Trong khi viết tài liệu, bạn có thể gặp phải tình huống cần nhập dữ liệu từ các tệp khác nhau. Với mục đích này, nhập từ phần mềm bảng tính như Excel là một kịch bản rất phổ biến. Tất nhiên, có quy trình này khi bạn sao chép và dán theo cách thủ công vào tệp Word từ tệp Excel. Tuy nhiên, bài viết này sẽ tập trung vào cách tự động điền tài liệu Word từ Excel.

Tải xuống Sổ làm việc thực hành

Tải xuống sổ làm việc chứa tập dữ liệu được sử dụng để minh họa các bước trong bài viết này và tự mình thử quy trình trong khi bạn xem qua bài viết.

Auto Populate Word Document.xlsx

Đây là tệp Word, trong trường hợp bạn cần tham khảo.

Quy trình từng bước để tự động điền vào tài liệu Word từ Excel

Để thực hiện điều này bạn cần một tệp Excel để nhập dữ liệu từ đó và tệp Word mà bạn đang ghi dữ liệu của mình vào. Tôi sẽ trình bày chi tiết tất cả các bước để bất kỳ ai cũng có thể hiểu được bất kể kiến ​​thức Excel của họ là bao nhiêu. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước.

Bước 1: Chuẩn bị tệp Excel

Tạo tệp Excel chứa tập dữ liệu nếu bạn chưa có. Để thực hành, bạn có thể thử cái được cung cấp trong hộp tải xuống ở trên. Nếu bạn có, hãy đảm bảo rằng bảng/tập dữ liệu bắt đầu tại ô A1 . Để trình diễn, tôi đang sử dụng như sautập dữ liệu.

Bạn có thể có nhiều trang tính trong tệp Excel nhưng chỉ có thể sử dụng một trang tính để tự động điền tài liệu Word từ Excel.

Bước 2: Chuyển đến Tài liệu Word

Bây giờ, hãy chuyển đến tài liệu Word của bạn và tạo mẫu trước khi bạn muốn tự động hóa dữ liệu. Tôi đã tạo bảng sau để đặt tất cả thông tin một cách riêng biệt để dễ hiểu hơn.

Đây là phần sẽ không thay đổi trong tất cả các lần lặp lại.

Đọc thêm: Cách chèn bảng Excel vào Word (8 cách dễ dàng)

Bước 3: Chuyển đến tab Mailings

Trong tab tài liệu Word, hãy chọn tab Gửi thư từ dải băng của bạn.

Bước 4: Chọn Trang tính Excel làm Người nhận

Bây giờ, bên dưới tab, bạn có thể tìm thấy nhóm Bắt đầu trộn thư . Nhấp vào Chọn Người nhận rồi chọn Sử dụng Danh sách Hiện có từ menu thả xuống.

Bước 5: Chọn Tệp Excel

Một cửa sổ Chọn nguồn dữ liệu sẽ bật lên. Bây giờ hãy chuyển đến tệp Excel của bạn và chọn tệp đó.

Bước 6: Chọn Trang tính

Nếu bạn có nhiều bảng tính trong một tệp Excel, hãy chọn cẩn thận mà bạn muốn xuất từ ​​đó. Trong tệp này, tôi chỉ có một tên Dataset . Sau đó kiểm tra Hàng đầu tiên của dữ liệu chứa tiêu đề cột nếu bạn có tiêu đề trong tập dữ liệu của mình. Tôi có các tiêu đề trên tập dữ liệu của mình nên tôi đã kiểm tra như bạn có thểxem từ hình.

Sau đó, nhấp vào OK .

Đọc thêm: Cách chèn một Excel Bảng tính sang Word (4 cách đơn giản)

Cách đọc tương tự

• Sao chép từ Excel sang Word mà không làm mất định dạng (4 cách đơn giản)
• Cách chỉ sao chép văn bản từ Excel sang Word (3 phương pháp nhanh)

Bước 7: Chèn trường hợp nhất

Nếu bạn đã hoàn thành các bước trên, bạn có thể chuyển sang tự động điền tài liệu Word từ Excel. Việc bạn phải làm bây giờ là chèn trường hợp nhất để chèn dữ liệu vào vị trí mong muốn.

Giả sử bạn muốn có tên đầy đủ trong tiêu đề. Để làm điều đó, bạn cần nhập Tên và Họ liên tiếp. Hãy làm theo các bước sau để biết cách thực hiện.

• Đầu tiên, chọn vị trí bạn muốn đặt ảnh.

• Sau đó, chuyển đến tab Gửi thư trong dải băng của bạn.
• Trong nhóm Viết và Chèn Trường , bạn có thể tìm thấy Chèn Trường Hợp nhất Nhấp vào mũi tên bên cạnh.
• Từ danh sách thả xuống, chọn First_Name .

Bạn sẽ có nội dung như thế này.

• Lặp lại quy trình tương tự, nhưng lần này chọn Last_Name từ menu thả xuống để nhập họ .

Làm như vậy bạn sẽ có nội dung như thế này trong tệp Word của mình.

Trong tệp Word trường của <> tất cảtên và trong trường <> tất cả họ sẽ được lặp lại.

Bước 8: Lặp lại Bước trên bao nhiêu lần tùy ý

Các bước phụ được mô tả trong bước trên có thể được lặp lại cho tất cả dữ liệu bạn muốn tự động điền vào tài liệu Word từ Excel. Đối với tập dữ liệu này, bạn có thể tự động nhập ID , Tên , Họ , Quốc tịch , Trường và dữ liệu Được phát minh/Khám phá vào tệp Word. Bạn chỉ cần nhập cái mong muốn từ menu thả xuống.

Điền vào bảng với các tiêu đề có liên quan sẽ giống như thế này.

Bước 9: Xem trước kết quả

Để xem trước kết quả sẽ như thế nào, hãy chọn Xem trước kết quả từ tab Gửi thư .

Nó sẽ hiển thị bản xem trước của cái đầu tiên.

Để xem trước những cái khác, trong tab Gửi thư , bên dưới Xem trước Kết quả nhóm, chọn các mũi tên để chuyển sang các kết quả trước đó hoặc sau này.

Ví dụ: nếu bạn chọn mũi tên bên phải, bạn có thể thấy mũi tên này .

Bằng cách nhấp lại vào mũi tên phải hoặc trái, bạn có thể xem trước những cái tiếp theo hoặc trước đó theo cùng một cách.

Đọc thêm: Cách thực hiện để Tạo Tài liệu Word từ Macro Excel

Bước 10: Lưu Tệp Word

Cuối cùng, lưu tệp Word bằng cách chuyển đến tab Tệp và chọn lệnh Save As .

Lưu ý rằng,bạn cũng có thể lưu nó dưới dạng tệp .docx . Trong trường hợp đó, bạn phải chọn Có trong hộp cảnh báo bật lên mỗi khi bạn mở tệp Word cảnh báo về tài liệu chứa lệnh SQL.

Khi bạn làm theo tất cả các bước được mô tả ở trên, Bạn sẽ hợp nhất tệp Excel với tệp Word. Đối với mỗi hàng trong tập dữ liệu Excel, tệp Word sẽ tạo các trang tính khác nhau. Và trong mỗi trang tính, tệp Word đặt giá trị của cột từ hàng cụ thể trong mẫu thay thế <> và chúng tôi nhận được kết quả mong muốn.

Đọc thêm: Cách mở tài liệu Word và lưu dưới dạng PDF hoặc Docx bằng VBA Excel

Kết luận

Điều này là hướng dẫn từng bước để tự động điền tài liệu Word từ Excel. Hy vọng bạn đã tìm thấy hướng dẫn này hữu ích và nhiều thông tin. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc đề xuất nào, hãy cho chúng tôi biết bên dưới. Để biết thêm hướng dẫn như thế này, hãy truy cập Exceldemy.com .