V tomto návode vám ukážem, ako vytvoriť dochádzkový list študenta v Excel pomocou vzorca v niekoľkých jednoduchých krokoch. Tento typ mesačný prezenčný list umožňuje viesť evidenciu neprítomných alebo prítomných žiakov v triede. Pomáha tiež sledovať pravidelnosť žiakov a uchovávať tieto údaje pre budúce potreby. V nasledujúcej časti si vytvoríme jednoduchý a na použitie pripravený mesačný dochádzkový list s preddefinovanými vzorcami, ktorý ušetrí obrovské množstvo času.

Stiahnite si bezplatnú šablónu

Bezplatnú šablónu si môžete stiahnuť odtiaľto.

Postupy krok za krokom na vytvorenie hárku dochádzky študentov v programe Excel pomocou vzorca

Krok 1: Pridanie stĺpca s poradovým číslom a menom študenta

V tomto prvom kroku pridáme 2 stĺpce na označenie poradového čísla a mena študenta. Do nášho dátového hárku vložíme aj niekoľko vzorových mien.

• Najprv kliknite na bunku B5 a zadajte Sériové číslo .
• Ďalej vyberte bunku C5 a zadajte Meno študenta .
• Tu zadajte mená študentov a ich poradové čísla.

Krok 2: Zadanie názvu mesiaca a dní

Tento dochádzkový hárok vytvoríme pomocou Január ako vzorka mesiaca. Vložíme teda 31 stĺpce predstavujúce jednotlivé dni v mesiaci.

• Ak chcete začať tento krok, zadajte názov mesiaca do bunky D4 a zlúčiť bunky z D4 na AH4 .
• Ďalej zadajte dni počnúc bunkou D5 .
• Všimnite si, že po vyplnení prvých dní môžete Rukoväť náplne vpravo, aby sa vyplnila séria.

Prečítajte si viac: Ako sledovať dochádzku v programe Excel (s podrobnými krokmi)

Krok 3: Vloženie stĺpcov neprítomných a prítomných pomocou vzorca

V tomto kroku pridáme ďalšie dva stĺpce na počítanie počtu dní, počas ktorých bol študent neprítomný alebo prítomný. Na tento účel použijeme funkcia COUNTIF Toto je predpripravená funkcia v programe Excel, ktorá počíta počet buniek v rozsahu, ktoré spĺňajú zadanú podmienku.

• Potom kliknite na bunku AI a zadajte Neprítomný záhlavie stĺpca.
• Podobne prejdite do bunky AJ a zadajte záhlavie stĺpca Súčasnosť .

• Teraz dvakrát kliknite na bunku AI6 a zadajte nasledujúci vzorec:

• Rovnakým spôsobom dvakrát kliknite na bunku AJ6 a zadajte nasledujúci vzorec:

• Potom sa ako hodnoty dvoch predchádzajúcich buniek zobrazia nuly. Je to preto, že na našom dochádzkovom hárku doteraz nemáme údaje.
• Potom potiahnite Rukoväť náplne z pravého dolného rohu dvoch buniek AI6 a AJ6 .
• Následne sa vzorec týchto dvoch buniek skopíruje do všetkých buniek pod nimi.

• Ak bolo kopírovanie vzorca úspešné, vo všetkých bunkách Neprítomný a Súčasnosť stĺpce.
• V tomto okamihu je prezenčná listina kompletná a pripravená na použitie.

Prečítajte si viac: Dochádzkový list v programe Excel so vzorcom pre poldeň (3 príklady)

Krok 4: Zadávanie údajov o dochádzke

Teraz, keď je náš dochádzkový hárok kompletný, vyskúšame ho vložením údajov o dochádzke pre každého žiaka. P na označenie prítomnosti študenta a A na označenie neprítomnosti.

• Tu zadajte údaje o dochádzke študentov do prázdnych políčok pre každý deň.
• Pri vstupe do Súčasnosť alebo Neprítomný údaje o žiakoch, vzorec stĺpca AI a AJ ich začne počítať.

Prečítajte si viac: Dochádzkový list s platom vo formáte Excel (s jednoduchými krokmi)

Čo si treba zapamätať

• Možno budete chcieť pridať k údajom nejaké podmienené formátovanie, aby boli vizuálnejšie. Snažte sa však, aby to nebolo príliš zložité.
• Pokúste sa pochopiť základnú štruktúru hárku a spôsob zadávania údajov v ňom.
• Ak dôjde k nejakým zmenám v údajoch študenta, nezabudnite ich pred zadaním údajov nového mesiaca zodpovedajúcim spôsobom upraviť.
• Nezabudnite, že informácie o žiakovi stačí zadať len raz a potom ich skopírovať do hárkov pre ďalšie mesiace.
• Ak máte veľký počet študentov, môžete tento hárok rozšíriť podľa svojich potrieb.

Záver

Dúfam, že ste pochopili všetky kroky na vytvorenie hárku dochádzky žiakov v programe Excel so vzorcom. Rovnaké kroky môžete použiť aj na vytvorenie hárkov pre iné mesiace a mierne ich upraviť. Taktiež si môžete jednoducho stiahnuť šablónu, ktorú som poskytol, a okamžite v nej začať zadávať vlastné údaje. Na záver sa dozviete viac Excel postupujte podľa našich ExcelWIKI Ak máte nejaké otázky, dajte mi prosím vedieť v komentároch.