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Qué bueno sería si las celdas se llenaran automáticamente? La mayoría de las veces nos encantaría eso. Hoy vamos a mostrarte cómo autocompletar celdas en excel basándonos en el valor de otra celda. Para esta sesión, vamos a usar Excel 2019, siéntete libre de usar tu versión preferida.
Lo primero es lo primero: conozcamos el conjunto de datos en el que se basan nuestros ejemplos de hoy.
Aquí tenemos una tabla que contiene información de los empleados como su nombre, id, dirección, departamento respectivo y fecha de incorporación. Usando estos datos veremos como rellenar celdas automáticamente.
Tenga en cuenta que se trata de un conjunto de datos básicos con datos ficticios. En un escenario real, puede encontrarse con un conjunto de datos mucho mayor y complejo.
Cuaderno de prácticas
Puede descargar el cuaderno de prácticas en el enlace que figura a continuación.
Auto Rellenar Celdas En Excel Basado En Otra Celda.xlsxRellenar automáticamente celdas basándose en otra celda
Aquí, ponemos nuestro ejemplo de tal manera que al proporcionar el nombre de un empleado, encontraremos su información automáticamente.
Aquí hemos introducido campos de información separados de la tabla original. Digamos que establecemos el campo Nombre, Robert .
Entonces deberíamos obtener los detalles de Robert Exploremos cómo podemos hacerlo.
1. Uso de la función VLOOKUP
Olvídese por un momento de "autocompletar" y piense en recuperar datos que coincidan con los criterios, ¿qué funciones le vienen a la cabeza? Es bastante obvio, VLOOKUP es uno de ellos.
VLOOKUP busca datos, organizados verticalmente. Para más información, consulta este artículo sobre VLOOKUP.
Ahora vamos a escribir una fórmula utilizando la función VLOOKUP que obtendrá los datos exactos que queremos en una celda.
Escribamos la fórmula para obtener el identificador del empleado
=IFERROR(VLOOKUP($I$4,$B$4:$F$9,2,0),"") 
Dentro del VLOOKUP hemos insertado el nombre ( I4) como el buscar_valor A continuación, todo el rango de la tabla como matriz_de_busqueda .
En Identificación del empleado es la 2ª columna, por lo que hemos establecido 2 como la columna_num .
Hemos utilizado el IFERROR para envolver el VLOOKUP Esto eliminará cualquier error que surja de la fórmula (para conocer la función, visite el artículo: IFERROR).
Para obtener el nombre del departamento, debemos modificar la fórmula,
=IFERROR(VLOOKUP($I$4,$B$4:$F$9,3,0),"") 
Aquí hemos cambiado el columna_num según la posición en la tabla original. El Departamento es la 3ª columna, por lo que hemos utilizado 3.
Para el Fecha de incorporación y el Dirección, la fórmula será
=IFERROR(VLOOKUP($I$4,$B$4:$F$9,4,0),"") 
Y
=IFERROR(VLOOKUP($I$4,$B$4:$F$9,5,0),"")
Hemos encontrado los datos del empleado. Ahora cambie el nombre y las celdas se actualizarán automáticamente.
VLOOKUP con lista desplegable
Anteriormente proporcionábamos el nombre manualmente. A veces puede parecer laborioso y confuso.
Para resolver el problema podemos hacer una lista desplegable para el nombre del empleado. Consulte el artículo para saber cómo hacer una lista desplegable.
En el Validación de datos elija Lista e inserte la referencia de celda de los nombres.
B4:B9 es el rango que contiene los nombres.
Ahora encontraremos la lista desplegable.
Ahora podemos elegir el nombre de forma más eficaz y rápida.
Las demás celdas se rellenan automáticamente, ya que utilizamos VLOOKUP .
2. Uso de la función INDEX - MATCH
La operación que hemos realizado a través de VLOOKUP se puede hacer de forma alternativa. Podemos utilizar la combinación de INDEX-MATCH para rellenar las celdas automáticamente.
MATCH localiza la posición de un valor de búsqueda en una fila, columna o tabla. ÍNDICE devuelve el valor en una posición dada de un rango. Para saber más visita los artículos: INDEX, MATCH.
La fórmula será la siguiente
=IFERROR(INDEX($C$4:$C$9,MATCH($I$4,$B$4:$B$9,0)),"") 
Aquí nuestra fórmula obtiene el número de identificación ya que hemos proporcionado el rango de identificación dentro de ÍNDICE y el MATCH proporciona el número de fila, que coincide con el valor del criterio en la tabla ( B4:B9 ).
Para obtener el Departamento cambiaremos el rango en el ÍNDICE y la fórmula será la siguiente
=IFERROR(INDEX($D$4:$D$9,MATCH($I$4,$B$4:$B$9,0)),"") 
Los departamentos son del orden de D4 a D9 .
La fórmula del Fecha de incorporación será
=IFERROR(INDEX($E$4:$E$9,MATCH($I$4,$B$4:$B$9,0)),"") 
Y para la dirección
=IFERROR(INDEX($F$4:$F$9,MATCH($I$4,$B$4:$B$9,0)),"") 
Ahora, para aclararnos, borremos la selección y seleccionemos cualquiera de los nombres
Verá que las demás celdas se rellenan automáticamente.
3. Uso de la función HLOOKUP
Si sus datos están orientados horizontalmente, deberá utilizar la función HLOOKUP Para conocer la función visita este artículo: HLOOKUP.
El nombre y el resto del campo se rellenará automáticamente.
Para derivar el id, vamos a utilizar la siguiente fórmula
=IFERROR(HLOOKUP($C$11,$C$3:$H$7,2,0),"") 
El funcionamiento es similar al de VLOOKUP Dentro de la fórmula HLOOKUP hemos proporcionado el nombre como buscar_valor y la tabla como matriz_de_busqueda Los identificadores están en la 2ª fila, así que el número_de_fila es 2. Y 0 para la coincidencia exacta.
Ahora, para el departamento, la fórmula será
=IFERROR(HLOOKUP($C$11,$C$3:$H$7,3,0),"") 
En Departamento es la 3ª fila, por lo que el número_de_fila es 3 aquí.
Escribamos la fórmula para la fecha de incorporación
=IFERROR(HLOOKUP($C$11,$C$3:$H$7,4,0),"") 
En Fecha de incorporación es la 4ª fila, por lo que el número_de_fila es 4 aquí. Entonces para la dirección cambia el número de fila a 5.
=IFERROR(HLOOKUP($C$11,$C$3:$H$7,5,0),"") 
Borremos las celdas y seleccionemos un nombre de la lista desplegable
Después de seleccionar el nombre, verá que otras celdas se rellenan automáticamente.
4. INDEX-MATCH para filas
También podemos utilizar el INDEX MATCH La fórmula será la siguiente
=IFERROR(INDEX($C$4:$H$4,MATCH($C$11,$C$3:$H$3,0)),"") Esto es para derivar el id, por lo que hemos utilizado C4:H4 en el ÍNDICE que es la función Identificación del empleado fila.
Cambiar el rango de filas para encontrar el departamento
=IFERROR(INDEX($C$5:$H$5,MATCH($C$11,$C$3:$H$3,0)),"") 
Del mismo modo, cambie el número de fila para la fecha de alta y la dirección
=IFERROR(INDEX($C$6:$H$6,MATCH($C$11,$C$3:$H$3,0)),"") Aquí C6:H6 es el Fecha de incorporación fila.
Y el C7:H7 es el Dirección por lo que la fórmula para obtener la dirección será como la que se indica a continuación
=IFERROR(INDEX($C$7:$H$7,MATCH($C$11,$C$3:$H$3,0)),"")
Conclusión
Eso es todo por hoy. Hemos enumerado varias formas de auto-poblar celdas basadas en otra celda. Espero que esto le resulte útil. Siéntase libre de comentar si algo le parece difícil de entender. Háganos saber cualquier otro método que hayamos omitido aquí.
