Podczas pisania dokumentu możesz napotkać scenariusze, w których musisz zaimportować dane z różnych plików. W tym celu import z arkuszy kalkulacyjnych takich jak Excel jest bardzo częstym scenariuszem. Oczywiście istnieje proces, w którym ręcznie skopiować i wkleić Ale w tym artykule skupimy się na tym, jak automatycznie wypełnić dokument Worda z Excela.

Pobierz Zeszyt ćwiczeń

Pobierz skoroszyt zawierający zbiór danych używany do demonstracji kroków w tym artykule i wypróbuj proces samodzielnie podczas przechodzenia przez artykuł.

Auto Populate Word Document.xlsx

Oto plik Word, na wypadek gdybyś potrzebował referencji.

Krok po kroku procedura automatycznego wypełniania dokumentu Word z programu Excel

W tym celu potrzebujesz pliku Excela, z którego będziesz importował dane, oraz pliku Worda, do którego będziesz wpisywał dane. Będę szczegółowo przechodził przez wszystkie kroki, tak aby każdy mógł zrozumieć niezależnie od znajomości Excela. Poniżej znajduje się szczegółowy przewodnik krok po kroku.

Krok 1: Przygotowanie pliku Excel

Utwórz plik Excela ze zbiorem danych, jeśli jeszcze go nie masz. Aby poćwiczyć, możesz wypróbować plik podany w polu pobierania powyżej. Jeśli masz plik, upewnij się, że tabela/zbiór danych zaczyna się od komórki A1 Dla demonstracji używam następującego zestawu danych.

Możesz mieć wiele arkuszy w pliku Excela, ale możesz użyć tylko jednego arkusza do automatycznego wypełnienia dokumentu Word z programu Excel.

Krok 2: Przejdź do dokumentu Word

Teraz przejdź do swojego dokumentu Word i utwórz szablon, zanim chcesz zautomatyzować dane. Stworzyłem następującą tabelę, aby umieścić wszystkie informacje osobno dla łatwiejszego zrozumienia.

Jest to część, która pozostanie niezmieniona dla wszystkich iteracji.

Read More: Jak wstawić tabelę Excela do Worda (8 prostych sposobów)

Krok 3: Przejdź do Mailings Zakładka

W dokumencie Worda wybierz Mailings na wstążce.

Krok 4: Wybierz Arkusz Excel jako odbiorcę

Teraz, pod zakładką, można znaleźć. Rozpocznij Mail Merge grupa. kliknij na Wybierz odbiorców a następnie wybierz Użyj istniejącej listy z menu rozwijanego.

Krok 5: Wybierz plik programu Excel

A Wybierz źródło danych Teraz przejdź do swojego pliku Excel i wybierz go.

Krok 6: Wybierz arkusz

Jeśli masz wiele arkuszy kalkulacyjnych w jednym pliku Excela, starannie wybierz ten, z którego chcesz eksportować. W tym pliku mam tylko jeden o nazwie Zbiór danych Następnie sprawdź Pierwszy wiersz danych zawierający nagłówki kolumn jeśli masz nagłówki w swoim zbiorze danych. Mam nagłówki w moim zbiorze danych, więc sprawdziłem, jak widać na rysunku.

Następnie należy kliknąć na OK .

Read More: Jak wstawić arkusz kalkulacyjny programu Excel do programu Word (4 proste metody)

Podobne lektury

• Kopiowanie z Excela do Worda bez utraty formatowania (4 proste sposoby)
• Jak skopiować tylko tekst z Excela do Worda (3 szybkie metody)

Krok 7: Wstaw pole scalające

Jeśli wykonałeś powyższe kroki, jesteś dobry, aby przejść do automatycznego wypełniania dokumentu Word z programu Excel. To, co musisz teraz zrobić, to wstawić pole scalania, aby wstawić dane w żądanym miejscu.

Załóżmy, że chcesz mieć pełną nazwę w nagłówku. Aby to zrobić, musisz umieścić w nim Imię oraz Nazwisko Wykonaj poniższe kroki, aby dowiedzieć się, jak to zrobić.

• Najpierw wybierz pozycję, w której chcesz ją umieścić.

• Następnie przejdź do Mailings w swojej wstążce.
• W Zapisywanie i wstawianie pola grupa, można znaleźć Wstaw pole scalające Kliknij na strzałkę obok.
• Z listy rozwijanej wybierz Imię_Nazwisko .

Będziesz miał coś takiego.

• Powtórz ten sam proces, ale tym razem wybierz Last_Name z menu rozwijanego, aby wprowadzić nazwisko.

Robiąc to, będziesz miał coś takiego w swoim pliku Word.

W dziedzinie <> wszystkie imiona i w polu <> wszystkie ostatnie nazwiska zostaną poddane iteracji.

Krok 8: Powtórz powyższy krok tyle razy ile potrzebujesz

Podetapy opisane w powyższym kroku można powtórzyć dla wszystkich danych, które chcemy automatycznie wypełnić dokument Worda z Excela. Dla tego zbioru danych można dokonać auto-importu ID , Imię , Nazwisko , Narodowość , Pole oraz Wynaleziony/Odkryty dane do pliku Worda, wystarczy zaimportować pożądany z rozwijanego menu.

Wypełnienie tabeli odpowiednimi nagłówkami będzie wyglądało coś takiego.

Krok 9: Podgląd wyników

Aby podejrzeć, jak to będzie wyglądać, wybierz Wstępne wyniki od Mailings tab.

Pokaże się podgląd pierwszego z nich.

Aby podejrzeć pozostałe, w Mailing zakładka, pod Wstępne wyniki grupy, wybierz strzałki, aby przejść do poprzedniej lub późniejszej.

Na przykład, jeśli wybierzesz strzałkę w prawo, możesz zobaczyć ten.

Klikając ponownie strzałkę w prawo lub w lewo, można w ten sam sposób podglądać kolejne lub poprzednie.

Read More: Jak wygenerować dokument Worda z makra Excela

Krok 10: Zapisz plik Worda

Na koniec zapisz plik Worda, przechodząc do Plik i wybranie zakładki Zapisz jako polecenie.

Zauważ, że możesz również zapisać go jako .docx W takim przypadku należy wybrać Tak w okienku ostrzegawczym, które wyskakuje przy każdym otwarciu pliku Worda, ostrzegając o tym, że dokument zawiera polecenie SQL.

Po wykonaniu wszystkich opisanych powyżej kroków, You mail merge plik Excela z plikiem Worda. Dla każdego wiersza w zbiorze danych Excela, plik Worda tworzy różne arkusze. I w każdym arkuszu plik Worda wstawia wartość kolumny z danego wiersza w szablonie zastępując <> i otrzymujemy nasz pożądany wynik.

Czytaj więcej: Jak otworzyć dokument Word i zapisać go jako PDF lub Docx za pomocą VBA Excel

Wniosek

To był przewodnik krok po kroku do automatycznego wypełniania dokumentu Word z Excela. Mam nadzieję, że ten przewodnik był pomocny i pouczający. Jeśli masz jakieś pytania lub sugestie, daj nam znać poniżej. Aby uzyskać więcej przewodników takich jak ten, odwiedź Exceldemy.com .