Microsoft Excelissä ajan kanssa työskentely on yksi tutuista tehtävistä. Tulet joutumaan moniin tilanteisiin, joissa joudutte aikaerojen laskemiseksi. Jos olet yrityksessäsi johtavassa asemassa, sinun on seurattava kaikkien työntekijöiden työaikakirjanpitoa. Sinun on laskettava, kuinka monta tuntia he ovat työskennelleet. Tässä opetusohjelmassa opit laskemaan työtunnit Excel-kaavalla sopivien esimerkkien ja asianmukaisten kuvien avulla.

Lataa harjoituskirja

Kaavat työajan laskemiseksi.xlsxx

Kaava aikaerojen löytämiseksi Excelissä

Monissa tilanteissa joudut laskemaan aikaeroja tai kahden ajankohdan välistä työaikaa työaikataulussa. Jotta voit laskea työajan kokonaismäärän, sinun on tunnettava aikaerojen laskemisen peruskaava. Seuraavissa kohdissa näytän sinulle joitakin yksinkertaisia ja helppoja esimerkkejä, jotka selventävät epäilyksiäsi. Suosittelen, että opit ja sovellat kaikkia näitä Excel-taulukkoosi laskeaksesi seuraavat asiataikaero.

1. Työaika yksinkertaisella vähennyslaskuoperaatiolla laskettuna

Yksinkertainen kaava aikaeron laskemiseksi on vähentää alkamisaika loppumisajasta. Näin voit laskea minkä tahansa työvuoron työajan Excel-taulukkoon.

Työaika = loppuaika - alkuaika

Katso seuraavaa kuvakaappausta:

Tässä meillä on joitakin aikaeroja. Käyttämämme kaava:

=C5-B5

Ongelmana on se, että meillä on aikaero aikamuodossa. Ensimmäisen datan kohdalla halusimme 8 tuntia, mutta saimme tulokseksi 8:00 AM.

Voit muotoilla sen eri tavoin. Sinun on vain muutettava se mukautettuun muotoon, jotta saat tuloksen tuntien, minuuttien ja sekuntien muodossa.

Voit muuttaa tämän seuraavasti:

• Valitse ensin solualue.

• Paina nyt Ctrl+1 näppäimistölläsi.

• Nyt, alkaen Solujen muotoilu valintaikkunasta löydät erilaisia Numerot Valitse seuraavaksi Custom osoitteesta Luokka . Sitten, alkaen Tyyppi , valitse h:mm: ss Lopuksi napsauta painiketta OK .

Lopulta se näyttää työajan tuntien, minuuttien ja sekuntien muodossa. Onnistuimme siis laskemaan työajan vähennyslaskun suorittamisen jälkeen Excel-taulukossa.

Lue lisää: Kuinka vähentää aikaa Excelissä (7 nopeaa menetelmää)

2. Lasketaan työaika tunteina, minuutteina tai sekunteina.

Edellisessä esimerkissä näit, että tulostuksemme oli muotoiltu aikatunnit, minuutit ja sekunnit -muodossa. Nyt voit haluta laskea työtunnit minuutti- tai sekuntimuodossa. Voit myös laskea työtunnit Excel-kaavalla. Tämän havainnollistamiseksi käytämme aiempaa tietokokonaisuutta.

2.1 Työaika tunteina

Näit jo seuraavan kaavan aikaeron laskemiseksi Excelissä:

=C5-B5

Jos haluat laskea työajan pelkkinä tunteina, muuta kaavaa seuraavasti:

=(C5-B5)*24

Jälleen Excel antaa tuloksen aikamuodossa. Jos haluat muuttaa tätä, siirry Numbers-muotoon kohdassa Etusivu Valitse sieltä Numero .

Tämän jälkeen saat työtunnit Excel-taulukkoon.

Jos et halua tulosta desimaalilukuna vaan kokonaislukumuodossa, käytä komentoa INT-toiminto kuten seuraavat:

=INT((C5-B5)*24)

Kuten näet, onnistumme laskemaan työtunnit Excel-taulukkoon.

Lue lisää: Kuinka laskea kokonaistunnit Excelissä (9 helppoa menetelmää)

2.2 Työaika minuutteina

Jos haluat arvioida aikakontrastin minuutteina, sinun on kerrottava kyseisen sarakkeen ajat päivän kokonaisminuuttien määrällä. Se on 1440 (24 h*60 min).

Kaava:

=(C5-B5)*24*60

Excel antaa ne jälleen aikamuodossa. Joten vaihda se Numbers-ryhmän Numbers-ryhmästä. Etusivu välilehti.

Lue lisää: Kuinka lisätä minuutteja Excelin aikaan (3 nopeaa menetelmää)

2.3 Työaika sekunteina

Kun haluat laskea aikaeron sekunteina, sinun on kerrottava edellinen tulos vuorokauden sekuntien kokonaismäärällä, joka on 86400 (24 tuntia * 60 minuuttia * 60 sekuntia).

Käytämme seuraavaa kaavaa:

=(C5-B5)*24*60*60

Näin voit laskea työajan missä tahansa muodossa käyttämällä tätä kaavaa Excel-taulukkoa varten.

Huomaa, että tämä kaava toimii vain, jos lasket Excelin aikaeron samalle päivälle. Jos aika-arvot ovat eri päivämääriltä, tämä kaava antaa väärän tuloksen. Älä huoli tästä, käsittelemme asiaa myöhemmin.

Lue lisää: Kuinka laskea aika Excelissä (16 mahdollista tapaa)

3. Työajan laskeminen TEXT-funktiolla

Edellisessä osiossa meidän oli muutettava laskettavan aikaeron muotoa. Koska Excel muuttaa automaattisesti aikaeron muotoa. Tästä syystä meidän oli muutettava tomen muotoa.

Jos et halua kohdata tätä vaaraa ja haluat yksinkertaisen ratkaisun, käytä seuraavaa vaihtoehtoa TEXT-toiminto . Tässä sinun ei tarvitse huolehtia formaatin muuttamisesta.

Yleinen kaava:

=TEXT(Loppuaika - alkuaika, muoto)

Ensimmäinen argumentti on subtraktio, ja muotoon on vain syötettävä haluamasi aikaeromuoto.

Lue lisää: Työaikataulukaava Excelissä (5 esimerkkiä)

3.1 Vain näytön tunnit

Jos haluat näyttää vain työtunnit, käytä seuraavaa kaavaa:

=TEXT(C5-B5, "hh")

Tämä kaava tuottaa vain tuloksen, joka näyttää kahden aika-arvon välisen eron. Jos tulos on 10 tuntia ja 40 minuuttia, se näyttää vain 9 tuntia.

Aiheeseen liittyvä sisältö: Negatiivisen ajan vähentäminen ja näyttäminen Excelissä (3 menetelmää)

3.2 Näyttää vain minuutit

Jos haluat näyttää vain työtunnit, käytä seuraavaa kaavaa:

=TEXT(C5-B5,"[mm]")

3.3 Näytä vain sekunnit

Jos haluat näyttää vain työtunnit, käytä seuraavaa kaavaa:

=TEXT(C5-B5,"[ss]"))

3.4 Tuntien ja minuuttien näyttäminen

Jos haluat näyttää vain työtunnit ja -minuutit, käytä seuraavaa kaavaa:

=TEXT(C5-B5,"[hh]:mm")

3.5 Tuntien, minuuttien ja sekuntien näyttö

Jos haluat näyttää vain työtunnit, minuutit ja sekunnit, käytä seuraavaa kaavaa:

=TEXT(C5-B5, "hh:mm:ss")

Nyt voit kysyä, miksi käytämme hakasulkeita kuten esim. [hh],[mm] , tai [ss] Periaatteessa se antaa sinulle kahden päivämäärän välillä tehtyjen työtuntien kokonaismäärän, vaikka tunti olisi suurempi kuin 24. Jos siis haluat laskea työtunnit kahden päivämäärän välillä, joiden välinen ero on yli 24 tuntia, [hh] antaa sinulle työtuntien kokonaismäärän, ja "hh" antaa sinulle vain loppupäivämäärän päivänä kuluneet tunnit.

4. Tähän mennessä työskennelty aika

Voit laskea alkamisajan ja nykyisen kellonajan välillä kuluneen ajan seuraavasti NOW-toiminto Loppuajan sijasta sarakkeessa Ero.

The NYT toiminto palauttaa laitteen nykyisen päivämäärän ja kellonajan. Se ei hyväksy mitään syöttöargumenttia.

Yleinen kaava:

Työaika = NYT() - Aloitusaika

Katso seuraava kuvakaappaus, jotta ymmärrät paremmin:

Jos alkamisajankohdan ja nykyisen kellonajan välinen aikaero on yli 24 tuntia, muotoile tulos siten, että se näyttää päivän ja aikaosuuden käyttämällä seuraavia ohjeita TEXT-toiminto.

Kaava:

=TEXT(NOW()-B5, "dd hh:ss:mm")

Nyt voit myös suorittaa saman asian muuttamalla solun mukautettua muotoilua siten, että se näyttää päivän yhdessä aikaosan kanssa.

Excel pitää automaattisesti ajankohtaa 1. tammikuuta 1990, jos alkamisajankohdassa on vain aikaosuus.

Tästä syystä NYT funktio antaa virheellisen tulosteen laskettaessa työaikaa. Kuten mainitsimme, tuloksena oleva arvo sisältää myös 1.1.1990 lähtien kuluneiden päivien kokonaismäärän.

Ratkaise tämä käyttämällä seuraavaa kaavaa:

=NOW()- INT(NOW())-B5

Täällä INT funktio poistaa päiväosan tämän funktion tuottamasta tuloksesta, minkä jälkeen se käyttää sitä aikaeron laskemiseen.

Muista, että NYT toiminto päivittyy aina, kun teet muutoksen Excel-taulukkoon. Se ei kuitenkaan tee muutoksia reaaliaikaisesti.

Kaava päivävuoron työtuntien laskemiseksi

Tässä osiossa näytän sinulle yksinkertaisen tietokokonaisuuden, jossa on joidenkin työntekijöiden alkamisajat ja päättymisaika. Tavoitteenamme on laskea tehty aika tunteina.

Käytämme tämän havainnollistamiseksi tätä tietokokonaisuutta:

Valitse nyt Solu E5 ja kirjoita seuraava kaava:

=MOD(D5-C5,1)*24

Tässä kaava sisältää MOD-toiminto laskea Excel-taulukon työtunnit.

Kuten näet, onnistumme laskemaan työtuntien kokonaismäärän Excel-taulukkoon.

Kaava yövuoron työajan laskemiseksi

Aikaisemmin keskusteltiin aikaerosta, joka perustuu päivävuoroon. Se tarkoittaa, että emme näyttäneet tulostetta, jos lopetusajankohtasi on eri päivämäärällä. Se tarkoittaa, että aloitusaikasi on vuonna hh:mm: ss PM, mutta lopun aika on hh:mm: ss AM. Voit verrata tätä yövuoroon, jossa työntekijät aloittavat työnsä yöllä ja lopettavat sen seuraavana päivänä.

Tutustu seuraavaan tietokokonaisuuteen:

Tässä näkyy selvästi, että jotkut ihmiset työskentelivät yöllä. Päiväys muuttui siis myös ajan myötä.

Tämän ratkaisemiseksi käytämme Excel-kaavaa, jossa on seuraavat tiedot IF-toiminto .

Valitse nyt Solu E5 ja kirjoita seuraava kaava:

=IF((D5-C5)<0,1-(C5-D5),(D5-C5))

Kuten näet, laskimme käytetyn ajan kaavan avulla. Toinen käyttökelpoinen tapa ratkaista tämä on käyttää seuraavaa tapaa MOD-toiminto laskemaan työtunnit tunteina.

Valitse Solu E5 ja kirjoita seuraava kaava:

=MOD(D5-C5,1)*24

Tämä kaava käsittelee negatiivisen ajan käyttämällä MOD-funktiota negatiivisten arvojen "kääntämiseksi" vaadittuun positiiviseen arvoon. Koska tämä kaava kestää kellonajat täsmälleen samana päivänä ja kellonajat, jotka kulkevat keskiyöllä, emme tarvitse käyttää funktiota IF Toiminto. Tämä on MOD toiminto.

Huomioitavaa: Tämä kaava ei toimi yli 24 tunnin ajan.

Samanlaisia lukemia:

• Kuinka laskea kulunut aika Excelissä (8 tapaa)
• Laske kulunut aika kahden päivämäärän välillä Excelissä (5 menetelmää)
• Kuinka vähentää sotilasaika Excelissä (3 menetelmää)
• Ajan muotoilun käyttäminen Excel VBA:ssa (makro, UDF ja UserForm)
• Kuinka laskea keskimääräinen käsittelyaika Excelissä (2 helppoa tapaa)

Kaava ylitöiden laskemiseksi Excelissä

Tässä jaksossa näytän esimerkin ylityöstä. Ylityöllä tarkoitetaan työntekijän tekemiä työtunteja, jotka ylittävät hänen tavanomaisen työaikansa.

Tutustu tietokokonaisuuteen:

Tässä Excel-työaikataulussa voit huomata työntekijöiden alkamis- ja päättymisaikojen. Tässä standardityöaikamme on 8 tuntia. Jos joku työskentelee yli 8 tuntia, kaava näyttää sen Ylityö-sarakkeessa. Mutta Työskentely-sarakkeessa näkyy vain työntekijän tekemä standardityöaika.

Voit laskea tavanomaisen työajan päivässä kirjoittamalla seuraavan kaavan sisäänpäin Solu E5 ja vedä täyttökahvan kuvaketta:

=IF((D5-C5)*24>$C$11,$C$11,(D5-C5)*24)

Jos työntekijä on toiminut yli 8 tuntia, kaava tuottaa vain enintään 8 tuntia.

Voit laskea vuorokauden ylityömäärän kirjoittamalla seuraavan kaavan sisäänpäin Solu F5 ja vedä täyttökahvan kuvaketta:

=IF((D5-C5)*24>$C$11,((D5-C5)*24)-$C$11,0)

Tämä kaava periaatteessa poimii nämä ylimääräiset tunnit sen jälkeen, kun Excel-työaikataulusta on vähennetty tuloaika ja lähtöaika.

Lue lisää: Excel-kaava yli 40 tunnin ylityölle [ilmaisella mallilla]

Kuinka laskea työtunnit Excelissä käyttämällä 24 tunnin kelloa

Jos käytät alueellasi 24-tuntista kelloa, voit tehdä tämän myös aiemmilla kaavoilla.

Käytämme MOD-toiminto suorittaa tämän.

=MOD(D5-C5,1)*24

Voit käyttää mitä tahansa edellä mainittua kaavaa laskemaan Excel-taulukon työajan 24 tunnin kellonajalla.

Lue lisää: Kuinka lisätä aikaa Excelissä yli 24 tuntia (4 tapaa)

Kuinka laskea kokonaistunnit viikossa Excelissä?

Tässä esimerkissä näytän sinulle esimerkin, jossa on työntekijän viikossa tekemät kokonaistunnit ja ylityöt. Suoritamme tämän käyttämällä IF-toiminto , MAX-toiminto ja SUMMA-funktio .

Katso seuraava kuvakaappaus:

Tässä tapauksessa laskimme ylityöajan seuraavan kaavan mukaan:

=IF(SUM($E$5:E5)>40,SUM($E$5:E5)-40,0)

Tämä toiminto periaatteessa laskee ylityöt, kun henkilö tekee yli 40 tuntia viikossa.

Ensimmäisen vaihteluvälin rooli SUMMA funktio on absoluuttinen, mutta toinen osa ei ole. Kun kopioit tämän kaavan sarakkeen yli, näet, että SUM-funktio laskee yhteen kaikki Hours operated in Työskenteli Kun SUM-arvo kasvaa, myös työtunnit kasvavat. Kun SUM-arvo kasvaa. SUMMA ylittää 40 tuntia, se lisää ylityötunnit ylityösarakkeeseen kasvavana kokonaismääränä.

Katso nyt seuraavaa kuvakaappausta:

Säännölliset työtunnit arvioidaan kokonaistuntien perusteella, ja ylityöt on tehty:

=MAX(E5-G5,0)

Käytämme MAX funktiota, jotta ei päädytä negatiivisiin tunteihin, joissa työntekijä on tehnyt ylityötä. Jos kaava palauttaa negatiivisen tuloksen, niin sitten MAX funktio palauttaa nollan Excel-taulukkoon.

Lue lisää: Kuinka laskea kokonaistunnit Excelissä (9 helppoa menetelmää)

Kuinka laskea kokonaistunnit kuukaudessa Excelissä?

Voit laskea kuukauden aikana tehdyn työajan (työtuntien) kokonaismäärän seuraavasti NETWORKDAYS-toiminto Excelissä.

Periaatteessa tämä toiminto laskee työtuntien kokonaismäärän yrityksesi työaikojen perusteella.

Yleinen kaava:

=NETWORKDAYS(alkupäivä,loppupäivä)*työaika päivässä.

Katso seuraavaa kuvakaappausta:

Käyttämämme kaava:

=NETWORKDAYS(B5,C5)*8

Tässä näet koko kuukauden aikana tehtyjen työtuntien kokonaismäärän. Emme ole sisällyttäneet tähän lomapäiviä.

Työtuntien kokonaismäärän saamiseksi ilman lomapäiviä kaava on seuraava:

=NETWORKDAYS(alkupäivä,loppupäivä,holiday_list)*työaika päivässä

Lue lisää tästä toiminnosta: Kuinka käyttää NETWORKDAYS-funktiota Excelissä (3 sopivaa esimerkkiä)

Excel-kaava työtuntien laskemiseksi miinus lounasloma

Sinulla saattaa olla Excel-taulukko, jossa sinun on otettava huomioon työntekijöiden lounasaika. Etkä voi lisätä sitä laskettaviin työtunteihin. Voimme laskea työtunnit vähennettynä lounaalla seuraavalla tavalla SUMMA-funktio .

Yleinen kaava:

=SUM((Lounaan_alku_alkuaika)+(loppuaika-lounaan_loppu))*24

Katso seuraava kuvakaappaus, jotta ymmärrät paremmin:

Käytämme tätä kaavaa:

=SUM((D5-C5)+(F5-E5))*24

Yritysten työntekijöinä meidän on kirjauduttava sisään ja ulos joka työpäivä, mittaamalla koko työaika ja miinus päivän lounas voi auttaa laskemaan palkan ajan mukaan. Esimerkistä näytin kaavan, jolla lasketaan työaika, mutta miinus lounasaika jokaiselle päivälle Excel-taulukossa.

Lue lisää: Excel-kaava työtuntien laskemiseksi miinus lounasloma

💬 Muistettavaa

✎ Varmista, että muutat aikamuodon numeroksi tai yleiseksi, jos se ei näy desimaalimuodossa.

✎ Jos kaava palauttaa #### , se tarkoittaa, että arvosi on negatiivinen tai sarakkeen leveys on pienempi.

Päätelmä

Lopuksi toivon, että tämä opetusohjelma on antanut sinulle hyödyllistä tietoa kaavan käyttämiseen Excelissä käytetyn ajan laskemiseksi. Suosittelemme, että opit ja sovellat kaikkia näitä ohjeita omassa datasetissäsi. Lataa harjoitustyökirja ja kokeile näitä itse. Anna myös rohkeasti palautetta kommenttiosiossa. Arvokas palautteesi pitää meidät motivoituneina luomaan tällaisia opetusohjelmia.

Älä unohda tarkistaa verkkosivujamme Exceldemy.com erilaisiin Exceliin liittyviin ongelmiin ja ratkaisuihin.

Jatka uusien menetelmien oppimista ja jatka kasvamista!