Innholdsfortegnelse
I dag vil jeg introdusere deg til Excels OFFSET-funksjon med 3 eksempler fra det virkelige liv.
Først vil jeg beskrive formelsyntaksen, og deretter skal jeg snakk om hvordan OFFSET-funksjonen kan brukes til å løse problemer i det virkelige liv.
Introduksjon
OFFSET-funksjonen kan returnere en referanse til en celle (la oss kalle den målcelle) eller område (mål område) som er et spesifisert antall rader og kolonner unna en annen celle (referansecelle) eller område (referanseområde).
Figuren nedenfor illustrerer hvordan du bruker OFFSET-funksjonen for å returnere referansen til en celle ( venstre del) eller et område (høyre del).
Det vil gi deg et intuitivt inntrykk av hva som er en målcelle og hva som er en referansecelle.
Cellen uthevet med grønt er en målcelle mens celler uthevet i gult består av et målområde.
Celler uthevet i blått er referanseceller.
Figur 1
Hva betyr OFFSET i Excel (syntaks)?
Her er syntaksen til Offset-funksjonen: OFFSET (referanse, rader, kolonner, [høyde], [bredde])
| Referanse | Obligatorisk. Referansen er en celle eller et celleområde som forskyvningen starter fra. Vær oppmerksom på at cellene må være ved siden av hverandre hvis du angir et celleområde. |
| Rader | Obligatorisk . Antall rader, opp eller ned, referansecellen eller cellen øverst til venstre forreferanseområdet. Rader kan enten være positive eller negative. Se på venstre del av figur 1, målcellen vil være B2 hvis jeg endrer funksjonen som OFFSET (C3, -1, -1). B2 er én rad opp C3. |
| Cols | Obligatorisk. Antall kolonner, til venstre eller høyre , av referansecellen eller cellen øverst til venstre i referanseområdet. Som med argumentet Rows , kan verdiene til Cols også være både positive og negative. Hvordan kan vi skrive OFFSET-funksjonen hvis vi setter B4 som referansecelle og C3 som målcelle? Svaret er OFFSET (B4, -1, 1). Her kan du se at Cols er positiv og C3 er en kolonne til høyre for B4. |
| Høyde | Valgfritt. Bruk kun høydeargumentet hvis målet er en rekkevidde. Den forteller hvor mange rader målområdet inkluderer. Høyde må være et positivt tall. Du kan se fra høyre del av figur 1 at det er to rader i målområdet. Derfor setter vi Høyde som 2 i så fall. |
| Bredde | Valgfritt. Bruk kun breddeargumentet hvis målet er en rekkevidde (se høyre del av figur 1). Den angir hvor mange kolonner målområdet inneholder. Bredden må være et positivt tall. |
Vel, la meg nå vise deg hvordan du bruker OFFSET-funksjonen til å løse problemer i det virkelige liv.
Case 1: Høyre-til-venstre-oppslag ved å kombinere OFFSET og MATCHFunksjoner
Det er velkjent at du kun kan utføre et venstre-til-høyre-oppslag med VLOOKUP-funksjonen.
Verdien du skal søke etter må plasseres i den første kolonnen i tabellmatrisen.
Du må flytte hele tabellområdet til høyre med én kolonne hvis du vil legge til en ny oppslagsverdi, eller du må endre datastrukturen hvis du vil bruke en annen kolonne som oppslagsverdi .
Men ved å kombinere OFFSET sammen med Match-funksjonen, kan begrensningen for VLOOKUP-funksjonen fjernes.
Hva er MATCH-funksjonen og hvordan kan vi kombinere OFFSET-funksjonen med Match-funksjonen for å gjøre oppslaget?
Vel, Match-funksjonen søker etter et spesifisert element i et celleområde og returnerer deretter den relative plasseringen til det elementet i området.
La oss ta området B3:B8 fra figur 2.1 (som viser inntekter fra ulike land i ulike år) som et eksempel.
Formel “=MATCH (“USA”, B3:B8, 0)” vil returnere 1 siden USA er den første varen i th e-område (se celle B10 og C10).
For et annet område C2:F2, returnerer formelen "=MATCH (2015, C2:F2, 0)" 3 som 2015 er tredje element i området (se celle B11 og C11).
Gå tilbake til OFFSET-funksjonen.
Hvis vi setter celle B2 som referansecelle og tar celle E3 som målcelle, hvordan kan vi skrive OFFSET-formelen?
E3 er 1 rad under B2 og 3 kolonner rett tilB2.
Derfor kan formelen skrives som “=OFFSET(B2, 1 , 3 )”. Se nøye på tallene i rød farge, kan du finne at de samsvarer?
Det er svaret på spørsmålet – Hvordan kombinere OFFSET-funksjonen med Match-funksjonen – Match-funksjonen kan brukes for å tjene som det andre eller tredje argumentet for OFFSET-funksjonen (se celle C13).
Celle C14 demonstrerer hvordan man bruker VLOOKUP-funksjonen for å hente de samme dataene.
Vi må vite inntektene i 2015 er registrert i 4. kolonne i tabellmatrisen B2:F8 før du skriver VLOOKUP-funksjonen.
Det betyr at vi må vite veldig godt om datastrukturen når vi bruker funksjonen VLOOKUP.
Dette er en annen begrensning for VLOOKUP. Men ved å bruke MATCH-funksjonen som argument for OFFSET-funksjonen, trenger vi ikke å vite kolonneindeksen.
Dette er veldig nyttig hvis det er mange kolonner.
Figur 2.1
La oss nå gå videre og se et mer komplekst eksempel.
Anta at vi har en tabell som inneholder firmanavn, kontaktnavn og e-postadresse for forskjellige selskaper.
Og vi ønsker å hente firmanavnet fra et kjent kontaktnavn eller få et kontaktnavn fra en kjent e-postadresse. Hva kan vi gjøre?
Se figur 2.2, område B5:E8 inkluderer firmainformasjon. Ved å legge inn input i celle C2 og celle B3, ved hjelp av formelen i rød firkant, kan jeg hentefirmanavn hvis jeg kjenner kontaktnavnet.
Rekkevidde D2:E4 viser hvordan man får et kontaktnavn med en kjent e-postadresse.
Opsummert illustrerer disse to eksemplene at vi kan utføre et oppslag fra høyre til venstre og søkeverdien trenger ikke plasseres i kolonnen lengst til høyre. Alle kolonner i tabellmatrisen kan inneholde søkeverdien.
Figur 2.2
Tilfelle 2: Automatiser beregning ved å kombinere OFFSET- og COUNT-funksjoner
Før vi introduserer hvordan du automatiserer beregning hver gang vi legger til et nytt tall i en kolonne, la oss starte med hvordan du returnerer det siste tallet i en kolonne automatisk først.
Se på figuren nedenfor som viser oppføringer fra Human Resources. Anta at vi ønsker å få det siste tallet i kolonne B, vil formelen være "=OFFSET (C2, 9 , 0)" hvis vi bruker OFFSET-funksjonen.
Fra formelen , kan vi vite at 9 er nøkkelnummeret.
Så lenge vi kan returnere dette nummeret automatisk, kan vi automatisk finne det siste tallet i en kolonne.
9 er bare antall celler som inneholder tall i kolonne C.
Hvis du er kjent med COUNT-funksjonen, vil du vite at COUNT-funksjonen kan telle tallet av celler som inneholder tall i et område.
For eksempel vil formelen «=COUNT (C3:C11)» telle antall celler som inneholder tall i cellene C3 til C11.
I vårt tilfelle,vi vil gjerne vite hvor mange tall i en hel kolonne, derfor bør referanse som C:C som inkluderer alle rader i kolonne C brukes.
Se på cellene G4 og H4, tallet returnert av “=COUNT(C:C)” er nøyaktig lik 9 .
Så, ved å erstatte 9 med COUNT(C:C) i OFFSET-funksjonen ovenfor, kan vi få en ny formel "=OFFSET (C2, COUNT(C:C) , 0)" (i celle H5).
Tallet det returnerer er 87000 som er nøyaktig det siste tallet i kolonne C .
La nå gå videre til den automatiske beregningen. Anta at vi vil ha summen av alle tallene i kolonne C.
Formelen vil være “=SUM (OFFSET (C2, 1, 0, 9 , 1))” hvis vi bruk SUM sammen med OFFSET.
9 er det totale antallet rader i området C3:C11 og det totale antallet celler inneholder også tall i kolonne C.
Derfor , kan vi skrive formelen på en ny måte som "=SUM (OFFSET (C2,1, 0, COUNT (C:C), 1))".
Se på cellene G10 og H10, totalen antall lønn for disse 9 ansatte er $521 700.
Nå hvis du legger inn et tall som $34,000 i celle C12, vil både tallet i celle G5 og G10 bli endret til henholdsvis $34,000 og $555,700.
Dette er det jeg kaller automatisering da du ikke trenger å oppdatere formler i celle G5 eller G10.
Du må være forsiktig når du bruker COUNT-funksjonen da COUNT-funksjonen kun returnerer antall celler som inneholder tall.
For eksempel"=COUNT (B: B)" returnerer 0 i stedet for 9 siden det ikke er noen celle i kolonne B som inneholder tall (se cellene G3 og H3).
Kolonne D inkluderer 10 celler som inneholder tall og tallet returnert av “COUNT (D:D)” er også 10.
Men hvis vi ønsker å hente det siste tallet i kolonne D slik vi gjorde for kolonne C, får vi nummer 0 (se celle G8 og H8).
Det er klart at 0 ikke er det vi ønsker. Hva er galt? Celle D13 er 11 rader unna celle D2 i stedet for 10 rader.
Dette kan også demonstreres med formelen "=OFFSET (D2, COUNT (D: D) + 1 , 0 )” i celle G7.
Opsummert bør tallene være ved siden av hverandre dersom vi ønsker å bruke COUNT-funksjonen sammen med OFFSET-funksjonen for å aktivere automatisering av beregningen.
Figur 3
Tilfelle 3: Bruk OFFSET-funksjonen for å lage et dynamisk område
Anta at vi ønsker å kartlegge et selskaps månedlige enhetssalg og Figur 4.1 viser gjeldende data og et diagram opprettet basert på gjeldende data.
Hver måned vil den siste månedens enheters salg legges til under det siste tallet i kolonne C.
Er det en enkel måte å oppdatere diagrammet automatisk?
Nøkkelen til å oppdatere diagrammet er å bruke OFFSET-funksjonen til å lage dynamiske områdenavn for Solgte enheter-kolonnen.
Det dynamiske området for enheters salg vil automatisk inkludere alle salgsdata når nye data legges inn.
Figur 4.1
For å opprette et dynamisk område, klikkkategorien Formler og velg deretter Navnebehandling eller Definer navn .
Nedenfor vil dialogboksen Nytt navn spørre hvis du klikker på Definer navn .
Hvis du velger Navnebehandling , må du også klikke på Ny for å gjøre følgende Nytt navn -dialogboksen vises.
Figur 4.2
I « Navn: »-inndataboksen skal navnet på det dynamiske området fylles ut Og i « Refererer til:» -inndataboksen, må vi skrive OFFSET-formelen «=OFFSET (Figur4!$C$2, 1, 0, COUNT (!$C: $C), 1 )» som vil generere et dynamisk område med verdier basert på solgte enheter-verdier skrevet inn i kolonne C.
Som standard vil et navn gjelde for hele arbeidsboken og må være unikt i arbeidsboken.
Vi ønsker imidlertid å begrense omfanget til et bestemt ark.
Derfor velger vi Figur4 her i « Omfang: »-inndataboksen. Etter å ha klikket på OK , opprettes det dynamiske området.
Det vil automatisk inkludere alle salgsdata etter hvert som nye data legges inn.
Nå høyreklikk på et punkt i diagrammet og velg deretter "Velg data".
Figur 4.3
I Velg data kilde som blir spurt, velger du Serie1 og deretter Rediger.
Figur 4.4
Og skriv "=Figure4!Units" som figur 4.5 viser.
Figur 4.5
Til slutt, la oss prøve og skrive 11 i celle C13. Du kan se diagrammet har endret seg og verdi 11 er inkludert.
Diagrammetendres automatisk når nye data legges til.
Figur 4.6
Les mer...
- Offset(...)-funksjon i Excel med eksempler
Last ned arbeidsfiler
Last ned arbeidsfilene fra lenken nedenfor.
Excel-Offset-Function .rar