সুচিপত্র
এই টিউটোরিয়ালে, আমি আপনাকে দেখাতে যাচ্ছি কিভাবে কয়েকটি সহজ ধাপে সূত্র সহ Excel এ শিক্ষার্থীদের উপস্থিতি শীট তৈরি করতে হয়। এই ধরনের মাসিক উপস্থিতি শীট আপনাকে ক্লাসে অনুপস্থিত বা উপস্থিত শিক্ষার্থীদের রেকর্ড রাখতে সক্ষম করে। এটি শিক্ষার্থীদের নিয়মিততা নিরীক্ষণ করতে এবং ভবিষ্যতের প্রয়োজনীয়তার জন্য এই ডেটা সংরক্ষণ করতে সহায়তা করে। নিম্নলিখিত বিভাগে, আমরা প্রচুর সময় বাঁচাতে পূর্বনির্ধারিত সূত্র সহ একটি সহজ এবং ব্যবহারের জন্য প্রস্তুত মাসিক উপস্থিতি শীট তৈরি করব৷
বিনামূল্যে টেমপ্লেট ডাউনলোড করুন
আপনি বিনামূল্যে ডাউনলোড করতে পারেন এখান থেকে টেমপ্লেট।
Formula.xlsx সহ স্টুডেন্ট অ্যাটেনডেন্স শীট
ধাপে ধাপে ফর্মুলা সহ এক্সেলে স্টুডেন্ট অ্যাটেনডেন্স শীট তৈরি করার পদ্ধতি
ধাপ 1: ক্রমিক নম্বর এবং ছাত্রের নাম কলাম যোগ করা
এই প্রথম ধাপে, আমরা ছাত্রের ক্রমিক নম্বর এবং নাম বোঝাতে 2 কলাম যোগ করব। আমরা আমাদের ডেটাশীটের ভিতরে কিছু নমুনা নামও সন্নিবেশ করব।
- প্রথমে, সেল B5 এ ক্লিক করুন এবং ক্রমিক নং টাইপ করুন।
- পরবর্তী , সেল C5 নির্বাচন করুন এবং ছাত্রের নাম টাইপ করুন।
- এখানে, ছাত্রদের নাম এবং ক্রমিক নম্বর লিখুন।
ধাপ 2: মাসের নাম এবং দিন টাইপ করা
আমরা নমুনা মাস হিসাবে জানুয়ারি ব্যবহার করে এই উপস্থিতি শীট তৈরি করব। সুতরাং, আমরা 31 মাসের প্রতিটি দিনের প্রতিনিধিত্বকারী কলাম সন্নিবেশ করব।
- এই ধাপটি শুরু করতে, মাসের নাম লিখুন D4 কক্ষে এবং D4 থেকে AH4 এ সেলগুলিকে একত্রিত করুন।
- পরবর্তী, সেল D5 থেকে শুরু হওয়া দিনগুলি লিখুন .
- উল্লেখ্য যে, প্রথম কয়েকদিন পূরণ করার পর, আপনি সিরিজটি পূরণ করতে ডানদিকে ফিল হ্যান্ডেল টেনে আনতে পারেন।
আরো পড়ুন: এক্সেলে উপস্থিতি কীভাবে ট্র্যাক করবেন (বিস্তারিত পদক্ষেপ সহ)
ধাপ 3: সূত্র সহ অনুপস্থিত এবং বর্তমান কলাম সন্নিবেশ করান
এই ধাপে, একজন শিক্ষার্থী কত দিন অনুপস্থিত বা উপস্থিত ছিল তা গণনা করতে আমরা আরও দুটি কলাম যোগ করব। এর জন্য, আমরা COUNTIF ফাংশন প্রয়োগ করব। এটি এক্সেলের একটি পূর্বনির্ধারিত ফাংশন যা একটি নির্দিষ্ট শর্ত পূরণ করে এমন একটি পরিসরে কোষের সংখ্যা গণনা করে৷
- এরপর, সেল AI এ ক্লিক করুন এবং অনুপস্থিত লিখুন কলাম হেডার।
- একইভাবে, সেল AJ এ যান এবং কলাম হেডার প্রেজেন্ট টাইপ করুন।
- এখন, সেল AI6 এ ডাবল ক্লিক করুন এবং নিম্নলিখিত সূত্রটি লিখুন:
=COUNTIF(D6:AH6,"A") 
- একইভাবে, সেল AJ6-এ ডাবল ক্লিক করুন এবং নিম্নলিখিত সূত্রে টাইপ করুন:
=COUNTIF(D6:AH6,"P") 
- এর পর, আপনি আগের দুটি ঘরের মান হিসাবে শূন্য দেখতে পাবেন। এর কারণ হল এখন পর্যন্ত আমাদের উপস্থিতি শীটে ডেটা নেই৷
- এরপর, দুটি কক্ষের নীচের-ডান কোণ থেকে ফিল হ্যান্ডেল টি নীচে টেনে আনুন AI6 এবং AJ6 ।
- ফলে, এটি সূত্রটি অনুলিপি করবেনিচের সমস্ত কক্ষে দুটি কক্ষের মধ্যে।
- তারপর, যদি সূত্র অনুলিপি সফল হয়, তাহলে আপনি সমস্ত কক্ষে শূন্য লক্ষ্য করবেন অনুপস্থিত এবং উপস্থিত কলাম।
- এই মুহুর্তে, উপস্থিতি শীট সম্পূর্ণ এবং ব্যবহারের জন্য প্রস্তুত।
আরও পড়ুন: অর্ধেক দিনের জন্য সূত্র সহ এক্সেলে উপস্থিতি পত্রক (3টি উদাহরণ)
ধাপ 4: উপস্থিতি ডেটা প্রবেশ করানো
এখন আমাদের উপস্থিতি পত্র সম্পূর্ণ হয়েছে, আমরা প্রতিটি শিক্ষার্থীর উপস্থিতির তথ্য সন্নিবেশ করে এটি চেষ্টা করব। এখানে আমরা একজন ছাত্র উপস্থিত নির্দেশ করতে P ব্যবহার করব এবং অনুপস্থিত নির্দেশ করতে A ব্যবহার করব।
- এখানে, প্রতিটির জন্য খালি কক্ষে ছাত্র উপস্থিতির ডেটা লিখুন দিন।
- এছাড়া, আপনি উপস্থিত অথবা অনুপস্থিত ছাত্র ডেটা প্রবেশ করার সাথে সাথে কলাম AI এবং AJ<2 এর সূত্র> তাদের গণনা শুরু করবে।
আরও পড়ুন: এটেন্ডেন্স শীট বেতন সহ এক্সেল ফরম্যাটে (সহজ ধাপ সহ)<2
মনে রাখার মতো বিষয়
- আপনি ডেটাতে কিছু শর্তসাপেক্ষ ফর্ম্যাটিং যোগ করতে চাইতে পারেন যাতে এটি আরও দৃশ্যমান হয়৷ তবে এটিকে খুব জটিল না করার চেষ্টা করুন৷
- শীটের মূল কাঠামো এবং কীভাবে এটির ভিতরে ডেটা প্রবেশ করতে হয় তা বোঝার চেষ্টা করুন৷
- যদি আপনার ছাত্রের ডেটাতে কোনও পরিবর্তন হয় তবে নিশ্চিত করুন৷ একটি নতুন মাসের ডেটা প্রবেশ করার আগে সেগুলিকে সেই অনুযায়ী পরিবর্তন করতে৷
- মনে রাখবেন, আপনাকে শুধুমাত্র ছাত্রের তথ্য প্রবেশ করতে হবেতথ্য একবার এবং তারপর অন্য মাসের জন্য শীটগুলিতে অনুলিপি করুন৷
- যদি আপনার প্রচুর সংখ্যক ছাত্র থাকে, তাহলে আপনি এই শীটটিকে আপনার প্রয়োজন অনুসারে প্রসারিত করতে পারেন৷
উপসংহার
আমি আশা করি আপনি সূত্র সহ এক্সেলে একটি ছাত্র উপস্থিতি শীট তৈরি করার সমস্ত ধাপ বুঝতে পেরেছেন৷ আপনি অন্যান্য মাসের জন্য শীট তৈরি করতে এবং সামান্য পরিবর্তন করতে এই একই পদক্ষেপগুলি ব্যবহার করতে পারেন। এছাড়াও, আপনি সহজেই আমার দেওয়া টেমপ্লেটটি ডাউনলোড করতে পারেন এবং অবিলম্বে এটিতে আপনার নিজস্ব ডেটা প্রবেশ করা শুরু করতে পারেন। অবশেষে, আরও এক্সেল কৌশল শিখতে, আমাদের ExcelWIKI ওয়েবসাইট অনুসরণ করুন। আপনার যদি কোন প্রশ্ন থাকে, দয়া করে আমাকে মন্তব্যে জানান।
