Dokumenta rakstīšanas laikā varat saskarties ar scenārijiem, kad nepieciešams importēt datus no dažādiem failiem. Šim nolūkam ļoti izplatīts scenārijs ir importēšana no izklājlapu programmatūras, piemēram, Excel. Protams, ir šis process, kad jūs manuāli kopēt un ielīmēt Tomēr šajā rakstā tiks pievērsta uzmanība tam, kā automātiski aizpildīt Word dokumentu no Excel.

Lejupielādēt Practice Workbook

Lejupielādējiet darbgrāmatu, kurā ir datu kopa, kas izmantota šajā rakstā aprakstīto darbību demonstrēšanai, un izmēģiniet šo procesu paši, kamēr lasāt rakstu.

Automātiski aizpildīt Word document.xlsx

Šeit ir Word fails, ja jums nepieciešama atsauce.

Soli pa solim procedūra, lai automātiski aizpildītu Word dokumentu no Excel

Lai to izdarītu, jums ir nepieciešams Excel fails, no kura importēt datus, un Word fails, kurā rakstāt savus datus. Es detalizēti izklāstīšu visus soļus, lai ikviens varētu saprast neatkarīgi no savām Excel zināšanām. Šeit ir detalizēts soli pa solim.

1. solis: Excel faila sagatavošana

Izveidojiet Excel failu ar datu kopu, ja jums tāda vēl nav. Lai praktizētos, varat izmēģināt to, kas dots augšpusē lejupielādes lodziņā. Ja jums tāds ir, pārliecinieties, ka tabula/datu kopa sākas no šūnas. A1 Demonstrēšanai izmantoju šādu datu kopu.

Excel failā var būt vairākas lapas, taču varat izmantot tikai vienu lapu, lai automātiski aizpildītu Word dokumentu no Excel.

2. solis: Iet uz Word dokumentu

Tagad dodieties uz savu Word dokumentu un izveidojiet veidni, pirms vēlaties automatizēt datus. Esmu izveidojis šādu tabulu, lai vieglākai izpratnei visu informāciju izvietotu atsevišķi.

Šī ir daļa, kas nemainīsies visās iterācijās.

Lasīt vairāk: Kā ievietot Excel tabulu programmā Word (8 vienkārši veidi)

3. solis: dodieties uz Pasta sūtījumi Cilne

Word dokumentā atlasiet Pasta sūtījumi cilni no lentes.

4. solis: izvēlieties Excel lapu kā saņēmēju

Tagad šajā cilnē varat atrast cilni Sākt Mail Merge grupa. Noklikšķiniet uz Izvēlieties saņēmējus un pēc tam atlasiet Esošā saraksta izmantošana no nolaižamajā izvēlnē.

5. solis: Izvēlieties Excel failu

A Izvēlieties datu avotu Tagad dodieties uz Excel failu un izvēlieties to.

6. solis: Izvēlieties lapu

Ja vienā Excel failā ir vairākas izklājlapas, rūpīgi atlasiet to, no kuras vēlaties eksportēt. Šajā failā man ir tikai viena ar nosaukumu Datu kopa Pēc tam pārbaudiet Pirmā datu rinda, kurā ir kolonnu virsraksti Ja jūsu datu kopā ir galvenes. Manā datu kopā ir galvenes, tāpēc esmu pārbaudījis, kā redzams attēlā.

Pēc tam noklikšķiniet uz LABI .

Lasīt vairāk: Kā ievietot Excel izklājlapu programmā Word (4 vienkāršas metodes)

Līdzīgi lasījumi

• Kopēšana no Excel uz Word, nezaudējot formatējumu (4 vienkārši veidi)
• Kā kopēt tikai tekstu no Excel uz Word (3 ātras metodes)

7. solis: Ievietojiet apvienošanas lauku

Ja esat pabeidzis iepriekš minētos soļus, varat sākt automātiski aizpildīt Word dokumentu no Excel. Tagad jums ir jāievada apvienošanas lauks, lai ievietotu datus vēlamajā pozīcijā.

Pieņemsim, ka galvenē vēlaties norādīt pilnu nosaukumu. Lai to izdarītu, ir jāievada Vārds un Uzvārds Lai uzzinātu, kā to izdarīt, izpildiet šos norādījumus.

• Vispirms atlasiet pozīciju, kurā vēlaties to ievietot.

• Pēc tam dodieties uz Pasta sūtījumi lentes cilni.
• In the Lauka rakstīšana un ievietošana grupā var atrast Ievietot apvienošanas lauku Noklikšķiniet uz blakus esošās bultiņas.
• No nolaižamajā sarakstā atlasiet Vārds_nosaukums .

Jums būs kaut kas līdzīgs šādam.

• Atkārtojiet šo pašu procesu, bet šoreiz izvēlieties Pēdējais_nosaukums no nolaižamajā izvēlnē ievadiet uzvārdu.

Šādi rīkojoties, jūsu Word failā būs izveidots šāds teksts.

Šajā jomā <> visi vārdi un laukā <> tiks iterēti visi pēdējie vārdi.

8. solis: Atkārtojiet iepriekš minēto darbību tik reižu, cik nepieciešams

Iepriekš minētajā solī aprakstītos soļus var atkārtot visiem datiem, kurus vēlaties automātiski aizpildīt Word dokumentā no Excel. Šim datu kopumam varat automātiski importēt. ID , Vārds , Uzvārds , Valstspiederība , Laukums , un Izgudrots/atklāts Jums tikai jāimportē vajadzīgais no nolaižamajā izvēlnē.

Aizpildot tabulu ar attiecīgajiem virsrakstiem, tā izskatīsies apmēram šādi.

9. solis: rezultātu priekšskatīšana

Lai apskatītu, kā tas izskatās, atlasiet Priekšskatījuma rezultāti no Pasta sūtījumi cilne.

Tas parādīs pirmā priekšskatījumu.

Lai priekšskatītu pārējos, sadaļā E-pasta adrese cilnē Priekšskatījuma rezultāti grupu, izvēlieties bultiņas, lai pārslēgtos uz iepriekšējo vai vēlāko grupu.

Piemēram, ja atlasāt labo bultiņu, varat redzēt šo.

Vēlreiz noklikšķinot uz bultiņas pa labi vai pa kreisi, tādā pašā veidā varat apskatīt nākamo vai iepriekšējo.

Lasīt vairāk: Kā no Excel makroprogrammas ģenerēt Word dokumentu

10. solis: Word faila saglabāšana

Visbeidzot saglabājiet Word failu, atverot sadaļu Faili cilni un izvēloties Saglabāt kā komanda.

Ņemiet vērā, ka to varat arī saglabāt kā .docx šādā gadījumā jums ir jāizvēlas Jā brīdinājuma lodziņā, kas parādās ikreiz, kad atverat Word failu, brīdinot par to, ka dokumentā ir SQL komanda.

Kad veicat visus iepriekš aprakstītos soļus, Jūs pa pastu apvienojat Excel failu ar Word failu. Katrai Excel datu kopas rindai Word fails izveido dažādas lapas. Un katrā lapā Word fails ievada kolonnas vērtību no konkrētās rindas šablona, aizstājot <> un mēs iegūstam vēlamo rezultātu.

Lasīt vairāk: Kā atvērt Word dokumentu un saglabāt kā PDF vai Docx ar VBA Excel

Secinājums

Tas bija soli pa solim, lai automātiski aizpildītu Word dokumentu no Excel. Ceru, ka šī rokasgrāmata jums ir noderīga un informatīva. Ja jums ir kādi jautājumi vai ieteikumi, dariet mums zināmu zemāk. Lai iegūtu vairāk šādu rokasgrāmatu, apmeklējiet Exceldemy.com .