Trong Microsoft Excel, làm việc với thời gian là một trong những công việc quen thuộc. Bạn sẽ thấy mình trong nhiều tình huống phải tính toán chênh lệch múi giờ. Nếu bạn ở vị trí quản lý trong công ty, bạn sẽ phải theo dõi bảng chấm công của tất cả nhân viên. Bạn phải tính xem họ đã làm việc bao nhiêu giờ. Trong hướng dẫn này, bạn sẽ học cách tính thời gian làm việc bằng cách sử dụng công thức Excel với các ví dụ phù hợp và hình minh họa phù hợp.

Tải xuống Sách bài tập thực hành

Công thức tính toán Time Worked.xlsx

Công thức tìm chênh lệch thời gian trong Excel

Trong nhiều trường hợp, bạn sẽ phải tính chênh lệch thời gian hoặc thời gian làm việc giữa hai thời điểm trong bảng chấm công. Để tính tổng thời gian làm việc, bạn phải biết công thức cơ bản để tính chênh lệch thời gian. Trong các phần sau, tôi sẽ chỉ cho bạn một số ví dụ đơn giản và dễ hiểu để xóa tan nghi ngờ của bạn. Tôi khuyên bạn nên tìm hiểu và áp dụng tất cả những điều này vào bảng chấm công excel của mình để tính chênh lệch thời gian.

1. Thời gian đã làm việc bằng cách sử dụng phép trừ đơn giản

Bây giờ, công thức đơn giản để tính chênh lệch thời gian là trừ đi thời gian bắt đầu đến thời gian kết thúc. Bằng cách này, bạn có thể tính thời gian đã làm việc cho bất kỳ ca nào trong bảng chấm công Excel của mình.

Thời gian đã làm việc = Thời gian kết thúc – Thời gian bắt đầu

Hãy xem ảnh chụp màn hình sau:

Ở đây, chúng tôi cómột tuần trong Excel

Trong ví dụ này, tôi sẽ cho bạn thấy một ví dụ sẽ có tổng số giờ và thời gian làm thêm trong một tuần của một nhân viên. Chúng tôi đang thực hiện việc này bằng cách sử dụng hàm IF , hàm MAX và hàm SUM .

Hãy xem ảnh chụp màn hình sau:

Ở đây, chúng tôi đã tính thời gian làm thêm giờ theo công thức sau:

=IF(SUM($E$5:E5)>40,SUM($E$5:E5)-40,0)

Hàm này về cơ bản tính toán thời gian làm thêm giờ khi một người làm việc hơn 40 giờ một tuần.

Vai trò của phạm vi đầu tiên của hàm SUM là tuyệt đối, nhưng phần thứ hai thì không. Khi bạn sao chép công thức này qua cột, bạn sẽ thấy rằng hàm SUM tính tổng tất cả Số giờ đã làm việc trong cột Đã làm việc . Khi phạm vi SUM tăng lên, số giờ làm việc cũng sẽ tăng lên. Sau khi SUM đạt hơn 40 giờ, nó sẽ đưa số giờ làm thêm vào cột Làm thêm giờ dưới dạng tổng số ngày càng tăng.

Bây giờ, hãy xem ảnh chụp màn hình sau:

Số giờ bình thường được ước tính dựa trên tổng số giờ và hoạt động làm thêm giờ:

=MAX(E5-G5,0)

Chúng tôi sử dụng chức năng MAX để không kết thúc với số giờ Âm khi Nhân viên đã làm thêm giờ. Nếu công thức trả về giá trị âm thì hàm MAX sẽ trả về số 0 trong bảng chấm công Excel.

Đọc thêm: Cách tính tổng số giờtrong Excel (9 phương pháp dễ dàng)

Cách tính tổng số giờ trong một tháng trong Excel

Bạn có thể tính tổng thời gian (giờ) đã làm việc trong một tháng bằng cách sử dụng công cụ Hàm NETWORKDAYS trong Excel.

Về cơ bản, hàm này tính toán tổng số giờ làm việc dựa trên số giờ làm việc của công ty bạn.

Công thức chung:

=NETWORKDAYS(ngày bắt đầu, ngày kết thúc)*giờ làm việc mỗi ngày

Hãy xem ảnh chụp màn hình sau:

Công thức chúng tôi đang sử dụng:

=NETWORKDAYS(B5,C5)*8

Tại đây, bạn có thể thấy tổng số giờ đã làm việc trong toàn bộ tháng. Chúng tôi không bao gồm các ngày lễ ở đây.

Để tính tổng số giờ làm việc không có ngày nghỉ, công thức sẽ là:

=NETWORKDAYS(ngày bắt đầu, ngày kết thúc ,holiday_list)*giờ làm việc mỗi ngày

Để biết thêm về chức năng này, hãy đọc: Cách sử dụng hàm NETWORKDAYS trong Excel (3 ví dụ phù hợp)

Công thức Excel để tính số giờ làm việc trừ đi bữa trưa

Bây giờ, bạn có thể có một bảng chấm công Excel trong đó bạn phải xem xét thời gian ăn trưa của nhân viên. Và bạn không thể cộng số này vào số giờ làm việc để tính toán. Chúng ta có thể tính số giờ đã làm việc trừ đi bữa trưa bằng cách sử dụng hàm SUM .

Công thức chung:

=SUM((Lunch_start-start_time)+(end_time-lunch_end))*24

Hãy xem ảnh chụp màn hình sau để hiểu rõ hơn:

Chúng tôi đang sử dụng tính năng nàycông thức:

=SUM((D5-C5)+(F5-E5))*24

Là nhân viên kinh doanh, chúng ta cần phải đăng ký và kiểm tra mọi ngày làm việc, đo lường toàn bộ thời gian làm việc và trừ đi bữa ăn trưa trong ngày có thể giúp tính ra tiền lương theo thời gian. Từ ví dụ này, tôi đã trình bày công thức tính thời gian làm việc trừ đi thời gian ăn trưa cho mỗi ngày trong bảng chấm công Excel.

Đọc thêm: Công thức Excel để tính số giờ làm việc Minus Lunch

💬 Những điều cần nhớ

✎ Đảm bảo thay đổi định dạng thời gian thành số hoặc chung nếu nó không hiển thị ở định dạng thập phân.

✎ Nếu công thức trả về #### , điều đó có nghĩa là giá trị của bạn là số âm hoặc chiều rộng cột nhỏ hơn.

Kết luận

Kết thúc, mình hy vọng bài hướng dẫn này đã cung cấp cho các bạn một phần kiến ​​thức hữu ích để sử dụng công thức tính thời gian làm việc trong Excel. Chúng tôi khuyên bạn nên tìm hiểu và áp dụng tất cả các hướng dẫn này vào tập dữ liệu của mình. Tải xuống sách bài tập thực hành và tự mình thử. Ngoài ra, vui lòng đưa ra phản hồi trong phần bình luận. Phản hồi có giá trị của bạn giúp chúng tôi có động lực tạo ra các hướng dẫn như thế này.

Đừng quên kiểm tra trang web của chúng tôi Exceldemy.com để biết các vấn đề và giải pháp khác nhau liên quan đến Excel.

Tiếp tục học các phương pháp mới và tiếp tục phát triển!

=C5-B5

Vấn đề bạn có thể nhận thấy ở đây là chúng tôi có sự khác biệt về thời gian trong định dạng thời gian. Đối với dữ liệu đầu tiên, chúng tôi muốn 8 giờ. Thay vào đó, chúng tôi nhận được 8:00 sáng.

Bạn có thể định dạng nó theo nhiều cách khác nhau. Bạn chỉ cần thay đổi nó thành Định dạng tùy chỉnh để nhận kết quả ở định dạng giờ, phút và giây.

Để thay đổi điều này, hãy làm theo các bước sau:

• Đầu tiên, hãy chọn phạm vi các ô.

• Bây giờ, hãy nhấn Ctrl+1 trên bàn phím của bạn.

• Bây giờ, từ hộp thoại Định dạng ô , bạn sẽ tìm thấy nhiều Số Tiếp theo, chọn Tùy chỉnh từ Danh mục . Sau đó, từ Loại , chọn định dạng h:mm: ss . Cuối cùng, nhấp vào OK .

Cuối cùng, nó sẽ hiển thị thời gian đã làm việc ở định dạng giờ, phút và giây. Vậy là chúng ta đã thành công trong việc tính thời gian làm việc sau khi thực hiện phép trừ trong bảng chấm công Excel.

Đọc thêm: Cách trừ thời gian trong Excel (7 phương pháp nhanh)

2. Tính toán thời gian đã làm việc theo giờ, phút hoặc giây

Trong ví dụ trước, bạn đã thấy đầu ra của chúng tôi được định dạng thời gian theo định dạng giờ, phút và giây. Bây giờ, bạn có thể muốn tính số giờ làm việc ở định dạng phút hoặc giây. Bạn cũng có thể tính toán thời gian làm việc bằng công thức Excel. Để chứng minh điều này, chúng tôi đang sử dụng tập dữ liệu trước đó.

2.1 Thời gianWorked in Hours

Bạn đã thấy công thức sau để tính chênh lệch thời gian trong Excel:

=C5-B5

Bây giờ, để tính thời gian làm việc chỉ tính bằng giờ, hãy sửa đổi công thức như sau:

=(C5-B5)*24

Một lần nữa, Excel sẽ cung cấp cho bạn kết quả ở định dạng thời gian. Để thay đổi điều này, hãy chuyển đến định dạng Số trong tab Trang chủ . Từ đó, nhấp vào Số .

Sau đó, bạn sẽ nhận được số giờ đã làm việc trong bảng chấm công Excel của mình.

Bây giờ, nếu bạn không muốn kết quả ở dạng thập phân mà muốn chúng ở định dạng số nguyên, hãy sử dụng hàm INT như sau:

=INT((C5-B5)*24)

Như bạn có thể thấy, chúng tôi đã tính toán thành công số giờ làm việc trong bảng chấm công Excel.

Đọc thêm: Cách thực hiện để tính tổng số giờ trong Excel (9 phương pháp đơn giản)

2.2 Thời gian làm việc tính bằng phút

Để ước tính độ tương phản thời gian tính bằng phút, bạn cần nhân thời gian của cột đó với tổng số phút trong một ngày. Đó là 1440 (24 giờ*60 phút).

Công thức:

=(C5-B5)*24*60

Excel sẽ cung cấp lại chúng ở định dạng thời gian. Vì vậy, hãy thay đổi điều đó từ nhóm Số của tab Trang chủ .

Đọc thêm: Cách cộng phút vào thời gian trong Excel (3 phương pháp nhanh)

2.3 Thời gian tính bằng giây

Để tính chênh lệch thời gian tính bằng giây, bạn phải nhân kết quả trước đóbằng tổng số giây trong một ngày. Đó là 86400 (24 giờ * 60 phút * 60 giây).

Chúng tôi đang sử dụng công thức sau:

=(C5-B5)*24*60*60

Bằng cách này, bạn có thể tính toán thời gian làm việc ở bất kỳ định dạng nào bằng cách sử dụng công thức này cho bảng chấm công Excel.

Lưu ý công thức này sẽ chỉ hoạt động nếu bạn đang tính chênh lệch thời gian trong Excel cho cùng một ngày. Nếu giá trị thời gian của bạn đến từ các ngày khác nhau, công thức này sẽ trả về kết quả không chính xác. Đừng lo lắng về điều này. Chúng ta sẽ thảo luận vấn đề này trong phần sau.

Đọc thêm: Cách tính thời gian trong Excel (16 cách khả thi)

3. Tính toán thời gian làm việc bằng hàm TEXT

Trong phần trước, chúng ta phải thay đổi định dạng chênh lệch thời gian để tính toán. Vì Excel tự động thay đổi sự khác biệt về định dạng thời gian. Vì lý do này, chúng tôi đã phải thay đổi định dạng sách.

Bây giờ, nếu bạn không muốn đối mặt với mối nguy hiểm này và muốn có một giải pháp đơn giản, hãy sử dụng hàm TEXT . Tại đây, bạn không phải lo lắng về việc thay đổi định dạng.

Công thức chung:

=TEXT(Thời gian kết thúc – Thời gian bắt đầu, Định dạng)

Bây giờ, đối số đầu tiên là phép trừ cơ bản. Và ở định dạng, bạn chỉ cần nhập định dạng chênh lệch múi giờ mà bạn muốn.

Đọc thêm: Công thức bảng chấm công trong Excel (5 ví dụ)

3.1 Chỉ hiển thị số giờ

Để chỉ hiển thị số giờ đã làm việc,sử dụng công thức sau:

=TEXT(C5-B5,"hh")

Công thức này sẽ chỉ cung cấp kết quả hiển thị số chênh lệch giờ giữa các giá trị hai thời gian. Nếu kết quả của bạn là 10 giờ 40 phút, nó sẽ chỉ hiển thị 9 giờ.

Nội dung liên quan: Cách trừ và hiển thị thời gian âm trong Excel (3 phương pháp)

3.2 Chỉ hiển thị số phút

Để chỉ hiển thị số phút đã làm việc, hãy sử dụng công thức sau:

=TEXT(C5-B5,"[mm]")

3.3 Chỉ hiển thị giây

Để chỉ hiển thị giây đã hoạt động, hãy sử dụng công thức sau:

=TEXT(C5-B5,"[ss]")

3.4 Hiển thị Giờ và Phút

Để chỉ hiển thị giờ và phút đã làm việc, hãy sử dụng công thức sau:

=TEXT(C5-B5,"[hh]:mm")

3.5 Hiển thị Giờ, Phút và Giây

Để chỉ hiển thị giờ, phút và giây, sử dụng công thức sau:

=TEXT(C5-B5,"hh:mm:ss")

Bây giờ, bạn có thể hỏi tại sao chúng tôi lại sử dụng dấu ngoặc vuông như [hh],[mm] hoặc [ss] ở đâu đó. Về cơ bản, nó cung cấp cho bạn tổng số giờ đã làm việc giữa hai ngày, ngay cả khi giờ đó lớn hơn 24. Vì vậy, nếu bạn muốn tính số giờ đã làm việc giữa hai giá trị ngày có chênh lệch lớn hơn 24 giờ, hãy sử dụng [hh] sẽ cung cấp cho bạn tổng số giờ đã làm việc và “hh” sẽ chỉ cung cấp cho bạn số giờ đã trôi qua vào ngày của ngày kết thúc.

4. Thời gian đã làm việc cho đến bây giờ

Để tính thời gian đã làm việc giữa thời gian bắt đầu và thời gian hiện tại, hãy sử dụng hàm NOW thay vì Thời gian kết thúc trong cột Chênh lệch.

Hàm NOW trả về ngày và giờ hiện tại từ thiết bị của bạn. Nó không chấp nhận bất kỳ đối số đầu vào nào.

Công thức chung:

Thời gian đã làm việc = NOW() – Thời gian bắt đầu

Hãy xem ảnh chụp màn hình sau để hiểu rõ hơn:

Nếu chênh lệch về thời gian giữa thời gian bắt đầu và thời gian hiện tại lớn hơn 24 giờ, định dạng kết quả để hiển thị ngày với phần thời gian bằng cách sử dụng hàm TEXT.

Công thức:

=TEXT(NOW()-B5,"dd hh:ss:mm")

Bây giờ, bạn cũng có thể thực hiện điều tương tự bằng cách sửa đổi định dạng tùy chỉnh của ô để hiển thị ngày cùng với phần thời gian.

Excel sẽ tự động xem xét thời gian là ngày 1 tháng 1 năm 1990 nếu thời gian bắt đầu của bạn chỉ có phần thời gian.

Vì lý do này, hàm NOW sẽ cung cấp cho bạn đầu ra không chính xác trong khi tính toán thời gian đã làm việc. Như chúng tôi đã đề cập, giá trị kết quả cũng sẽ có tổng số ngày đã trôi qua kể từ ngày 1 tháng 1 năm 1990.

Để giải quyết vấn đề này, hãy sử dụng công thức sau:

=NOW()- INT(NOW())-B5

Ở đây, hàm INT sẽ xóa thời gian trong ngày khỏi kết quả do hàm này tạo ra. Sau đó, nó sẽ sử dụng điều này để tính toán thời giankhác biệt.

Hãy nhớ rằng, hàm NOW cập nhật bất cứ khi nào bạn thực hiện thay đổi trong bảng chấm công Excel của mình. Nhưng nó không làm lại theo thời gian thực

Công thức tính số giờ làm việc cho một ca trong ngày

Trong phần này, tôi sẽ cho bạn thấy một tập dữ liệu đơn giản có một số thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của một số nhân viên. Mục tiêu của chúng tôi là tính thời gian làm việc theo giờ.

Để chứng minh điều này, chúng tôi đang sử dụng bộ dữ liệu này:

Bây giờ, hãy chọn Ô E5 và nhập công thức sau:

=MOD(D5-C5,1)*24

Ở đây, công thức của chúng tôi chứa hàm MOD để tính toán thời gian đã làm việc tính bằng giờ trong bảng chấm công Excel.

Như bạn có thể thấy, chúng ta đã tính thành công tổng số giờ làm việc trong bảng chấm công Excel.

Công thức để tính toán thời gian làm việc cho ca đêm

Bây giờ, trước đây chúng ta đã thảo luận về chênh lệch múi giờ dựa trên ca ngày. Điều đó có nghĩa là chúng tôi không hiển thị cho bạn kết quả nếu thời gian kết thúc của bạn vào một ngày khác. Điều đó có nghĩa là thời gian bắt đầu của bạn là hh:mm: ss PM, nhưng thời gian kết thúc là hh:mm: ss AM. Bạn có thể so sánh điều này với một ca đêm mà nhân viên bắt đầu làm việc vào ban đêm và kết thúc vào ngày hôm sau.

Hãy xem tập dữ liệu sau:

Ở đây, bạn có thể thấy rõ một số người làm việc vào ban đêm. Vì vậy, ngày ở đây cũng thay đổi theo thời gian.

Để giải quyết vấn đề này, chúng tôi đang sử dụng công thức Excel với hàm IF .

Bây giờ, hãy chọn Ô E5 và nhập công thức sau:

=IF((D5-C5)<0,1-(C5-D5),(D5-C5))

Như bạn có thể thấy, chúng tôi đã tính toán thời gian làm việc bằng công thức. Một cách hữu ích khác để giải quyết vấn đề này là sử dụng hàm MOD để tính thời gian làm việc theo giờ.

Chọn Ô E5 và nhập công thức sau:

=MOD(D5-C5,1)*24

Công thức này xử lý thời gian âm bằng cách sử dụng hàm MOD để “đảo ngược” các giá trị âm về giá trị yêu cầu giá trị dương. Vì công thức này sẽ tồn tại theo thời gian vào ngày chính xác và thời gian sau nửa đêm, nên chúng tôi không bắt buộc phải sử dụng hàm IF . Đây là điểm hay của hàm MOD .

Lưu ý cần nhớ: Công thức này sẽ không hoạt động trong thời gian hơn 24 giờ.

Bài đọc tương tự:

• Cách tính thời gian đã trôi qua trong Excel (8 cách)
• Tính thời gian đã trôi qua giữa hai Ngày tháng trong Excel (5 phương pháp)
• Cách trừ thời gian quân sự trong Excel (3 phương pháp)
• Sử dụng định dạng thời gian trong Excel VBA (Macro , UDF và UserForm)
• Cách tính thời gian xử lý trung bình trong Excel (2 cách dễ dàng)

Công thức tính thời gian làm thêm trong Excel

Trong phần này, tôi sẽ cho bạn thấy một ví dụ về làm thêm giờ. Làm thêm giờ đề cập đến bất kỳ số giờ nào do một nhân viên làm việc vượt quá số giờ làm việc theo lịch trình thông thường của họ.

Hãy xem tập dữ liệu:

Trong nàyBảng chấm công excel, bạn có thể thông báo thời gian bắt đầu và kết thúc của nhân viên. Ở đây, giờ làm việc tiêu chuẩn của chúng tôi là 8 giờ. Vì vậy, nếu bất kỳ ai đã làm việc hơn 8 giờ, công thức của chúng tôi sẽ hiển thị điều đó trong cột Làm thêm giờ. Tuy nhiên, cột Đã làm việc sẽ chỉ hiển thị thời gian làm việc tiêu chuẩn do nhân viên thực hiện.

Để tính thời gian làm việc thông thường trong một ngày, hãy nhập công thức sau vào Ô E5 và kéo biểu tượng điền vào biểu tượng tay cầm:

=IF((D5-C5)*24>$C$11,$C$11,(D5-C5)*24)

Nếu nhân viên đã làm việc hơn 8 giờ, công thức sẽ chỉ tạo ra tối đa 8 giờ.

Để tính thời gian làm thêm trong một ngày, hãy nhập công thức sau vào Ô F5 và kéo biểu tượng núm điều khiển điền:

=IF((D5-C5)*24>$C$11,((D5-C5)*24)-$C$11,0)

Về cơ bản, công thức này trích xuất số giờ tăng thêm đó sau khi trừ thời gian vào và thời gian ra trong bảng chấm công Excel.

Đọc thêm: Công thức Excel cho số giờ làm thêm trên 40 giờ [có mẫu miễn phí]

Cách tính số giờ đã làm việc trong Excel bằng Đồng hồ 24 giờ

Bây giờ, nếu bạn đang sử dụng đồng hồ 24 giờ trong khu vực của mình, bạn cũng có thể sử dụng các công thức trước đó để thực hiện việc này.

Chúng tôi đang sử dụng chức năng MOD để thực hiện việc này .

=MOD(D5-C5,1)*24

Bạn có thể sử dụng bất kỳ trên công thức tính thời gian đã làm việc trong bảng chấm công Excel cho đồng hồ 24 giờ.

Đọc thêm: Cách thêm thời gian trong Excel trong 24 giờ (4 cách)

Cách tính tổng số giờ trong