Зміст
Наскільки добре було б, якби клітинки заповнювались автоматично? Здебільшого нам це подобається. Сьогодні ми покажемо вам, як автоматично заповнювати клітинки в Excel на основі значення з іншої комірки. Для цього заняття ми будемо використовувати Excel 2019, не соромтеся використовувати свою улюблену версію.
Перш за все, давайте познайомимося з набором даних, який є основою наших сьогоднішніх прикладів.
У нас є таблиця, яка містить інформацію про працівників, таку як ім'я, ідентифікаційний код, адреса, відповідний відділ та дата прийняття на роботу. Використовуючи ці дані, ми побачимо, як автоматично заповнити комірки.
Зауважте, що це базовий набір даних з фіктивними даними. в реальному житті ви можете зіткнутися з набагато більшим і складнішим набором даних.
Практичний посібник
Ви можете завантажити робочий зошит практики за посиланням нижче.
Автоматичне заповнення комірок в Excel на основі іншої комірки.xlsxАвтоматичне заповнення комірок на основі іншої комірки
Тут ми показуємо приклад таким чином, що вказавши ім'я працівника, ми знайдемо інформацію про нього автоматично.
Тут ми ввели інформаційні поля, відокремлені від вихідної таблиці. Припустимо, ми встановили Ім'я, Роберт .
Тоді ми повинні отримати детальну інформацію про Роберт Давайте розглянемо, як ми можемо це зробити.
1. використання функції VLOOKUP
Якщо на мить забути про "автозаповнення" і подумати про отримання даних, що відповідають критеріям, які функції приходять вам на думку, то це цілком очевидно, ПЕРЕГЛЯД одна з них.
ПЕРЕГЛЯД шукає дані, організовані по вертикалі. Для отримання додаткової інформації ознайомтеся з цією статтею VLOOKUP.
Тепер запишемо формулу, використовуючи функцію ПЕРЕГЛЯД функція, яка витягне саме ті дані, які нам потрібні в комірці.
Запишемо формулу для виведення ідентифікатора співробітника
=IFERROR(VLOOKUP($I$4,$B$4:$F$9,2,0),"") 
В рамках ПЕРЕГЛЯД ми вставили ім'я ( I4) в якості lookup_value Тоді весь діапазон таблиці як lookup_array .
На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Посвідчення працівника є 2-м стовпчиком, тому ми встановили 2 в якості column_num .
Ми використовували ПОМИЛКА функцію для завершення ПЕРЕГЛЯД Це дозволить усунути будь-які помилки, що виникають у формулі (про функцію можна дізнатися зі статті: ПОМИЛКА).
Для виведення назви відділу нам потрібно модифікувати формулу,
=IFERROR(VLOOKUP($I$4,$B$4:$F$9,3,0),"") 
Тут ми змінили column_num відповідно до позиції в оригінальній таблиці. Департамент це 3-й стовпчик, тому ми використали 3.
Для Дата приєднання та Адреса, формула буде мати вигляд
=IFERROR(VLOOKUP($I$4,$B$4:$F$9,4,0),"") 
І
=IFERROR(VLOOKUP($I$4,$B$4:$F$9,5,0),"")
Ми знайшли реквізити для співробітника, тепер змініть ПІБ і комірки автоматично оновляться.
Перегляд зі списком, що випадає
Раніше ми вказували назву вручну, що іноді може здаватися трудомістким та заплутаним.
Для вирішення проблеми можна зробити випадаючий список для ПІБ співробітника. Про те, як зробити випадаючий список, читайте в статті.
В рамках проекту Перевірка даних діалогове вікно вибору Список та вставте посилання на комірку з іменами.
B4:B9 діапазон, що містить імена.
Тепер знайдемо випадаючий список.
Тепер ми можемо обирати назву більш ефективно та швидко.
Інші комірки заповнюються автоматично, як ми використовували ПЕРЕГЛЯД .
2. використання функції INDEX - MATCH
Операцію ми провели через ПЕРЕГЛЯД можна зробити альтернативно. Ми можемо використовувати комбінацію INDEX-MATCH для автоматичного заповнення комірок.
МАТЧ визначає позицію шуканого значення в рядку, стовпчику або таблиці. ІНДЕКС повертає значення в заданому місці діапазону. Більш детальну інформацію можна знайти в статтях: ІНДЕКС, СПІВПАДІННЯ.
Формула буде виглядати наступним чином
=IFERROR(INDEX($C$4:$C$9,MATCH($I$4,$B$4:$B$9,0)),"") 
Тут наша формула виводить ідентифікаційний номер, оскільки ми надали діапазон ідентифікаторів у межах ІНДЕКС та МАТЧ функція повертає номер рядка, що відповідає значенню критерію в таблиці ( B4:B9 ).
Для того, щоб вивести Департамент ми змінимо асортимент в ІНДЕКС і формула буде виглядати наступним чином
=IFERROR(INDEX($D$4:$D$9,MATCH($I$4,$B$4:$B$9,0)),"") 
Відділи знаходяться в діапазоні D4 до D9 .
Формула для розрахунку Дата приєднання буде
=IFERROR(INDEX($E$4:$E$9,MATCH($I$4,$B$4:$B$9,0)),"") 
А за адресою
=IFERROR(INDEX($F$4:$F$9,MATCH($I$4,$B$4:$B$9,0)),"") 
Тепер для наочності зітремо виділення і виберемо будь-яке з прізвищ
Ви побачите, що інші клітинки заповнюються автоматично.
3. використання функції HLOOKUP
Якщо ваші дані орієнтовані горизонтально, то вам необхідно використовувати ОГЛЯД Дізнатися про функцію можна в цій статті: HLOOKUP.
Ім'я з випадаючого списку, а решта полів буде заповнена автоматично.
Для отримання ідентифікатора ми будемо використовувати наступну формулу
=IFERROR(HLOOKUP($C$11,$C$3:$H$7,2,0),"") 
Операція аналогічна операції ПЕРЕГЛЯД формула. В рамках ОГЛЯД функцію, ми надали назву в якості lookup_value а таблиця - у вигляді lookup_array Ідентифікатори знаходяться в 2-му ряду, тому row_num 2. І 0 за точний збіг.
Тепер для кафедри формула буде виглядати наступним чином
=IFERROR(HLOOKUP($C$11,$C$3:$H$7,3,0),"") 
На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Департамент це 3-й ряд, тому row_num тут 3.
Запишемо формулу для дати приєднання
=IFERROR(HLOOKUP($C$11,$C$3:$H$7,4,0),"") 
На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Дата приєднання це 4-й рядок, тому row_num Тут 4, тоді для адреси змініть номер рядка на 5.
=IFERROR(HLOOKUP($C$11,$C$3:$H$7,5,0),"") 
Зітремо комірки і виберемо назву з випадаючого списку
Після вибору назви ви побачите, що інші комірки заповнюються автоматично.
4. індекс-збіг для рядків
Ми також можемо використовувати ЗБІГ ІНДЕКСІВ для рядків. Формула буде мати наступний вигляд
=IFERROR(INDEX($C$4:$H$4,MATCH($C$11,$C$3:$H$3,0)),"") Це для отримання ідентифікатора, тому ми використовували C4:H4 в ІНДЕКС функцію, яка полягає в тому, що Посвідчення працівника гребти.
Змініть діапазон рядків для пошуку відділу
=IFERROR(INDEX($C$5:$H$5,MATCH($C$11,$C$3:$H$3.0)),"") 
Аналогічно змініть номер рядка для дати приєднання та адреси
=IFERROR(INDEX($C$6:$H$6,MATCH($C$11,$C$3:$H$3.0)),"") Тут C6:H6 це Дата приєднання гребти.
А також C7:H7 це Адреса рядка, тому формула для виведення адреси буде виглядати так, як наведено нижче
=IFERROR(INDEX($C$7:$H$7,MATCH($C$11,$C$3:$H$3.0)),"")
Висновок
На сьогодні ми перерахували кілька способів автоматичного заселення клітин на основі іншої клітини. Сподіваємося, ви знайдете це корисним. Не соромтеся коментувати, якщо щось здається складним для розуміння. Дайте нам знати про будь-які інші методи, які ми тут пропустили.
