اس ٹیوٹوریل میں، میں آپ کو دکھانے جا رہا ہوں کہ کچھ آسان مراحل میں فارمولے کے ساتھ Excel میں طلبہ کی حاضری کی شیٹ کیسے بنائی جائے۔ اس قسم کی ماہانہ حاضری کی شیٹ آپ کو کلاس میں غیر حاضر یا حاضر طلباء کا ریکارڈ رکھنے کے قابل بناتی ہے۔ یہ طلباء کی باقاعدگی کی نگرانی کرنے اور مستقبل کی ضروریات کے لیے اس ڈیٹا کو محفوظ رکھنے میں بھی مدد کرتا ہے۔ مندرجہ ذیل حصے میں، ہم پہلے سے طے شدہ فارمولوں کے ساتھ ایک سادہ اور استعمال کے لیے تیار ماہانہ حاضری شیٹ بنائیں گے تاکہ بہت زیادہ وقت بچ سکے۔

مفت ٹیمپلیٹ ڈاؤن لوڈ کریں

آپ مفت ڈاؤن لوڈ کرسکتے ہیں۔ یہاں سے ٹیمپلیٹ۔

ایکسل میں طلبہ کی حاضری شیٹ بنانے کے لیے مرحلہ وار طریقہ کار فارمولہ کے ساتھ

مرحلہ 1: سیریل نمبر اور طالب علم کے نام کا کالم شامل کرنا

اس پہلے مرحلے میں، ہم طالب علم کے سیریل نمبر اور نام کو ظاہر کرنے کے لیے 2 کالم شامل کریں گے۔ ہم اپنی ڈیٹا شیٹ میں کچھ نمونے کے نام بھی داخل کریں گے۔

• سب سے پہلے سیل B5 پر کلک کریں اور سیریل نمبر ٹائپ کریں۔
• اگلا سیل منتخب کریں C5 اور ٹائپ کریں طالب علم کا نام ۔
• یہاں، طلبہ کے نام اور سیریل نمبر درج کریں۔

مرحلہ 2: مہینے کا نام اور دن ٹائپ کرنا

ہم نمونے کے مہینے کے طور پر جنوری کا استعمال کرتے ہوئے یہ حاضری شیٹ بنائیں گے۔ لہذا، ہم مہینے کے ہر دن کی نمائندگی کرنے والے 31 کالم داخل کریں گے۔

• اس مرحلہ کو شروع کرنے کے لیے، مہینے کا نام درج کریں۔سیل D4 میں اور سیل کو D4 سے AH4 میں ضم کریں۔
• اس کے بعد، سیل D5 سے شروع ہونے والے دن درج کریں۔ .
• نوٹ کریں کہ، پہلے چند دن بھرنے کے بعد، آپ سیریز کو بھرنے کے لیے فل ہینڈل کو دائیں طرف گھسیٹ سکتے ہیں۔

مزید پڑھیں: ایکسل میں حاضری کو کیسے ٹریک کریں (تفصیلی مراحل کے ساتھ)

مرحلہ 3: فارمولے کے ساتھ غیر حاضر اور موجودہ کالم داخل کرنا

اس مرحلے میں، ہم طالب علم کی غیر حاضر یا حاضری کے دنوں کی تعداد شمار کرنے کے لیے مزید دو کالم شامل کریں گے۔ اس کے لیے، ہم COUNTIF فنکشن کا اطلاق کریں گے۔ یہ ایکسل میں پہلے سے تیار کردہ فنکشن ہے جو ایک مخصوص شرط کو پورا کرنے والے رینج میں سیلز کی تعداد شمار کرتا ہے۔

• اس کے بعد، سیل AI پر کلک کریں اور غیر حاضر درج کریں۔ کالم ہیڈر۔
• اسی طرح سیل AJ پر جائیں اور کالم ہیڈر Present ٹائپ کریں۔

• اب، سیل AI6 پر ڈبل کلک کریں اور درج ذیل فارمولا درج کریں:

• اسی طرح سیل AJ6 پر ڈبل کلک کریں اور درج ذیل فارمولہ میں ٹائپ کریں:

• اس کے بعد، آپ کو دو پچھلے سیلز کی قدروں کے طور پر زیرو نظر آئے گا۔ اس کی وجہ یہ ہے کہ ہمارے پاس ابھی تک اپنی حاضری کی شیٹ پر ڈیٹا موجود نہیں ہے۔
• اس کے بعد، فل ہینڈل کو دو سیلز کے نیچے دائیں کونے سے نیچے گھسیٹیں AI6 اور AJ6 ۔
• نتیجتاً، یہ فارمولہ کاپی کرے گادو سیلز میں سے نیچے کے تمام سیلز میں۔

• پھر، اگر فارمولہ کاپی کرنا کامیاب رہا، تو آپ کو تمام سیلز میں صفر نظر آئیں گے۔ غیر حاضر اور موجود کالم۔
• اس وقت، حاضری کی شیٹ مکمل اور استعمال کے لیے تیار ہے۔

مزید پڑھیں: ایکسل میں آدھے دن کے فارمولے کے ساتھ حاضری کی شیٹ (3 مثالیں)

مرحلہ 4: حاضری کا ڈیٹا درج کرنا

اب جب کہ ہماری حاضری کی شیٹ مکمل ہو گئی ہے، ہم ہر طالب علم کے لیے حاضری کا ڈیٹا ڈال کر اسے آزمائیں گے۔ یہاں ہم طالب علم کے موجود ہونے کی نشاندہی کرنے کے لیے P اور غیر حاضری کی نشاندہی کرنے کے لیے A استعمال کریں گے۔

• یہاں، ہر ایک کے لیے خالی سیلوں میں طلبہ کی حاضری کا ڈیٹا درج کریں۔ دن۔
• اس کے علاوہ، جیسے ہی آپ موجود یا غیر حاضر طلبہ کا ڈیٹا درج کرتے ہیں، کالم AI اور AJ<2 کا فارمولا> ان کی گنتی شروع کر دے گا۔

مزید پڑھیں: ایکسل فارمیٹ میں تنخواہ کے ساتھ حاضری شیٹ (آسان اقدامات کے ساتھ)<2

یاد رکھنے کی چیزیں

• آپ ڈیٹا کو مزید بصری بنانے کے لیے اس میں کچھ مشروط فارمیٹنگ شامل کرنا چاہیں گے۔ لیکن اسے زیادہ پیچیدہ نہ بنانے کی کوشش کریں۔
• شیٹ کی بنیادی ساخت اور اس کے اندر ڈیٹا داخل کرنے کے طریقہ کو سمجھنے کی کوشش کریں۔
• اگر آپ کے طالب علم کے ڈیٹا میں کوئی تبدیلی آتی ہے تو یقینی بنائیں نئے مہینے کا ڈیٹا داخل کرنے سے پہلے اس کے مطابق ان میں ترمیم کرنے کے لیے۔
• یاد رکھیں، آپ کو صرف طالب علم کا ڈیٹا درج کرنے کی ضرورت ہے۔معلومات کو ایک بار پھر دوسرے مہینوں کے لیے شیٹس میں کاپی کریں۔
• اگر آپ کے پاس طلبہ کی ایک بڑی تعداد ہے، تو آپ اپنی ضروریات کے مطابق اس شیٹ کو بڑھا سکتے ہیں۔

نتیجہ

مجھے امید ہے کہ آپ فارمولے کے ساتھ ایکسل میں طلباء کی حاضری کی شیٹ بنانے کے تمام مراحل کو سمجھ گئے ہوں گے۔ آپ انہی اقدامات کو دوسرے مہینوں کے لیے شیٹس بنانے اور معمولی ترمیم کرنے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں۔ اس کے علاوہ، آپ میرے فراہم کردہ ٹیمپلیٹ کو آسانی سے ڈاؤن لوڈ کر سکتے ہیں اور فوری طور پر اس میں اپنا ڈیٹا داخل کرنا شروع کر سکتے ہیں۔ آخر میں، مزید ایکسل تکنیک جاننے کے لیے، ہماری ExcelWIKI ویب سائٹ پر عمل کریں۔ اگر آپ کے کوئی سوالات ہیں، تو براہ کرم مجھے تبصرے میں بتائیں۔