Mục lục
Sẽ tốt biết bao nếu các ô được điền tự động? Hầu hết thời gian chúng ta sẽ thích điều đó. Hôm nay chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tự động điền các ô trong excel dựa trên giá trị từ một ô khác. Đối với phiên này, chúng tôi sẽ sử dụng Excel 2019, vui lòng sử dụng phiên bản ưa thích của bạn.
Đầu tiên, hãy tìm hiểu về tập dữ liệu là cơ sở của các ví dụ hôm nay của chúng tôi.
Ở đây chúng tôi có một bảng chứa thông tin của nhân viên như tên, id, địa chỉ, bộ phận tương ứng và ngày tham gia. Sử dụng dữ liệu này, chúng ta sẽ thấy cách tự động điền vào các ô.
Lưu ý rằng đây là tập dữ liệu cơ bản với dữ liệu giả. trong một tình huống thực tế, bạn có thể gặp phải một tập dữ liệu phức tạp và lớn hơn nhiều.
Sách bài tập thực hành
Bạn có thể tải xuống sách bài tập thực hành từ liên kết bên dưới.
Tự động điền các ô trong Excel dựa trên một ô khác.xlsx
Tự động điền các ô dựa trên một ô khác
Ở đây, chúng tôi đặt ví dụ theo cách mà bằng cách cung cấp tên nhân viên, chúng tôi sẽ tự động tìm thấy thông tin của anh ấy.
Ở đây chúng tôi đã giới thiệu các trường thông tin được tách biệt khỏi bảng gốc. Giả sử chúng ta đặt Tên, Robert .
Sau đó, chúng ta sẽ nhận được thông tin chi tiết về Robert . Hãy khám phá cách chúng ta có thể làm điều đó.
1. Sử dụng Hàm VLOOKUP
Hãy tạm quên đi “tự động điền” vànghĩ về việc truy xuất dữ liệu phù hợp với tiêu chí, chức năng nào đang xuất hiện trong đầu bạn? Rõ ràng là VLOOKUP là một trong số đó.
VLOOKUP tìm kiếm dữ liệu được sắp xếp theo chiều dọc. Để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết VLOOKUP này.
Bây giờ chúng ta sẽ viết một công thức bằng hàm VLOOKUP . Hàm này sẽ tìm nạp chính xác dữ liệu mà chúng ta muốn trong một ô.
Hãy viết công thức lấy id của nhân viên
=IFERROR(VLOOKUP($I$4,$B$4:$F$9,2,0),"") 
Trong VLOOKUP , chúng ta đã chèn tên ( I4) làm lookup_value . Sau đó, toàn bộ phạm vi bảng dưới dạng mảng_lookup .
ID nhân viên là cột thứ 2, vì vậy chúng tôi đã đặt 2 làm column_num .
Chúng tôi đã sử dụng hàm IFERROR để kết thúc công thức VLOOKUP . Điều này sẽ loại bỏ mọi lỗi phát sinh từ công thức (để biết về hàm, hãy truy cập bài viết: IFERROR).
Để lấy tên bộ phận, chúng ta cần sửa đổi công thức,
=IFERROR(VLOOKUP($I$4,$B$4:$F$9,3,0),"") 
Ở đây chúng tôi đã thay đổi column_num theo vị trí trong bảng ban đầu. Bộ phận là cột thứ 3, vì vậy chúng tôi đã sử dụng 3.
Đối với Ngày tham gia và Địa chỉ, công thức sẽ là
=IFERROR(VLOOKUP($I$4,$B$4:$F$9,4,0),"") 
And
=IFERROR(VLOOKUP($I$4,$ B$4:$F$9,5,0),””) 
Chúng tôi đã tìm thấy thông tin chi tiết chocác nhân viên. Bây giờ hãy thay đổi tên và các ô sẽ được cập nhật tự động.
VLOOKUP với Danh sách thả xuống
Trước đó, chúng tôi đã cung cấp tên theo cách thủ công. Đôi khi, việc này có vẻ tốn thời gian cũng như khó hiểu.
Để giải quyết vấn đề, chúng ta có thể tạo một danh sách thả xuống cho tên nhân viên. Hãy xem bài viết để biết về cách tạo danh sách thả xuống.
Trong hộp thoại Xác thực dữ liệu , chọn Danh sách và chèn tham chiếu ô của tên.
B4:B9 là phạm vi chứa tên.
Bây giờ chúng ta sẽ tìm thấy danh sách thả xuống.
Giờ đây, chúng tôi có thể chọn tên hiệu quả và nhanh chóng hơn.
Các ô khác đang được điền tự động như chúng tôi đã sử dụng VLOOKUP .
2. Sử dụng Hàm INDEX – MATCH
Thao tác chúng ta đã thực hiện thông qua VLOOKUP có thể được thực hiện theo cách khác. Chúng ta có thể sử dụng kết hợp INDEX-MATCH để tự động điền vào các ô.
MATCH xác định vị trí của giá trị tra cứu trong hàng, cột hoặc bảng. INDEX trả về giá trị tại một vị trí nhất định trong một phạm vi. Để biết thêm, hãy truy cập các bài viết: INDEX, MATCH.
Công thức sẽ như sau
=IFERROR(INDEX($C$4:$C$9,MATCH($I$4,$B$4:$B$9,0)),"") 
Ở đây, công thức của chúng tôi lấy được số id vì chúng tôi đã cung cấp phạm vi id trong INDEX và hàm MATCH cung cấp số hàng, phù hợp với tiêu chígiá trị trong bảng ( B4:B9 ).
Để lấy được Bộ phận , chúng tôi sẽ thay đổi phạm vi trong INDEX và công thức sẽ là cái sau
=IFERROR(INDEX($D$4:$D$9,MATCH($I$4,$B$4:$B$9,0)),"") 
Các phòng ban nằm trong khoảng từ D4 đến D9 .
Công thức cho Ngày tham gia sẽ là
=IFERROR(INDEX($E$4:$E$9,MATCH($I$4,$B$4:$B$9,0)),"") 
Và đối với địa chỉ
=IFERROR(INDEX($F$4:$F$9,MATCH($I$4,$B$4:$B$9,0)),"") 
Bây giờ để làm rõ, hãy xóa lựa chọn và chọn bất kỳ tên nào
Bạn sẽ thấy các ô khác được điền tự động.
3. Sử dụng Hàm HLOOKUP
Nếu bạn dữ liệu được định hướng theo chiều ngang thì bạn cần sử dụng hàm HLOOKUP . Để biết về hàm, hãy truy cập bài viết này: HLOOKUP.
Trường Tên sẽ được đặt từ danh sách thả xuống. Và phần còn lại của trường sẽ được điền tự động.
Để lấy id, chúng tôi sẽ sử dụng công thức sau
=IFERROR(HLOOKUP($C$11,$C$3:$H$7,2,0),"") 
Thao tác tương tự như công thức VLOOKUP . Trong hàm HLOOKUP , chúng tôi đã cung cấp tên dưới dạng lookup_value và bảng dưới dạng lookup_array . Các id nằm ở hàng thứ 2, vì vậy row_num là 2. Và 0 để khớp chính xác.
Bây giờ, đối với bộ phận, công thức sẽ là
=IFERROR(HLOOKUP($C$11,$C$3:$H$7,3,0),"") 
Phòng ban là hàng thứ 3, vì vậy row_num ở đây là 3.
Hãy viếtcông thức cho ngày tham gia
=IFERROR(HLOOKUP($C$11,$C$3:$H$7,4,0),"") 
Ngày tham gia là hàng thứ 4, vì vậy row_num ở đây là 4. Sau đó, đối với địa chỉ, hãy thay đổi số hàng thành 5.
=IFERROR(HLOOKUP($C$11,$C$3:$H$7,5,0),"") 
Hãy xóa các ô và chọn một tên từ danh sách thả xuống -down list
Sau khi chọn tên, bạn sẽ thấy các ô khác được điền tự động.
4. CHỈ SỐ -MATCH cho các hàng
Chúng tôi cũng có thể sử dụng kết hợp INDEX MATCH cho các hàng. Công thức sẽ như sau
=IFERROR(INDEX($C$4:$H$4,MATCH($C$11,$C$3:$H$3,0)),"") Công thức này dùng để lấy id, vì vậy chúng tôi đã sử dụng C4:H4 trong Hàm INDEX , là hàng ID nhân viên .
Thay đổi phạm vi hàng để tìm bộ phận
=IFERROR(INDEX($C$5:$H$5,MATCH($C$11,$C$3:$H$3,0)),"") 
Tương tự, thay đổi số hàng cho ngày tham gia và địa chỉ
=IFERROR(INDEX($C$6:$H$6,MATCH($C$11,$C$3:$H$3,0)),"") Đây C6:H6 là hàng Ngày tham gia .
Và C7:H7 là hàng Địa chỉ , vì vậy công thức để lấy địa chỉ sẽ giống như công thức được nêu bên dưới
=IFERROR(INDEX($C$7:$H$7, MATCH($C$11,$C$3:$H$3,0)),””) 
Kết luận
Đó là tất cả cho ngày hôm nay. Chúng tôi đã liệt kê một số cách để tự động điền các ô dựa trên một ô khác. Hy vọng bạn sẽ tìm thấy điều này hữu ích. Hãy bình luận nếu bất cứ điều gì có vẻ khó hiểu. Hãy cho chúng tôi biết bất kỳ phương pháp nào khác mà chúng tôi đã bỏ lỡ tại đây.
