Tässä opetusohjelmassa näytän, miten luoda opiskelijan läsnäololomakkeen vuonna Excel kaavan avulla muutamalla helpolla askeleella. Tämäntyyppinen kuukausittainen läsnäololomake avulla voit pitää kirjaa luokasta poissaolevista tai läsnä olevista oppilaista. Se auttaa myös seuraamaan oppilaiden säännöllisyyttä ja säilyttämään nämä tiedot tulevia tarpeita varten. Seuraavassa osassa luomme yksinkertaisen ja käyttövalmiin kuukausittaisen läsnäololomakkeen, jossa on valmiita kaavoja, joiden avulla säästät valtavasti aikaa.

Lataa ilmainen malli

Voit ladata ilmaisen mallin täältä.

Vaiheittaiset menettelyt opiskelijan läsnäololomakkeen luomiseksi Excelissä kaavan avulla

Vaihe 1: Sarjanumeron ja opiskelijan nimi -sarakkeen lisääminen

Tässä ensimmäisessä vaiheessa lisätään 2 sarakkeet, jotka kuvaavat opiskelijan sarjanumeroa ja nimeä. Lisäämme myös joitakin esimerkkien nimiä tietolomakkeemme sisälle.

• Napsauta ensin solua B5 ja kirjoita Sarjanumero .
• Valitse seuraavaksi solu C5 ja kirjoita Opiskelijan nimi .
• Kirjoita tässä oppilaiden nimet ja sarjanumerot.

Vaihe 2: Kuukauden nimen ja päivien kirjoittaminen

Teemme tämän läsnäololomakkeen käyttäen Tammikuu näytekuukaudeksi. Joten lisäämme siis 31 sarakkeet, jotka edustavat jokaista kuukauden päivää.

• Aloita tämä vaihe kirjoittamalla kuukauden nimi soluun D4 ja yhdistää solut D4 osoitteeseen AH4 .
• Syötä seuraavaksi päivät alkaen solusta D5 .
• Huomaa, että ensimmäisten päivien täyttämisen jälkeen voit vetää raahata Täyttökahva oikealle sarjan täyttämiseksi.

Lue lisää: Miten seurata läsnäoloa Excelissä (yksityiskohtaiset vaiheet)

Vaihe 3: Poissa ja läsnä -sarakkeiden lisääminen kaavalla

Tässä vaiheessa lisäämme vielä kaksi saraketta laskemaan, kuinka monta päivää oppilas oli poissa tai läsnä. Tätä varten käytämme seuraavaa sovellusta COUNTIF-toiminto . Tämä on Excelin esivalmistettu toiminto, joka laskee tietyn ehdon täyttävien solujen lukumäärän alueella.

• Napsauta seuraavaksi solua AI ja kirjoita Poissa sarakeotsikko.
• Vastaavasti siirry soluun AJ ja kirjoita sarakeotsikko Nykyinen .

• Kaksoisnapsauta nyt solua AI6 ja kirjoita seuraava kaava:

• Kaksoisnapsauta samalla tavalla solua AJ6 ja kirjoita seuraava kaava:

• Tämän jälkeen näet kahden edellisen solun arvoina nollia, koska meillä ei ole vielä tietoja läsnäololomakkeessa.
• Vedä seuraavaksi Täyttökahva kahden solun oikeasta alakulmasta alaspäin. AI6 ja AJ6 .
• Näin ollen tämä kopioi kahden solun kaavan kaikkiin alla oleviin soluihin.

• Sitten, jos kaavan kopiointi onnistui, huomaat nollia kaikissa soluissa kohdassa Poissa ja Nykyinen sarakkeet.
• Tässä vaiheessa läsnäololomake on valmis ja käyttövalmis.

Lue lisää: Läsnäolotiedot Excelissä, jossa on kaava puoli päivää varten (3 esimerkkiä)

Vaihe 4: Läsnäolotietojen syöttäminen

Nyt kun läsnäololomakkeemme on valmis, kokeilemme sitä lisäämällä läsnäolotiedot jokaiselle oppilaalle. Tässä käytämme P osoittaa, että opiskelija on läsnä ja A poissaolon merkiksi.

• Kirjoita tässä tyhjiin soluihin oppilaiden läsnäolotiedot kunkin päivän osalta.
• Lisäksi, kun syötät Nykyinen tai Poissa opiskelijan tiedot, sarakkeen AI ja AJ alkaa laskea niitä.

Lue lisää: Läsnäololomakkeen palkka Excel-muodossa (helpoilla ohjeilla)

Muistettavat asiat

• Saatat haluta lisätä tietoihin ehdollista muotoilua, jotta niistä tulisi visuaalisempia. Yritä kuitenkin olla tekemättä tästä liian monimutkaista.
• Yritä ymmärtää arkin ydinrakenne ja se, miten tiedot syötetään arkin sisälle.
• Jos opiskelijan tietoihin tulee muutoksia, muokkaa ne vastaavasti ennen uuden kuukauden tietojen syöttämistä.
• Muista, että sinun tarvitsee syöttää oppilaan tiedot vain kerran ja kopioida ne sitten muiden kuukausien lomakkeisiin.
• Jos oppilaita on paljon, voit laajentaa tätä lomaketta tarpeidesi mukaan.

Päätelmä

Toivon, että ymmärsit kaikki vaiheet, joiden avulla voit luoda opiskelijoiden läsnäololomakkeen Excelissä kaavan avulla. Voit käyttää näitä samoja vaiheita luodaksesi lomakkeita muille kuukausille ja tehdä niihin pieniä muutoksia. Voit myös helposti ladata toimittamani mallin ja aloittaa heti omien tietojesi syöttämisen sen sisälle. Lopuksi, jos haluat oppia lisää Excel tekniikoita, seuraa meidän ExcelWIKI Jos sinulla on kysyttävää, kerro minulle kommenteissa.