Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo bảng điểm danh của học sinh trong Excel bằng công thức trong một vài bước đơn giản. Loại bảng điểm danh hàng tháng này cho phép bạn lưu giữ hồ sơ của những học sinh vắng mặt hoặc có mặt trong lớp. Nó cũng giúp theo dõi mức độ thường xuyên của học sinh và lưu giữ dữ liệu này cho các yêu cầu trong tương lai. Trong phần sau, chúng ta sẽ tạo một bảng chấm công hàng tháng đơn giản và sẵn sàng sử dụng với các công thức được xác định trước để tiết kiệm một lượng lớn thời gian.

Tải xuống Mẫu miễn phí

Bạn có thể tải xuống mẫu miễn phí mẫu từ đây.

Quy trình từng bước để tạo bảng điểm danh học sinh trong Excel với công thức

Bước 1: Thêm cột Số sê-ri và Tên học sinh

Trong bước đầu tiên này, chúng tôi sẽ thêm các cột 2 để biểu thị số sê-ri và tên của học sinh. Chúng tôi cũng sẽ chèn một số tên mẫu bên trong biểu dữ liệu của mình.

• Đầu tiên, nhấp vào ô B5 và nhập Số sê-ri .
• Tiếp theo , chọn ô C5 và nhập Tên học sinh .
• Tại đây, hãy nhập tên và số thứ tự của học sinh.

Bước 2: Nhập Tên Tháng và Ngày

Chúng tôi sẽ tạo bảng chấm công này bằng cách sử dụng Tháng Một làm tháng mẫu. Vì vậy, chúng tôi sẽ chèn các cột 31 đại diện cho mỗi ngày trong tháng.

• Để bắt đầu bước này, hãy nhập tên thángtrong ô D4 và hợp nhất các ô từ D4 thành AH4 .
• Tiếp theo, nhập các ngày bắt đầu từ ô D5 .
• Lưu ý rằng sau khi điền vào một vài ngày đầu tiên, bạn có thể kéo Xử lý điền vào sang phải để điền vào chuỗi.

Đọc thêm: Cách theo dõi điểm danh trong Excel (với các bước chi tiết)

Bước 3: Chèn các cột vắng mặt và có mặt bằng công thức

Trong bước này, chúng ta sẽ thêm hai cột nữa để đếm số ngày học sinh vắng mặt hoặc có mặt. Đối với điều này, chúng ta sẽ áp dụng hàm COUNTIF . Đây là hàm tạo sẵn trong excel để đếm số ô trong một dải đáp ứng một điều kiện đã chỉ định.

• Tiếp theo, nhấp vào ô AI và nhập Vắng mặt Tiêu đề cột .
• Tương tự, đi tới ô AJ và nhập tiêu đề cột Hiện tại .

• Bây giờ, nhấp đúp vào ô AI6 và nhập công thức sau:

• Tương tự, nhấp đúp vào ô AJ6 và nhập công thức sau:

• Sau đó, bạn sẽ thấy các số 0 là giá trị của hai ô trước đó. Điều này là do chúng tôi không có dữ liệu trên bảng chấm công cho đến bây giờ.
• Tiếp theo, kéo Fill Handle xuống từ góc dưới bên phải của hai ô AI6 và AJ6 .
• Do đó, thao tác này sẽ sao chép công thứccủa hai ô sang tất cả các ô bên dưới.

• Sau đó, nếu sao chép công thức thành công, bạn sẽ thấy các số 0 trong tất cả các ô của Các cột Vắng mặt và Có mặt .
• Tại thời điểm này, bảng chấm công đã hoàn tất và sẵn sàng để sử dụng.

Đọc thêm: Bảng chấm công trong Excel với công thức cho nửa ngày (3 ví dụ)

Bước 4: Nhập dữ liệu chấm công

Bây giờ bảng điểm danh của chúng ta đã hoàn tất, chúng ta sẽ thử bằng cách chèn dữ liệu điểm danh cho từng học sinh. Ở đây chúng ta sẽ sử dụng P để biểu thị học sinh có mặt và A để biểu thị vắng mặt.

• Tại đây, hãy nhập dữ liệu điểm danh của học sinh vào các ô trống cho mỗi ngày.
• Ngoài ra, khi bạn nhập dữ liệu học sinh Có mặt hoặc Vắng mặt , công thức của cột AI và AJ sẽ bắt đầu đếm chúng.

Đọc thêm: Bảng chấm công có lương ở định dạng Excel (với các bước đơn giản)

Những điều cần nhớ

• Bạn có thể muốn thêm một số định dạng có điều kiện vào dữ liệu để làm cho dữ liệu trực quan hơn. Nhưng cố gắng đừng làm cho điều này trở nên quá phức tạp.
• Cố gắng hiểu cấu trúc cốt lõi của trang tính và cách nhập dữ liệu bên trong trang tính.
• Nếu có bất kỳ thay đổi nào đối với dữ liệu của học sinh, hãy đảm bảo để sửa đổi chúng cho phù hợp trước khi nhập dữ liệu của tháng mới.
• Hãy nhớ rằng, bạn chỉ cần nhập dữ liệu của học sinhthông tin một lần và sau đó sao chép chúng vào các trang tính cho các tháng khác.
• Nếu bạn có nhiều học sinh, bạn có thể mở rộng trang tính này để phù hợp với nhu cầu của mình.

Kết luận

Chúc các bạn nắm rõ các bước tạo bảng điểm danh học sinh trong excel bằng công thức. Bạn có thể sử dụng các bước tương tự này để tạo trang tính cho các tháng khác và thực hiện các sửa đổi nhỏ. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng tải xuống mẫu mà tôi đã cung cấp và ngay lập tức bắt đầu nhập dữ liệu của riêng bạn vào bên trong mẫu đó. Cuối cùng, để tìm hiểu thêm về các kỹ thuật excel , hãy theo dõi trang web ExcelWIKI của chúng tôi. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng cho tôi biết trong phần bình luận.