Lors de la rédaction d'un document, vous pouvez rencontrer des scénarios dans lesquels vous devez importer des données à partir de différents fichiers. À cette fin, l'importation à partir d'un logiciel de feuilles de calcul comme Excel est un scénario très courant. Bien sûr, il existe un processus dans lequel vous devez manuellement... copier et coller Mais cet article se concentre sur la manière de remplir automatiquement un document Word à partir d'Excel.

Télécharger le cahier d'exercices

Téléchargez le classeur contenant l'ensemble de données utilisé pour démontrer les étapes de cet article et essayez le processus vous-même tout en parcourant l'article.

Remplissage automatique d'un document Word.xlsx

Voici le fichier Word, au cas où vous auriez besoin de la référence.

Procédure pas à pas pour remplir automatiquement un document Word à partir d'Excel

Pour ce faire, vous avez besoin d'un fichier Excel pour importer des données, et du fichier Word dans lequel vous écrivez vos données. Je vais suivre toutes les étapes en détail pour que tout le monde puisse comprendre, quelles que soient ses connaissances d'Excel. Voici un guide détaillé étape par étape.

Étape 1 : Préparer le fichier Excel

Créez un fichier Excel avec l'ensemble de données si vous n'en avez pas déjà un. Pour vous entraîner, vous pouvez essayer celui donné dans la boîte de téléchargement ci-dessus. Si vous en avez un, assurez-vous que le tableau/ensemble de données commence à la cellule A1 Pour la démonstration, j'utilise l'ensemble de données suivant.

Vous pouvez avoir plusieurs feuilles dans votre fichier Excel, mais vous ne pouvez utiliser qu'une seule feuille pour remplir automatiquement un document Word à partir d'Excel.

Étape 2 : Aller au document Word

Maintenant, allez dans votre document Word et créez le modèle avant de vouloir automatiser les données. J'ai créé le tableau suivant pour mettre toutes les informations séparément pour une meilleure compréhension.

C'est la partie qui restera inchangée pour toutes les itérations.

Lire la suite : Comment insérer un tableau Excel dans Word (8 façons simples)

Étape 3 : Allez à la Mailings Onglet

Dans le document Word, sélectionnez l'option Mailings de votre ruban.

Étape 4 : Sélectionner la feuille Excel comme destinataire

Maintenant, sous l'onglet, vous pouvez trouver l'onglet Lancer la fusion de courrier Cliquez sur Sélectionner les destinataires puis sélectionnez Utiliser une liste existante dans le menu déroulant.

Étape 5 : Sélectionnez le fichier Excel

A Sélectionner la source de données La fenêtre s'ouvre. Naviguez jusqu'à votre fichier Excel et sélectionnez-le.

Étape 6 : Sélectionnez la feuille

Si vous avez plusieurs feuilles de calcul dans un même fichier Excel, sélectionnez soigneusement celle à partir de laquelle vous voulez exporter. Dans ce fichier, je n'ai qu'une seule feuille de calcul nommée Ensemble de données Vérifiez ensuite le Première ligne de données contenant les en-têtes de colonnes si vous avez des en-têtes dans votre jeu de données. J'ai des en-têtes dans mon jeu de données donc j'ai vérifié comme vous pouvez le voir sur la figure.

Après cela, cliquez sur OK .

Lire la suite : Comment insérer une feuille de calcul Excel dans Word (4 méthodes simples)

Lectures similaires

• Copier d'Excel à Word sans perdre le formatage (4 méthodes simples)
• Comment copier uniquement du texte d'Excel vers Word (3 méthodes rapides)

Étape 7 : Insérer un champ de fusion

Si vous avez suivi les étapes ci-dessus, vous êtes prêt à remplir automatiquement le document Word à partir d'Excel. Il ne vous reste plus qu'à insérer le champ de fusion pour insérer les données à l'endroit souhaité.

Si vous souhaitez que le nom complet apparaisse dans l'en-tête, vous devez insérer l'option Prénom et Nom de famille Suivez les étapes suivantes pour savoir comment procéder.

• Tout d'abord, sélectionnez la position dans laquelle vous voulez le mettre.

• Ensuite, allez à la Mailings dans votre ruban.
• Dans le Écriture et insertion de champs vous pouvez trouver le Insérer un champ de fusion Cliquez sur la flèche à côté.
• Dans la liste déroulante, sélectionnez Prénom .

Vous aurez quelque chose comme ceci.

• Répétez le même processus, mais cette fois-ci, sélectionnez Nom_de_famille dans le menu déroulant pour saisir le nom de famille.

En procédant ainsi, vous obtiendrez quelque chose comme ceci dans votre fichier Word.

Dans le domaine de la <> ; tous les prénoms et dans le champ de <> ; tous les noms de famille seront itérés.

Étape 8 : Répétez l'étape ci-dessus autant de fois que nécessaire.

Les sous-étapes décrites dans l'étape ci-dessus peuvent être répétées pour toutes les données que vous souhaitez remplir automatiquement dans un document Word à partir d'Excel. Pour cet ensemble de données, vous pouvez importer automatiquement les données suivantes ID , Prénom , Nom de famille , Nationalité , Champ et Inventé/Découvert Il suffit d'importer le fichier souhaité dans le menu déroulant.

En remplissant le tableau avec les en-têtes pertinents, on obtient quelque chose comme ceci.

Étape 9 : Prévisualisation des résultats

Pour avoir un aperçu de ce à quoi cela ressemblera, sélectionnez Résultats préliminaires de la Mailings onglet.

Il affichera l'aperçu du premier.

Pour prévisualiser les autres, dans le Courrier électronique sous l'onglet Résultats préliminaires sélectionnez les flèches pour passer au groupe précédent ou suivant.

Par exemple, si vous sélectionnez la flèche de droite, vous pouvez voir celle-ci.

En cliquant à nouveau sur la flèche droite ou gauche, vous pouvez prévisualiser de la même manière les suivants ou les précédents.

Lire la suite : Comment générer un document Word à partir d'une macro Excel ?

Étape 10 : Enregistrer le fichier Word

Enfin, sauvegardez le fichier Word en allant dans le dossier Fichier et en sélectionnant l'onglet Enregistrer sous commandement.

Notez que vous pouvez également l'enregistrer en tant qu'une .docx Dans ce cas, vous devez sélectionner Oui dans la boîte d'avertissement qui s'affiche chaque fois que vous ouvrez le fichier Word et qui signale que le document contient une commande SQL.

Lorsque vous suivez toutes les étapes décrites ci-dessus, vous fusionnez le fichier Excel avec le fichier Word. Pour chaque ligne de l'ensemble de données Excel, le fichier Word crée différentes feuilles. Et dans chaque feuille, le fichier Word met la valeur de la colonne de la ligne particulière du modèle en remplaçant le <> ; et nous obtenons le résultat souhaité.

Lire la suite : Comment ouvrir un document Word et l'enregistrer au format PDF ou Docx avec VBA Excel

Conclusion

Il s'agissait d'un guide étape par étape pour remplir automatiquement un document Word à partir d'Excel. J'espère que vous avez trouvé ce guide utile et instructif. Si vous avez des questions ou des suggestions, faites-le nous savoir ci-dessous. Pour d'autres guides comme celui-ci, rendez-vous sur le site Exceldemy.com .