В този урок ще ви покажа как да създадете лист за присъствие на учениците в Excel с формула в няколко лесни стъпки. Този тип месечен присъствен лист ви дава възможност да записвате отсъстващите или присъстващите ученици в даден клас. Той също така помага да се следи редовността на учениците и да се запазят тези данни за бъдещи изисквания. В следващия раздел ще създадем прост и готов за използване месечен присъствен лист с предварително зададени формули, за да спестим огромно количество време.

Изтегляне на безплатен шаблон

Можете да изтеглите безплатния шаблон от тук.

Стъпка по стъпка процедури за създаване на лист за присъствие на ученици в Excel с формула

Стъпка 1: Добавяне на колона със сериен номер и име на ученик

В тази първа стъпка ще добавим 2 колони за обозначаване на серийния номер и името на ученика. Ще вмъкнем и няколко примерни имена в нашия лист с данни.

• Първо щракнете върху клетката B5 и въведете Сериен номер .
• След това изберете клетка C5 и въведете Име на ученика .
• Тук въведете имената на учениците и серийните им номера.

Стъпка 2: Въвеждане на името на месеца и дните

Ще направим този лист за присъствие с помощта на януари като месец на извадката. Затова ще вмъкнем 31 колони, представляващи всеки ден от месеца.

• За да започнете тази стъпка, въведете името на месеца в клетка D4 и да слеете клетки от D4 към AH4 .
• След това въведете дните, като започнете от клетката D5 .
• Имайте предвид, че след като запълните първите няколко дни, можете да плъзнете Дръжка за пълнене надясно, за да запълните серията.

Прочетете още: Как да проследявате присъствието в Excel (с подробни стъпки)

Стъпка 3: Вмъкване на колони за отсъстващи и присъстващи с формула

В тази стъпка ще добавим още две колони, за да преброим броя на дните, в които даден ученик е отсъствал или присъствал. За целта ще приложим функцията COUNTIF Това е предварително създадена функция в Excel, която преброява броя на клетките в даден диапазон, които отговарят на определено условие.

• След това щракнете върху клетката AI и въведете Отсъства заглавие на колона.
• По същия начин отидете в клетка AJ и въведете заглавието на колоната Настоящето .

• Сега щракнете два пъти върху клетката AI6 и въведете следната формула:

• По същия начин щракнете два пъти върху клетка AJ6 и въведете следната формула:

• След това ще видите нули като стойности на двете предишни клетки. Това е така, защото до момента нямаме данни в присъствения лист.
• След това плъзнете Дръжка за пълнене надолу от долния десен ъгъл на двете клетки AI6 и AJ6 .
• Следователно това ще копира формулата на двете клетки във всички клетки под тях.

• След това, ако копирането на формулата е било успешно, ще забележите нули във всички клетки на Отсъства и Настоящето колони.
• В този момент листът за присъствие е завършен и готов за използване.

Прочетете още: Лист за присъствие в Excel с формула за половин ден (3 примера)

Стъпка 4: Въвеждане на данни за присъствието

Сега, когато нашият лист за присъствие е завършен, ще го изпробваме, като въведем данни за присъствието на всеки ученик. Тук ще използваме P за обозначаване на присъствието на ученик и A за обозначаване на отсъствие.

• Тук въведете данните за присъствието на учениците в празните клетки за всеки ден.
• Освен това, когато влизате в Настоящето или Отсъства данни за учениците, формулата на колоната AI и AJ ще започнете да ги броите.

Прочетете още: Лист за присъствие със заплата в Excel формат (с лесни стъпки)

Нещата, които трябва да запомните

• Възможно е да искате да добавите някои условни форматирания към данните, за да ги направите по-нагледни. Но се опитайте да не правите това твърде сложно.
• Опитайте се да разберете основната структура на листа и как да въвеждате данни в него.
• Ако има промени в данните на ученика, не забравяйте да ги промените по подходящ начин, преди да въведете данните за новия месец.
• Не забравяйте, че трябва да въведете информацията за ученика само веднъж и след това да я копирате в листовете за други месеци.
• Ако имате голям брой ученици, можете да разширите този лист според нуждите си.

Заключение

Надявам се, че сте разбрали всички стъпки за създаване на лист за присъствие на ученици в Excel с формула. Можете да използвате същите стъпки, за да създадете листове за други месеци и да направите леки промени. Също така можете лесно да изтеглите шаблона, който предоставих, и веднага да започнете да въвеждате собствените си данни в него. Накрая, за да научите повече Excel техники, следвайте нашите ExcelWIKI уебсайт. Ако имате някакви въпроси, моля, уведомете ме в коментарите.