În acest tutorial, vă voi arăta cum să creați foaia de prezență a elevilor în Excel cu formula în câțiva pași simpli. Acest tip de foaie de prezență lunară vă permite să țineți evidența elevilor absenți sau prezenți într-o clasă. De asemenea, vă ajută să monitorizați regularitatea elevilor și să păstrați aceste date pentru cerințe viitoare. În secțiunea următoare, vom crea o foaie de prezență lunară simplă și gata de utilizare, cu formule predefinite, pentru a economisi o cantitate mare de timp.

Descărcați șablonul gratuit

Puteți descărca șablonul gratuit de aici.

Proceduri pas cu pas pentru a crea o foaie de prezență a elevilor în Excel cu formula

Pasul 1: Adăugarea coloanei Număr de serie și Nume elev

În acest prim pas, vom adăuga 2 coloane pentru a indica numărul de serie și numele elevului. De asemenea, vom insera câteva nume de probă în foaia noastră de date.

• Mai întâi, faceți clic pe celula B5 și tastați Număr de serie .
• Apoi, selectați celula C5 și tastați Numele elevului .
• Aici, introduceți numele și numerele de serie ale elevilor.

Pasul 2: Introduceți numele lunii și zilele

Vom realiza această foaie de prezență folosind Ianuarie ca lună de eșantionare. Astfel, vom introduce 31 coloane reprezentând fiecare zi a lunii.

• Pentru a începe această etapă, introduceți numele lunii în celula D4 și fuzionează celulele din D4 la AH4 .
• În continuare, introduceți zilele începând cu celula D5 .
• Rețineți că, după ce ați umplut primele zile, puteți trage Mâner de umplere la dreapta pentru a umple seria.

Citește mai mult: Cum să urmăriți prezența în Excel (cu pași detaliați)

Pasul 3: Inserarea coloanelor Absent și Prezent cu ajutorul formulei

În acest pas, vom adăuga încă două coloane pentru a număra numărul de zile în care un elev a fost absent sau prezent. Pentru aceasta, vom aplica funcția COUNTIF Aceasta este o funcție premisă în Excel care numără numărul de celule dintr-un interval care îndeplinesc o anumită condiție.

• Apoi, faceți clic pe celula AI și introduceți Absent antetul coloanei.
• În mod similar, mergeți la celula AJ și introduceți antetul coloanei Prezent .

• Acum, faceți dublu clic pe celula AI6 și introduceți următoarea formulă:

• În același mod, faceți dublu clic pe celula AJ6 și introduceți următoarea formulă:

• După aceea, veți vedea zerouri ca valori ale celor două celule anterioare. Acest lucru se datorează faptului că nu avem date pe foaia de prezență până acum.
• În continuare, trageți în jos Mâner de umplere în jos, din colțul din dreapta jos al celor două celule AI6 și AJ6 .
• În consecință, formula celor două celule va fi copiată în toate celulele de mai jos.

• Apoi, în cazul în care copierea formulei a fost reușită, veți observa zerouri în toate celulele din Absent și Prezent coloane.
• În acest moment, foaia de prezență este completă și gata de utilizare.

Citește mai mult: Fișa de prezență în Excel cu formula pentru o jumătate de zi (3 exemple)

Pasul 4: Introducerea datelor de prezență

Acum că foaia noastră de prezență este completă, o vom încerca prin inserarea datelor de prezență pentru fiecare elev. Aici vom folosi P pentru a indica faptul că un elev este prezent și A pentru a indica absența.

• Aici, introduceți datele privind prezența elevilor în celulele goale pentru fiecare zi.
• De asemenea, pe măsură ce intrați în Prezent sau Absent datele elevilor, formula coloanei AI și AJ va începe să le numere.

Citește mai mult: Fișa de prezență cu salariu în format Excel (cu pași simpli)

Lucruri de reținut

• Este posibil să doriți să adăugați o formatare condiționată a datelor pentru a le face mai vizuale. Încercați însă să nu faceți acest lucru prea complex.
• Încercați să înțelegeți structura de bază a foii și modul de introducere a datelor în interiorul acesteia.
• Dacă apar modificări în datele elevului, asigurați-vă că le modificați în mod corespunzător înainte de a introduce datele unei noi luni.
• Nu uitați că trebuie să introduceți informațiile elevului doar o singură dată și apoi să le copiați în fișele pentru alte luni.
• Dacă aveți un număr mare de elevi, puteți extinde această fișă pentru a se potrivi nevoilor dumneavoastră.

Concluzie

Sper că ați înțeles toți pașii pentru a crea o foaie de prezență a elevilor în excel cu formule. Puteți folosi aceiași pași pentru a crea foi pentru alte luni și a face mici modificări. De asemenea, puteți descărca cu ușurință modelul pe care vi l-am pus la dispoziție și puteți începe imediat să introduceți propriile date în interiorul acestuia. În cele din urmă, pentru a afla mai multe excel tehnici, urmați-ne ExcelWIKI Dacă aveți nelămuriri, vă rog să mă anunțați în comentarii.