τυχόν σφάλματα που προκύπτουν από τον τύπο (για να μάθετε για τη συνάρτηση, επισκεφθείτε το άρθρο: IFERROR).
Για την εξαγωγή του ονόματος του τμήματος, πρέπει να τροποποιήσουμε τον τύπο,
=IFERROR(VLOOKUP($I$4,$B$4:$F$9,3,0),"") 
Εδώ έχουμε αλλάξει το column_num σύμφωνα με τη θέση στον αρχικό πίνακα. Τμήμα είναι η 3η στήλη, οπότε χρησιμοποιήσαμε 3.
Για το Ημερομηνία ένταξης και το Διεύθυνση, ο τύπος θα είναι
=IFERROR(VLOOKUP($I$4,$B$4:$F$9,4,0),"") 
Και
=IFERROR(VLOOKUP($I$4,$B$4:$F$9,5,0),"")
Βρήκαμε τα στοιχεία του υπαλλήλου. Τώρα αλλάξτε το όνομα και τα κελιά θα ενημερωθούν αυτόματα.
VLOOKUP με αναπτυσσόμενη λίστα
Νωρίτερα είχαμε δώσει το όνομα με το χέρι. Μερικές φορές μπορεί να φαίνεται χρονοβόρο καθώς και συγκεχυμένο.
Για να λύσουμε το πρόβλημα μπορούμε να δημιουργήσουμε μια αναπτυσσόμενη λίστα για το όνομα του υπαλλήλου. Ελέγξτε το άρθρο για να μάθετε σχετικά με την δημιουργία μιας αναπτυσσόμενης λίστας.
Στο Επικύρωση δεδομένων παράθυρο διαλόγου επιλέξτε Λίστα και εισάγετε την αναφορά κελιού των ονομάτων.
B4:B9 είναι η περιοχή που περιέχει τα ονόματα.
Τώρα θα βρούμε την αναπτυσσόμενη λίστα.
Τώρα μπορούμε να επιλέξουμε το όνομα πιο αποτελεσματικά και γρήγορα.
Τα άλλα κελιά συμπληρώνονται αυτόματα, καθώς χρησιμοποιήσαμε VLOOKUP .
2. Χρήση της λειτουργίας INDEX - MATCH
Η λειτουργία που έχουμε εκτελέσει μέσω VLOOKUP Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τον συνδυασμό των INDEX-MATCH για να συμπληρώσετε τα κελιά αυτόματα.
ΜΑΤΣ εντοπίζει τη θέση μιας τιμής αναζήτησης σε μια γραμμή, στήλη ή πίνακα. INDEX επιστρέφει την τιμή σε μια δεδομένη θέση σε ένα εύρος. Για να μάθετε περισσότερα, επισκεφθείτε τα άρθρα: INDEX, MATCH.
Ο τύπος θα είναι ο ακόλουθος
=IFERROR(INDEX($C$4:$C$9,MATCH($I$4,$B$4:$B$9,0)),"") 
Εδώ ο τύπος μας εξάγει τον αριθμό id αφού έχουμε δώσει το εύρος του id εντός του INDEX και το ΜΑΤΣ η συνάρτηση παρέχει τον αριθμό της γραμμής, που ταιριάζει με την τιμή του κριτηρίου στον πίνακα ( B4:B9 ).
Για να προκύψει το Τμήμα θα αλλάξουμε το εύρος στο INDEX και ο τύπος θα είναι ο ακόλουθος
=IFERROR(INDEX($D$4:$D$9,MATCH($I$4,$B$4:$B$9,0)),"") 
Τα τμήματα είναι της τάξης των D4 στο D9 .
Ο τύπος για το Ημερομηνία ένταξης θα είναι
=IFERROR(INDEX($E$4:$E$9,MATCH($I$4,$B$4:$B$9,0)),"") 
Και για τη διεύθυνση
=IFERROR(INDEX($F$4:$F$9,MATCH($I$4,$B$4:$B$9,0)),"") 
Τώρα για να διευκρινίσουμε, ας διαγράψουμε την επιλογή και ας επιλέξουμε οποιοδήποτε από τα ονόματα
Θα διαπιστώσετε ότι άλλα κελιά συμπληρώνονται αυτόματα.
3. Χρήση της λειτουργίας HLOOKUP
Εάν τα δεδομένα σας είναι προσανατολισμένα οριζόντια, τότε θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε την εντολή HLOOKUP Για να μάθετε σχετικά με τη συνάρτηση επισκεφθείτε αυτό το άρθρο: HLOOKUP.
Το όνομα θα οριστεί από την αναπτυσσόμενη λίστα. Και τα υπόλοιπα πεδία θα συμπληρωθούν αυτόματα.
Για την εξαγωγή του id, θα χρησιμοποιήσουμε τον ακόλουθο τύπο
=IFERROR(HLOOKUP($C$11,$C$3:$H$7,2,0),"") 
Η λειτουργία είναι παρόμοια με την VLOOKUP τύπο. Μέσα στο HLOOKUP συνάρτηση, έχουμε δώσει το όνομα ως lookup_value και ο πίνακας ως το lookup_array Τα αναγνωριστικά βρίσκονται στη 2η σειρά, οπότε το row_num είναι 2. Και 0 για την ακριβή αντιστοιχία.
Τώρα, για το τμήμα, ο τύπος θα είναι
=IFERROR(HLOOKUP($C$11,$C$3:$H$7,3,0),"") 
Το Τμήμα είναι η 3η σειρά, οπότε το row_num είναι 3 εδώ.
Ας γράψουμε τον τύπο για την ημερομηνία ένταξης
=IFERROR(HLOOKUP($C$11,$C$3:$H$7,4,0),"") 
Το Ημερομηνία ένταξης είναι η 4η σειρά, οπότε το row_num είναι 4 εδώ. Στη συνέχεια, για τη διεύθυνση αλλάξτε τον αριθμό της γραμμής σε 5.
=IFERROR(HLOOKUP($C$11,$C$3:$H$7,5,0),"") 
Ας διαγράψουμε τα κελιά και ας επιλέξουμε ένα όνομα από την αναπτυσσόμενη λίστα
Αφού επιλέξετε το όνομα, θα διαπιστώσετε ότι άλλα κελιά συμπληρώνονται αυτόματα.
4. INDEX-MATCH για σειρές
Μπορούμε επίσης να χρησιμοποιήσουμε το INDEX MATCH Ο τύπος θα είναι ο εξής
=IFERROR(INDEX($C$4:$H$4,MATCH($C$11,$C$3:$H$3,0)),"") Αυτό είναι για την εξαγωγή του id, οπότε χρησιμοποιήσαμε το C4:H4 στο INDEX συνάρτηση, η οποία είναι η Αναγνωριστικό υπαλλήλου σειρά.
Αλλάξτε το εύρος γραμμών για να βρείτε το τμήμα
=IFERROR(INDEX($C$5:$H$5,MATCH($C$11,$C$3:$H$3,0)),"") 
Ομοίως, αλλάξτε τον αριθμό γραμμής για την ημερομηνία και τη διεύθυνση ένταξης
=IFERROR(INDEX($C$6:$H$6,MATCH($C$11,$C$3:$H$3,0)),"") Εδώ C6:H6 είναι η Ημερομηνία ένταξης σειρά.
Και το C7:H7 είναι η Διεύθυνση γραμμή, οπότε ο τύπος για την εξαγωγή της διεύθυνσης θα είναι όπως αυτός που αναφέρεται παρακάτω
=IFERROR(INDEX($C$7:$H$7,MATCH($C$11,$C$3:$H$3,0)),"")
Συμπέρασμα
Αυτό ήταν όλο για σήμερα. Έχουμε παραθέσει διάφορους τρόπους για την αυτόματη συμπλήρωση κελιών με βάση ένα άλλο κελί. Ελπίζουμε ότι θα βρείτε αυτό χρήσιμο. Μη διστάσετε να σχολιάσετε αν κάτι φαίνεται δύσκολο να κατανοήσετε. Ενημερώστε μας για άλλες μεθόδους που παραλείψαμε εδώ.
