В процессе написания документа вы можете столкнуться с ситуацией, когда вам нужно импортировать данные из различных файлов. Для этой цели очень часто используется импорт из электронных таблиц, таких как Excel. Конечно, существует процесс, при котором вы вручную копировать и вставить Но в этой статье речь пойдет о том, как автоматически заполнить документ Word из Excel.

Скачать Практическое пособие

Загрузите рабочую книгу, содержащую набор данных, использованный для демонстрации шагов в этой статье, и попробуйте выполнить процесс самостоятельно, пока вы изучаете статью.

Автоматическое заполнение документа Word.xlsx

Вот файл Word, если вам нужна ссылка.

Пошаговая процедура автоматического заполнения документа Word из Excel

Для этого вам понадобится файл Excel для импорта данных, а также файл Word, в который вы записываете данные. Я буду подробно описывать все шаги, чтобы любой человек мог понять, независимо от его знаний Excel. Вот подробное пошаговое руководство.

Шаг 1: Подготовьте файл Excel

Создайте файл Excel с набором данных, если у вас его еще нет. Для тренировки вы можете попробовать файл, приведенный в поле для скачивания выше. Если он у вас есть, убедитесь, что таблица/набор данных начинается с ячейки A1 Для демонстрации я использую следующий набор данных.

Вы можете иметь несколько листов в файле Excel, но использовать только один лист для автоматического заполнения документа Word из Excel.

Шаг 2: Перейдите к документу Word

Теперь перейдите к документу Word и создайте шаблон перед автоматизацией данных. Я создал следующую таблицу, чтобы разместить всю информацию отдельно для более легкого понимания.

Это та часть, которая останется неизменной для всех итераций.

Подробнее: Как вставить таблицу Excel в Word (8 простых способов)

Шаг 3: Перейдите к Рассылки Вкладка

В документе Word выберите Рассылки на вкладке ленты.

Шаг 4: Выберите лист Excel в качестве получателя

Теперь под вкладкой вы можете найти Начать слияние писем группа. Нажмите на Выберите получателей а затем выберите Использование существующего списка из выпадающего меню.

Шаг 5: Выберите файл Excel

A Выберите источник данных Появится окно. Теперь перейдите к файлу Excel и выберите его.

Шаг 6: Выберите лист

Если в одном файле Excel имеется несколько электронных таблиц, тщательно выберите ту, из которой вы хотите экспортировать. В этом файле у меня есть только одна таблица с именем Набор данных . Затем проверьте Первая строка данных, содержащая заголовки столбцов Если в вашем наборе данных есть заголовки. У меня в наборе данных есть заголовки, поэтому я проверил, как видно из рисунка.

После этого нажмите на OK .

Читайте также: Как вставить электронную таблицу Excel в Word (4 простых способа)

Похожие чтения

• Копирование из Excel в Word без потери форматирования (4 простых способа)
• Как скопировать только текст из Excel в Word (3 быстрых способа)

Шаг 7: Вставка поля слияния

Если вы выполнили все вышеперечисленные шаги, вы можете приступать к автоматическому заполнению документа Word из Excel. Теперь вам нужно вставить поле слияния, чтобы вставить данные в нужную позицию.

Допустим, вы хотите, чтобы в заголовке было указано полное имя. Для этого вам нужно вставить параметр Имя и Фамилия Выполните следующие шаги, чтобы узнать, как это сделать.

• Сначала выберите положение, в которое вы хотите его поместить.

• Затем перейдите к Рассылки на вкладке ленты.
• В Запись и вставка поля группу, вы можете найти Вставить поле слияния Нажмите на стрелку рядом с ним.
• В раскрывающемся списке выберите Имя_Фамилия .

У вас получится что-то вроде этого.

• Повторите тот же процесс, но на этот раз выберите Фамилия_Имя из выпадающего меню, чтобы ввести фамилию.

Таким образом, в вашем файле Word получится что-то вроде этого.

В области <> все имена и в поле <> будут итерироваться все фамилии.

Шаг 8: Повторите вышеуказанный шаг столько раз, сколько вам нужно

Подшаги, описанные в предыдущем шаге, можно повторить для всех данных, которые вы хотите автозаполнить документ Word из Excel. Для этого набора данных вы можете автоимпортировать ID , Имя , Фамилия , Национальность , Поле и Изобретено/открыто данные в файл Word. Вам просто нужно импортировать нужный из выпадающего меню.

Заполнение таблицы соответствующими заголовками будет выглядеть примерно так.

Шаг 9: Предварительный просмотр результатов

Чтобы просмотреть, как это будет выглядеть, выберите Результаты предварительного просмотра из Рассылки вкладка.

Появится предварительный просмотр первого.

Чтобы просмотреть другие, в Почтовая рассылка на вкладке Результаты предварительного просмотра группы, выберите стрелки для перехода к предыдущей или последующей.

Например, если выбрать стрелку вправо, можно увидеть вот это.

Повторно нажав на стрелку вправо или влево, вы можете таким же образом просмотреть следующие или предыдущие.

Подробнее: Как создать документ Word из макроса Excel

Шаг 10: Сохраните файл Word

Наконец, сохраните файл Word, перейдя в меню Файл вкладку и выбрать Сохранить как командование.

Обратите внимание, что вы также можете сохранить его как .docx файл. В этом случае необходимо выбрать Да в окне предупреждения, которое появляется каждый раз при открытии файла Word с предупреждением о том, что документ содержит команду SQL.

Когда вы выполните все описанные выше шаги, вы объедините файл Excel с файлом Word. Для каждой строки в наборе данных Excel файл Word создает разные листы. И в каждом листе файл Word вставляет значение столбца из конкретной строки шаблона, заменяя <>, и мы получаем желаемый результат.

Подробнее: Как открыть документ Word и сохранить как PDF или Docx с помощью VBA Excel

Заключение

Это было пошаговое руководство по автоматическому заполнению документа Word из Excel. Надеемся, вы нашли это руководство полезным и информативным. Если у вас есть вопросы или предложения, дайте нам знать об этом ниже. Для других руководств, подобных этому, посетите сайт Exceldemy.com .