I den här handledningen ska jag visa dig hur du skapar ett närvaroblad för studenter i Excel med en formel i några få enkla steg. Denna typ av månatlig närvarobokföring gör det möjligt att föra register över de elever som är frånvarande eller närvarande i en klass. Det hjälper också till att övervaka elevernas regelbundenhet och bevara dessa uppgifter för framtida behov. I följande avsnitt kommer vi att skapa ett enkelt och färdigt månatligt närvaroblad med fördefinierade formler för att spara en stor mängd tid.

Ladda ner gratis mall

Du kan ladda ner den kostnadsfria mallen här.

Steg för steg för att skapa ett blad för närvaro av elever i Excel med en formel

Steg 1: Lägg till kolumnen med serienummer och studentnamn

I detta första steg lägger vi till 2 Kolumner för att ange elevens serienummer och namn. Vi kommer också att infoga några provnamn i vårt datablad.

• Klicka först på cellen B5 och skriva in Serienummer .
• Välj sedan cell C5 och skriva in Elevens namn .
• Här anger du elevernas namn och serienummer.

Steg 2: Ange månadens namn och dagar

Vi kommer att göra detta närvarolista med hjälp av Januari som provmånad. Vi infogar alltså följande 31 kolumner som representerar varje dag i månaden.

• För att påbörja detta steg anger du månadens namn i cellen D4 och slå samman celler från D4 till AH4 .
• Ange sedan dagarna från cell D5 .
• Observera att du efter att ha fyllt de första dagarna kan dra Handtag för fyllning till höger för att fylla serien.

Läs mer: Hur man spårar närvaro i Excel (med detaljerade steg)

Steg 3: Infoga kolumnerna frånvarande och närvarande med en formel

I det här steget lägger vi till ytterligare två kolumner för att räkna antalet dagar som en elev var frånvarande eller närvarande. För detta tillämpar vi följande funktionen COUNTIF . Detta är en färdig funktion i Excel som räknar antalet celler i ett intervall som uppfyller ett visst villkor.

• Klicka sedan på cellen AI och ange Frånvarande kolumnrubrik.
• På samma sätt ska du gå till cellen AJ och skriv kolumnrubriken Nuvarande .

• Dubbelklicka nu på cellen AI6 och ange följande formel:

• På samma sätt dubbelklickar du på cell AJ6 och skriver in följande formel:

• Därefter kommer du att se nollor som värden i de två föregående cellerna, eftersom vi ännu inte har några uppgifter i vårt närvaroblad.
• Därefter drar du den Handtag för fyllning ner från det nedre högra hörnet av de två cellerna. AI6 och AJ6 .
• Detta kopierar alltså formeln i de två cellerna till alla cellerna nedanför.

• Om kopieringen av formeln var framgångsrik kommer du att märka nollor i alla cellerna i Frånvarande och Nuvarande kolumner.
• Nu är närvarolistan färdig och redo att användas.

Läs mer: Närvaroformulär i Excel med formel för halvdag (3 exempel)

Steg 4: Inmatning av närvarodata

Nu när vår blankett för närvaro är klar ska vi testa den genom att lägga in uppgifter om närvaro för varje elev. Här använder vi P för att ange att en elev är närvarande och A för att ange att den är frånvarande.

• Ange uppgifter om elevernas närvaro i de tomma cellerna för varje dag.
• När du går in i Nuvarande eller . Frånvarande uppgifter om studenter, formeln för kolumnen AI och AJ kommer att börja räkna dem.

Läs mer: Närvaroformulär med lön i Excel-format (med enkla steg)

Saker att komma ihåg

• Du kanske vill lägga till lite villkorlig formatering till data för att göra det mer visuellt, men försök att inte göra det för komplicerat.
• Försök att förstå arkets centrala struktur och hur du skriver in data i det.
• Om det sker några ändringar i elevens uppgifter, se till att du ändrar dem i enlighet med detta innan du matar in uppgifterna för en ny månad.
• Kom ihåg att du bara behöver skriva in elevens uppgifter en gång och sedan kopiera dem till arken för andra månader.
• Om du har ett stort antal elever kan du utöka det här bladet så att det passar dina behov.

Slutsats

Jag hoppas att du har förstått alla steg för att skapa ett blad för närvaro av elever i Excel med formel. Du kan använda samma steg för att skapa blad för andra månader och göra små ändringar. Du kan också enkelt ladda ner mallen som jag har tillhandahållit och omedelbart börja skriva in dina egna uppgifter i den. Slutligen, för att lära dig mer excel tekniker, följ vår ExcelWIKI Om du har några frågor, hör av dig till mig i kommentarerna.