Докато пишете документ, може да се сблъскате със сценарии, в които трябва да импортирате данни от различни файлове. За тази цел импортирането от софтуер за електронни таблици като Excel е много често срещан сценарий. Разбира се, има и този процес, при който ръчно копиране и поставяне Но в тази статия ще се съсредоточим върху това как да попълним автоматично документ на Word от Excel.

Изтегляне на работна тетрадка за практика

Изтеглете работната книга, съдържаща набора от данни, използван за демонстриране на стъпките в тази статия, и изпробвайте процеса сами, докато разглеждате статията.

Автоматично попълване на Word Document.xlsx

Ето файла в Word, ако ви е необходима справка.

Процедура стъпка по стъпка за автоматично попълване на Word документ от Excel

За да направите това, се нуждаете от файл на Excel, от който да импортирате данни, и от файла на Word, в който записвате данните си. Ще разгледам подробно всички стъпки, така че всеки да може да разбере, независимо от познанията си по Excel. Ето подробно ръководство стъпка по стъпка.

Стъпка 1: Подготовка на файла Excel

Създайте файл на Excel с набора от данни, ако още нямате такъв. За да се упражните, можете да изпробвате този, даден в полето за изтегляне по-горе. Ако имате такъв, уверете се, че таблицата/наборът от данни започва от клетка A1 . За демонстрация използвам следния набор от данни.

Можете да имате няколко листа във вашия файл на Excel, но можете да използвате само един лист за автоматично попълване на документа на Word от Excel.

Стъпка 2: Отидете в документа на Word

Сега отидете в документа на Word и създайте шаблона, преди да искате да автоматизирате данните. Създадох следната таблица, за да поставя цялата информация поотделно за по-лесно разбиране.

Това е частта, която ще остане непроменена за всички итерации.

Прочетете още: Как да вмъкнете таблица на Excel в Word (8 лесни начина)

Стъпка 3: Отидете в Пощенски съобщения Tab

В документа на Word изберете Пощенски съобщения от лентата.

Стъпка 4: Изберете листа на Excel като получател

Сега в раздела можете да намерите Стартиране на Mail Merge група. Щракнете върху Избор на получатели и след това изберете Използване на съществуващ списък от падащото меню.

Стъпка 5: Изберете файла на Excel

A Избор на източник на данни Ще се появи прозорец. Сега отидете до вашия файл на Excel и го изберете.

Стъпка 6: Изберете листа

Ако имате няколко електронни таблици в един файл на Excel, внимателно изберете тази, от която искате да експортирате. В този файл имам само една с име Набор от данни . След това проверете Първи ред данни, съдържащ заглавията на колоните Ако имате заглавия в набора от данни. Аз имам заглавия в моя набор от данни, затова проверих, както можете да видите на фигурата.

След това щракнете върху OK .

Прочетете още: Как да вмъкнете електронна таблица на Excel в Word (4 лесни метода)

Подобни четива

• Копиране от Excel в Word без загуба на форматиране (4 лесни начина)
• Как да копирате само текст от Excel в Word (3 бързи метода)

Стъпка 7: Вмъкване на поле за сливане

Ако сте изпълнили горните стъпки, можете да започнете автоматично попълване на документа на Word от Excel. Това, което трябва да направите сега, е да вмъкнете полето за сливане, за да вмъкнете данните в желаната позиция.

Да кажем, че искате пълното име да бъде изписано в заглавието. За да го направите, трябва да въведете Първо име и Фамилия Следвайте тези стъпки, за да разберете как да направите това.

• Първо изберете позицията, в която искате да го поставите.

• След това отидете в Пощенски съобщения в лентата.
• В Записване и вмъкване на поле можете да намерите групата Вмъкване на поле за сливане Щракнете върху стрелката до него.
• От падащия списък изберете Име_име .

Ще получите нещо подобно.

• Повторете същия процес, но този път изберете Фамилия_Име от падащото меню, за да въведете фамилното име.

По този начин във вашия файл на Word ще се получи нещо подобно.

В областта на <> всички имена и в полето на <> всички фамилни имена ще бъдат итерирани.

Стъпка 8: Повторете горната стъпка толкова пъти, колкото е необходимо

Подстъпките, описани в горната стъпка, могат да се повторят за всички данни, които искате да попълвате автоматично в документа на Word от Excel. За този набор от данни можете да импортирате автоматично ID , Първо име , Фамилия , Националност , Поле , и Изобретен/открит Трябва само да импортирате желаната информация от падащото меню.

Попълването на таблицата със съответните заглавия ще изглежда по следния начин.

Стъпка 9: Преглед на резултатите

За да видите как ще изглежда това, изберете Резултати от предварителния преглед от Пощенски съобщения таб.

Ще се покаже предварителен преглед на първия.

За да разгледате останалите, в Пощенски адрес в раздела Резултати от предварителния преглед група, изберете стрелките, за да преминете към предишната или по-късната група.

Например, ако изберете дясната стрелка, можете да видите тази.

Като кликнете отново върху стрелката надясно или наляво, можете да прегледате следващите или предишните по същия начин.

Прочетете още: Как да генерирате документ в Word от макрос на Excel

Стъпка 10: Запазване на файла Word

Накрая запишете файла на Word, като отидете в Файл и избор на Запазване като команда.

Имайте предвид, че можете да го запазите и като .docx В този случай трябва да изберете Да в предупредителното поле, което се появява при всяко отваряне на файл на Word и предупреждава, че документът съдържа SQL команда.

Когато следвате всички стъпки, описани по-горе, Можете поща сливане на файла на Excel с файла на Word. За всеки ред в набора от данни на Excel, файла на Word създава различни листове. И във всеки лист, файла на Word постави в стойността на колоната от конкретния ред в шаблона, като замени <> и ние получаваме желания резултат.

Прочетете още: Как да отворите документ на Word и да го запишете като PDF или Docx с VBA Excel

Заключение

Това беше ръководство стъпка по стъпка за автоматично попълване на документ на Word от Excel. Надявам се, че сте намерили това ръководство за полезно и информативно. Ако имате въпроси или предложения, споделете ги с нас по-долу. За повече ръководства като това посетете Exceldemy.com .