Obsah
Aké by bolo dobré, keby sa bunky vypĺňali automaticky? Väčšinou sa nám to bude páčiť. Dnes si ukážeme, ako automaticky vypĺňať bunky v Exceli na základe hodnoty z inej bunky. Na tomto sedení budeme používať Excel 2019, pokojne použite svoju preferovanú verziu.
Najskôr sa oboznámime so súborom údajov, ktorý je základom našich dnešných príkladov.
Máme tu tabuľku, ktorá obsahuje informácie o zamestnancoch, ako je ich meno, ID, adresa, príslušné oddelenie a dátum nástupu. Pomocou týchto údajov si ukážeme, ako automaticky vyplniť bunky.
Všimnite si, že ide o základný súbor údajov s fiktívnymi údajmi. v reálnom scenári sa môžete stretnúť s oveľa väčším a zložitejším súborom údajov.
Cvičebnica pre prax
Cvičebnicu si môžete stiahnuť z nižšie uvedeného odkazu.
Automatické vypĺňanie buniek v programe Excel na základe inej bunky.xlsxAutomatické dopĺňanie buniek na základe inej bunky
Tu sme si nastavili príklad tak, že po zadaní mena zamestnanca automaticky nájdeme jeho informácie.
Tu sme zaviedli informačné polia oddelené od pôvodnej tabuľky. Povedzme, že sme nastavili Meno, Robert .
Potom by sme mali získať podrobnosti o Robert . Preskúmajme, ako to môžeme urobiť.
1. Používanie funkcie VLOOKUP
Len na chvíľu zabudnite na "automatické vypĺňanie" a premýšľajte o načítaní údajov zodpovedajúcich kritériám, ktoré funkcie vás napadnú? Je to celkom jasné, VLOOKUP je jedným z nich.
VLOOKUP vyhľadáva údaje usporiadané vertikálne. Ďalšie informácie nájdete v tomto článku VLOOKUP.
Teraz napíšeme vzorec pomocou VLOOKUP funkciu, ktorá v bunke načíta presne tie údaje, ktoré chceme.
Napíšeme vzorec na odvodenie id zamestnanca
=IFERROR(VLOOKUP($I$4,$B$4:$F$9,2,0),"") 
V rámci VLOOKUP sme vložili názov ( I4) ako lookup_value . Potom celý rozsah tabuľky ako lookup_array .
Stránka ID zamestnanca je druhý stĺpec, takže sme nastavili 2 ako column_num .
Použili sme IFERROR funkciu, ktorá zabalí VLOOKUP Týmto spôsobom sa odstránia všetky chyby, ktoré zo vzorca vzniknú (ak chcete vedieť viac o tejto funkcii, navštívte článok: IFERROR).
Na odvodenie názvu oddelenia musíme upraviť vzorec,
=IFERROR(VLOOKUP($I$4,$B$4:$F$9,3,0),"") 
Tu sme zmenili column_num podľa pozície v pôvodnej tabuľke. Oddelenie je 3. stĺpec, takže sme použili 3.
Pre Dátum pripojenia a Adresa, vzorec bude
=IFERROR(VLOOKUP($I$4,$B$4:$F$9,4,0),"") 
A
=IFERROR(VLOOKUP($I$4,$B$4:$F$9,5,0),"")
Našli sme údaje o zamestnancovi. Teraz zmeňte meno a bunky sa automaticky aktualizujú.
VLOOKUP s rozbaľovacím zoznamom
Predtým sme názov zadávali ručne. Niekedy sa to môže zdať časovo náročné aj mätúce.
Tento problém môžeme vyriešiť vytvorením rozbaľovacieho zoznamu pre meno zamestnanca. Pozrite si článok, v ktorom sa dozviete o vytváraní rozbaľovacieho zoznamu.
V Overovanie údajov v dialógovom okne vyberte Zoznam a vložte odkaz na bunky s názvami.
B4:B9 je rozsah, ktorý obsahuje názvy.
Teraz nájdeme rozbaľovací zoznam.
Teraz môžeme vybrať názov efektívnejšie a rýchlejšie.
Ostatné bunky sa vypĺňajú automaticky, pretože sme použili VLOOKUP .
2. Použitie funkcie INDEX - MATCH
Operácia, ktorú sme vykonali prostredníctvom VLOOKUP môžeme vykonať alternatívne. Môžeme použiť kombináciu INDEX-MATCH na automatické vyplnenie buniek.
MATCH lokalizuje pozíciu vyhľadávacej hodnoty v riadku, stĺpci alebo tabuľke. INDEX vráti hodnotu na danom mieste v rozsahu. Viac informácií nájdete v článkoch: INDEX, MATCH.
Vzorec bude nasledovný
=IFERROR(INDEX($C$4:$C$9,MATCH($I$4,$B$4:$B$9,0)),"") 
Tu náš vzorec odvodí číslo id, pretože sme zadali rozsah id v rámci INDEX a MATCH funkcia poskytuje číslo riadku, ktoré zodpovedá hodnote kritéria v tabuľke ( B4:B9 ).
Na odvodenie Oddelenie zmeníme rozsah v INDEX a vzorec bude nasledovný
=IFERROR(INDEX($D$4:$D$9,MATCH($I$4,$B$4:$B$9,0)),"") 
Oddelenia sú v rozsahu D4 na D9 .
Vzorec pre Dátum pripojenia bude
=IFERROR(INDEX($E$4:$E$9,MATCH($I$4,$B$4:$B$9,0)),"") 
A adresa
=IFERROR(INDEX($F$4:$F$9,MATCH($I$4,$B$4:$B$9,0)),"") 
Na objasnenie teraz vymažme výber a vyberte niektorý z názvov
Ostatné bunky sa vyplnia automaticky.
3. Používanie funkcie HLOOKUP
Ak sú vaše údaje orientované horizontálne, musíte použiť HLOOKUP Ak sa chcete dozvedieť viac o tejto funkcii, navštívte tento článok: HLOOKUP.
Názov pole sa nastaví z rozbaľovacieho zoznamu. A ostatné polia sa vyplnia automaticky.
Na odvodenie id použijeme nasledujúci vzorec
=IFERROR(HLOOKUP($C$11,$C$3:$H$7,2,0),"") 
Operácia je podobná operácii VLOOKUP vzorec. V rámci HLOOKUP sme uviedli názov ako lookup_value a tabuľka ako lookup_array Identifikátory sú na 2. riadku, takže číslo_riadku je 2 a 0 pre presnú zhodu.
Pre oddelenie sa teraz použije vzorec
=IFERROR(HLOOKUP($C$11,$C$3:$H$7,3,0),"") 
Stránka Oddelenie je 3. riadok, takže číslo_riadku je tu 3.
Napíšeme vzorec pre dátum pripojenia
=IFERROR(HLOOKUP($C$11,$C$3:$H$7,4,0),"") 
Stránka Dátum pripojenia je 4. riadok, takže číslo_riadku tu je 4. Potom pre adresu zmeňte číslo riadku na 5.
=IFERROR(HLOOKUP($C$11,$C$3:$H$7,5,0),"") 
Vymažme bunky a vyberte názov z rozbaľovacieho zoznamu
Po výbere názvu sa automaticky vyplnia ďalšie bunky.
4. INDEX-MATCH pre riadky
Môžeme tiež použiť INDEX MATCH kombinácia pre riadky. Vzorec bude nasledovný
=IFERROR(INDEX($C$4:$H$4,MATCH($C$11,$C$3:$H$3,0)),"") Toto slúži na odvodenie id, takže sme použili C4:H4 v INDEX funkcia, ktorá je ID zamestnanca riadok.
Zmena rozsahu riadkov na vyhľadanie oddelenia
=IFERROR(INDEX($C$5:$H$5,MATCH($C$11,$C$3:$H$3,0)),"") 
Podobne zmeňte číslo riadku pre dátum pripojenia a adresu
=IFERROR(INDEX($C$6:$H$6,MATCH($C$11,$C$3:$H$3,0)),"") Tu C6:H6 je Dátum pripojenia riadok.
A C7:H7 je Adresa riadok, takže vzorec na odvodenie adresy bude taký, ako je uvedené nižšie
=IFERROR(INDEX($C$7:$H$7,MATCH($C$11,$C$3:$H$3,0)),"")
Záver
To je pre dnešok všetko. Uviedli sme niekoľko spôsobov automatického vypĺňania buniek na základe inej bunky. Dúfam, že vám to bude užitočné. Ak sa vám zdá niečo zložité na pochopenie, pokojne to komentujte. Dajte nám vedieť o ďalších metódach, ktoré sme tu vynechali.
