I Microsoft Excel är det en av de vanligaste uppgifterna att arbeta med tid. Du kommer att hamna i många situationer där du måste för att beräkna tidsskillnader. Om du har en ledande ställning i ditt företag måste du hålla reda på alla anställdas tidrapporter. Du måste beräkna hur många timmar de har arbetat. I den här handledningen lär du dig att beräkna arbetad tid med hjälp av Excel-formeln med lämpliga exempel och illustrationer.

Ladda ner övningsboken

Formler för att beräkna arbetad tid.xlsx

Formel för att hitta tidsskillnader i Excel

I många situationer måste du beräkna tidsskillnader eller arbetad tid mellan två tider i en tidtabell. För att beräkna den totala arbetade tiden måste du känna till den grundläggande formeln för att beräkna tidsskillnader. I följande avsnitt kommer jag att visa dig några enkla och lätta exempel som kommer att undanröja dina tvivel. Jag rekommenderar att du lär dig och tillämpar alla dessa på din Excel-tidtabell för att beräknatidsskillnaden.

1. Arbetad tid med enkel subtraktion

Den enkla formeln för att beräkna tidsskillnaden är att subtrahera starttiden från sluttiden. På så sätt kan du beräkna den arbetade tiden för varje skift i ditt Excel-tidsblad.

Arbetad tid = sluttid - starttid

Ta en titt på följande skärmdump:

Här har vi vissa tidsskillnader. Den formel vi använde:

=C5-B5

Problemet är att vi har en tidsskillnad i tidsformatet. I de första uppgifterna ville vi ha 8 timmar, men i stället fick vi 8:00 AM.

Du kan formatera det på olika sätt. Du måste bara ändra det till Anpassat format för att få resultatet i formatet timmar, minuter och sekunder.

För att ändra detta följer du dessa steg:

• Först väljer du ett intervall av celler.

• Tryck nu på Ctrl+1 på tangentbordet.

• Från och med nu, från Formatera celler dialogrutan, hittar du olika Nummer Välj sedan Anpassad från Kategori . Sedan, från den Typ , välj h:mm: ss format. Klicka slutligen på OK .

I slutändan visas den arbetade tiden i formatet timmar, minuter och sekunder. Vi har alltså lyckats beräkna den arbetade tiden efter att ha gjort en subtraktion i Excel-tidsbladet.

Läs mer: Hur man subtraherar tid i Excel (7 snabba metoder)

2. Beräkna arbetad tid i timmar, minuter eller sekunder.

I det föregående exemplet såg du att vårt resultat var formaterat i formatet timmar, minuter och sekunder. Nu kanske du vill beräkna arbetstimmar i formatet minuter eller sekunder. Du kan också beräkna den arbetade tiden med hjälp av Excel-formeln. För att demonstrera detta använder vi det föregående datasetet.

2.1 Arbetad tid i timmar

Du har redan sett följande formel för att beräkna tidsskillnader i Excel:

=C5-B5

För att beräkna den arbetade tiden i timmar ändrar du formeln på följande sätt:

=(C5-B5)*24

Även här ger Excel dig resultatet i tidsformat. Om du vill ändra detta går du till formatet Tal i Hem Där klickar du på Antal .

Därefter får du de arbetade timmarna i din Excel-tidsredovisning.

Om du inte vill ha resultatet i decimaltal utan i heltalsformat använder du INT-funktionen som följande:

=INT((C5-B5)*24)

Som du kan se lyckas vi beräkna arbetade timmar i ett Excel-tidsblad.

Läs mer: Hur man beräknar totala timmar i Excel (9 enkla metoder)

2.2 Arbetad tid i minuter

För att uppskatta tidskontrasten i minuter måste du multiplicera tiderna i kolumnen med det totala antalet minuter per dag, dvs. 1440 (24 timmar*60 minuter).

Formeln:

=(C5-B5)*24*60

Excel kommer återigen att ge dem i tidsformat. Ändra det från gruppen Numbers i Hem fliken.

Läs mer: Hur man lägger till minuter till tid i Excel (3 snabba metoder)

2.3 Arbetad tid i sekunder

För att beräkna tidsskillnaden i sekunder måste du multiplicera det föregående resultatet med det totala antalet sekunder på ett dygn, dvs. 86400 (24 timmar * 60 minuter * 60 sekunder).

Vi använder följande formel:

=(C5-B5)*24*60*60

På så sätt kan du beräkna den arbetade tiden i vilket format som helst med hjälp av denna formel för ett Excel-tidsblad.

Observera att den här formeln endast fungerar om du beräknar Excel-tidsskillnaden för samma dag. Om dina tidsvärden är från olika datum kommer den här formeln att ge felaktiga resultat. Oroa dig inte för detta, vi kommer att diskutera det i ett senare avsnitt.

Läs mer: Hur man beräknar tid i Excel (16 olika sätt)

3. Beräkna arbetad tid med hjälp av TEXT-funktionen

I föregående avsnitt var vi tvungna att ändra formatet för tidsskillnaden för att beräkna. Eftersom Excel automatiskt ändrar tidsskillnaden i tidsformatet var vi tvungna att ändra formatet tome.

Om du inte vill möta denna risk och vill ha en enkel lösning kan du använda följande TEXT-funktionen Här behöver du inte oroa dig för att ändra formatet.

Den generiska formeln:

=TEXT(sluttid - starttid, format)

Det första argumentet är grundläggande subtraktion och i formatet måste du ange det format för tidsskillnaden som du vill ha.

Läs mer: Formel för tidtabell i Excel (5 exempel)

3.1 Endast visningstimmar

Om du bara vill visa arbetade timmar använder du följande formel:

=TEXT(C5-B5, "hh")

Den här formeln ger endast det resultat som visar antalet timmars skillnad mellan de två tidsvärdena. Om resultatet är 10 timmar och 40 minuter visas endast 9 timmar.

Relaterat innehåll: Hur man subtraherar och visar negativ tid i Excel (3 metoder)

3.2 Visa endast minuter

Om du bara vill visa arbetade minuter använder du följande formel:

=TEXT(C5-B5,"[mm]")

3.3 Visa endast sekunder

Om du bara vill visa arbetade sekunder använder du följande formel:

=TEXT(C5-B5,"[ss]")

3.4 Visa timmar och minuter

Om du bara vill visa arbetade timmar och minuter använder du följande formel:

=TEXT(C5-B5,"[hh]:mm")

3.5 Visa timmar, minuter och sekunder

Om du bara vill visa arbetade timmar, minuter och sekunder använder du följande formel:

=TEXT(C5-B5, "hh:mm:ss")

Nu kanske du frågar dig varför vi använder hakparenteser som [hh],[mm] , eller [ss] I princip ger det dig hela antalet arbetade timmar mellan de två datumen, även om timmen är längre än 24. Så om du vill beräkna arbetade timmar mellan två datum där skillnaden är mer än 24 timmar, kommer [hh] att ge dig det totala antalet arbetade timmar, och "hh" kommer bara att ge dig de timmar som passerat på dagen för slutdatumet.

4. Tid som arbetats fram till nu

För att beräkna den tid som arbetats mellan starttiden och den aktuella tiden använder du funktionen NOW i stället för sluttid i kolumnen Difference (skillnad).

NU funktionen returnerar det aktuella datumet och tiden från din enhet. Den tar inte emot några inmatningsargument.

Den generiska formeln:

Arbetad tid = NU() - Starttid

Ta en titt på följande skärmdump för att få en bättre förståelse:

Om skillnaden i tid mellan starttiden och den aktuella tiden är större än 24 timmar, formaterar du resultatet så att det visar dagen med tidsdelen med hjälp av TEXT-funktionen.

Formeln:

=TEXT(NOW()-B5, "dd hh:ss:mm")

Nu kan du också utföra samma sak genom att ändra cellens anpassade formatering så att dagen visas tillsammans med tidsdelen.

Excel tar automatiskt hänsyn till tiden 1 januari 1990 om din starttid endast har en tidsdel.

Av denna anledning har NU funktionen ger dig ett felaktigt resultat när du beräknar den arbetade tiden. Som vi nämnde skulle det resulterande värdet också innehålla det totala antalet dagar som har gått sedan den 1 januari 1990.

För att lösa detta använder du följande formel:

=NOW()- INT(NOW())-B5

Här kan INT funktionen rensar dagdelen från det resultat som produceras av denna funktion och använder sedan detta för att beräkna tidsskillnaden.

Kom ihåg att NU funktionen uppdateras när du gör en ändring i din Excel-tidtabell. Men den arbetar inte i realtid.

Formel för att beräkna arbetstimmar för ett dagskift

I det här avsnittet visar jag dig ett enkelt dataset med start- och sluttider för några anställda. Vårt mål är att beräkna den arbetade tiden i timmar.

För att demonstrera detta använder vi detta dataset:

Välj nu Cell E5 och skriv följande formel:

=MOD(D5-C5,1)*24

Här innehåller vår formel följande MOD-funktionen för att beräkna den arbetade tiden i timmar i ett Excel-tidsblad.

Som du kan se lyckas vi beräkna de totala arbetstimmarna i Excel-tidsbladet.

Formel för att beräkna arbetad tid för ett nattskift

Vi har tidigare diskuterat tidsskillnaden baserat på dagskiftet. Det betyder att vi inte visade dig resultatet om din sluttid är på ett annat datum. Det betyder att din starttid är i hh:mm: ss PM, men sluttiden är hh:mm: ss AM. Du kan jämföra detta med ett nattskift där de anställda börjar jobba på kvällen och slutar nästa dag.

Ta en titt på följande dataset:

Här kan du tydligt se att vissa människor arbetade på natten, så datumet ändrades här också med tiden.

För att lösa detta använder vi en Excel-formel med IF-funktionen. .

Välj nu Cell E5 och skriv följande formel:

=IF((D5-C5)<0,1-(C5-D5),(D5-C5))

Som du kan se har vi beräknat den arbetade tiden med hjälp av formeln. Ett annat användbart sätt att lösa detta är att använda MOD-funktionen för att beräkna den arbetade tiden i timmar.

Välj Cell E5 och skriv följande formel:

=MOD(D5-C5,1)*24

Den här formeln hanterar negativ tid genom att använda MOD-funktionen för att "vända" negativa värden till det efterfrågade positiva värdet. Eftersom den här formeln klarar tider på exakt samma dag och tider som passerar midnatt behöver vi inte använda en IF funktion. Detta är det fina med MOD funktion.

Obs!: Denna formel fungerar inte längre än 24 timmar.

Liknande läsning:

• Hur man beräknar förbrukad tid i Excel (8 sätt)
• Beräkna förfluten tid mellan två datum i Excel (5 metoder)
• Hur man subtraherar militär tid i Excel (3 metoder)
• Använd tidsformat i Excel VBA (makro, UDF och UserForm)
• Hur man beräknar genomsnittlig hanteringstid i Excel (2 enkla sätt)

Formel för att beräkna övertid i Excel

I det här avsnittet kommer jag att visa dig ett exempel på övertid. Övertid är alla timmar som en anställd arbetar utöver sin vanliga arbetstid.

Ta en titt på datasetet:

I det här Excel-tidsbladet kan du se de anställdas start- och sluttid. Här är vår standardarbetstid 8 timmar. Så om någon har arbetat mer än 8 timmar kommer vår formel att visa det i kolumnen Övertid. Men kolumnen Arbetad visar bara den standardarbetstid som den anställde har utfört.

För att beräkna den vanliga arbetstiden per dag skriver du följande formel i Cell E5 och dra i ikonen för fyllningshandtaget:

=IF((D5-C5)*24>$C$11,$C$11,(D5-C5)*24)

Om den anställde har arbetat mer än 8 timmar kommer formeln endast att ge högst 8 timmar.

Om du vill beräkna övertiden på en dag skriver du följande formel i Cell F5 och dra i ikonen för fyllningshandtaget:

=IF((D5-C5)*24>$C$11,((D5-C5)*24)-$C$11,0)

Denna formel extraherar i princip de extra timmarna efter att du har subtraherat tiden in från tiden ut i Excel-tidsbladet.

Läs mer: Excel-formel för övertid över 40 timmar [med gratis mall]

Hur man beräknar arbetstimmar i Excel med hjälp av 24-timmarsklockan

Om du använder 24-timmarsklockan i din region kan du också använda tidigare formler för att utföra detta.

Vi använder MOD-funktionen för att utföra detta.

=MOD(D5-C5,1)*24

Du kan använda alla ovanstående formler för att beräkna den arbetade tiden i ett Excel-tidsblad för en 24-timmarsklocka.

Läs mer: Hur man lägger till tid i Excel över 24 timmar (4 sätt)

Hur man beräknar totala timmar under en vecka i Excel

I det här exemplet ska jag visa dig ett exempel som visar totala timmar och övertid som en anställd har arbetat under en vecka. Vi utför detta med hjälp av IF-funktionen. , funktionen MAX , och funktionen SUM .

Ta en titt på följande skärmdump:

Här har vi beräknat övertidsarbetet enligt följande formel:

=IF(SUM($E$5:E5)>40,SUM($E$5:E5)-40,0)

Denna funktion beräknar i princip övertid när en person arbetar mer än 40 timmar per vecka.

Rollen för det första intervallet i SUMMA funktionen är absolut, men inte den andra delen. När du kopierar formeln över kolumnen kommer du att se att SUM-funktionen summerar alla timmar som används i Arbetade kolumnen. När intervallet SUM ökar, ökar också antalet arbetade timmar. SUMMA når mer än 40 timmar, kommer övertidstimmarna att läggas in i kolumnen Övertid som en ökande totalsumma.

Ta en titt på följande skärmdump:

De ordinarie timmarna uppskattas på grundval av det totala antalet timmar och den övertid som används:

=MAX(E5-G5,0)

Vi använder oss av MAX funktionen för att inte få negativa timmar där den anställde har arbetat övertid. Om formeln ger ett negativt resultat, kommer MAX funktionen kommer att ge en nolla i Excel-tidsbladet.

Läs mer: Hur man beräknar totala timmar i Excel (9 enkla metoder)

Hur man beräknar totala timmar under en månad i Excel

Du kan beräkna den totala arbetstiden (timmar) under en månad med hjälp av funktionen NETWORKDAYS i Excel.

Den här funktionen beräknar i princip den totala antalet arbetade timmar utifrån företagets arbetstider.

Den generiska formeln:

=NETWORKDAYS(startdatum,slutdatum)*arbetstimme per dag

Ta en titt på följande skärmdump:

Den formel som vi använder:

=NÄTARBETSDAGAR(B5,C5)*8

Här kan du se de totala arbetstimmarna under en hel månad. Vi har inte inkluderat helgdagar här.

För att få fram det totala antalet arbetade timmar utan semester är formeln följande:

=NETWORKDAYS(startdatum, slutdatum, holiday_list)*arbetstimme per dag

Läs mer om denna funktion: Hur man använder NETWORKDAYS-funktionen i Excel (3 lämpliga exempel)

Excel-formel för att beräkna arbetade timmar minus lunch

Du kanske har ett Excel-tidsblad där du måste ta hänsyn till de anställdas lunchtid. Och du kan inte lägga till detta till arbetstimmarna för att beräkna. Vi kan beräkna antalet arbetade timmar minus lunchen genom att använda funktionen SUM .

Den generiska formeln:

=SUMMA((Lunch_start-start_tid)+(slut_tid-lunch_slut))*24

Ta en titt på följande skärmdump för att få en bättre förståelse:

Vi använder den här formeln:

=SUM((D5-C5)+(F5-E5))*24

Som företagsanställda måste vi checka in och checka ut varje arbetsdag, och att mäta hela den arbetade perioden minus lunchtiden för en dag kan hjälpa oss att räkna ut lönen enligt tiden. I exemplet visade jag formeln för att beräkna den arbetade tiden minus lunchtiden för varje dag i ett Excel-tidsblad.

Läs mer: Excel-formel för att beräkna arbetade timmar minus lunch

💬 Saker att komma ihåg

✎ Se till att ändra tidsformatet till tal eller allmänt om det inte visas i decimalformat.

✎ Om formeln ger #### betyder det att ditt värde är negativt eller att kolumnbredden är mindre.

Slutsats

Avslutningsvis hoppas jag att den här handledningen har gett dig användbar kunskap om hur du använder formeln för att beräkna den arbetade tiden i Excel. Vi rekommenderar att du lär dig och tillämpar alla dessa instruktioner på ditt dataset. Ladda ner övningsarbetsboken och prova dem själv. Du får också gärna ge feedback i kommentarsfältet. Din värdefulla feedback håller oss motiverade att skapa handledningar som denna.

Glöm inte att besöka vår webbplats Exceldemy.com för olika Excel-relaterade problem och lösningar.

Fortsätt att lära dig nya metoder och fortsätt att växa!