Při psaní dokumentu můžete narazit na scénáře, kdy potřebujete importovat data z různých souborů. Pro tento účel je velmi častým scénářem import z tabulkových procesorů, jako je například Excel. Samozřejmě existuje tento proces, kdy ručně kopírovat a vložit do souboru aplikace Word z dokumentu aplikace Excel. Tento článek se však zaměří na to, jak automaticky vyplnit dokument aplikace Word z aplikace Excel.

Stáhnout cvičebnici

Stáhněte si sešit obsahující datovou sadu použitou k demonstraci kroků v tomto článku a vyzkoušejte si postup sami při procházení článku.

Automatické vyplňování dokumentu Word.xlsx

Zde je soubor ve Wordu, pokud potřebujete odkaz.

Postup krok za krokem pro automatické vyplnění dokumentu aplikace Word z aplikace Excel

K tomu potřebujete soubor aplikace Excel, ze kterého chcete data importovat, a soubor aplikace Word, do kterého data zapisujete. Všechny kroky podrobně projdu, aby je pochopil každý bez ohledu na své znalosti aplikace Excel. Zde je podrobný návod krok za krokem.

Krok 1: Příprava souboru aplikace Excel

Vytvořte soubor Excelu s datovou sadou, pokud ještě žádný nemáte. Pro procvičení si můžete vyzkoušet ten, který je uveden v rámečku ke stažení výše. Pokud jej máte, ujistěte se, že tabulka/datová sada začíná v buňce A1 Pro demonstraci používám následující datovou sadu.

V souboru aplikace Excel můžete mít více listů, ale k automatickému vyplňování dokumentu aplikace Word z aplikace Excel můžete použít pouze jeden list.

Krok 2: Přejděte do dokumentu aplikace Word

Nyní přejděte do dokumentu aplikace Word a vytvořte šablonu předtím, než budete chtít data automatizovat. Vytvořil jsem následující tabulku, do které jsem pro snazší pochopení vložil všechny informace zvlášť.

Tato část zůstane pro všechny iterace nezměněna.

Další informace: Jak vložit tabulku aplikace Excel do aplikace Word (8 snadných způsobů)

Krok 3: Přejděte na Zásilky Karta

V dokumentu aplikace Word vyberte Zásilky z pásu karet.

Krok 4: Výběr listu aplikace Excel jako příjemce

Nyní na kartě najdete položku Spuštění funkce Mail Merge skupina. Klikněte na Vybrat příjemce a poté vyberte Použití existujícího seznamu z rozevírací nabídky.

Krok 5: Výběr souboru aplikace Excel

A Výběr zdroje dat Nyní přejděte na svůj soubor Excel a vyberte jej.

Krok 6: Výběr listu

Pokud máte v jednom souboru Excelu více tabulek, pečlivě vyberte tu, ze které chcete exportovat. V tomto souboru mám pouze jednu s názvem Datová sada Pak zkontrolujte První řádek dat obsahující záhlaví sloupců Pokud máte v datové sadě záhlaví, mám v datové sadě záhlaví, tak jsem to zkontroloval, jak je vidět na obrázku.

Poté klikněte na OK .

Další informace: Jak vložit tabulku aplikace Excel do aplikace Word (4 snadné metody)

Podobná čtení

• Kopírování z aplikace Excel do aplikace Word bez ztráty formátování (4 snadné způsoby)
• Jak zkopírovat pouze text z aplikace Excel do aplikace Word (3 rychlé metody)

Krok 7: Vložení slučovacího pole

Pokud jste dokončili výše uvedené kroky, můžete se pustit do automatického vyplňování dokumentu aplikace Word z aplikace Excel. Nyní je třeba vložit slučovací pole, aby se data vložila na požadované místo.

Řekněme, že chcete, aby se v záhlaví zobrazovalo celé jméno. K tomu je třeba vložit do pole Jméno a Příjmení Postupujte podle následujících kroků, abyste věděli, jak to udělat.

• Nejprve vyberte pozici, do které ji chcete umístit.

• Pak přejděte na Zásilky na pásu karet.
• V Pole pro zápis a vložení najdete skupinu Vložení pole sloučení Klikněte na šipku vedle něj.
• V rozevíracím seznamu vyberte Jméno_jméno .

Budete mít něco takového.

• Zopakujte stejný postup, ale tentokrát vyberte možnost Příjmení_jméno z rozevírací nabídky zadejte příjmení.

Tímto způsobem získáte v souboru aplikace Word něco podobného.

V oblasti <> všechna křestní jména a v poli <> budou iterována všechna příjmení.

Krok 8: Opakujte výše uvedený krok tolikrát, kolikrát potřebujete

Dílčí kroky popsané ve výše uvedeném kroku lze opakovat pro všechna data, která chcete automaticky doplnit do dokumentu aplikace Word z aplikace Excel. Pro tuto datovou sadu můžete automaticky importovat. ID , Jméno , Příjmení , Státní příslušnost , Pole a Vynalezeno/objeveno dat do souboru Word. Stačí importovat požadovaný z rozevírací nabídky.

Vyplnění tabulky příslušnými záhlavími bude vypadat následovně.

Krok 9: Náhled výsledků

Chcete-li zobrazit náhled, jak bude vypadat, vyberte možnost Náhled výsledků z Zásilky tab.

Zobrazí se náhled prvního z nich.

Chcete-li zobrazit náhled ostatních, v Poštovní adresa na kartě Náhled výsledků šipkami přepnete na předchozí nebo pozdější skupinu.

Pokud například vyberete šipku vpravo, zobrazí se tato šipka.

Dalším kliknutím na šipku vpravo nebo vlevo můžete stejným způsobem zobrazit náhled dalšího nebo předchozího náhledu.

Další informace: Jak vygenerovat dokument aplikace Word z makra aplikace Excel

Krok 10: Uložení souboru aplikace Word

Nakonec soubor aplikace Word uložte do složky Soubor a výběrem karty Uložit jako příkaz.

Všimněte si, že ji můžete uložit také jako .docx V takovém případě je třeba vybrat Ano v okně s upozorněním, které se objeví při každém otevření souboru aplikace Word a upozorňuje na to, že dokument obsahuje příkaz SQL.

Když provedete všechny výše popsané kroky, Poštou sloučíte soubor aplikace Excel se souborem aplikace Word. Pro každý řádek v datové sadě aplikace Excel vytvoří soubor aplikace Word různé listy. A v každém listu soubor aplikace Word vloží hodnotu sloupce z konkrétního řádku v šabloně nahrazující <> a dostaneme náš požadovaný výsledek.

Přečtěte si více: Jak otevřít dokument aplikace Word a uložit jej jako PDF nebo Docx pomocí aplikace Excel VBA

Závěr

Toto byl průvodce krok za krokem k automatickému vyplnění dokumentu aplikace Word z aplikace Excel. Doufám, že pro vás byl tento průvodce užitečný a poučný. Pokud máte nějaké dotazy nebo návrhy, dejte nám vědět níže. Další podobné průvodce najdete na stránce Exceldemy.com .