Σε αυτό το σεμινάριο, θα σας δείξω πώς να δημιουργήσετε φύλλο παρουσίας μαθητών στο Excel με φόρμουλα σε μερικά εύκολα βήματα. Αυτός ο τύπος μηνιαίο φύλλο παρουσίας σας δίνει τη δυνατότητα να κρατάτε αρχεία των μαθητών που απουσιάζουν ή είναι παρόντες σε μια τάξη. Βοηθά επίσης να παρακολουθείτε την κανονικότητα των μαθητών και να διατηρείτε αυτά τα δεδομένα για μελλοντικές απαιτήσεις. Στην επόμενη ενότητα, θα δημιουργήσουμε ένα απλό και έτοιμο προς χρήση μηνιαίο φύλλο παρουσίας με προκαθορισμένους τύπους για να εξοικονομήσετε τεράστιο χρόνο.

Λήψη δωρεάν προτύπου

Μπορείτε να κατεβάσετε το δωρεάν πρότυπο από εδώ.

Διαδικασίες βήμα προς βήμα για τη δημιουργία φύλλου παρουσίας μαθητών στο Excel με τύπο

Βήμα 1: Προσθήκη της στήλης Αύξων αριθμός και Όνομα μαθητή

Σε αυτό το πρώτο βήμα, θα προσθέσουμε 2 στήλες για να δηλώσουμε τον αύξοντα αριθμό και το όνομα του μαθητή. Θα εισάγουμε επίσης μερικά ονόματα δειγμάτων μέσα στο φύλλο δεδομένων μας.

• Πρώτον, κάντε κλικ στο κελί B5 και πληκτρολογήστε Αύξων αριθμός .
• Στη συνέχεια, επιλέξτε το κελί C5 και πληκτρολογήστε Όνομα μαθητή .
• Εδώ, εισάγετε τα ονόματα και τους αύξοντες αριθμούς των μαθητών.

Βήμα 2: Πληκτρολόγηση του ονόματος του μήνα και των ημερών

Θα φτιάξουμε αυτό το φύλλο παρουσίας χρησιμοποιώντας Ιανουάριος ως ο δειγματοληπτικός μήνας. Έτσι, θα εισάγουμε 31 στήλες που αντιπροσωπεύουν κάθε ημέρα του μήνα.

• Για να ξεκινήσετε αυτό το βήμα, εισαγάγετε το όνομα του μήνα στο κελί D4 και συγχώνευση κυττάρων από D4 στο AH4 .
• Στη συνέχεια, εισαγάγετε τις ημέρες ξεκινώντας από το κελί D5 .
• Σημειώστε ότι, αφού συμπληρώσετε τις πρώτες ημέρες, μπορείτε να σύρετε το Χειρολαβή πλήρωσης προς τα δεξιά για να συμπληρώσετε τη σειρά.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να παρακολουθείτε την παρουσία στο Excel (με λεπτομερή βήματα)

Βήμα 3: Εισαγωγή στηλών απουσίας και παρουσίας με τύπο

Σε αυτό το βήμα, θα προσθέσουμε δύο ακόμη στήλες για να μετρήσουμε τον αριθμό των ημερών που ένας μαθητής απουσίαζε ή ήταν παρών. Για το σκοπό αυτό, θα εφαρμόσουμε η συνάρτηση COUNTIF Πρόκειται για μια προκατασκευασμένη συνάρτηση στο excel που μετράει τον αριθμό των κελιών σε μια περιοχή που πληρούν μια συγκεκριμένη συνθήκη.

• Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κελί AI και πληκτρολογήστε το Απόντες επικεφαλίδα στήλης.
• Ομοίως, πηγαίνετε στο κελί AJ και πληκτρολογήστε την επικεφαλίδα της στήλης Παρόν .

• Τώρα, κάντε διπλό κλικ στο κελί AI6 και πληκτρολογήστε τον ακόλουθο τύπο:

• Με τον ίδιο τρόπο, κάντε διπλό κλικ στο κελί AJ6 και πληκτρολογήστε τον ακόλουθο τύπο:

• Μετά από αυτό, θα δείτε μηδενικά ως τιμές των δύο προηγούμενων κελιών. Αυτό συμβαίνει επειδή δεν έχουμε δεδομένα στο φύλλο παρουσίας μας μέχρι τώρα.
• Στη συνέχεια, σύρετε το Χειρολαβή πλήρωσης κάτω από την κάτω δεξιά γωνία των δύο κελιών AI6 και AJ6 .
• Κατά συνέπεια, αυτό θα αντιγράψει τον τύπο των δύο κελιών σε όλα τα παρακάτω κελιά.

• Στη συνέχεια, αν η αντιγραφή του τύπου ήταν επιτυχής, θα παρατηρήσετε μηδενικά σε όλα τα κελιά του πίνακα Απόντες και Παρόν στήλες.
• Σε αυτό το σημείο, το φύλλο παρουσίας είναι πλήρες και έτοιμο για χρήση.

Διαβάστε περισσότερα: Φύλλο παρουσίας στο Excel με φόρμουλα για μισή ημέρα (3 παραδείγματα)

Βήμα 4: Καταχώρηση δεδομένων παρουσίας

Τώρα που το φύλλο παρουσίας μας είναι πλήρες, θα το δοκιμάσουμε εισάγοντας δεδομένα παρουσίας για κάθε μαθητή. Εδώ θα χρησιμοποιήσουμε P για να δηλώσετε ότι ένας μαθητής είναι παρών και A για να δηλώσει ότι απουσιάζει.

• Εδώ, καταχωρίστε τα δεδομένα παρουσίας των μαθητών στα κενά κελιά για κάθε ημέρα.
• Επίσης, καθώς εισέρχεστε στο Παρόν ή Απόντες δεδομένα μαθητών, ο τύπος της στήλης AI και AJ θα αρχίσει να τα μετράει.

Διαβάστε περισσότερα: Φύλλο παρουσίας με μισθό σε μορφή Excel (με εύκολα βήματα)

Πράγματα που πρέπει να θυμάστε

• Ίσως θελήσετε να προσθέσετε κάποια μορφοποίηση υπό όρους στα δεδομένα για να τα κάνετε πιο οπτικά. Προσπαθήστε όμως να μην το κάνετε πολύ περίπλοκο.
• Προσπαθήστε να κατανοήσετε τη βασική δομή του φύλλου και τον τρόπο εισαγωγής δεδομένων σε αυτό.
• Εάν υπάρχουν αλλαγές στα δεδομένα του μαθητή σας, φροντίστε να τα τροποποιήσετε ανάλογα πριν εισαγάγετε τα δεδομένα ενός νέου μήνα.
• Να θυμάστε ότι χρειάζεται να καταχωρίσετε τα στοιχεία του μαθητή μόνο μία φορά και στη συνέχεια να τα αντιγράψετε στα φύλλα για τους άλλους μήνες.
• Αν έχετε μεγάλο αριθμό μαθητών, μπορείτε να επεκτείνετε αυτό το φύλλο ανάλογα με τις ανάγκες σας.

Συμπέρασμα

Ελπίζω ότι καταλάβατε όλα τα βήματα για να δημιουργήσετε ένα φύλλο παρουσίας μαθητών στο excel με τύπο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα ίδια βήματα για να δημιουργήσετε φύλλα για άλλους μήνες και να κάνετε μικρές τροποποιήσεις. Επίσης, μπορείτε εύκολα να κατεβάσετε το πρότυπο που σας έδωσα και να αρχίσετε αμέσως να εισάγετε τα δικά σας δεδομένα μέσα σε αυτό. Τέλος, για να μάθετε περισσότερα excel τεχνικές, ακολουθήστε τις ExcelWIKI Εάν έχετε οποιαδήποτε απορία, ενημερώστε με στα σχόλια.