У цьому уроці я покажу вам, як створити табель відвідуваності учнів в Excel з формулою в кілька простих кроків. Цей тип щомісячний табель обліку робочого часу дозволяє вести облік відсутніх або присутніх в класі учнів, а також допомагає відстежувати регулярність відвідування учнями занять і зберігати ці дані для майбутніх потреб. У наступному розділі ми створимо простий і готовий до використання щомісячний табель відвідуваності із заздалегідь визначеними формулами, що дозволить заощадити величезну кількість часу.

Завантажити безкоштовний шаблон

Ви можете завантажити безкоштовний шаблон тут.

Покрокова інструкція по створенню табеля обліку відвідування занять в Excel за допомогою формули

Крок 1: Додавання стовпчика "Серійний номер" та "Ім'я студента

На цьому першому етапі ми додамо 2 стовпчики для позначення порядкового номеру студента та його імені. Ми також вставимо деякі приклади імен у нашу таблицю даних.

• Спочатку натисніть на комірку B5 і тип Серійний номер .
• Далі виділяємо комірку C5 і тип Ім'я студента .
• Тут вкажіть прізвища та порядкові номери студентів.

Крок 2: Введення назви місяця та днів

Ми будемо складати цей табель з використанням січень в якості зразкового місяця. Отже, ми підставимо 31 стовпчики, що відображають кожен день місяця.

• Для початку цього кроку введіть назву місяця в комірку D4 і об'єднати клітини з D4 до AH4 .
• Далі введіть дні, починаючи з комірки D5 .
• Зверніть увагу, що після заповнення перших кількох днів ви можете перетягнути Ручка наповнення вправо для заповнення ряду.

Читати далі: Як відстежувати відвідуваність в Excel (з детальними кроками)

Крок 3: Вставка відсутніх та наявних стовпців з формулою

На цьому кроці ми додамо ще дві колонки для підрахунку кількості днів, коли учень був відсутній або присутній. Для цього ми застосуємо функція COUNTIF Це готова функція в Excel, яка підраховує кількість клітинок в діапазоні, що задовольняють заданій умові.

• Далі натисніть на комірку ШІ і введіть Відсутні заголовок стовпчика.
• Аналогічним чином перейдіть до камери AJ і введіть заголовок стовпця Присутні .

• Тепер двічі клацніть по комірці AI6 і введіть наступну формулу:

• Таким же чином двічі клацніть на комірці AJ6 і введіть наступну формулу:

• Після цього у двох попередніх комірках ви побачите нулі. Це пов'язано з тим, що у нас поки що немає даних по нашому табелю відвідуваності.
• Далі перетягніть кнопку Ручка наповнення вниз від правого нижнього кута двох клітинок AI6 і AJ6 .
• Таким чином, формула з двох клітинок буде скопійована в усі клітинки нижче.

• Після цього, якщо копіювання формули пройшло успішно, ви побачите нулі у всіх комірках таблиці Відсутні і Присутні колонки.
• На даний момент лист відвідуваності заповнений і готовий до використання.

Читати далі: Табель обліку робочого часу в Excel з формулою на півдня (3 приклади)

Крок 4: Введення даних про відвідуваність

Тепер, коли наш журнал відвідуваності заповнений, ми випробуємо його, вставивши дані про відвідуваність для кожного учня. Тут ми будемо використовувати P для позначення присутності студента та A вказати відсутній.

• Тут у порожні клітинки введіть дані про відвідуваність учнів за кожен день.
• Крім того, при вході в Присутні або Відсутні дані студента, формула стовпчика ШІ і AJ почне їх рахувати.

Читати далі: Табель обліку робочого часу із заробітною платою в форматі Excel (з простими кроками)

Важливі моменти для запам'ятовування

• Можливо, ви захочете додати деяке умовне форматування до даних, щоб зробити їх більш наочними. Але намагайтеся не робити це занадто складно.
• Спробуйте зрозуміти основну структуру аркуша і те, як вносити дані всередину нього.
• Якщо в даних Вашого учня відбулися якісь зміни, обов'язково внесіть відповідні зміни перед тим, як вводити дані нового місяця.
• Пам'ятайте, що вносити дані про учня потрібно лише один раз, а потім копіювати їх на аркуші за інші місяці.
• Якщо у вас велика кількість учнів, ви можете розширити цей аркуш відповідно до ваших потреб.

Висновок

Сподіваюся, що ви зрозуміли всі кроки по створенню табеля відвідування учнями в excel з формулою. Ці ж кроки ви можете використовувати для створення табелів за інші місяці і внести невеликі зміни. Також ви можете легко завантажити наданий мною шаблон і відразу ж почати вносити всередину нього власні дані. Наостанок, щоб дізнатися докладніше перевершувати дотримуйтесь наших методик, слідуйте нашим ExcelWIKI Якщо у вас виникли запитання, будь ласка, повідомляйте у коментарях.