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इस ट्यूटोरियल में, मैं आपको कुछ आसान चरणों में सूत्र के साथ एक्सेल में छात्र उपस्थिति पत्रक बनाने का तरीका दिखाने जा रहा हूं। इस प्रकार का मासिक उपस्थिति पत्रक आपको कक्षा में अनुपस्थित या उपस्थित छात्रों का रिकॉर्ड रखने में सक्षम बनाता है। यह छात्रों की नियमितता की निगरानी करने और भविष्य की आवश्यकताओं के लिए इस डेटा को संरक्षित करने में भी मदद करता है। निम्नलिखित अनुभाग में, हम समय की एक बड़ी राशि बचाने के लिए पूर्वनिर्धारित सूत्रों के साथ एक सरल और उपयोग के लिए तैयार मासिक उपस्थिति पत्रक तैयार करेंगे।
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Formula.xlsx के साथ छात्र उपस्थिति पत्रक
सूत्र के साथ एक्सेल में छात्र उपस्थिति पत्रक बनाने के लिए चरण-दर-चरण प्रक्रियाएं
चरण 1: क्रमांक और छात्र का नाम कॉलम जोड़ना
इस पहले चरण में, हम छात्र के क्रमांक और नाम को दर्शाने के लिए 2 कॉलम जोड़ेंगे। हम अपने डेटाशीट के अंदर कुछ नमूना नाम भी डालेंगे।
- सबसे पहले, सेल B5 पर क्लिक करें और सीरियल नंबर टाइप करें।
- अगला , सेल C5 चुनें और छात्र का नाम टाइप करें।
- यहां छात्रों के नाम और सीरियल नंबर दर्ज करें।
चरण 2: महीने का नाम और दिन टाइप करना
हम नमूना माह के रूप में जनवरी का उपयोग करके इस उपस्थिति पत्रक को बनाएंगे। इसलिए, हम महीने के प्रत्येक दिन का प्रतिनिधित्व करने वाले 31 कॉलम सम्मिलित करेंगे।
- इस चरण को शुरू करने के लिए, महीने का नाम दर्ज करेंसेल D4 में और सेल को D4 से AH4 में मर्ज करें।
- अगला, सेल D5 से शुरू होने वाले दिनों को दर्ज करें। .
- ध्यान दें कि पहले कुछ दिनों को भरने के बाद, आप श्रृंखला को भरने के लिए फिल हैंडल को दाईं ओर खींच सकते हैं।
और पढ़ें: एक्सेल में उपस्थिति कैसे ट्रैक करें (विस्तृत चरणों के साथ)
चरण 3: सूत्र के साथ अनुपस्थित और वर्तमान कॉलम सम्मिलित करना
इस चरण में, हम एक छात्र के अनुपस्थित या उपस्थित रहने की संख्या की गणना करने के लिए दो और कॉलम जोड़ेंगे। इसके लिए हम COUNTIF फंक्शन लागू करेंगे। यह एक्सेल में एक प्रीमेड फ़ंक्शन है जो एक निर्दिष्ट शर्त को पूरा करने वाली श्रेणी में सेल की संख्या की गणना करता है।
- अगला, सेल AI पर क्लिक करें और अनुपस्थित कॉलम हेडर।
- इसी तरह सेल AJ पर जाएं और कॉलम हेडर प्रस्तुत करें टाइप करें।
- अब, सेल AI6 पर डबल-क्लिक करें और निम्न सूत्र दर्ज करें:
=COUNTIF(D6:AH6,"A") 
- इसी तरह सेल AJ6 पर डबल-क्लिक करें और निम्न सूत्र टाइप करें:
=COUNTIF(D6:AH6,"P") 
- उसके बाद, आप शून्य को पिछले दो सेल के मान के रूप में देखेंगे। ऐसा इसलिए है क्योंकि हमारे पास अब तक हमारी उपस्थिति पत्रक पर डेटा नहीं है।
- अगला, फिल हैंडल को दो सेल AI6 <2 के निचले-दाएं कोने से नीचे खींचें>और AJ6 ।
- नतीजतन, यह सूत्र की नकल करेगानीचे के सभी कक्षों के लिए दो कक्षों का। अनुपस्थित और प्रस्तुत करें कॉलम।
- इस बिंदु पर, उपस्थिति पत्रक पूर्ण और उपयोग के लिए तैयार है।
और पढ़ें: अटेंडेंस शीट एक्सेल में आधे दिन के फॉर्मूले के साथ (3 उदाहरण)
चरण 4: उपस्थिति डेटा दर्ज करना
अब जबकि हमारी उपस्थिति पत्रक पूरा हो गया है, हम प्रत्येक छात्र के लिए उपस्थिति डेटा सम्मिलित करके इसे आजमाएंगे। यहां हम P का उपयोग किसी छात्र की उपस्थिति को दर्शाने के लिए करेंगे और A का उपयोग अनुपस्थित को इंगित करने के लिए करेंगे।
- यहां, प्रत्येक के लिए खाली कक्षों में छात्र उपस्थिति डेटा दर्ज करें। day.
- इसके अलावा, जैसे ही आप प्रस्तुत या अनुपस्थित छात्र डेटा दर्ज करते हैं, कॉलम AI और AJ<2 का सूत्र> उन्हें गिनना शुरू कर देंगे।
और पढ़ें: एक्सेल प्रारूप में वेतन के साथ उपस्थिति पत्रक (आसान चरणों के साथ)<2
याद रखने वाली बातें
- आप डेटा को और विज़ुअल बनाने के लिए उसमें कुछ कंडीशनल फ़ॉर्मैटिंग जोड़ना चाह सकते हैं। लेकिन इसे बहुत जटिल न बनाने का प्रयास करें।
- शीट की मूल संरचना और इसके अंदर डेटा दर्ज करने के तरीके को समझने का प्रयास करें।
- यदि आपके छात्र के डेटा में कोई परिवर्तन होता है, तो सुनिश्चित करें एक नए महीने के डेटा दर्ज करने से पहले उन्हें तदनुसार संशोधित करने के लिए।
- याद रखें कि, आपको केवल छात्र का डेटा दर्ज करना होगाजानकारी एक बार और फिर उन्हें अन्य महीनों के लिए शीट पर कॉपी करें।
- यदि आपके पास छात्रों की एक बड़ी संख्या है, तो आप अपनी आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए इस शीट का विस्तार कर सकते हैं।
निष्कर्ष <5
मुझे आशा है कि आप सूत्र के साथ एक्सेल में छात्र उपस्थिति पत्रक बनाने के सभी चरणों को समझ गए होंगे। आप अन्य महीनों के लिए पत्रक बनाने और मामूली संशोधन करने के लिए इन्हीं चरणों का उपयोग कर सकते हैं। साथ ही, आप मेरे द्वारा प्रदान किए गए टेम्प्लेट को आसानी से डाउनलोड कर सकते हैं और तुरंत उसमें अपना डेटा दर्ज करना शुरू कर सकते हैं। अंत में, अधिक एक्सेल तकनीकों को सीखने के लिए, हमारी एक्सेलविकी वेबसाइट का अनुसरण करें। यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो कृपया मुझे टिप्पणियों में बताएं।
