I denne vejledning vil jeg vise dig, hvordan du opretter et skema til elevtilstedeværelse i Excel med en formel i nogle få nemme trin. Denne type af månedlig tilstedeværelsesliste giver dig mulighed for at registrere de elever, der er fraværende eller til stede i en klasse. Det hjælper også med at overvåge elevernes regelmæssighed og bevare disse data til fremtidige behov. I det følgende afsnit vil vi oprette et simpelt og brugerklart månedligt tilstedeværelsesark med foruddefinerede formler for at spare en stor mængde tid.

Download gratis skabelon

Du kan downloade den gratis skabelon her.

Trin for trin procedurer til at oprette et ark med formler til at registrere fremmøde af studerende i Excel

Trin 1: Tilføjelse af kolonne med løbenummer og elevnavn

I dette første trin vil vi tilføje 2 kolonner til at angive elevens løbenummer og navn. Vi vil også indsætte nogle eksempler på navne i vores datablad.

• Først skal du klikke på celle B5 og skrive Løbenummer .
• Vælg derefter celle C5 og skrive Navn på den studerende .
• Her skal du indtaste elevernes navne og serienumre.

Trin 2: Indtastning af månedens navn og dage

Vi udarbejder dette tilstedeværelsesblad ved hjælp af Januar som prøvemåned. Vi indsætter derfor 31 kolonner, der repræsenterer hver dag i måneden.

• For at begynde dette trin skal du indtaste månedens navn i celle D4 og sammenlægge celler fra D4 til AH4 .
• Indtast derefter dagene fra celle D5 .
• Bemærk, at du efter at have fyldt de første dage kan trække Håndtag til påfyldning til højre for at udfylde serien.

Læs mere: Sådan spores fremmøde i Excel (med detaljerede trin)

Trin 3: Indsættelse af kolonner for fraværende og tilstedeværende med formel

I dette trin vil vi tilføje yderligere to kolonner for at tælle antallet af dage, hvor en elev har været fraværende eller til stede. Til dette formål vil vi anvende funktionen COUNTIF Dette er en foruddefineret funktion i Excel, der tæller antallet af celler i et område, der opfylder en bestemt betingelse.

• Klik derefter på celle AI og indtast den Fraværende kolonneoverskrift.
• På samme måde skal du gå til celle AJ og skriv kolonneoverskriften Nuværende .

• Dobbeltklik nu på celle AI6 og indtast følgende formel:

• Dobbeltklik på samme måde på celle AJ6, og skriv følgende formel:

• Derefter vil du se nuller som værdierne i de to foregående celler, fordi vi endnu ikke har data på vores tilstedeværelsesark.
• Træk derefter den Håndtag til påfyldning ned fra det nederste højre hjørne af de to celler AI6 og AJ6 .
• Dette vil derfor kopiere formlen fra de to celler til alle cellerne nedenunder.

• Hvis kopieringen af formlen var vellykket, vil du se nuller i alle cellerne i Fraværende og Nuværende søjler.
• På dette tidspunkt er tilstedeværelseslisten færdig og klar til brug.

Læs mere: Deltagerliste i Excel med formel for halvdag (3 eksempler)

Trin 4: Indtastning af tilstedeværelsesdata

Nu hvor vores tilstedeværelsesblad er færdigt, vil vi afprøve det ved at indsætte tilstedeværelsesdata for hver elev. Her vil vi bruge P for at angive, at en elev er til stede, og A for at angive fraværende.

• Her skal du indtaste data om elevernes tilstedeværelse i de tomme celler for hver dag.
• Når du går ind i Nuværende eller Fraværende elevdata, formlen for kolonne AI og AJ vil begynde at tælle dem.

Læs mere: Deltagerliste med løn i Excel-format (med nemme trin)

Ting at huske

• Du kan eventuelt tilføje noget betinget formatering til dataene for at gøre dem mere visuelle, men prøv ikke at gøre det for kompliceret.
• Prøv at forstå arkets kernestruktur, og hvordan du indtaster data i det.
• Hvis der sker ændringer i din elevs data, skal du sørge for at ændre dem i overensstemmelse hermed, inden du indtaster data for en ny måned.
• Husk, at du kun behøver at indtaste elevens oplysninger én gang og derefter kopiere dem til arkene for andre måneder.
• Hvis du har mange elever, kan du udvide dette ark, så det passer til dine behov.

Konklusion

Jeg håber, at du har forstået alle trinene til at oprette et ark med formler for tilstedeværelse af studerende i Excel. Du kan bruge de samme trin til at oprette ark for andre måneder og foretage små ændringer. Du kan også nemt downloade den skabelon, jeg har leveret, og straks begynde at indtaste dine egne data i den. Endelig, for at lære mere excel teknikker, følg vores ExcelWIKI Hvis du har spørgsmål, så lad mig endelig vide det i kommentarerne.