Ynhâldsopjefte
Hoe goed soe it wêze as sellen automatysk ynfolle wurde? Meastentiids sille wy dat hâlde. Hjoed sille wy jo sjen litte hoe't jo sellen yn excel automatysk kinne befolkje op basis fan de wearde fan in oare sel. Foar dizze sesje sille wy Excel 2019 brûke, fiel frij om jo foarkarferzje te brûken.
Earste dingen earst, litte wy witte oer de dataset dy't de basis is fan ús hjoeddeiske foarbylden.
Hjir hawwe wy in tabel dy't ynformaasje fan meiwurkers befettet lykas har namme, id, adres, respektivelike ôfdieling, en liddatum. Mei help fan dizze gegevens sille wy sjen hoe't sellen automatysk befolke wurde.
Tink derom dat dit in basisdataset is mei dummygegevens. yn in real-life senario kinne jo in folle gruttere en komplekse dataset tsjinkomme.
Oefenwurkboek
Jo binne wolkom om it oefenwurkboek te downloaden fan de ûndersteande keppeling.
Auto-populate sellen yn Excel basearre op in oare sel.xlsx
Auto-populate sellen basearre op in oare sel
Hjir sette wy ús foarbyld op sa'n manier dat troch in wurknimmernamme te jaan, wy sille syn ynformaasje automatysk fine.
Hjir hawwe wy yntrodusearre ynformaasjefjilden skieden fan de oarspronklike tabel. Litte wy sizze dat wy de Namme, Robert ynstelle.
Dan moatte wy de details fan Robert krije. Litte wy ûndersykje hoe kinne wy dat dwaan.
1. VLOOKUP-funksje brûke
Ferjit mar efkes "auto-populearje" entink oer it opheljen fan gegevens dy't oerienkomme mei de kritearia, hokker funksjes komme yn jo gedachten? It is frij dúdlik, VLOOKUP is ien fan dy.
VLOOKUP syket nei gegevens, fertikaal organisearre. Kontrolearje dit VLOOKUP-artikel foar fierdere ynformaasje.
No sille wy in formule skriuwe mei de VLOOKUP funksje dy't de krekte gegevens ophelje dy't wy wolle yn in sel.
Litte wy de formule skriuwe foar it ôfliede fan de id fan de meiwurker
=IFERROR(VLOOKUP($I$4,$B$4:$F$9,2,0),"") 
Binnen de VLOOKUP funksje, hawwe wy de namme ( I4) ynfoege as de lookup_value . Dan it hiele tabelberik as de lookup_array .
De Employee ID is de 2e kolom, dus hawwe wy 2 ynsteld as de column_num .
Wy hawwe de funksje IFERROR brûkt om de VLOOKUP -formule op te pakken. Dit sil alle flaters dy't ûntsteane út 'e formule ferwiderje (om te witten oer de funksje, besykje it artikel: IFERROR).
Foar it ôfliede fan de ôfdielingsnamme moatte wy de formule wizigje,
=IFERROR(VLOOKUP($I$4,$B$4:$F$9,3,0),"") 
Hjir hawwe wy it column_num feroare neffens de posysje yn 'e oarspronklike tabel. De Departement is de 3e kolom, dus wy hawwe 3 brûkt.
Foar de Oanslutingsdatum en it adres, sil de formule =IFERROR(VLOOKUP($I$4,$B$4:$F$9,4,0),"")
En
=IFERROR(VLOOKUP($I$4,$ B$4:$F$9,5,0),"") 
Wy hawwe de details fûn foarde meiwurker. Feroarje no de namme en de sellen sille automatysk bywurke wurde.
VLOOKUP mei Drop-Down List
Earder hawwe wy de namme hân hân. Soms liket it ek tiidslinend as betiizjend.
Om it probleem op te lossen kinne wy in útklaplist meitsje foar de namme fan de wurknimmer. Kontrolearje it artikel om te witten oer it meitsjen fan in útklaplist.
Yn it dialoochfinster Gegevensvalidaasje kies List en set de selferwizing fan de nammen yn.
B4:B9 is it berik dat de nammen befettet.
No sille wy de útklaplist fine.
Wy kinne de namme no effektiver en flugger kieze.
De oare sellen wurde automatysk ynfolle lykas wy brûkten VLOOKUP .
2. Mei INDEX - MATCH Funksje
De operaasje dy't wy hawwe útfierd fia VLOOKUP kin alternatyf dien wurde. Wy kinne de kombinaasje fan INDEX-MATCH brûke om de sellen automatysk yn te foljen.
MATCH fynt de posysje fan in opsykwearde yn in rige, kolom of tabel. INDEX jout de wearde werom op in opjûne lokaasje yn in berik. Om mear te witten besykje de artikels: INDEX, MATCH.
De formule sil de folgjende wêze
=IFERROR(INDEX($C$4:$C$9,MATCH($I$4,$B$4:$B$9,0)),"") 
Hjir leit ús formule it id-nûmer ôf, om't wy it id-berik hawwe levere binnen INDEX en de funksje MATCH jout it rigenûmer, oerienkomt mei de kriteariawearde yn 'e tabel ( B4:B9 ).
Om de ôfdieling ôf te lieden sille wy it berik feroarje yn 'e INDEX en de formule sil wês de folgjende
=IFERROR(INDEX($D$4:$D$9,MATCH($I$4,$B$4:$B$9,0)),"") 
Departementen binne yn it berik fan D4 oant D9 .
De formule foar de Joining Date sil
=IFERROR(INDEX($E$4:$E$9,MATCH($I$4,$B$4:$B$9,0)),"") 
=IFERROR(INDEX($F$4:$F$9,MATCH($I$4,$B$4:$B$9,0)),"") 
No om te ferdúdlikjen, litte wy de seleksje wiskje en ien fan 'e nammen selektearje
Jo sille fine dat oare sellen automatysk befolke wurde.
3. HLOOKUP-funksje brûke
As jo gegevens wurde horizontaal oriïntearre, dan moatte jo de HLOOKUP funksje brûke. Om te witten oer de funksje besykje dit artikel: HLOOKUP.
It fjild Namme sil ynsteld wurde fanút it útklapmenu. En de rest fan it fjild wurdt automatysk ynfolle.
Foar it ôfliede fan id, sille wy de folgjende formule brûke
=IFERROR(HLOOKUP($C$11,$C$3:$H$7,2,0),"") 
De operaasje is fergelykber mei de VLOOKUP -formule. Binnen de funksje HLOOKUP hawwe wy de namme levere as de lookup_value en de tabel as de lookup_array . De id's steane op de 2e rige, dus de row_num is 2. En 0 foar de krekte wedstriid.
No, foar de ôfdieling, sil de formule
=IFERROR(HLOOKUP($C$11,$C$3:$H$7,3,0),"") 
De Departement is de 3e rige, dus it row_num is hjir 3.
Litte wy deformule foar de oanslutingsdatum
=IFERROR(HLOOKUP($C$11,$C$3:$H$7,4,0),"") 
De Joining Date is de 4e rige, dus de row_num is hjir 4. Feroarje dan foar it adres it rigenûmer nei 5.
=IFERROR(HLOOKUP($C$11,$C$3:$H$7,5,0),"") 
Litte wy de sellen wiskje en in namme út 'e drop selektearje -down list
Nei it selektearjen fan de namme sille jo fine dat oare sellen automatysk ynfolje.
4. INDEX -MATCH foar rigen
Wy kinne ek de kombinaasje INDEX MATCH brûke foar de rigen. De formule sil de folgjende wêze
=IFERROR(INDEX($C$4:$H$4,MATCH($C$11,$C$3:$H$3,0)),"") Dit is foar it ôfliede fan de id, dus wy hawwe C4:H4 brûkt yn 'e INDEX funksje, dat is de Employee ID rige.
Feroarje it rige berik om de ôfdieling te finen
=IFERROR(INDEX($C$5:$H$5,MATCH($C$11,$C$3:$H$3,0)),"") 
Feroarje op deselde manier it rigenûmer foar de oanslutingsdatum en adres
=IFERROR(INDEX($C$6:$H$6,MATCH($C$11,$C$3:$H$3,0)),"") Hjir C6:H6 is de Joining Date rige.
En de C7:H7 is de Adres rige, dus de formule foar it ôflieden fan it adres sil wêze lykas de hjirûnder neamde
=IFERROR(INDEX($C$7:$H$7, MATCH($C$11,$C$3:$H$3,0)),"") 
Konklúzje
Dat is alles foar hjoed. Wy hawwe ferskate manieren neamd om sellen automatysk te befolkjen basearre op in oare sel. Hoopje dat jo dit nuttich fine. Fiel jo frij om kommentaar te jaan as wat dreech te begripen liket. Lit ús witte hokker oare metoaden wy hawwe mist hjir.
