Hvor godt ville det være, hvis celler bliver fyldt automatisk? Det vil vi for det meste elske det. I dag vil vi vise dig, hvordan du automatisk udfylder celler i Excel baseret på værdien fra en anden celle. I denne session bruger vi Excel 2019, men du er velkommen til at bruge din foretrukne version.

Lad os først lære det datasæt at kende, som er grundlaget for vores eksempler i dag.

Her har vi en tabel, der indeholder oplysninger om medarbejdere som navn, id, adresse, respektive afdeling og tiltrædelsesdato. Ved hjælp af disse data vil vi se, hvordan vi kan udfylde celler automatisk.

Bemærk, at dette er et grundlæggende datasæt med dummy-data. I et virkeligt scenarie kan du støde på et meget større og komplekst datasæt.

Arbejdsbog til øvelser

Du er velkommen til at downloade arbejdsbogen fra nedenstående link.

Automatisk udfyldning af celler baseret på en anden celle

Her har vi sat vores eksempel således, at vi ved at angive et medarbejdernavn automatisk finder hans oplysninger.

Her har vi indført informationsfelter adskilt fra den oprindelige tabel. Lad os sige, at vi sætter Navn, Robert .

Derefter bør vi få oplysninger om Robert Lad os undersøge, hvordan vi kan gøre det.

1. Brug af VLOOKUP-funktionen

Glem lige et øjeblik "auto-populate" og tænk på at hente data, der matcher kriterierne, hvilke funktioner kommer du i tanke om? Det er ret indlysende, VLOOKUP er en af disse.

VLOOKUP søger efter data, organiseret vertikalt. Du kan finde yderligere oplysninger i denne VLOOKUP-artikel.

Nu skal vi skrive en formel ved hjælp af VLOOKUP funktion, der henter præcis de data, vi ønsker i en celle.

Lad os skrive formlen til at udlede medarbejderens id

Inden for den VLOOKUP funktionen, har vi indsat navnet ( I4) som den opslagsværdi . derefter hele bordområdet som den opslagsbatteri .

Medarbejder-id er den 2. kolonne, så vi har sat 2 som den kolonne_nummer .

Vi har brugt den IFERROR funktion til at afslutte VLOOKUP Dette vil fjerne alle fejl, der opstår i formlen (for at få mere at vide om funktionen, se artiklen: IFERROR).

For at udlede afdelingsnavnet skal vi ændre formlen,

Her har vi ændret kolonne_nummer i overensstemmelse med placeringen i den oprindelige tabel. Afdeling er den 3. kolonne, så vi har brugt 3.

For den Tiltrædelsesdato og Adresse, vil formlen være

Og

Vi har fundet oplysningerne om medarbejderen. Ændr nu navnet, og cellerne vil blive automatisk opdateret.

VLOOKUP med drop-down liste

Tidligere har vi angivet navnet manuelt. Nogle gange kan det virke både tidskrævende og forvirrende.

For at løse problemet kan vi lave en rulleliste for medarbejdernavnet. Tjek artiklen for at få mere at vide om at lave en rulleliste.

I den Validering af data dialogboksen vælge Liste og indsæt cellehenvisningen til navnene.

B4:B9 er det område, der indeholder navnene.

Nu finder vi drop-down-listen.

Vi kan nu vælge navnet mere effektivt og hurtigt.

De andre celler udfyldes automatisk, da vi brugte VLOOKUP .

2. Brug af INDEX - MATCH-funktionen

Den operation, vi har udført gennem VLOOKUP kan gøres på en anden måde. Vi kan bruge kombinationen af INDEX-MATCH for at udfylde cellerne automatisk.

MATCH lokaliserer positionen for en opslagsværdi i en række, kolonne eller tabel. INDEX returnerer værdien på et givet sted i et område. Du kan læse mere i artiklerne: INDEX, MATCH.

Formlen vil være følgende

Her udleder vores formel id-nummeret, da vi har angivet id-området inden for INDEX og MATCH funktionen giver det rækkenummer, der matcher kriterieværdien i tabellen ( B4:B9 ).

For at udlede den Afdeling ændrer vi intervallet i INDEX og formlen vil være den følgende

Afdelingerne ligger i størrelsesordenen D4 til D9 .

Formlen for den Tiltrædelsesdato vil være

Og til adressen

For at tydeliggøre dette, kan vi slette markeringen og vælge et af navnene

Du vil se, at andre celler udfyldes automatisk.

3. Brug af HLOOKUP-funktionen

Hvis dine data er orienteret horisontalt, skal du bruge HLOOKUP Hvis du vil vide mere om funktionen, kan du læse denne artikel: HLOOKUP.

Navnet feltet indstilles fra rullelisten, og resten af feltet udfyldes automatisk.

Til at udlede id skal vi bruge følgende formel

Operationen svarer til den VLOOKUP formel. Inden for den HLOOKUP funktion, har vi angivet navnet som den opslagsværdi og tabellen som den opslagsbatteri id'erne er i 2. række, så den row_num er 2. Og 0 for det nøjagtige match.

For departementet vil formlen nu være

Afdeling er den 3. række, så den row_num er 3 her.

Lad os skrive formlen for tiltrædelsesdatoen

Tiltrædelsesdato er den 4. række, så den row_num er 4 her, og for adressen ændres rækkenummeret til 5.

Lad os slette cellerne og vælge et navn fra rullelisten

Når du har valgt navnet, vil du se, at andre celler udfyldes automatisk.

4. INDEX-MATCH for rækker

Vi kan også bruge INDEX MATCH kombinationen for rækkerne. Formlen vil være den følgende

Dette er til at udlede id'et, så vi har brugt C4:H4 i den INDEX funktion, som er den Medarbejder-id række.

Ændre rækkeområdet for at finde afdelingen

På samme måde skal du ændre række nummeret for tiltrædelsesdato og adresse

Her C6:H6 er den Tiltrædelsesdato række.

Og den C7:H7 er den Adresse række, så formlen til at udlede adressen vil være som den nedenfor anførte

Konklusion

Det var alt for i dag. Vi har listet flere måder at autofylde celler baseret på en anden celle på. Vi håber, at du vil finde dette nyttigt. Du er velkommen til at kommentere, hvis noget virker svært at forstå. Lad os vide, hvis vi har overset andre metoder her.